「仕事押し付け上司」問題、事務員が取るべき３つの戦略：円満解決とキャリアアップを目指す
「仕事押し付け上司」問題、事務員が取るべき３つの戦略：円満解決とキャリアアップを目指す
この記事では、営業事務として働くあなたが直面している「仕事を押し付けてくる上司」という問題に焦点を当て、その解決策と、そこから得られるキャリアアップのヒントを提案します。具体的な状況分析、効果的なコミュニケーション術、そして長期的なキャリアプランの構築まで、あなたの悩みを解決するための具体的なステップを提示します。
自分の仕事を押し付けてくる上司について。
もう我慢できなくなったので、書かせてください。
(質問というかほとんど愚痴ですが…)
私は営業部の事務員として働いています。主な仕事は請求書を作ったり、その他書類を作ったりです。その中でも、宴会の申込書だけは各営業が個人で作ることになっています。昨年の5月にAさんという方が中途入社してきました。以前もこの会社で働いていた方なのですが、このAさん、まったくパソコンが使えないということで、宴会請求書は流れで私が作ることになりました。最初のうちはAさん担当の物件が少ないこともあってよかったのですが、最近は件数も増えてきて、私は自身の仕事がほとんど進んでいません。しかも最近は、「これ、3件分ね」とさも私が作るのが当たり前かのように書類を私の机に置いて行きます。ごめんねやよろしくなんかの言葉はありません。申込書を作成してもお礼の言葉もありません。見かねた営業部長が「申込書だけでいいので12月中に作れるようにしてください」と言ってくれたのですが、2月になった今でもまったく作り方を覚える気はありません。
今日、私は休みだったのですが、Aさんから電話がかかってきました。「明日の申込書、印刷してないの？」と。昨日は自分の仕事に手一杯で、正直すっかり忘れていました。まだレイアウトを作成していなかったことを伝えると、「前にもこういうことあったよね？そのときは言わなかったけど、折角早めに資料渡してるんだからさ、しっかりやってもらわないと困るよ！」とキレられました。というか、明日の物件に関しては一度見積もりを作ったあと、書類をすべてAさんに返却しており、その後何も言われておらず、昨日の時点では私の手元に何も資料がないため作れなかったというのが本音ですし、Aさんからは物件の日にちが近くなっても「作ってくれた？」などの確認はされていません。確かに忘れていた私も悪いと思いますが、Aさんの言葉に納得がいきません。皆さんはどうですか？やっぱり私が悪いのでしょうか？
あなたは現在、営業事務として働きながら、上司であるAさんからの不当な業務の押し付けに悩んでいますね。ご自身の業務が滞るだけでなく、Aさんの態度にも不満を感じていることと思います。この状況を改善し、より快適に、そしてキャリアアップにつながるように、具体的な解決策を３つのステップで提案します。
ステップ1：現状の正確な把握と問題の定義
まず、現状を客観的に把握し、問題の本質を明確にすることから始めましょう。これは、効果的な解決策を立てるための第一歩です。
1. 業務内容の可視化
あなたの1日の業務内容を詳細に記録しましょう。請求書の作成、書類作成、宴会申込書の作成など、具体的なタスクと、それぞれにかかる時間を記録します。これにより、どの業務にどれだけの時間を割いているのか、客観的に把握できます。特に、Aさんの業務を肩代わりしている時間と、本来あなたが担当すべき業務に費やしている時間のバランスを明確にすることが重要です。
- 記録ツール： Excel、Google スプレッドシート、またはタスク管理アプリを活用しましょう。
- 記録期間： 1週間から2週間程度、記録を継続します。
- 記録項目：
- 日付
- 時間帯
- 具体的なタスク内容
- Aさんの業務にかかった時間
- 本来の業務にかかった時間
- その他（上司からの指示、電話対応など）
この記録を通じて、あなたが抱える業務の負担が数値として可視化されます。これにより、上司や周囲の人々に問題の深刻さを具体的に伝えるための根拠となります。
2. 問題点の整理
記録を基に、問題点を具体的に整理します。今回のケースでは、以下の点が問題として挙げられます。
- 不当な業務の押し付け： Aさんのパソコンスキル不足を理由に、宴会申込書の作成をほぼ全面的に任されている。
- コミュニケーション不足： 感謝の言葉がない、依頼時の指示が曖昧、進捗確認がないなど、コミュニケーションが不足している。
- 業務量の増加： Aさんの担当物件が増加し、あなたの業務負担が増加している。
- 自己の業務への影響： 自身の業務が滞り、残業時間の増加や、本来やるべき業務への遅延が発生している。
これらの問題点を明確にすることで、どのような解決策が必要なのか、具体的に考えることができます。
3. 期待する結果の明確化
問題点を整理した上で、あなたが最終的にどのような状態になりたいのか、期待する結果を明確にしましょう。例えば、以下のような目標が考えられます。
- Aさんの業務を完全に肩代わりするのではなく、適切な範囲で分担する。
- Aさんとの間で、円滑なコミュニケーションを築く。
- 自身の業務をスムーズに進め、定時で帰宅できるようになる。
- 自身のスキルアップのための時間を確保する。
これらの目標を明確にすることで、具体的な行動計画を立てやすくなります。
ステップ2：効果的なコミュニケーションと交渉術
問題解決のためには、上司とのコミュニケーションが不可欠です。しかし、感情的にならず、冷静に、かつ効果的に伝えることが重要です。
1. 上司との対話の準備
上司との対話に臨む前に、以下の準備を行いましょう。
- 記録の提示： 1週間から2週間記録した業務内容を提示し、客観的なデータに基づいて、あなたの負担を説明します。
- 具体的な提案： どのように業務分担を変えたいのか、具体的な提案を用意します。例えば、「Aさんの業務をサポートする時間は、1日〇時間まで」など、具体的な制限を設けることも有効です。
- 感情のコントロール： 感情的にならないよう、事前に深呼吸をするなどして、冷静さを保ちましょう。
- 目的の再確認： 何を伝えたいのか、最終的な目標を再確認し、ブレないようにしましょう。
2. 対話の進め方
上司との対話は、以下のステップで進めましょう。
- 感謝の気持ちを伝える： 普段の業務に対する感謝の言葉を述べ、良好な関係を築くことを意識します。
- 問題の提起： 抱えている問題について、客観的なデータに基づいて説明します。感情的な表現は避け、事実を淡々と伝えます。例：「最近、Aさんの宴会申込書の作成が増え、私の請求書作成業務に支障が出ています。」
- 具体的な提案： 解決策を提案します。例えば、「Aさんのスキルアップをサポートするために、申込書の作成方法を教える時間を設ける」「Aさんの業務を一部サポートし、私の業務時間を確保する」といった提案が考えられます。
- 合意形成： 双方にとって、納得のいく落としどころを探ります。必要であれば、上司や同僚、人事部など、第三者の意見を求めることも検討しましょう。
- 定期的な進捗確認： 合意後も、定期的に進捗状況を確認し、必要に応じて調整を行います。
3. 交渉のポイント
交渉を成功させるためには、以下の点を意識しましょう。
- 相手の立場を理解する： 上司がなぜあなたに業務を依頼するのか、その背景を理解しようと努めましょう。
- Win-Winの関係を目指す： 双方にとってメリットのある解決策を探りましょう。
- 明確なコミュニケーション： 曖昧な表現を避け、具体的に伝えましょう。
- 代替案の準備： 提案が受け入れられない場合を想定し、代替案をいくつか用意しておきましょう。
- 記録の活用： 記録は、交渉の強力な武器となります。
ステップ3：キャリアアップと長期的な視点
問題を解決することは重要ですが、それと同時に、あなたのキャリアをどのように発展させていくか、長期的な視点を持つことも大切です。
1. スキルアップの計画
現在の状況を、スキルアップのチャンスと捉えましょう。例えば、Aさんのパソコンスキルが低いのであれば、あなたがその指導役を買って出ることで、教えるスキルを磨くことができます。また、業務効率化のためのツールを導入したり、新しいスキルを習得したりすることで、自身の市場価値を高めることができます。
- 業務効率化：
- 請求書作成ソフトの導入
- RPA（Robotic Process Automation）の導入
- ショートカットキーの習得
- スキルアップ：
- Excelスキル
- コミュニケーションスキル
- 問題解決能力
- プレゼンテーションスキル
- 資格取得：
- MOS（Microsoft Office Specialist）
- 簿記
- 秘書検定
これらのスキルを習得することで、あなたの業務効率が向上し、より高度な業務に挑戦する機会も増えるでしょう。
2. キャリアプランの構築
あなたの将来のキャリアプランを具体的に考えてみましょう。あなたは、営業事務として、どのようなキャリアを築きたいですか？
- スペシャリスト： 事務のエキスパートとして、専門性を高める。
- マネージャー： 事務部門のリーダーとして、チームをまとめる。
- キャリアチェンジ： これまでの経験を活かして、他の職種に挑戦する。
キャリアプランを明確にすることで、目指すべき方向性が定まり、必要なスキルや経験を意識的に積むことができます。また、上司との交渉や、今後の業務においても、自身のキャリアプランを意識することで、より主体的に行動できるようになります。
3. ポジティブな姿勢
困難な状況に直面したとしても、常にポジティブな姿勢を保つことが重要です。問題解決に積極的に取り組み、そこから学びを得ることで、あなたは成長し、キャリアアップにつながります。
- 自己肯定感を高める： 自分の強みや、これまでの実績を振り返り、自信を持ちましょう。
- 周囲との連携： 同僚や上司、人事部など、周囲の人々と協力し、問題解決に取り組みましょう。
- 情報収集： 業界の動向や、キャリアに関する情報を収集し、自身のキャリアプランに役立てましょう。
- 継続的な学習： 常に新しい知識やスキルを習得し、自己成長を続けましょう。
困難を乗り越え、自己成長を続けることで、あなたは必ずキャリアアップを達成できるでしょう。
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まとめ
この記事では、営業事務として働くあなたが、上司からの不当な業務の押し付けに直面した際の解決策を3つのステップで提案しました。現状の正確な把握、効果的なコミュニケーション、そして長期的なキャリアプランの構築を通じて、あなたは問題解決を図り、自己成長を促し、より快適な職場環境と、キャリアアップを実現できるでしょう。今回の問題を乗り越えることで、あなたの事務スキル、問題解決能力、コミュニケーション能力は向上し、今後のキャリアを大きく左右する貴重な経験となるはずです。