営業事務の私が困惑！今の会社の営業マナーは非常識？古い？徹底解説！
営業事務の私が困惑！今の会社の営業マナーは非常識？古い？徹底解説！
あなたは、今の会社の営業マナーに疑問を感じ、自分の常識とのギャップに戸惑っていませんか？
先月から事務員として働きはじめた会社の営業のことです。そこの会社の営業は１人です。 会社の規模が小さいからなんですか？それとも時代の流れなんでしょうか？私の認識が古い？ 私は営業事務の経験はないのですが、営業と関わることが多く、自社にしろお客様側にしろ多くの営業を見てきたので今の会社の営業のマナーが納得いきません。
その営業は毎日どこへ行くのか明確にされておらず、どこにいるのか誰にもわかりません。 なので、その営業宛のお得意先なり仕入先なりから電話が来ても、明確にお答えできません。 その営業さん曰く、「俺の携帯にかけるように伝えればいい、繋がらなければ留守電に残してもらうように言って」だそうです。 電話をかけてきた方が「じゃあ、携帯にかけてみます」とおっしゃった分には問題ないですが・・・。 これって今は常識ですか？ 私の常識は「かけなおす」です。こちらから掛けるべき電話番号を確認させて頂きかけなおす。営業の携帯番号をお客様に教えて「かけて下さい」なんて言語道断！！相手が「急いでるから教えて！！」と言われても「早急にかけなおしますので」と対応するように営業事務のお局にくどくど言われたものです。私は古い？？
そこの社長に営業の予定を把握させてほしいとお話をして、その営業と話し合いがされました。 私は予定を明確にしてくださいといいました。壁に吊るされているカレンダーにどこに行くか、打ち合わせが決まっていればどこの会社に何時とか、その程度のことです。予定は変わるものなので、変われば口頭でも構わないとの認識でしたが、「予定は立てられない。管理されるならやっていけない」と言われてしまいました。 これって今は管理なの？私は営業は予定を立てて行動し、日報を出すものと思っていました。営業日報は賛否あって検討されるべきですが、少なくも予定を明確にしていないのであれば必要じゃないのかな？ 結局は予定をカレンダーに書き込む事になりましたが、挨拶をしないほど私に怒っているようです。
発注書が届いており「机の置いておいて何もしなくていい」と。「対応お願いします」と営業の机に置き退社。次の日出勤すると注文書はそのまま。納期が5日後。朝、社長が私に「それは昨日営業と話してＯＫにしたから先方にＦＡＸして」と。私はもちろんFAXしました。ですが納期変更があったらしく先方から問合わせが営業にいった様で退勤時間頃私に「何もしなくていいって言ったよね」と「俺と先方で話がついてるんだから」ってご立腹。確認を怠った私に非があるけど、だったら発注書をほっとくな！！これで給料７ケタだなんて・・・。
私、固い？
この記事では、あなたの抱える疑問を解決するために、今の時代の営業マナー、そしてあなたがどのように対応すべきか、具体的なアドバイスをさせていただきます。
1. 営業マナーの現状：昔と今の違い
まず、あなたの疑問に対する答えを明確にしましょう。営業マナーは、時代とともに変化しています。かつては、訪問活動が中心で、会社の電話番号を介して連絡を取るのが一般的でした。しかし、現代では、携帯電話やメール、ビジネスチャットなど、多様なコミュニケーションツールが普及し、営業の働き方も大きく変わってきています。
あなたの会社のように、営業担当者が1人という小規模な組織では、効率性を重視し、柔軟な働き方を取り入れている場合があります。しかし、それは「何でもあり」ということではありません。顧客対応の質を低下させたり、社内の連携を阻害するようなやり方は、問題があると言えるでしょう。
2. 具体的な問題点と改善策
あなたの抱える問題点について、具体的に見ていきましょう。
2-1. 連絡対応
営業担当者の居場所が分からず、顧客からの電話に対応できない状況は、顧客満足度を大きく損なう可能性があります。顧客は、迅速な対応を求めています。電話に出られない場合は、折り返し連絡をするのが基本です。携帯電話番号を安易に教えることも、顧客によっては不快感を与える可能性があります。
改善策:
- 営業担当者のスケジュール共有を徹底しましょう。カレンダーアプリや、共有ファイルなどを活用し、誰でも営業担当者の予定を確認できるようにします。
- 電話対応の際は、営業担当者の不在を伝え、折り返し連絡することを約束しましょう。顧客の連絡先と、連絡を希望する用件を丁寧に聞き取り、営業担当者に伝達します。
- 緊急性の高い連絡は、営業担当者の携帯電話に転送するか、状況に応じて適切な対応を取りましょう。
2-2. 予定管理と日報
営業担当者が予定を立てず、日報も書かないという状況は、業務の可視化を妨げ、進捗管理を困難にします。また、営業活動の振り返りができず、改善点を見つけにくくなります。
改善策:
- 営業担当者に、予定の共有を義務付けましょう。具体的には、訪問先、時間、目的などをカレンダーに入力するように促します。
- 日報の必要性については、営業担当者と話し合い、目的を共有することが重要です。日報は、単なる報告書ではなく、営業活動の記録であり、自己分析や上司からのアドバイスを得るためのツールであることを理解してもらいましょう。
- 日報のフォーマットを定め、記入を容易にすることも効果的です。
2-3. 情報伝達と連携
発注書への対応や、納期変更の伝達ミスは、顧客との信頼関係を損なうだけでなく、会社の損失につながる可能性もあります。営業担当者と事務担当者の間の情報共有が不足していることが原因と考えられます。
改善策:
- 情報伝達のルールを明確にしましょう。例えば、発注書は必ず事務担当者に確認してもらう、納期変更があった場合は、必ず双方に連絡するなど、具体的なルールを定めます。
- コミュニケーションツールを活用しましょう。例えば、ビジネスチャットで、発注書の内容や、納期変更の情報を共有することで、情報伝達のミスを防ぐことができます。
- 定期的な打ち合わせを行い、情報共有の機会を設けることも有効です。
3. あなたの立ち位置と、できること
あなたは、営業事務として、会社の営業活動を支える重要な役割を担っています。あなたの意見が、会社の営業マナーを変えるきっかけになる可能性も十分にあります。しかし、相手は1人だけとはいえ、長年そのやり方でやってきた営業担当者です。一方的にあなたの意見を押し付けるのではなく、建設的な対話を心がけましょう。
具体的な行動:
- 問題点を具体的に指摘し、改善策を提案しましょう。例えば、「顧客からの電話に対応できない状況は、顧客満足度を低下させる可能性があります。〇〇さんのスケジュールを共有することで、対応できるようになります」といったように、客観的なデータや、具体的な事例を交えて説明すると、相手に理解してもらいやすくなります。
- 相手の意見にも耳を傾け、歩み寄る姿勢を見せましょう。
- 社長に相談し、協力を得ましょう。社長は、会社の業績向上を願っています。あなたの提案が、会社の利益につながると理解すれば、協力してくれるはずです。
- まずは、できることから始めてみましょう。例えば、営業担当者のスケジュールを共有するために、カレンダーアプリの使い方を教える、日報のフォーマットを作成するなど、小さな一歩から始めることができます。
4. 営業担当者との円滑なコミュニケーションのコツ
営業担当者と円滑なコミュニケーションを図るためには、以下の点を意識しましょう。
- 相手の立場を理解する: 営業担当者の抱える悩みや、プレッシャーを理解しようと努めましょう。
- 感謝の気持ちを伝える: 営業担当者の仕事ぶりを認め、感謝の気持ちを伝えることで、良好な関係を築くことができます。
- 建設的な対話を心がける: 意見の対立が発生した場合は、感情的にならず、冷静に話し合い、解決策を見つけましょう。
- 積極的に情報共有する: 営業活動に関する情報を積極的に共有することで、連携を強化し、協力体制を築くことができます。
5. 営業事務としてのキャリアアップ
あなたは、営業事務の経験を通して、様々なスキルを習得することができます。例えば、顧客対応スキル、情報管理スキル、コミュニケーションスキルなどです。これらのスキルを磨くことで、キャリアアップを目指すことも可能です。
キャリアアップの例:
- 営業アシスタント: 営業担当者をサポートする、より高度な業務を担当します。
- 営業企画: 営業戦略の立案や、マーケティング活動に関わります。
- 事務リーダー: チームをまとめ、業務改善を推進します。
キャリアアップのためには、積極的に自己研鑽を行い、スキルアップを目指しましょう。例えば、ビジネススキルに関する資格を取得したり、営業に関する知識を深めたりするのも良いでしょう。
また、あなたの会社での経験を活かして、転職を検討することもできます。より良い環境で、あなたのスキルを活かせる可能性もあります。
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6. まとめ
今の会社の営業マナーに疑問を感じているあなたへ。今回の記事では、営業マナーの現状と、具体的な問題点、改善策について解説しました。あなたの抱える悩みは、決して珍しいものではありません。しかし、問題点を放置すれば、顧客からの信頼を失い、会社の業績にも悪影響を及ぼす可能性があります。
この記事で得た知識を活かし、営業担当者とのコミュニケーションを図り、問題解決に向けて積極的に行動しましょう。あなたの努力が、会社全体の改善につながるはずです。また、自身のキャリアアップについても考え、積極的に行動することで、より充実したキャリアを築くことができるでしょう。
あなたの今後の活躍を心から応援しています。