「声が小さい」部下の指導、効果的な伝え方とは？営業アシスタントが実践できるコミュニケーション術
「声が小さい」部下の指導、効果的な伝え方とは？営業アシスタントが実践できるコミュニケーション術
この記事では、20代後半の男性営業マンの声の小ささに悩む30代の営業アシスタントの方に向けて、効果的なコミュニケーション方法を提案します。声の大きさは、営業活動において非常に重要な要素です。この記事を通じて、相手に気持ちよく受け入れてもらいながら、声の改善を促すための具体的なアプローチを学びましょう。
男性の方に質問です。どんな言い方をされたら、聞き入れよう！と思いますか？私の目の前に20代半ばの男性営業マンが座っています。私は30代の営業アシスタントです。彼の声が小さくて、たまにイラつきます（＾＾；）彼は半年くらい前に転勤で私と同じ部署にきました。基本的に大人しい雰囲気の人（装ってるだけ？）ですが、サッカーや野球の経験があるようです。（活発な面もあるということが伝わればと思って・・・笑）
電話に出る時の声は大きい（多分それが一般的な大きさと思います）です。お客さんと電話で話すときはそれなりの声が出てるように感じます。が、基本的に普段は声が小さいです。人とのおしゃべりは好きみたいです。雑談の声はそれほど小さくないです。
異動してきてすぐに声が小さいことが気になったので、もうちょっと大きな声で話して欲しいという事は伝えましたが効果なし。強いて言えば尻あがりに声が大きくなる感じです。つまり、「○○さん、△△会社の※※さんからお電話です」の「○○さん」がボソボソとしか聞こえず、私としては何となくこっちに視線を感じ、「私ですか？！イラッ笑」と確認して電話を受けることがしばしば。。。一番の希望は、電話に出るくらいの声ではっきりと声を出してほしいのですが、あんまり年下の人と仕事をしたこともなく、どういう言い方をしたら、元気に声を出してくれるのかさっぱりわかりません。
いろいろな人がいるし、私も完璧な人ではありません。彼にしたら、私に対しても不満はあるでしょう。ただ、普通の会話として、また、営業マンとして声が小さいって、、、と少々疑問に感じたり。。。
こういう言われ方をしたら、気分は悪くないなーって言い方があれば是非教えてくださいませ。長々とすみません。よろしくお願いいたします。
声の小ささ、その背景にあるものとは？
声が小さい原因は人それぞれです。性格的なもの、自信のなさ、または単に話し方の癖かもしれません。しかし、営業職においては、声の大きさは「自信」や「熱意」を伝える重要なツールです。声が小さいと、お客様に「頼りない」「自信がない」といった印象を与え、結果として営業成績に影響を及ぼす可能性も考えられます。まずは、相手の状況を理解し、なぜ声が小さいのかを推測することから始めましょう。
効果的なコミュニケーションのためのステップ
相手に気持ちよく受け入れてもらい、改善を促すためには、以下のステップでコミュニケーションを進めることが重要です。
ステップ1: 観察と理解
まずは、相手をよく観察し、彼の性格やコミュニケーションのパターンを理解することから始めましょう。
- 普段の会話: どのようなトーンで話すのか、話すスピードはどうかなどを観察します。
- 電話での声: 電話の声が大きいのであれば、どのような状況で声が大きくなるのかを分析します。例えば、お客様との会話では声が大きくなるのに、社内での会話では小さいといった場合、お客様への対応と社内での対応の違いを比較検討できます。
- 周囲との関係性: 同僚とのコミュニケーションの様子も観察し、彼がどのような関係性で話しやすいのか、または話しにくいのかを把握します。
ステップ2: 肯定的なフィードバック
改善を促す前に、まずは彼の良い点、つまり、電話での声の大きさを具体的に褒めましょう。
例:「〇〇さんの電話の声、すごく聞き取りやすくて、お客様にも好印象を与えていると思いますよ！」
このように、まずは良い点を認め、相手の自己肯定感を高めることが重要です。
ステップ3: 具体的なアドバイスと提案
相手に改善を促す際には、以下の点を意識しましょう。
- 具体的な例を挙げる: 具体的な場面を例に挙げ、改善点を指摘します。
例:「〇〇さん、いつもお疲れ様です。朝の電話、少し声が小さいかなと感じることがあります。例えば、お客様に電話を取り次ぐ時、もう少しハキハキと名前を伝えてもらえると、相手の方も安心すると思います。」 - 「～してほしい」ではなく「～すると、もっと良くなる」: 命令形ではなく、相手の成長を促すような言い回しを心掛けましょう。
例:「〇〇さんのプレゼン、すごく分かりやすくていつも感心しています。もし、もう少し声が大きければ、もっと自信が伝わると思いますよ。」 - 一緒に取り組む姿勢を示す: 一緒に改善に取り組む姿勢を示すことで、相手の抵抗感を減らすことができます。
例:「私も以前、声が小さくて悩んだことがあるんです。一緒にトレーニングしてみませんか？何か良い方法があれば、私も教えてほしいです。」 - 具体的なトレーニング方法を提案する:
- 発声練習: 腹式呼吸や口の開け方など、基本的な発声練習を提案します。
- 録音と自己分析: 自分の声を録音し、聞いてみることで、改善点を見つけやすくなります。
- ロールプレイング: 実際の営業シーンを想定したロールプレイングを行い、実践的な練習をします。
ステップ4: 継続的なサポート
一度伝えただけで改善するとは限りません。継続的にサポートし、励ますことが重要です。
- 定期的なフィードバック: 定期的に彼の成長を褒め、具体的なアドバイスをします。
- 成功体験を共有する: 声の改善によって成果が出た事例などを共有し、モチベーションを高めます。
- 困ったときの相談相手になる: 彼が悩んでいることがあれば、親身になって相談に乗りましょう。
やってはいけないこと
効果的なコミュニケーションのためには、避けるべき言動もあります。
- 人格否定: 彼の性格や人格を否定するような言動は避けましょう。
例:「あなたは声が小さいから、営業に向いていない」 - 感情的な言葉: 感情的な言葉で相手を責めることは、逆効果です。
例:「何度言ったら分かるの！」 - 一方的な押し付け: 自分の価値観を押し付けるのではなく、相手の立場を理解した上でアドバイスをしましょう。
成功事例から学ぶ
多くの企業で、声の改善は営業成績に直結する重要な課題として取り組まれています。
以下に、成功事例をいくつかご紹介します。
- 声優によるトレーニング: 営業担当者向けに、声優による発声トレーニングを実施し、声の通りを良くするだけでなく、表現力も向上させた。
- ロールプレイングの徹底: 営業ロープレを繰り返し行い、声のトーンや話し方を改善し、顧客からの信頼度を向上させた。
- 成功事例の共有: 声の改善によって契約獲得に繋がった事例を共有し、他の社員のモチベーションを高めた。
これらの事例から、声の改善は、正しい方法と継続的な努力によって実現可能であることが分かります。
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営業マンとしての声の重要性
営業職にとって、声は「自己表現」の重要な一部です。
- 第一印象: 声のトーンや大きさは、相手に与える第一印象を大きく左右します。
- 信頼感: 明瞭な声は、相手に安心感と信頼感を与えます。
- 情報伝達: 重要な情報を正確に伝えるためには、聞き取りやすい声が必要です。
- 熱意: 声の抑揚や強弱は、話の内容に深みを与え、熱意を伝えることができます。
- 交渉力: 交渉の場面では、声のトーンや間合いが、相手の心理に影響を与えます。
声の改善に役立つ具体的なトレーニング
声の改善は、意識的なトレーニングによって可能です。
以下に、具体的なトレーニング方法をご紹介します。
- 発声練習:
- 腹式呼吸: 鼻から息を吸い込み、お腹を膨らませ、口からゆっくりと息を吐き出す練習をします。
- ロングトーン: 「あー」や「えー」などの母音を、できるだけ長く、安定した声で発声する練習をします。
- リップロール: 唇を震わせることで、リラックスした状態で声を出す練習をします。
- 滑舌練習:
- 早口言葉: 早口言葉を繰り返し練習することで、滑舌を良くします。
- 口の開け方: 口を大きく開けて話す練習をすることで、発音を改善します。
- 録音と自己分析:
- 自分の声を録音する: 自分の声を録音し、客観的に聞いてみましょう。
- 改善点を見つける: 声の大きさ、トーン、早さなど、改善点を見つけます。
- ロールプレイング:
- 営業シーンを想定する: 実際の営業シーンを想定し、ロープレを行います。
- フィードバックを受ける: 同僚や上司からフィードバックを受け、改善点を確認します。
まとめ
20代後半の男性営業マンの声の小ささに悩む30代の営業アシスタントの方へ、効果的なコミュニケーション方法について解説しました。
声の改善は、相手への理解、肯定的なフィードバック、具体的なアドバイス、継続的なサポートによって可能です。
声の改善は、営業成績向上だけでなく、相手との良好な関係構築にも繋がります。
ぜひ、この記事で紹介した方法を参考に、部下の声の改善をサポートし、共に成長していきましょう。