空回りの営業マンとの苦痛な関係を乗り越える！営業事務が実践すべき5つの対処法
空回りの営業マンとの苦痛な関係を乗り越える！営業事務が実践すべき5つの対処法
この記事では、営業事務として働くあなたが直面している、空回りする営業担当者との関係から生じる苦痛を和らげ、より円滑な職場環境を築くための具体的な方法を提案します。上司の指示と異なる行動を取り、周囲を振り回す営業担当者とのコミュニケーション、仕事の進め方、そしてあなたのメンタルヘルスを守るための戦略を、比較検討形式で詳しく解説します。
営業事務として働いています。30歳の男性の営業なのですが、上司から指示された内容と違う方向のことをし始め、それを営業事務にふってきます。営業は営業事務の隣のデスクなので、話している内容は聞こえますし、メールでのやりとりもCCで入るので、なんとなく分かるのですが、いざその営業からの指示が全然違う方向なのです。
「それ指示されたことなんですか？」「この情報確認してどうするんですか？」と聞くと、あれこれ説明してくれるのですが、どーーーーーでもいい気遣いだったり、無駄というか、とにかく上司に言われたこと素直にするのが先だよ、ということばかりです。
配送や書類の内容など営業事務の仕事のすごく細かいことを上司に確認したり、大事なことを営業事務に聞いて来たり（新規客先で前払いの契約なのにお客様から納期を急いでると言われてるので、すぐに出荷してください、とか。）。それは上司は分からないですよ、これは営業事務に聞かれても判断も何も答えられません、ということばかりです。
最近は「俺が気を使って、上司から指示されて嫌な気持ちにならないように、先に営業事務に聞いてるのに！」と言われてしまい、「いや・・・そんな気遣いはいらないし、できないものはできないと言うし、難しいなら出来る範囲で自分で交渉するから大丈夫」と伝えても、納得がいかないようです。
ちなみに営業の上司は話せば分かってくれますし、客先にもきちんと話を通してくれるので、別に今まで困ったことはありません。上司も困って常に聞いて確認したり、進捗状況をボードに書いて部署内で共有してますが・・・本人に自覚がないので、改善せず、頭抱えてます。
進捗状況を常に報告＆共有しても、見てない、覚えてない（なんのための共有かも分かってない）過去の記憶がないのか、同じミスも何度もします。未だに商売の流れや確認すべきポイントも把握できていない。言い訳もひどく、すぐに「でも・・・」「だって・・・」と言います。うっかり話してしまうことが多く、しかも覚えてないので、結局自分の首をしめる。納期交渉など話すべきことがあり電話をかけてるのに、無駄に長電話になり終る頃にはうやむやになってる。
あとは情に訴えられると弱いというか、相手が困っていると助けてあげたいという気持ちが強すぎて、いいように使われるというか、相手が言ってることをどうにかしてやり遂げようとしてしまいます。無茶苦茶な納期、普段の何倍も経費をかけてしまったり、自分も休日返上で対応してしまいます。
もちろん商売はお互い様なので、緊急時は対応すればいいと思いますが、上記のような状態が1年近く続いています。（赤字です。）いくら上司が注意しても、いざ納品となると、納期調整がうまくいっていない状況で、客先には納期間に合うと伝え、仕入れ先への納期確認が甘く、話が詰めれてないです。
本人は忙しい、仕事頑張ってるという意識のようですが、正直一緒に働くのが苦痛です。こう言うタイプの人はどう接するのがいいのでしょうか？話しかけられる度にまたトラブルに巻き込まれると身構えてしまいます。（女子社員全員です。）
たまーに迷惑かけたという意識があるのか「スイーツ買ってきます！」と言いますが、1度も買って来たこともないですし、まあすーーーっかり覚えていません。期待してませんと伝えたら「ちゃんとしますからー」と言うんですよね。でも買って来たことないし、なんならこちらの顔見てしまった！という顔されたり、無駄に避けられたり。ほんとめんどくさいです。
1. 現状の問題点：なぜ「空回り営業」はあなたを苦しめるのか？
まずは、あなたが抱える問題の本質を理解することから始めましょう。空回りする営業担当者の行動は、単に「困った人」というレベルを超え、あなたの仕事の効率、精神的な負担、さらには部署全体の業績にまで悪影響を及ぼしています。以下の点が、あなたを苦しめている主な原因です。
- 非効率な仕事の依頼： 上司の指示と異なる行動を取り、あなたに不要な確認や依頼をすることで、あなたの貴重な時間を奪い、本来やるべき業務を妨げています。
- コミュニケーションの混乱： 営業担当者の発言と実際の行動のギャップにより、情報伝達が曖昧になり、誤解やトラブルを招きやすくなっています。
- 精神的な負担： 営業担当者の言動に振り回されることで、常に緊張感を持って仕事に取り組まなければならず、精神的な疲労が蓄積します。
- 業績への悪影響： 納期遅延やコスト増加など、営業担当者の不適切な行動は、最終的に部署全体の業績を圧迫する可能性があります。
2. 対処法1：明確なコミュニケーション戦略 – 建設的な対話で関係を改善する
空回り営業との関係を改善するためには、まずコミュニケーションの質を高めることが重要です。以下のステップで、建設的な対話を通じて問題解決を目指しましょう。
- 問題点の具体化： 営業担当者の行動が、具体的にどのような問題を引き起こしているのかを明確にします。例えば、「〇〇の件について、上司の指示と異なり、余分な確認が発生し、業務に支障が出ています」といった具体的な表現を心がけましょう。
- 客観的な事実の提示： 感情的にならず、客観的な事実に基づいて問題点を伝えます。例えば、「〇〇の納期について、客先との調整がうまくいかず、納品が遅延する可能性があります」といったように、具体的な状況を説明します。
- 建設的な提案： 問題解決に向けた具体的な提案を行います。例えば、「上司の指示内容を事前に確認し、不明な点は一緒に上司に確認しましょう」といったように、具体的な解決策を提示します。
- 定期的なフィードバック： 定期的にコミュニケーションの機会を設け、進捗状況や改善点についてフィードバックを行います。良い点があれば積極的に褒め、改善が必要な点については、具体的な行動を促すように促します。
具体的な対話例：
「〇〇さん、いつもお疲れ様です。最近、〇〇の件で、上司の指示と少し違う動きが見られるので、少し困っています。例えば、〇〇について、上司は〇〇という指示を出していますが、〇〇さんは〇〇という対応をされていますよね。その結果、余分な確認作業が発生し、私の業務に支障が出ています。もし可能であれば、上司の指示内容を事前に確認し、不明な点があれば一緒に上司に確認するようにしていただけると助かります。そうすれば、私もスムーズに業務を進めることができますし、〇〇さんの負担も減ると思います。」
3. 対処法2：役割分担と業務プロセスの見直し – 効率的な仕事の進め方を構築する
営業担当者の行動が原因で業務が滞っている場合、役割分担と業務プロセスを見直すことで、効率的な仕事の進め方を構築することができます。以下のポイントを参考に、具体的な改善策を検討しましょう。
- 役割の明確化： 営業担当者とあなたの役割を明確にし、それぞれの責任範囲を明確にします。例えば、営業担当者は顧客との交渉と契約に集中し、あなたは事務処理と顧客への情報提供に注力するなど、役割分担を明確化します。
- 業務プロセスの標準化： 業務プロセスを標準化し、無駄な作業を削減します。例えば、顧客からの問い合わせに対する回答テンプレートを作成したり、書類の作成手順を統一するなど、業務の効率化を図ります。
- 情報共有の徹底： 上司を含めた関係者間で、常に最新の情報を共有できる仕組みを構築します。例えば、進捗状況を可視化するツールを導入したり、定期的な会議で情報交換を行うなど、情報共有を徹底します。
- ツールの活用： 業務効率化に役立つツールを積極的に活用します。例えば、顧客管理システム（CRM）を導入して顧客情報を一元管理したり、タスク管理ツールを活用して業務の進捗状況を可視化するなど、ツールの活用を検討します。
4. 対処法3：境界線の設定と自己防衛 – 精神的な負担を軽減する
空回り営業との関係で精神的な負担を感じている場合は、あなた自身を守るために、境界線を設定し、自己防衛の意識を持つことが重要です。以下のポイントを参考に、心身の健康を守りましょう。
- Noと言える勇気： 無理な依頼や、あなたの業務範囲外の依頼には、はっきりと「No」と断る勇気を持ちましょう。例えば、「〇〇の件については、私の担当範囲外ですので、〇〇さんにお願いできますか？」といったように、相手に不快感を与えずに断る方法を身につけます。
- 業務時間の区切り： 業務時間とプライベートの時間を明確に区切り、仕事を持ち帰らないようにしましょう。例えば、定時になったら迷わず退社し、休日はしっかりと休息をとるなど、メリハリのある生活を心がけます。
- 相談できる相手の確保： 困ったことや悩みを一人で抱え込まず、信頼できる同僚や上司に相談しましょう。社内だけでなく、社外の友人や家族に話を聞いてもらうことも有効です。
- メンタルヘルスのケア： ストレスをため込まないように、自分なりのストレス解消法を見つけましょう。例えば、趣味に没頭したり、適度な運動をしたり、リラックスできる時間を持つなど、メンタルヘルスのケアを心がけましょう。
境界線の設定例：
「〇〇さん、いつもありがとうございます。ただ、〇〇の件については、私の業務範囲外ですので、今回は対応できません。〇〇さんの方で対応していただけますでしょうか？もし、どうしても私に対応が必要な場合は、事前に上司に相談し、指示を仰ぐようにしてください。」
5. 対処法4：上司との連携と協力 – 組織全体で問題解決に取り組む
空回り営業の問題は、個人の問題として捉えるのではなく、組織全体で取り組むべき課題です。上司と連携し、協力して問題解決に取り組むことで、より効果的に状況を改善することができます。
- 現状の共有： 営業担当者の問題点や、それが部署全体に及ぼす影響について、上司に詳細に報告し、現状を共有します。具体的にどのような問題が起きているのか、客観的なデータや事例を交えて説明することで、上司の理解を深めます。
- 問題解決への協力要請： 上司に、問題解決への協力を求めます。例えば、営業担当者への指導や、業務プロセスの改善など、具体的な協力を依頼します。
- 定期的な進捗報告： 上司と定期的に面談を行い、問題解決の進捗状況を報告します。改善点や課題を共有し、協力して解決策を検討します。
- 組織文化の醸成： 部署全体で、問題解決に取り組む意識を醸成します。例えば、困ったことがあれば、気軽に相談できるような雰囲気を作り、情報共有を活発に行うなど、組織文化の改善を図ります。
上司への相談例：
「上司、いつもお世話になっております。〇〇さんの営業活動について、最近、いくつか問題点があり、部署全体に影響が出始めています。例えば、〇〇という問題があり、その結果、〇〇という状況になっています。つきましては、〇〇さんへの指導や、業務プロセスの改善など、ご協力いただけないでしょうか？定期的に進捗状況を報告し、一緒に解決策を検討していきたいと考えています。」
6. 対処法5：客観的な視点の獲得と専門家の活用 – 問題の本質を見極める
問題が複雑で、自分だけで解決できないと感じた場合は、客観的な視点を取り入れ、専門家の力を借りることも有効な手段です。以下の方法で、問題の本質を見極め、より適切な解決策を見つけましょう。
- 第三者への相談： 同僚や友人など、信頼できる第三者に相談し、客観的な意見を聞きましょう。第三者の視点を取り入れることで、問題の本質を見抜き、新たな解決策が見つかることがあります。
- 専門家への相談： キャリアコンサルタントや、組織心理学の専門家など、専門家に相談することも有効です。専門家は、客観的な視点から問題点を分析し、具体的なアドバイスやサポートを提供してくれます。
- 自己分析： あなた自身の強みや弱みを客観的に分析し、自己理解を深めましょう。自己分析を通じて、問題に対するあなたの向き合い方や、改善点を見つけることができます。
- 情報収集： 関連書籍を読んだり、インターネットで情報を検索するなどして、問題解決に役立つ情報を収集しましょう。情報収集を通じて、問題解決のヒントや、新たな知識を得ることができます。
専門家への相談例：
「最近、〇〇さんの行動について悩んでおり、どのように対応すれば良いのか分からず困っています。キャリアコンサルタントの方に相談し、客観的なアドバイスをいただきたいと考えています。専門家の視点から、問題の本質を見抜き、適切な解決策を見つけたいと思っています。」
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まとめ：空回り営業との関係改善は、あなたの成長の機会
空回りする営業担当者との関係は、確かに苦痛を伴うものです。しかし、この記事で紹介した5つの対処法を実践することで、その状況を改善し、より良い職場環境を築くことができます。
具体的には、建設的なコミュニケーション、役割分担の見直し、境界線の設定、上司との連携、専門家の活用を通じて、問題解決を図ることができます。
これらの取り組みは、あなた自身の成長にもつながります。問題解決能力を高め、コミュニケーションスキルを磨き、自己肯定感を高めることができます。
最終的に、あなた自身のキャリアをより良い方向へと導くことができるでしょう。
一歩ずつ、焦らずに、これらの方法を試してみてください。そして、あなたの職場環境が、より快適で、やりがいのあるものになることを願っています。