「ですよ」は失礼？20代経理マンが知っておくべき、ビジネスマナーと円滑なコミュニケーション術
「ですよ」は失礼？20代経理マンが知っておくべき、ビジネスマナーと円滑なコミュニケーション術
この記事では、20代の経理マンが職場で直面する可能性のある言葉遣いの問題に焦点を当て、ビジネスマナーの基礎から、より円滑なコミュニケーションを築くための具体的な方法までを解説します。入社5年目、言葉遣いを指摘された経験を通して、若手ビジネスパーソンが陥りやすい落とし穴と、それを乗り越えるためのヒントを提供します。
私は入社5年目の経理マン（24歳）です。先日、入社10年目程の営業マン（37歳）から、言葉遣いについて過剰に反応されました。
以下、実際のやり取り
営業マン「お疲れ様です。〇〇くん、今電話大丈夫？」
私「お疲れ様です。大丈夫ですよ。」
営業マン「ですよじゃないやろ！！大丈夫です、な？年上に対する言葉遣いじゃないでしょ。俺は気にしないけど気にする人もいるから治した方がいいよ」
以上です。
特に意識したことなかったのですが、今まで生きてきて初めて指摘されました。
一般的に、客観的に見て私の発言はまずいですか？もしまずいのであれば、教えて欲しいです。よろしくお願いいたします。
1. 「大丈夫ですよ」は本当に失礼？ビジネスマナーの基本を再確認
今回の質問にある「大丈夫ですよ」という表現は、一概に「失礼」と断言できるものではありません。しかし、状況によっては、相手に不快感を与えてしまう可能性があります。ビジネスマナーにおいては、相手への敬意を示すことが重要であり、言葉遣いもその一環です。具体的に何が問題だったのか、詳しく見ていきましょう。
1-1. なぜ「ですよ」が気になる人がいるのか？
「ですよ」という言葉は、親しみを込めた表現であり、場合によっては相手を軽く見ているような印象を与えることがあります。特に、年上の相手や目上の人に対しては、より丁寧な言葉遣いをすることが求められます。今回のケースでは、相手の営業マンが年上であったため、より丁寧な言葉遣いを期待していた可能性があります。
1-2. 適切な敬語とは？状況に応じた使い分け
敬語には、尊敬語、謙譲語、丁寧語の3種類があります。それぞれの特徴を理解し、状況に応じて使い分けることが重要です。
- 尊敬語：相手を高める表現。「おっしゃる」「ご覧になる」など。
- 謙譲語：自分を低める表現。「申します」「拝見します」など。
- 丁寧語：言葉を丁寧にすることで、相手への敬意を示す。「です」「ます」など。
今回のケースでは、「大丈夫です」という丁寧語は適切ですが、より丁寧な印象を与えるためには、尊敬語や謙譲語を組み合わせることも有効です。
例えば、「大丈夫です」の代わりに「はい、大丈夫でございます」や「承知いたしました」といった表現を用いることで、より丁寧な印象を与えることができます。
2. シチュエーション別！正しい言葉遣いの具体例
言葉遣いは、状況によって適切なものが異なります。ここでは、いくつかのシチュエーションを例に、具体的な言葉遣いの例を解説します。
2-1. 上司や先輩への対応
上司や先輩に対しては、敬意を払った丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 例1：上司から指示を受けた場合
- 悪い例：「わかりました。」
- 良い例：「はい、承知いたしました。」「かしこまりました。」
- 例2：上司に何かを尋ねる場合
- 悪い例：「これ、どうすればいいですか？」
- 良い例：「恐れ入りますが、この件について、どのように進めればよろしいでしょうか？」
2-2. 取引先への対応
取引先に対しては、会社の代表として対応しているという意識を持ち、丁寧かつ正確な言葉遣いを心がけましょう。
- 例1：電話での対応
- 悪い例：「〇〇会社の〇〇です。」
- 良い例：「〇〇株式会社の〇〇と申します。」
- 例2：メールでの対応
- 悪い例：「了解です。」
- 良い例：「かしこまりました。承知いたしました。」
2-3. 同僚への対応
同僚に対しても、相手への配慮を忘れずに、適切な言葉遣いを心がけましょう。ただし、親しさを込めた表現も、状況によっては有効です。
- 例1：同僚に何かを頼む場合
- 悪い例：「これやっといて。」
- 良い例：「〇〇さん、もしよろしければ、この件を手伝っていただけませんか？」
- 例2：同僚から何かを頼まれた場合
- 悪い例：「いいよ。」
- 良い例：「はい、承知しました。」「もちろんですよ。」
3. 言葉遣いを磨くための具体的なステップ
言葉遣いは、意識して改善することで、必ず向上します。ここでは、言葉遣いを磨くための具体的なステップを紹介します。
3-1. 自分の言葉遣いを客観的に評価する
まずは、自分の言葉遣いを客観的に評価することから始めましょう。録音や録画を活用したり、信頼できる同僚や上司にフィードバックを求めたりするのも良いでしょう。どのような言葉遣いが癖になっているのか、改善すべき点はどこなのかを把握することが重要です。
3-2. 敬語の正しい使い方を学ぶ
敬語の正しい使い方を学ぶことは、言葉遣いを改善するための基本です。ビジネス向けの敬語に関する書籍を読んだり、オンラインの講座を受講したりするのも良いでしょう。また、尊敬語、謙譲語、丁寧語の違いを理解し、それぞれの使い方をマスターすることも重要です。
3-3. ロールプレイングで実践練習する
言葉遣いは、実際に使うことで上達します。ロールプレイング形式で、様々なシチュエーションを想定して練習してみましょう。例えば、上司や取引先との電話対応、メールのやり取りなどを練習することで、自信を持って対応できるようになります。
3-4. 積極的にフィードバックを求める
言葉遣いは、一人で練習するだけでは限界があります。積極的に周囲の人にフィードバックを求め、改善点を見つけましょう。上司や同僚に、「言葉遣いについて何か気になる点があれば教えてください」と伝えておくのも良いでしょう。
3-5. 継続的な学習と実践を心がける
言葉遣いは、一朝一夕で身につくものではありません。継続的な学習と実践を通して、磨き上げていくことが重要です。日々の業務の中で、意識して丁寧な言葉遣いを心がけ、改善を続けていくことが大切です。
4. 20代経理マンが陥りやすい言葉遣いの落とし穴と対策
20代の経理マンは、まだ社会人としての経験が浅く、言葉遣いについて悩むことも少なくありません。ここでは、20代の経理マンが陥りやすい言葉遣いの落とし穴と、その対策について解説します。
4-1. 馴れ合い言葉遣い
同僚との親しさが、つい馴れ合い言葉遣いにつながってしまうことがあります。しかし、職場では、誰に対しても一定の敬意を払うことが重要です。特に、上司や取引先に対しては、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 対策：
- 誰に対しても、丁寧語を使うことを基本とする。
- 親しい間柄でも、TPOをわきまえた言葉遣いを心がける。
4-2. 曖昧な表現
「たぶん」「おそらく」といった曖昧な表現は、相手に不安感を与えてしまう可能性があります。経理業務では、正確な情報伝達が求められるため、曖昧な表現は避けるべきです。
- 対策：
- 数字や根拠に基づいた説明を心がける。
- 不明な点は、きちんと確認してから伝える。
4-3. 命令口調
上司や先輩に対して、命令口調で話してしまうのは、非常に失礼な行為です。相手への敬意を欠いた言葉遣いは、人間関係を悪化させるだけでなく、あなたの評価を下げてしまう可能性もあります。
- 対策：
- 相手への依頼や指示は、丁寧な言葉遣いを心がける。
- 「〜してください」ではなく、「〜していただけますでしょうか」のように、相手への配慮を示す。
5. 営業マンとの関係を良好に保つコミュニケーション術
今回のケースでは、営業マンとのコミュニケーションがうまくいかなかったことが問題の一因と考えられます。ここでは、営業マンとの関係を良好に保つためのコミュニケーション術を紹介します。
5-1. 相手の立場を理解する
営業マンは、常に社内外とのコミュニケーションを円滑に進めることが求められます。彼らの立場を理解し、協力的な姿勢を示すことが重要です。経理業務についても、営業マンの視点から見て、わかりやすく説明する努力をしましょう。
5-2. 積極的にコミュニケーションを取る
日頃から、積極的にコミュニケーションを取ることで、信頼関係を築くことができます。挨拶はもちろんのこと、業務に関する質問や相談にも、快く対応しましょう。ランチや休憩時間に、気軽に話しかけるのも良いでしょう。
5-3. 報連相を徹底する
報連相（報告・連絡・相談）を徹底することで、情報共有をスムーズにし、誤解を防ぐことができます。何か問題が発生した場合は、すぐに上司や関係者に報告し、適切な対応を取りましょう。
5-4. 感謝の気持ちを伝える
相手への感謝の気持ちを伝えることで、良好な人間関係を築くことができます。何か協力してもらった場合は、「ありがとうございます」「助かりました」といった言葉で、感謝の気持ちを伝えましょう。
6. まとめ：言葉遣いはあなたのキャリアを左右する
言葉遣いは、あなたのキャリアを左右する重要な要素の一つです。適切な言葉遣いを身につけることで、周囲からの信頼を得て、円滑な人間関係を築くことができます。今回解説した内容を参考に、言葉遣いを磨き、キャリアアップを目指しましょう。
今回のケースでは、営業マンからの指摘をきっかけに、自分の言葉遣いを見つめ直す良い機会となりました。今後は、より丁寧な言葉遣いを心がけ、周囲とのコミュニケーションを円滑に進めることで、あなたのキャリアはさらに発展していくでしょう。
言葉遣いは、単なるマナーではなく、あなたの人間性や仕事に対する姿勢を表すものです。常に向上心を持ち、言葉遣いを磨き続けることで、あなたは周囲からの信頼を得て、より良いキャリアを築くことができるでしょう。
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