事務職必見！しつこい営業電話を穏便に撃退する！即効性のある3つのステップと、その後のキャリアを考えるヒント
事務職必見！しつこい営業電話を穏便に撃退する！即効性のある3つのステップと、その後のキャリアを考えるヒント
この記事は、事務職として働くあなたが、しつこい営業電話に悩まされている状況を解決するための具体的な方法を解説します。特に、相手を怒らせずに、効果的に電話を断るためのテクニックに焦点を当てています。さらに、今回の問題をきっかけに、あなたのキャリアプランを見つめ直し、より良い未来を築くためのヒントも提供します。
私は事務の仕事をしています。
ほぼ毎日「コウヨウ」という金融関係の方から社長宛に電話があります。
以前一度社長に電話を取り次いだ所「お金を借りてください」と言われたので社長は銀行以外からは借りないと断っていました。
それから1年間ほとんど毎日「コウヨウ」の営業マンから社長宛に電話があり取り次ごうとすると社長が断ってくれと言うのでいませんと断っています。
それでも毎日かかってくるのでもう１度社長にでてもらい断ってもらいましたがまだかかってきます。
社員みな忙しいのに断られても毎日掛けてくるなんて迷惑しています。
これからかかってこないようにするにはその人になんと言ったらいいでしょうか？
以前私失礼な営業電話に「迷惑です」と言ったら怒鳴られて怖い思いをしたのでなるべく怒鳴られない断り方を教えてください。
1. なぜ、しつこい営業電話は止まらないのか？
まず、なぜこのような状況が生まれるのか、その背景を理解することが重要です。営業電話をかけてくる側には、ノルマ達成という明確な目標があります。一度断られたとしても、諦めずに何度も電話をかけてくるのは、彼らにとってそれが「仕事」の一部だからです。また、相手は「事務」という立場上、直接的な交渉を避け、社長への取り次ぎを狙っている可能性が高いです。
しかし、これはあなたの貴重な時間を奪い、業務を妨げる行為です。あなたが困っているように、多くの企業でも同様の悩みを抱えています。以下に、しつこい営業電話が止まらない主な理由を3つ挙げます。
- 見込み客リストの存在: 営業会社は、様々な方法で企業の電話番号を入手し、リスト化しています。一度電話をかけて、断られたとしても、リストから削除されない限り、再び電話がかかってくる可能性があります。
- 営業マンのモチベーション: 営業マンは、契約を取るために、様々な方法を試します。断られたとしても、諦めずに何度も電話をかけることで、成功の可能性を高めようとします。
- 企業の対応の甘さ: 企業側が、しつこい営業電話に対して、明確な対応策を講じていない場合、営業マンは、諦めずに電話をかけ続ける可能性があります。
2. 穏便かつ効果的な断り方：3つのステップ
相手を怒らせずに、効果的に電話を断るためには、いくつかのポイントがあります。ここでは、具体的な3つのステップを提案します。これらのステップを踏むことで、相手に不快感を与えることなく、二度と電話がかかってこないようにすることができます。
ステップ1：丁寧な対応を心がける
まず、電話に出たら、落ち着いて丁寧な口調で対応しましょう。相手に不快感を与えないことが重要です。具体的には、以下の点に注意してください。
- 明るくハキハキとした口調: 相手に好印象を与えることができます。
- 会社の名前と自分の名前を名乗る: 相手に安心感を与え、誠実な印象を与えます。例：「〇〇株式会社の〇〇と申します。」
- 相手の話を最後まで聞く: 相手の要件を理解することで、適切な対応ができます。途中で遮ったりせず、最後まで話を聞きましょう。
ステップ2：明確な断りの意思表示をする
相手の要件を聞いた上で、社長に繋ぐことができない理由を明確に伝えましょう。この際、曖昧な表現は避け、はっきりと断ることが重要です。具体的な例文を参考に、あなたの状況に合わせて言い回しをアレンジしてください。
例文1：
「〇〇様、いつもお電話ありがとうございます。社長は現在、新規の融資や投資については、銀行のみとのお付き合いと決まっておりまして、恐れ入りますが、ご提案をお受けすることができません。誠に申し訳ございません。」
例文2：
「〇〇様、いつもお電話ありがとうございます。社長は、現在、多忙につき、新規の営業のお電話は全てお断りしている状況でございます。せっかくご連絡いただいたのに大変申し訳ございませんが、ご理解いただけますと幸いです。」
ポイントは、「社長の決定事項であること」を明確に伝えることです。これにより、相手は「あなた個人」ではなく、「会社としての決定」だと認識し、それ以上の交渉を諦めやすくなります。
ステップ3：今後の対応について伝える
最後に、今後の対応について明確に伝え、相手に「もう電話をかけても無駄だ」と思わせることが重要です。例えば、以下のような表現が有効です。
例文：
「〇〇様、ご提案ありがとうございます。しかしながら、社長の方針により、今後、同様のご提案をお受けすることは難しい状況です。誠に恐縮ですが、今後のお電話はご遠慮いただけますようお願い申し上げます。」
この際、「お電話はご遠慮ください」という言葉を使い、明確に意思表示することが大切です。また、相手が再度電話をかけてきた場合の対応についても、あらかじめ社内でルールを決めておくことをおすすめします。
3. 怒鳴られた時の対処法と心のケア
残念ながら、どんなに丁寧に対応しても、相手が逆上してしまう可能性はゼロではありません。もし、相手に怒鳴られてしまった場合は、冷静さを保ち、適切な対応をすることが重要です。以下に、具体的な対処法と、その後の心のケアについて解説します。
怒鳴られた時の対処法
- 冷静さを保つ: 相手の感情に巻き込まれないように、深呼吸をして冷静さを保ちましょう。
- 相手の話を遮らない: 相手が興奮している場合、まずは落ち着くまで話を聞きましょう。途中で遮ると、さらに感情的になる可能性があります。
- 毅然とした態度で対応する: 相手の言い分を聞いた上で、冷静に、しかしはっきりと「ご提案をお断りする」という意思を伝えましょう。
- 電話を切る: 相手の言動が不適切であると判断した場合は、躊躇なく電話を切りましょう。
- 上司に報告する: 状況を上司に報告し、今後の対応について相談しましょう。
心のケア
怒鳴られた後は、精神的なダメージを受けることがあります。一人で抱え込まず、以下の方法で心のケアを行いましょう。
- 上司や同僚に相談する: 状況を共有し、気持ちを打ち明けることで、心が軽くなることがあります。
- 休息を取る: 疲れているときは、十分な休息を取りましょう。
- 気分転換をする: 好きな音楽を聴いたり、趣味に没頭したりして、気分転換を図りましょう。
- 専門家への相談: 必要に応じて、カウンセラーや専門家に相談することも検討しましょう。
4. しつこい営業電話を根本から解決するための追加対策
上記のステップに加えて、しつこい営業電話を根本から解決するために、以下の対策も検討してみましょう。
- 会社としての対応策の明確化: しつこい営業電話に対する会社のポリシーを明確にし、全社員に周知徹底しましょう。
- 着信拒否設定の活用: 営業電話の電話番号を着信拒否設定に登録することで、電話を受ける回数を減らすことができます。
- 迷惑電話対策サービスの導入: 迷惑電話を自動的に識別し、着信をブロックするサービスも存在します。
- 営業リストの確認: 営業会社が持っているリストから、あなたの会社の情報が削除されるように交渉することも有効です。
- 弁護士への相談: 状況によっては、弁護士に相談し、法的措置を検討することもできます。
5. キャリアアップにつなげるヒント：問題解決能力を活かす
今回の問題は、あなた自身の問題解決能力を向上させる絶好の機会です。しつこい営業電話への対応を通じて、あなたは、コミュニケーション能力、問題分析能力、そして、ストレス耐性を高めることができます。これらの能力は、あなたのキャリアアップに大きく貢献するでしょう。
- 問題解決能力の向上: しつこい営業電話への対応策を検討し、実行することで、問題解決能力が向上します。
- コミュニケーション能力の向上: 相手に合わせたコミュニケーションをすることで、円滑な人間関係を築く能力が向上します。
- ストレス耐性の向上: 困難な状況に直面し、それを乗り越えることで、ストレス耐性が向上します。
これらの能力を活かして、事務職としてのスキルアップを目指したり、より責任のあるポジションに挑戦したりすることも可能です。今回の経験を、あなたのキャリアをさらに発展させるための糧にしましょう。
6. 事務職のキャリアパスを広げるには？
事務職は、企業の様々な部門を支える重要な役割を担っています。あなたの経験とスキルを活かして、キャリアパスを広げる方法は数多く存在します。以下に、いくつかの例を挙げます。
- 専門スキルを磨く: 経理、人事、秘書など、特定の分野に関する専門知識を習得することで、専門性を高めることができます。
- 資格を取得する: 簿記、TOEIC、MOSなどの資格を取得することで、スキルの証明になり、キャリアアップに繋がります。
- リーダーシップを発揮する: チームをまとめ、プロジェクトを推進することで、リーダーシップ能力を磨くことができます。
- キャリアチェンジを検討する: 事務職で培った経験を活かして、他の職種にキャリアチェンジすることも可能です。
あなたの興味や適性に合わせて、様々なキャリアパスを検討し、積極的に行動することで、理想のキャリアを実現することができます。
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7. まとめ：あなたのキャリアを切り開くために
この記事では、事務職の方が抱える「しつこい営業電話」という問題に対し、具体的な解決策と、その問題をキャリアアップに繋げるためのヒントを提供しました。今回の問題を解決し、あなたのキャリアをより良いものにするために、以下の3つのポイントを意識してください。
- 冷静かつ丁寧な対応: 相手を怒らせずに、効果的に電話を断るための具体的なステップを実践しましょう。
- 問題解決能力の活用: しつこい営業電話への対応を通じて、あなたの問題解決能力を向上させましょう。
- キャリアプランの検討: 今回の経験を活かし、あなたのキャリアプランを見つめ直し、積極的に行動しましょう。
あなたのキャリアは、あなたのものです。積極的に行動し、理想の未来を切り開いてください。応援しています！