総務の仕事って何？上司との衝突を乗り越え、会社で頼られる存在になる方法
総務の仕事って何？上司との衝突を乗り越え、会社で頼られる存在になる方法
この記事では、総務の仕事内容を巡る上司との対立という悩みを抱えるあなたに向けて、具体的な解決策と、キャリアアップのためのヒントを提供します。総務の仕事の役割、上司とのコミュニケーション術、そして自己成長のための方法を掘り下げていきます。あなたのキャリアをより良いものにするために、ぜひ最後までお読みください。
私の部署は総務なのですが、その仕事内容で今上司ともめてます。
今日、常務からある仕事の請求書の内容を聞かれた為、請求書のコピーを渡しましたが、常務が欲しかった物はその仕事で下請けに出したところから来た請求書だったのですが、請求書はまだ来ていなかったのでそう伝えました。
その後、副社長に請け書を本社に送らなかったのかなど、怒られたので再度常務に先程の請求書の件のことを確認したら、請け書とかそういう問題ではなく、支払いをどういう方法になっているのかを確認したかったとのことでした。常務に詳しく話を聞くと、この仕事を請ける際、営業次長から支払い方法や請負金額などの報告などは無かったようです。
そのことについて副社長にも話したところ、請け書や見積もり、請求書などが営業から上がってきたらこの内容でいいかの了承を総務が常務などに確認取るのが当たり前と言われました。
私の会社は今まで小さい企業で、親族経営だったため、総務部も元々事務所としか機能してなく、次長が入社してからいきなり総務と呼ばれるようになったのと、そのとき仕事内容の変更などの説明が無かったことや、次長から上がってきた請け書・見積もり・請求書等は事務所にコピーを保管用に置いておくようにとしか指示がなかった為、言われたとおりにやっていたことだったのですが、副社長や次長が言うには
総務は指示を待つだけじゃなくその3歩も4歩も前を先回りをして、営業が取ってきた仕事などの説明、支払い形態等、すべてを把握して上に報告し、その内容でいいのか確認し、営業に伝えるもので、直接仕事をとってきた副社長や次長には報告義務はないそうです。
それを副社長や次長が全部やるのなら、総務はいらないから辞めればいいとまで言われました。
（ちなみに営業は次長1人です。）
総務部は会社の中では金を生み出さず、生み出す製造部、仕事を持ってくる営業に仕えて当たり前、立場は一番下だ。と副社長と次長に言われ納得いきません。
ネットや本で総務の仕事を調べて勉強しろと言われましたが、調べれば調べる程、わからなくなってしまいました。
拙い文章で伝わりにくいかもしれませんが、お教えいただければ幸いです。
総務の仕事とは？役割と重要性
総務の仕事は、会社の円滑な運営を支えるために不可欠な存在です。その役割は多岐にわたり、会社の規模や組織体制によって業務範囲は異なります。一般的に、総務の仕事は、従業員が働きやすい環境を整え、会社全体の業務効率を向上させることに貢献します。具体的には、以下のような業務が含まれます。
- オフィス環境の整備: 備品の管理、オフィスレイアウトの変更、清掃など、快適な職場環境を維持します。
- 資産管理: 会社の資産（不動産、車両、IT機器など）を適切に管理し、維持・保全を行います。
- 契約管理: 賃貸契約、リース契約、その他各種契約書の作成・管理を行います。
- 株主総会・取締役会の運営: 議事録の作成、会場の手配など、会議の円滑な運営をサポートします。
- 社内イベントの企画・運営: 社員旅行、忘年会、運動会など、社内コミュニケーションを活性化するイベントを企画・運営します。
- 広報活動: プレスリリースの作成、メディア対応など、会社の情報を発信します。
- コンプライアンス対応: 法令遵守のための体制構築、社内規程の整備などを行います。
- その他: 電話対応、来客対応、郵便物の管理、慶弔対応など、多岐にわたる業務を行います。
総務の仕事は、直接的に利益を生み出す部門ではありませんが、会社全体の基盤を支え、各部門が効率的に業務を遂行できるようサポートする重要な役割を担っています。総務の仕事が適切に行われることで、従業員のモチベーション向上、業務効率の改善、コンプライアンスの強化など、様々なメリットが生まれます。結果として、企業の業績向上にも貢献するのです。
総務の仕事内容に関する誤解と、上司との対立を乗り越えるために
今回の相談内容から、総務の仕事に対する誤解と、上司とのコミュニケーション不足が問題として浮き彫りになっています。特に、会社の規模が小さい場合、総務の役割が明確に定義されておらず、上司や経営層が総務の重要性を理解していないケースが見られます。この状況を打開するためには、以下の3つのステップが重要です。
- 総務の役割を明確にする: 会社の現状を把握し、総務が担うべき業務を整理します。
- 上司とのコミュニケーション: 業務内容について積極的に情報共有し、誤解を解消します。
- 自己成長: 専門知識を習得し、スキルアップを目指します。
以下では、それぞれのステップについて、具体的な方法を解説します。
ステップ1：総務の役割を明確にする
まず、現在の総務の業務内容を詳細に洗い出し、会社全体における総務の役割を明確にすることから始めましょう。具体的には、以下の手順で進めます。
- 現状分析: 既存の業務をリストアップし、それぞれの業務にかかる時間や頻度を記録します。
- 問題点の抽出: 業務の中で、非効率な点、改善が必要な点を洗い出します。
- 理想像の定義: 総務として、どのような役割を果たすべきか、理想の姿を描きます。
- 業務の再定義: 現状分析、問題点の抽出、理想像の定義を踏まえ、総務の業務内容を再定義します。
このプロセスを通じて、総務が担うべき役割を明確にし、上司や経営層に説明するための根拠を構築することができます。例えば、請求書や見積書に関する業務について、以下のように再定義することができます。
- 現状: 営業から提出された請求書や見積書を保管するのみ。
- 問題点: 支払いの遅延、内容の不備、不正リスクなど。
- 理想像: 営業が獲得した案件について、支払い方法や金額を事前に確認し、リスクを回避する。
- 業務の再定義: 営業から提出された請求書や見積書の内容を精査し、支払い方法、金額、納期などを確認。必要に応じて、関係部署と連携し、承認を得た上で、適切な処理を行う。
このように、具体的な業務内容を再定義することで、上司や経営層に対して、総務の重要性を理解してもらいやすくなります。
ステップ2：上司とのコミュニケーション
総務の役割を明確にした上で、上司とのコミュニケーションを図り、誤解を解消することが重要です。具体的には、以下の3つのポイントを意識しましょう。
- 積極的に情報共有: 業務内容や進捗状況を定期的に報告し、上司との認識のずれをなくします。
- 質問・提案: 疑問点があれば、積極的に質問し、改善策を提案します。
- 感謝の気持ち: 上司からの指示やアドバイスに対して、感謝の気持ちを伝えるように心がけます。
今回の相談内容で問題となっている、請求書や見積書に関する業務について、上司とのコミュニケーションを改善するための具体的な例を以下に示します。
- 情報共有: 営業から提出された請求書や見積書の内容を精査する際に、上司に報告し、承認を得るようにします。
- 質問: 支払い方法や金額について、疑問点があれば、上司に質問し、確認します。
- 提案: 請求書や見積書の管理方法について、改善策を提案します（例：クラウドストレージの導入、承認フローの構築など）。
これらの行動を通じて、上司との信頼関係を築き、総務の仕事に対する理解を深めてもらうことができます。また、上司からの指示を待つだけでなく、自ら積極的に行動することで、総務としての存在感を示すことができます。
ステップ3：自己成長
総務のプロフェッショナルとして、自己成長を続けることも重要です。専門知識を習得し、スキルアップを図ることで、仕事の質を高め、会社への貢献度を向上させることができます。具体的な方法としては、以下の3つが挙げられます。
- 資格取得: 経理、人事、法務など、総務に関連する資格を取得します。
- セミナー・研修への参加: 最新の知識やスキルを習得し、専門性を高めます。
- 情報収集: 業界の動向や、他社の事例を参考に、業務改善に役立てます。
自己成長のための具体的な行動例を以下に示します。
- 資格取得: 簿記2級を取得し、経理に関する知識を深める。
- セミナー・研修への参加: 契約法務に関するセミナーに参加し、契約書の作成・管理に関するスキルを習得する。
- 情報収集: 業界の専門誌やWebサイトを定期的にチェックし、最新の情報を収集する。
これらの自己成長の取り組みを通じて、総務としての専門性を高め、上司や同僚からの信頼を得ることができます。また、自身のキャリアアップにもつながり、やりがいを感じながら働くことができるようになります。
ワンポイントアドバイス
上司との対立を乗り越えるためには、感情的にならず、冷静に状況を分析し、具体的な解決策を提案することが重要です。また、日頃から、上司とのコミュニケーションを密にし、信頼関係を築くように心がけましょう。
総務の仕事は、会社の運営を支える重要な役割を担っています。今回の相談者のように、上司との間で誤解が生じたり、仕事内容について悩んだりすることもあるかもしれません。しかし、総務の役割を明確にし、上司とのコミュニケーションを図り、自己成長を続けることで、必ず状況は改善します。総務のプロフェッショナルとして、会社に貢献し、自身のキャリアを築いていくことができるはずです。
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まとめ：総務の仕事でキャリアアップするために
総務の仕事は、会社の成長を支える重要な役割を担っており、キャリアアップの可能性も十分にあります。上司との対立を乗り越え、総務のプロフェッショナルとして活躍するためには、以下の3つのポイントが重要です。
- 総務の役割を明確にする: 業務内容を再定義し、上司や経営層に理解を求める。
- 上司とのコミュニケーション: 積極的に情報共有し、信頼関係を築く。
- 自己成長: 専門知識を習得し、スキルアップを図る。
これらの取り組みを通じて、あなたは総務の仕事に対する自信を深め、会社に貢献し、自身のキャリアを成功へと導くことができるでしょう。積極的に行動し、あなたのキャリアを切り開いてください。