電子帳簿保存法ってなに？会計ソフト導入は必須？中小企業の疑問を徹底解説！
電子帳簿保存法ってなに？会計ソフト導入は必須？中小企業の疑問を徹底解説！
この記事では、電子帳簿保存法に関する疑問を抱える中小企業の経営者や経理担当者に向けて、具体的な解説を行います。特に、会計ソフトの導入が必須なのか、エクセルやPDFでの保存は認められるのかといった疑問に焦点を当て、電子帳簿保存法の基本から、中小企業が取るべき対応策までを分かりやすく解説します。
職場では今、見積もり・注文・納品・請求書といった帳票をすべてExcelで作成し、基本的には紙で送付しています。少し前から電子帳簿保存法に対応するための会計ソフトの営業等が多く、いいものがあれば将来的に導入も考える事になるのですが、扱う件数がそれほど多くない（発行については5件程度/日）ので、月額をかけて会計ソフトを導入するメリットがわかりません。
会計ソフトの営業の方と話すと、タイムスタンプ？等の扱いができないと電子帳簿保存法に対応できないのでエクセルやＰＤＦではダメですよと言われますが、エクセルやＰＤＦでローカルサーバーに保存しておくことと会計ソフト経由で保存することの（保存法対応についての）違いがよくわからなくなってしまいました。
取引先から受領したものや、エクセル作成の帳票をサーバに保管するだけでは電子帳簿保存法に適応できないのでしょうか。その場合どの部分が適応できないのか、具体的に教えてもらいたいです。電子帳簿保存法に対応するために、すべての業者が対応する会計ソフトを導入しなければならない仕組みなのでしょうか…
電子帳簿保存法とは？基本を理解する
電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。この法律の目的は、企業の事務負担を軽減し、ペーパーレス化を推進することにあります。しかし、単に電子データで保存すれば良いというわけではなく、法律で定められた要件を満たす必要があります。
電子帳簿保存法は、大きく分けて「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つの保存方法を規定しています。
- 電子帳簿等保存：自己が最初からパソコンで作成した帳簿や書類を、電子データのまま保存する方法です。
- スキャナ保存：紙で受け取った書類や、紙で作成した書類をスキャナで読み込み、電子データとして保存する方法です。
- 電子取引：電子的にやり取りした取引情報を、電子データのまま保存する方法です。今回の質問者様が最も関心のある部分がこの「電子取引」に該当します。
電子帳簿保存法は、2022年1月に改正され、要件が緩和されました。しかし、改正後も、中小企業が対応に苦慮する点は多く存在します。
電子帳簿保存法に対応するための3つのポイント
電子帳簿保存法に対応するためには、以下の3つのポイントを押さえることが重要です。
- データの真実性を確保する：データの改ざんを防ぐための措置を講じる必要があります。具体的には、タイムスタンプの付与や、訂正削除履歴の記録などが求められます。
- データの可視性を確保する：検索機能を備え、必要な時にすぐにデータを取り出せるようにする必要があります。
- データの保存期間を守る：法律で定められた保存期間に従って、データを適切に保存する必要があります。
エクセルやPDFでの保存は可能？電子取引の要件を解説
電子帳簿保存法において、電子取引に関する規制が最も重要です。これは、取引先との間で電子的にやり取りした請求書や領収書などの電子データを、電子データのまま保存しなければならないというものです。
今回の質問者様のように、エクセルやPDFで帳票を作成し、電子的に送付している場合は、この「電子取引」に該当します。
改正電子帳簿保存法では、電子取引におけるデータの保存方法について、いくつかの要件が定められています。
- データの保存形式：PDF、Word、Excelなど、様々な形式で保存できます。
- 検索機能の確保：取引年月日、取引金額、取引先名などで検索できる必要があります。
- データの改ざん防止：タイムスタンプの付与や、訂正削除履歴の記録など、データの真実性を確保するための措置を講じる必要があります。
エクセルやPDFで作成した帳票をローカルサーバーに保存する場合、これらの要件を満たす必要があります。
具体的には、タイムスタンプを付与する、検索機能を備える、データの訂正削除履歴を記録するといった対応が求められます。
会計ソフトを導入すれば、これらの要件を比較的簡単に満たすことができます。
しかし、取引件数が少ない場合は、必ずしも会計ソフトを導入する必要はありません。
エクセルやPDFで保存する場合でも、要件を満たすための方法があります。
会計ソフト導入のメリットとデメリット
会計ソフトを導入するメリットとデメリットを比較検討し、自社に最適な選択肢を見つけましょう。
メリット
- 電子帳簿保存法への対応が容易：多くの会計ソフトは、電子帳簿保存法の要件を満たす機能を備えています。タイムスタンプの付与や検索機能の実装などが簡単に行えます。
- 業務効率化：帳票作成や経理業務の自動化により、業務効率が向上します。
- データ管理の効率化：データの集計や分析が容易になり、経営判断に役立ちます。
デメリット
- 導入コスト：初期費用や月額費用がかかります。
- 運用コスト：ソフトの操作方法を習得するための時間や、システムのメンテナンス費用がかかります。
- 取引件数が少ない場合は費用対効果が低い可能性：取引件数が少ない場合、導入コストに見合うだけのメリットが得られない可能性があります。
会計ソフトを導入しない場合の対応策
取引件数が少ないなど、会計ソフトを導入するメリットが少ない場合は、以下の方法で電子帳簿保存法に対応できます。
- タイムスタンプの付与：タイムスタンプサービスを利用して、電子データにタイムスタンプを付与します。
- 検索機能の実装：ファイル名に取引年月日、取引先名、金額などの情報を記載し、検索しやすいように工夫します。
- データのバックアップ：データの紛失に備えて、定期的にバックアップを行います。
- 訂正削除履歴の記録：データの訂正や削除を行った場合は、その履歴を記録しておきます。
これらの方法を組み合わせることで、会計ソフトを導入しなくても、電子帳簿保存法の要件を満たすことができます。
具体的な対応ステップ：電子帳簿保存法への対応を始める
電子帳簿保存法に対応するための具体的なステップを解説します。自社の状況に合わせて、以下のステップを実行しましょう。
- 現状把握：自社でどのような帳票を電子的にやり取りしているか、現状の保存方法を確認します。
- 要件の確認：電子帳簿保存法の要件を改めて確認し、自社が満たしているかを確認します。
- 対応策の検討：会計ソフトの導入、または、エクセルやPDFでの保存を選択し、それぞれの対応策を検討します。
- システムの導入・設定：会計ソフトを導入する場合は、ソフトの導入と設定を行います。エクセルやPDFで保存する場合は、タイムスタンプサービスの契約や、検索機能の実装を行います。
- 運用開始：新しいシステムや運用方法で、電子データの保存を開始します。
- 定期的な見直し：法律の改正や、自社の状況の変化に合わせて、定期的に保存方法を見直します。
電子帳簿保存法に関するよくある質問（FAQ）
電子帳簿保存法に関するよくある質問とその回答をまとめました。
Q1: 会計ソフトを導入しない場合、税務調査で不利になることはありますか？
A1: 会計ソフトを導入しなくても、電子帳簿保存法の要件を満たしていれば、税務調査で不利になることはありません。ただし、データの改ざんや、検索機能の不備などがあると、税務署から指摘を受ける可能性があります。
Q2: タイムスタンプは必ず必要ですか？
A2: 電子帳簿保存法では、データの真実性を確保するために、タイムスタンプの付与が推奨されています。しかし、一定の条件を満たせば、タイムスタンプなしでも保存が認められる場合があります。例えば、訂正削除履歴を記録するなどの措置を講じることで、タイムスタンプの代わりとすることができます。
Q3: 紙の書類はすべてスキャンして保存しなければならないのですか？
A3: いいえ、紙の書類はすべてスキャンして保存する必要はありません。電子帳簿保存法では、紙の書類をスキャンして保存する「スキャナ保存」という方法が認められています。しかし、スキャナ保存を行う場合は、解像度や色調などの要件を満たす必要があります。
Q4: 電子帳簿保存法に対応するための費用はどのくらいかかりますか？
A4: 会計ソフトを導入する場合は、初期費用や月額費用がかかります。また、タイムスタンプサービスを利用する場合は、利用料金がかかります。エクセルやPDFで保存する場合は、タイムスタンプサービスの利用料金のみで済む場合があります。
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まとめ：電子帳簿保存法への対応は中小企業でも可能
電子帳簿保存法は、中小企業にとっても対応可能な法律です。会計ソフトの導入が必須ではありません。自社の状況に合わせて、最適な方法を選択し、電子帳簿保存法に対応しましょう。
今回の記事では、電子帳簿保存法の基本から、中小企業が取るべき対応策までを解説しました。
電子帳簿保存法への対応は、企業の規模や業種によって異なります。
自社の状況に合わせて、専門家のアドバイスを受けることも検討しましょう。