勧誘電話撃退！会社の電話対応でイライラしないための完全マニュアル
勧誘電話撃退！会社の電話対応でイライラしないための完全マニュアル
この記事では、会社にかかってくる勧誘電話への効果的な対処法を、具体的な会話例を交えながら徹底解説します。特に、営業事務として働くあなたが、上司や会社の業務を円滑に進めるために、どのように対応すればよいのか、具体的なステップと、状況に応じたフレーズを提示します。非通知電話や、しつこい勧誘電話への対策、そして、相手に不快感を与えずに、スマートに対応するための秘訣をお伝えします。
まず、今回の相談内容を見てみましょう。
会社にかかってくる勧誘電話の対処方法について、相談させてください。
私の職場は営業所です。上司は所長1人、営業マンが3人、事務員の私1人の合計5人の小さな営業拠点です。
よく不動産などの勧誘の電話が所長宛にかかってくるのですが、用件を聞くと「〇〇のご案内で」「不動産関係の会社です」など、業務には関係ない事なので、「出張中」「休暇中」「外出中」と言って電話は所長へは繋ぎません。
最近3度ほどかかってきた電話の会話内容ですが・・・
相手「お世話になっています。所長はいらっしゃいますか？」
私「お名前伺ってもよろしいでしょうか？」
相手「ＴＴＡの田中です。」※仮名にしてあります
初めて聞く名前なので、
私「ご用件の方は・・・？」
相手「ＬＰの関係で・・・」
うちはパチンコメーカーの会社なので
私「遊技台に関する事ですか？」
相手「違います。ＬＰはご存じないですか？」
私「わかりません」
相手「でしたら所長に代わってもらった方が早いですね」
私「・・・」
初めて聞く名前なので、一応所長に確認するが、知らないと言われたので適当に
私「たった今出かけました」
相手「何時頃戻られますか？」
私「わかりません」
相手「また改めます」
※私の対応は簡単に書いていますが、一応相手が関係者だったら大変なので丁寧に対応しました。
毎回非通知でかけてきます。得意先や関係者で、非通知でかけて来る所もあるので、着信拒否には出来ません。
この電話の相手は男性です。何故かすごい雑音が入り、電波が悪いのかたまに途切れる。その上気弱な感じでボソボソしゃべって聞き取りづらく、話してるとイライラします。
この電話はとても関係者とは思えないのですが、不動産でしょうか？他の勧誘電話と比べると気持ち悪いです。
今度かかって来たら、毎回所長の名前を言わないので、名前が言えるか聞いてみようと思うのですが、「失礼ですが、所長のお名前はご存知ですか？」で良いですか？
「知りません」と言われたら何と続けたら良いですか？もし名前を言えたら、次の対応はどうしたら良いですか？？
また、その他にもアドバイスがありましたら教えてください。宜しくお願い致します。
相談者の方は、営業事務として、会社の電話対応を任されているようです。頻繁にかかってくる勧誘電話に困っており、その対応に苦慮している様子が伺えます。特に、相手が非通知でかけてくること、そして、話し方が聞き取りにくいことから、不信感を抱いているようです。今回の記事では、このような状況を打開し、スムーズに業務を遂行するための具体的なアドバイスを提供します。
1. 勧誘電話の種類と特徴を理解する
まず、勧誘電話には様々な種類があります。相談者のように、営業所にかかってくる電話は、主に以下の3つのパターンに分類できます。
- 不動産関連の勧誘: オフィスビルの賃貸や、投資用不動産の購入などを勧める電話です。
- 通信関連の勧誘: インターネット回線や、電話料金の見直しなどを提案する電話です。
- その他: 事務用品の販売、保険の勧誘など、多岐にわたります。
今回の相談事例では、相手が「ＬＰの関係で…」と言っていることから、不動産関連の可能性が高いと考えられます。しかし、相手の目的を正確に見抜くためには、会話の内容だけでなく、相手の話し方や、電話のタイミングなども注意深く観察する必要があります。
2. 状況に応じた対応の基本
勧誘電話への対応は、状況によって異なります。しかし、基本となるのは、以下の3つのステップです。
- 相手の情報を確認する: 相手の会社名、担当者名、そして、具体的な用件を聞き出します。
- 対応を判断する: 業務に関係のない内容であれば、丁寧に断るか、担当者に繋がない旨を伝えます。
- 記録を残す: 相手の会社名、担当者名、そして、会話の内容を記録しておくと、今後の対応に役立ちます。
今回の相談事例では、相手が「ＬＰの関係で…」と曖昧な表現をしているため、まずは「ＬＰとは何のことですか？」と具体的に質問することが重要です。もし、相手が明確に説明できない場合は、勧誘電話である可能性が高いでしょう。
3. 具体的な会話例とフレーズ集
ここでは、状況に応じた具体的な会話例と、効果的なフレーズを紹介します。
3-1. 相手の情報を確認する
- 相手: 「〇〇のご案内で…」
- あなた: 「恐れ入りますが、会社名とご担当者様のお名前を伺ってもよろしいでしょうか？」
- 相手: 「〇〇会社の田中です。」
- あなた: 「田中様、本日はどのようなご用件でしょうか？」
3-2. 業務に関係のない場合
- 相手: 「〇〇のご案内で…」
- あなた: 「恐れ入りますが、そちらのご案内は、現在必要ございません。」
- 相手: 「…」
- あなた: 「貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。」
もし、相手がしつこく勧誘してくる場合は、以下のように対応しましょう。
- 相手: 「…」
- あなた: 「大変申し訳ございませんが、弊社ではそのようなサービスは必要としておりません。これ以上のご案内は結構です。」
- 相手: 「…」
- あなた: 「失礼いたします。」（電話を切る）
3-3. 担当者が不在の場合
- 相手: 「〇〇様はいらっしゃいますか？」
- あなた: 「〇〇は、ただいま席を外しております。」
- 相手: 「何時頃戻られますか？」
- あなた: 「申し訳ございませんが、現時点では戻りの時間は未定です。何かご伝言はございますか？」
もし、相手が何度も電話をかけてくる場合は、以下のように対応することもできます。
- 相手: 「〇〇様はいらっしゃいますか？」
- あなた: 「〇〇は、本日は終日不在です。何かご伝言はございますか？」
4. 質問への具体的な回答
相談者が抱えている具体的な疑問点について、回答します。
4-1. 「失礼ですが、所長のお名前はご存知ですか？」と聞いて良いか？
この質問は、相手の意図を探る上で有効な手段の一つです。しかし、相手に警戒心を与えないように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。例えば、以下のように質問することができます。
- 「恐れ入りますが、〇〇様（所長の名前）をご存知ですか？」
もし、相手が名前を知らない場合は、以下のように続けます。
- 「恐れ入りますが、〇〇とは、どのようなご関係の方でしょうか？」
4-2. 相手が名前を言えたら、次の対応は？
相手が所長の名前を知っていたとしても、すぐに信用してはいけません。以下の点を確認しましょう。
- 相手との関係性: どのような関係で、所長に連絡を取りたいのか、具体的に尋ねます。
- 用件の確認: 用件を具体的に聞き出し、業務に関係のある内容かどうかを判断します。
- 所長への確認: 必要であれば、所長に電話の内容を伝え、対応を仰ぎます。
5. その他、役立つアドバイス
勧誘電話への対応をスムーズにするために、以下の点に注意しましょう。
- 非通知着信への対策: 非通知着信の電話には、まず相手の会社名と名前を尋ね、用件を聞き出すことから始めます。
- 電話の記録: 勧誘電話の会社名、担当者名、そして、会話の内容を記録しておくと、今後の対応に役立ちます。
- 上司との連携: 勧誘電話への対応について、上司と事前に打ち合わせをしておくと、スムーズに対応できます。
- 着信拒否: しつこい勧誘電話には、着信拒否を設定することも検討しましょう。ただし、重要な取引先からの電話も着信拒否してしまう可能性があるため、慎重に判断する必要があります。
- 情報収集: 勧誘電話の会社について、インターネット検索などで情報を収集しておくと、相手の意図を見抜きやすくなります。
これらの対策を講じることで、勧誘電話への対応に対するストレスを軽減し、業務に集中できる環境を整えることができます。
6. 成功事例の紹介
ここでは、勧誘電話への適切な対応を行い、業務効率を向上させた事例を紹介します。
事例1: 事務員Aさんは、頻繁にかかってくる不動産関連の勧誘電話に悩んでいました。そこで、上記の会話例を参考に、相手の会社名と担当者名、そして、具体的な用件を尋ねるようにしました。その結果、不要な勧誘電話を減らし、業務に集中できる時間が増えました。
事例2: 営業所の所長Bさんは、事務員からの報告を受け、勧誘電話の記録を共有することにしました。これにより、どの会社からの勧誘が多いのか、どのような内容の勧誘が多いのかを把握し、対策を立てることができました。また、所長自身も、勧誘電話への対応に慣れ、スムーズに対応できるようになりました。
7. 専門家からの視点
キャリアコンサルタントの視点から、勧誘電話への対応についてアドバイスします。
「勧誘電話への対応は、営業事務としてのあなたのスキルアップにも繋がります。相手の意図を読み解き、適切な対応をすることは、コミュニケーション能力を高め、問題解決能力を向上させる良い機会です。また、上司との連携を密にすることで、チームワークを強化し、より円滑な職場環境を築くことができます。」
「もし、勧誘電話への対応に悩んでいる場合は、一人で抱え込まずに、上司や同僚に相談しましょう。また、今回の記事で紹介したフレーズや、対応方法を参考に、自分なりの対応パターンを確立しましょう。」
「さらに、日々の業務の中で、コミュニケーション能力や問題解決能力を磨くことを意識することで、キャリアアップに繋がります。」
今回の相談者の方は、営業事務として、会社の顔として電話対応をされています。この経験を活かし、コミュニケーション能力や問題解決能力を磨くことで、キャリアアップを目指すことができます。
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8. まとめ
この記事では、会社にかかってくる勧誘電話への効果的な対処法について解説しました。具体的な会話例やフレーズ、そして、専門家のアドバイスを参考に、あなたの状況に合った対応を見つけてください。また、今回の経験を活かし、コミュニケーション能力や問題解決能力を磨くことで、キャリアアップを目指しましょう。
今回の内容をまとめると、以下のようになります。
- 勧誘電話の種類を理解する: 不動産関連、通信関連、その他、様々な種類の勧誘電話があります。
- 状況に応じた対応の基本: 相手の情報を確認し、業務に関係のない場合は、丁寧に断ります。
- 具体的な会話例とフレーズ集: 状況に応じた会話例を参考に、スムーズな対応を心がけましょう。
- 質問への具体的な回答: 相手に警戒心を与えないように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- その他、役立つアドバイス: 非通知着信への対策、電話の記録、上司との連携などを意識しましょう。
これらの対策を実践し、快適な職場環境を築きましょう。