電話料金削減とビジネスフォン導入の疑問を解決！コスト削減と業務効率化を目指す企業担当者向けガイド
電話料金削減とビジネスフォン導入の疑問を解決！コスト削減と業務効率化を目指す企業担当者向けガイド
この記事では、企業の電話料金削減とビジネスフォンの導入について、具体的な疑問にお答えします。従業員に携帯電話を持たせることになったが、フリーダイヤルの料金が高騰し、コスト削減のために固定回線やビジネスフォンの見直しを検討している企業担当者の方々へ、最適な解決策を提示します。NTTの回線を利用している企業が、auの携帯電話を導入する際の注意点や、ビジネスフォンの導入における工事の必要性など、具体的なケーススタディを交えながら解説します。この記事を読めば、あなたの会社の電話料金削減と業務効率化が実現できるでしょう。
まず、今回の相談内容を見ていきましょう。
この度、私の勤めている会社で従業員全てに携帯電話を持たせる事となりました。
現在、従業員が掛けてくる携帯代金を会社持ちにするためフリーダイヤルに電話をさせています。
しかし、フリーダイヤルの代金が大幅に増えたため、コスト削減のために個人の携帯を使用させるよりも社内間無料になるａｕやソフトバンクの携帯を持たせたらどうかという話となりました。
社内間通話はほとんど無いのですが、営業所の固定回線への連絡が非常に多く、今使用しているＮＴＴの固定回線を携帯キャリアに合わせる方法（おとくラインなど）だと24時間通話無料になるなどと聞きました。
そこで、まず１つ目の質問ですが、私の会社では電話回線（フリーダイヤル含む）、ネット回線（フレッツ光）をすべてＮＴＴで契約しています。
仮に、auで携帯電話を契約し、固定回線をKDDIにした場合、インターネットも変えなければ不都合が出たりするのでしょうか？
さらに、フリーダイヤルなどはＮＴＴの契約のままで出来るのでしょうか？
※大型ビルのテナントとして入っているため、回線の引き直しは大変手間と時間が掛かりますので、『同じ会社にした方が安い』などは求めません。
続きまして、２つ目ですが、上記営業所に１つの固定回線にＩＳＤＮルータ（MN128 mini-V）を使用し２つの家庭用電話機で通話（１機目が通話中２機目へ飛ぶ）が出来るようにしてあります。
こちらを、中古機で構わないので電話帳機能ではなく20件程度登録できるワンタッチボタンが付いているビジネスホンに切り替えたいと考えています。
機器は現在と変わらず２機を考えていまして、内線は同室内のため使用しません。
ビジネスホンに付いて掲載されているインターネットサイトには、工事費などの項目が出ています。
先述の条件（ISDNルータ使用）、機器２台、内線不必要、現在の使用用途（ワンタッチボタン20件）ですが、工事は必要となるのでしょうか？それとも、機器を中古などで購入して自分たちで接続すれば使用可能となるのでしょうか？
1. 携帯電話と固定回線の組み合わせ：最適な選択肢とは？
まず、携帯電話をauに切り替える際に、固定回線やインターネット回線もKDDIにする必要があるのか、という疑問について解説します。結論から言うと、必ずしも回線事業者を変える必要はありません。それぞれのサービスを別々の会社で契約することは可能です。ただし、いくつかの注意点とメリット・デメリットを理解しておくことが重要です。
1.1. 回線事業者を分けるメリットとデメリット
- メリット：
- コスト比較の自由度： 複数の事業者の料金プランを比較検討し、最もコストパフォーマンスの良い組み合わせを選択できます。例えば、携帯電話はau、固定電話はNTT、インターネットは別のプロバイダといったように、最適なサービスを組み合わせることができます。
- サービス品質の選択： 各事業者のサービス品質やサポート体制を比較し、自社のニーズに合った事業者を選べます。
- 回線工事の負担軽減： 既存の回線をそのまま利用できる場合、回線工事の手間や費用を抑えることができます。特に、大型ビルのテナントに入っている場合、回線工事は時間とコストがかかるため、この点は大きなメリットとなります。
- デメリット：
- 請求の一元化の難しさ： 複数の事業者と契約する場合、請求書が別々になるため、管理が煩雑になる可能性があります。
- サポート窓口の分散： トラブルが発生した場合、それぞれの事業者に対して問い合わせる必要があり、対応に時間がかかる場合があります。
- セット割の適用不可： キャリアによっては、携帯電話と固定回線をセットで契約することで割引が適用される場合があります。別々の事業者と契約する場合、このセット割が適用されない可能性があります。
1.2. 携帯電話と固定回線の組み合わせパターン
具体的な組み合わせのパターンをいくつかご紹介します。
- パターン1： 携帯電話（au） + 固定回線（NTT） + インターネット（NTT）
- メリット： 既存の環境を大きく変える必要がなく、回線工事の負担が少ない。
- デメリット： auとNTTのセット割が適用されない。
- パターン2： 携帯電話（au） + 固定回線（KDDI） + インターネット（NTT or KDDI）
- メリット： KDDIの固定回線とauの携帯電話のセット割が適用される可能性がある。
- デメリット： 固定回線の契約変更が必要となり、工事が発生する可能性がある。インターネット回線も変更する場合は、さらに手間がかかる。
- パターン3： 携帯電話（au） + 固定回線（NTT） + インターネット（KDDI）
- メリット： auの携帯電話とKDDIのインターネット回線のセット割が適用される可能性がある。
- デメリット： インターネット回線の契約変更が必要となり、工事が発生する可能性がある。
1.3. フリーダイヤルの継続利用
フリーダイヤルは、NTTのサービスを利用している場合でも、携帯電話のキャリアを変更しても継続して利用できます。フリーダイヤルの契約は、固定回線とは独立しているため、携帯電話のキャリアを変更しても影響はありません。ただし、フリーダイヤルの料金プランは、利用状況に応じて見直すことをおすすめします。フリーダイヤルの通話料金は、携帯電話からの通話が増えることで高騰する可能性があるため、携帯電話の料金プランと合わせて、最適なプランを選択することが重要です。
2. ビジネスホンの導入：工事は必要？
次に、ISDNルータを使用している環境から、ビジネスホンに切り替える際の工事の必要性について解説します。結論から言うと、状況によっては工事が不要で、自社で設置できる可能性があります。ただし、いくつかの注意点があります。
2.1. ビジネスホンの設置に必要なもの
- ビジネスホン本体： 電話機本体が必要です。中古品でも問題ありませんが、動作確認済みのものを購入するようにしましょう。
- 主装置： ビジネスホンの中枢となる装置です。電話回線や内線、外線などを制御します。
- 配線： 電話機と主装置を接続するための配線が必要です。
- 設定： ビジネスホンの設定が必要です。電話番号の設定や、ワンタッチボタンの設定などを行います。
2.2. 工事が必要なケース
- 配線工事が必要な場合： 既存の配線が古くなっていたり、ビジネスホンの配線に対応していなかったりする場合は、配線工事が必要になります。
- 主装置の設置が必要な場合： 主装置を新規に設置する場合は、設置工事が必要になります。
- 専門的な設定が必要な場合： ビジネスホンの設定が複雑で、自社で対応できない場合は、専門業者に依頼する必要があります。
2.3. 工事が不要なケース
今回のケースのように、ISDNルータを使用しており、既存の配線が利用できる場合は、工事が不要で、自社で設置できる可能性があります。具体的には、以下の手順で設置を進めることができます。
- ビジネスホンの中古品を購入： 必要な機能（ワンタッチボタンなど）を備えた中古のビジネスホンを購入します。動作確認済みのものを選択しましょう。
- 配線の確認： 既存の配線が利用できるか確認します。ISDNルータに接続されていた配線を、ビジネスホンの主装置に接続します。
- 主装置の設定： ビジネスホンの主装置の設定を行います。電話番号の設定や、ワンタッチボタンの設定などを行います。取扱説明書をよく読んで設定しましょう。
- 電話機の接続： 電話機を主装置に接続します。
- 動作確認： 電話の発信、着信、ワンタッチボタンの動作などを確認します。
2.4. 注意点
- 取扱説明書の確認： ビジネスホンの取扱説明書をよく読んで、設定方法や接続方法を確認しましょう。
- 専門業者への相談： 自社での設置が難しい場合は、専門業者に相談することをおすすめします。
- 中古品の品質： 中古品を購入する場合は、品質に注意しましょう。動作確認済みのものを選択し、保証期間があるものを選ぶと安心です。
3. 電話料金削減のための具体的なステップ
電話料金を削減するための具体的なステップを以下にまとめます。
- 現状の電話料金の分析： まずは、現在の電話料金の内訳を詳細に分析します。フリーダイヤルの料金、固定電話の料金、携帯電話の料金などを把握し、どの部分にコスト削減の余地があるのかを明確にします。
- 携帯電話の料金プランの見直し： auやソフトバンクなど、複数のキャリアの料金プランを比較検討し、自社の利用状況に最適なプランを選択します。社員の通話時間や通話先などを考慮し、最適なプランを選びましょう。
- 固定回線の料金プランの見直し： NTTの固定回線の料金プランを見直し、KDDIなどの他社のプランと比較検討します。24時間通話無料になるプランなど、自社の利用状況に合ったプランを選びましょう。
- フリーダイヤルの料金プランの見直し： フリーダイヤルの料金プランを見直し、NTT以外の他社のプランと比較検討します。携帯電話からの通話料金が高騰している場合は、フリーダイヤルの料金プランと合わせて、最適なプランを選択しましょう。
- ビジネスホンの導入： ビジネスホンを導入することで、社内間の通話料を無料にすることができます。また、ワンタッチボタン機能を利用することで、営業所の固定電話への連絡をスムーズにすることができます。
- クラウドPBXの検討： クラウドPBXを導入することで、電話設備の設置や管理が不要になり、コストを削減することができます。また、テレワークにも対応しやすくなります。
- ITツールの活用： コミュニケーションツール（Slack、Teamsなど）を活用することで、電話以外のコミュニケーション手段を増やし、電話料金を削減することができます。
- 定期的な見直し： 電話料金プランは、定期的に見直すことが重要です。利用状況の変化に合わせて、最適なプランを再検討しましょう。
これらのステップを踏むことで、電話料金を効果的に削減し、企業のコスト削減と業務効率化を実現することができます。
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4. 成功事例：電話料金削減を実現した企業のケーススタディ
実際に電話料金削減に成功した企業の事例を紹介します。これらの事例を参考に、自社に合った方法を検討しましょう。
4.1. 事例1：小売業A社のケース
A社は、全国に店舗を展開する小売業です。従業員が携帯電話を利用するようになり、フリーダイヤルの料金が高騰していました。そこで、以下の対策を実施しました。
- 携帯電話の料金プランの見直し： auの法人向けプランを導入し、従業員の通話料を大幅に削減しました。
- フリーダイヤルの料金プランの見直し： フリーダイヤルの料金プランをNTTから他社に変更し、通話料を削減しました。
- ビジネスホンの導入： 各店舗にビジネスホンを導入し、店舗間の通話料を無料にしました。
結果として、A社は年間で約20%の電話料金削減に成功しました。
4.2. 事例2：IT企業B社のケース
B社は、ITサービスを提供する企業です。従業員のテレワークが増加し、固定電話の利用が減少していました。そこで、以下の対策を実施しました。
- クラウドPBXの導入： クラウドPBXを導入し、電話設備の設置や管理にかかるコストを削減しました。
- コミュニケーションツールの活用： SlackやTeamsなどのコミュニケーションツールを導入し、電話以外のコミュニケーション手段を増やしました。
結果として、B社は年間で約15%の電話料金削減に成功し、テレワーク環境の整備も実現しました。
5. まとめ：電話料金削減と業務効率化を実現するために
この記事では、電話料金の削減とビジネスフォンの導入について解説しました。携帯電話のキャリア変更、固定回線の見直し、ビジネスホンの導入など、様々な方法を組み合わせることで、電話料金を効果的に削減することができます。自社の状況に合わせて、最適な方法を検討し、コスト削減と業務効率化を実現しましょう。具体的なステップとしては、現状の電話料金の分析から始め、携帯電話、固定回線、フリーダイヤルの料金プランを見直すことが重要です。また、ビジネスホンの導入やクラウドPBXの検討も有効な手段です。成功事例を参考に、自社に合った対策を実施し、電話料金削減と業務効率化を実現しましょう。
電話料金の削減は、企業の経営にとって重要な課題です。この記事が、あなたの会社の電話料金削減と業務効率化に役立つことを願っています。