敬語を使わない取引先担当者にイライラ…どう対応する？【円滑なコミュニケーション術】
敬語を使わない取引先担当者にイライラ…どう対応する？【円滑なコミュニケーション術】
あなたは、取引先の担当者の言動にイライラを感じてしまい、どう対応すべきか悩んでいませんか？ 特に、長年良好な関係を築いてきた取引先で、担当者が変わった途端に敬語を使わなくなり、戸惑うこともあるでしょう。今回は、そんな悩みを抱えるあなたのために、具体的な解決策を提示します。
仕入れ先の営業アシスタント24歳男性が敬語を使いません。私は27歳事務員で伝票のことで電話で会話をします。うちも仕入先も何十年と関係を続けてきています。同じ町内にあり先代の社長のころから良い関係です。うちに来る営業担当は敬語は使えます。
しかし、この度今までの女性アシスタントが産休に入り別の部署から24歳男性の方に交代しました。この人が敬語が使えないのです。会話の最後にこちらから「失礼します」と言えば向こうは無言です。向こうが電話を掛けてきても、こちらから掛けても最後の「失礼します」はいいません。
それを同じ部署の女性の先輩に言うと「面白い人だね。」「そんなにイライラしないで」と言われました。
愛想がよくて仕事をキチンとしてくれるのならタメ口でも違和感がないのですがまったく愛想もなく「自分この仕事初めてなんでよくわからないんですよ」と言い出す始末…イライラしてすこしムスッとしてしまう私の方が短気なのですか？彼に合わせないといけないのでしょうか？？
1. 現状の整理：なぜイライラするのか？
まず、あなたがなぜイライラするのか、その根本原因を理解することが重要です。今回のケースでは、以下の点が主な原因として考えられます。
- 期待とのギャップ： 長年の良好な関係性の中で、相手への一定の期待（敬語を使う、丁寧な対応をする）があった。
- コミュニケーションスタイルの違い： 敬語を使わない、愛想がないといったコミュニケーションスタイルが、あなたの価値観やこれまでのコミュニケーションの慣習と合わない。
- 仕事への不安： 「自分この仕事初めてなんでよくわからないんですよ」という発言から、相手の仕事への慣れや能力への不安を感じる。
これらの原因を明確にすることで、具体的な対策を立てやすくなります。
2. 相手への理解：なぜ敬語を使わないのか？
次に、相手の立場に立って、なぜ敬語を使わないのかを考えてみましょう。考えられる理由はいくつかあります。
- 年齢や経験： まだ社会人経験が浅く、敬語の使い方に慣れていない。
- 社風や文化： 彼の会社では、社内や取引先とのコミュニケーションにおいて、ある程度カジュアルな言葉遣いが許容されている。
- 性格： 彼は人懐っこい性格で、親しみを込めてタメ口を使っている。
- 無意識： 意図的にタメ口を使っているのではなく、無意識のうちにそうなっている。
相手の背景を理解することで、感情的な反応を抑え、冷静に対応できるようになります。
3. コミュニケーション戦略：具体的な対策
イライラの根本原因と相手の状況を理解した上で、具体的なコミュニケーション戦略を立てましょう。
3-1. 自分の気持ちを整理する
まずは、自分の気持ちを整理することが大切です。イライラする気持ちを認め、なぜそう感じるのかを自問自答しましょう。ノートに書き出したり、信頼できる人に話したりするのも有効です。感情を客観的に見つめることで、冷静さを保ちやすくなります。
3-2. 相手との距離感を測る
相手との適切な距離感を見つけることも重要です。最初は、丁寧な言葉遣いを心がけ、相手の反応を観察しましょう。相手がフレンドリーな態度で接してきた場合は、徐々に距離を縮めていくことも可能です。ただし、相手の態度が改善されない場合は、無理に合わせる必要はありません。
3-3. 伝え方と言葉遣いを意識する
相手に不快感を与えないように、伝え方と言葉遣いを意識しましょう。例えば、「〇〇について、もう少し詳しく教えていただけますか？」のように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。また、相手の知識や経験に合わせて、分かりやすく説明することも重要です。
3-4. 状況に応じた対応を心がける
状況に応じて、柔軟に対応することも大切です。例えば、重要な案件や緊急性の高い案件については、より丁寧な言葉遣いで対応し、誤解が生じないように注意しましょう。一方、日常的なやり取りでは、ある程度カジュアルな言葉遣いを許容することも、円滑なコミュニケーションを築く上で有効です。
3-5. 困ったときの対処法
それでも、相手の言動にどうしても困ってしまう場合は、以下の方法を試してみましょう。
- 上司や同僚に相談する： 一人で抱え込まず、上司や同僚に相談してみましょう。客観的なアドバイスをもらったり、間に入ってもらったりすることで、問題が解決することもあります。
- 直接伝える： 相手に直接、自分の気持ちを伝えることも一つの方法です。ただし、感情的にならず、冷静に伝えるように心がけましょう。「〇〇さんのことは嫌いじゃないのですが、敬語を使ってくれると、私はもっと安心できます」のように、具体的に伝えることが重要です。
- 記録する： 相手の言動について、日時や内容を記録しておきましょう。後で問題解決のために役立つだけでなく、自分の感情を整理する上でも役立ちます。
4. 成功事例：円滑なコミュニケーションを築いたケーススタディ
ここでは、同様の状況で円滑なコミュニケーションを築いた成功事例を紹介します。
事例1：丁寧な言葉遣いを継続し、信頼関係を構築
ある事務員Aさんは、取引先の若手担当者Bさんのタメ口に最初は戸惑いました。しかし、Aさんは常に丁寧な言葉遣いを心がけ、Bさんの質問に丁寧に答え、困ったときには積極的にサポートしました。その結果、BさんはAさんの誠実な対応に感銘を受け、徐々にAさんへの信頼を深めました。Bさんはその後、Aさんに対して、仕事の相談をするようになり、最終的には、Aさんを「頼れる先輩」と認めるようになりました。Aさんは、丁寧な言葉遣いを継続することで、良好な関係を築き、仕事もスムーズに進めることができました。
事例2：上司に相談し、適切なアドバイスを得て関係改善
別の事務員Cさんは、取引先の担当者Dさんのタメ口に悩んでいました。Cさんは、上司に相談したところ、「相手の年齢や経験を考慮し、まずは様子を見ましょう。もし問題が改善しない場合は、私から注意喚起します」というアドバイスを受けました。Cさんは、上司のアドバイスに従い、Dさんとのコミュニケーションを重ねました。Dさんは、Cさんの誠実な対応に感銘を受け、徐々に言葉遣いを改め、敬語を使うようになりました。Cさんは、上司に相談することで、適切なアドバイスを得て、問題を解決することができました。
事例3：直接伝え、誤解を解消し、良好な関係を再構築
ある事務員Eさんは、取引先の担当者Fさんのタメ口にイライラし、関係が悪化していました。Eさんは、思い切ってFさんに「敬語を使ってほしい」と伝えました。Fさんは、Eさんの言葉に驚きましたが、自分の言葉遣いが相手に不快感を与えていたことに気づき、謝罪しました。その後、Fさんは、敬語を使うように心がけ、Eさんとの関係は改善しました。Eさんは、直接伝えることで、誤解を解消し、良好な関係を再構築することができました。
5. まとめ：円滑なコミュニケーションを築くために
取引先の担当者の言動にイライラするのは、自然なことです。しかし、感情的になるのではなく、冷静に状況を分析し、適切な対応をすることで、円滑なコミュニケーションを築くことができます。今回の記事で紹介した対策を参考に、あなたも前向きな一歩を踏み出しましょう。
具体的には、以下の3つのステップで対応を進めていくと良いでしょう。
- 自分の気持ちを整理する： なぜイライラするのか、根本原因を理解する。
- 相手を理解する： なぜ敬語を使わないのか、背景を推測する。
- 具体的な対策を講じる： 伝え方と言葉遣いを意識し、状況に応じた対応を心がける。困ったときは、上司や同僚に相談する。
これらのステップを踏むことで、あなたは、取引先との良好な関係を維持し、より円滑に仕事を進めることができるでしょう。
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