商社の営業事務が直面する！社長の身内びいきと不当な業務押し付けへの対処法
商社の営業事務が直面する！社長の身内びいきと不当な業務押し付けへの対処法
今回の記事では、商社の営業事務として働くあなたが直面している、理不尽な状況への具体的な対処法を解説します。社長の身内である奥様の経理担当としての能力不足、それにも関わらずあなたに業務が集中する状況、そして経営陣の事務職軽視という問題に対して、どのように立ち向かい、より良い職場環境を築いていくか、一緒に考えていきましょう。
【長文失礼します】会社の業務、そして社長との交渉についての相談です。私は商社の営業事務をしています。主に仕事内容としては、受発注（システムデータ打ち込み含む）、請求処理、見積作成、売上金額等社内資料作成、雑務（掃除等）です。
3月末で総務 兼 経理担当者の退職が決まり、その代わりに社長の奥様が4月後任を務めます。ただ、かれこれ半年以上引継作業をしていますが、今だに経理の仕事が覚えられず、ミスや漏れが日常茶飯事です。
覚えるペースは個人差があるので、それ自体は許せるのですが、それで仕事が終わっていなくても3時過ぎには必ず帰ってしまいます。（社員の就業規則は休憩除き8時間ですが、その方は毎日6時間くらいです）小学生の子供いるので、家にいなければいけないのも分かりますが、学校行事の準備などで事前相談もなく休んだり、半日で帰ってしまうこともあるので責任感が足りないように感じます。
そのため、覚えていないのでミスをする→時間がなくて余裕がない→結局誰かが肩代わりする→覚えず次に進むの悪循環です。
税理士、労務士に業務委託をし、かなり仕事量を減らして経理の仕事としてもだいぶ負担は少ないはずなのに、それでも全く間に合っていない状態です。ちなみに今までは経理、総務、人事、全て1人でやっていました。
初めから、こちらは危機感があったので「大丈夫なんですか？追加で人は雇わないんですか？」と社長や上司に相談もしましたが「考えてるから」の一点張りで、内容を教えてくれるわけでもなく話もさせてもらえませんでした。なので、こちらもそれならもう放っておこうと思っていましたが、どうやら社長や奥様含め経営者側は、総務の仕事を全てこちらに振ろうとしているようです。（奥様が今の総務担当者に話したみたいで教えてもらいました）もちろん引き継ぎなど何もしてないですし、実際の作業もよく知りません。
経営者側は「事務員は利益を生まない」という考えで、こちらを気遣うことは基本ありません。なんなら「仕入先の受注も午前で締め切るから、午後は暇だよね？」と言われる始末です。実際は3部門を2人で回しており、納期調整やデータ処理、営業依頼の仕事や社内資料作成をしているので全く暇ではありません。インボイスや電子帳簿保存法が始まったことにより、業務負担が増えるばかりで、簡素化できるデータを自力で作って何とか業務をこなしている状態です。ただ、なにせ営業や事務員がしていることに理解がなく学ぼうともしないので、現場側の意見は無視で自分たちの都合のいいようにしか考えていません。身内には甘いので、社員に押し付ければいいという責任転嫁ばかりしています。
4月から新体制になるというのに、総務関係の仕事をお願いしたいなどと相談もないので、きっと私たちに強く言えば断らないから事後報告でいいだろうという考えなんだと思います。いつもそうですし、「みなし残業代つけてあげてるんだか残ってやって当たり前でしょ」と平気で言うくらいですから。
ただ、今回こそは立ち向かって自分たちを守ろうと事務員同士で決意をしました。そこで皆さんのアドバイスをぜひいただきたいと思っています。
私たちの意見として伝えようと思っているのが、
- 事前に相談しても取り合ってくれなかったのに、今更言われても困る。
- 当事者は3時で帰るのは許されて、私たちは残業してまでやらなければいけないのなら納得がいかない。自分が担当する仕事なら仕方がないが、他の仕事までやる義理はない。
- もしやるとしても「現状の手伝い」まで。必ず期限を決めて、それ以降は自分でしてほしい。
- 完全にこちらの業務とするのであれば、契約内容と違うので給料の見直しをしてほしい。
以上4点です。ちなみに奥様は役員なので、役員報酬をもらっています。この他にも何か意見できそうな内容はありますか？自分でも労働法など調べてみましたが、事務員が完全に見下されており、私も娘くらいの年齢なのでちょっとやそこらでは勝てるきがせず…アドバイスをいただけると助かります。お金がないと言う割に自分たちの経費も削減しないし、人数も増やさないのに利益だけ今の1.5倍を上げろなどとおかしなことを言ってくる経営者に負けたくないです。転職も考えましたが、今のメンバーや仕事は好きなのでできれば続けたいと思っています。今回の件も手伝う気がないわけではなく、それをありがたみもなく当たり前の業務として振られることにどうしても納得がいかないだけなんです。
長々とすみません。よろしくお願いします。
1. 現状の課題を整理する：何が問題なのか？
まず、あなたが抱える問題点を整理しましょう。問題は多岐にわたりますが、大きく分けると以下の3点に集約できます。
- 業務の偏り：経理担当者の能力不足により、あなたに業務が集中し、負担が増加している。
- 不公平感：経理担当者は定時退社し、あなたたちは残業を強いられるなど、労働条件に不公平感がある。
- 経営陣の姿勢：事務職軽視、現場の意見を聞かない、身内びいきといった経営陣の姿勢が、問題を悪化させている。
これらの問題を具体的に把握することで、どのような対策を講じるべきかが見えてきます。
2. 具体的な解決策：段階的なアプローチ
問題を解決するためには、段階的なアプローチが必要です。ここでは、具体的な行動計画を提案します。
2-1. 経営陣との対話：交渉の準備と進め方
まずは、経営陣との対話の準備をしましょう。感情的にならず、論理的に説明することが重要です。
- 事実の整理：これまでの業務内容、現在の業務負担、そしてそれによって生じている問題点を具体的に整理します。データや資料を用いて客観的に示すことで、説得力を高めます。
- 要求事項の明確化：あなたが何を求めているのかを明確にします。例えば、「経理業務の適切な分担」「残業時間の是正」「給与の見直し」など、具体的な要求をリストアップします。
- 代替案の準備：もし要求が受け入れられない場合、どのような代替案が考えられるかを事前に検討しておきます。例えば、「経理担当者の教育期間の延長」「業務分担の見直し」など、柔軟な対応ができるように準備しておきましょう。
- 交渉の場：社長との交渉の場を設ける際には、事前に同僚と協力し、意見をまとめ、共通認識を持つことが重要です。
交渉の際には、以下の点に注意しましょう。
- 冷静な態度：感情的にならず、冷静に話を進めることが重要です。
- 論理的な説明：事実に基づいた説明を行い、相手に理解を求めましょう。
- 明確な要求：何を求めているのかを具体的に伝えましょう。
- 譲歩案の提示：もし相手が要求をすべて受け入れられない場合、譲歩案を提示することも考えましょう。
- 記録の保持：交渉の内容や結果を記録しておきましょう。後々のトラブルを避けるためにも重要です。
2-2. 業務分担の見直し：効率化と負担軽減
経理担当者の能力不足による業務の偏りを解消するためには、業務分担の見直しが不可欠です。
- 業務の可視化：現在の業務内容を詳細にリストアップし、それぞれの業務にかかる時間や担当者を明確にします。
- 業務の分析：リストアップした業務を分析し、誰がどの業務を担当するのが最適かを検討します。例えば、あなたの得意分野と経理担当者の得意分野を考慮し、業務を分担します。
- 業務の標準化：業務の標準化を図り、効率化を目指します。マニュアルを作成したり、システムを導入したりすることで、業務の属人化を防ぎ、誰でも同じように業務を遂行できるようにします。
- 経理担当者のサポート：経理担当者に対して、積極的にサポートを行いましょう。例えば、わからないことを質問しやすい環境を整えたり、研修やセミナーへの参加を勧めたりします。
2-3. 労働時間の適正化：残業問題への対応
残業時間の問題に対処するためには、以下の対策を講じましょう。
- 残業時間の記録：あなたの残業時間を正確に記録し、証拠として残しておきましょう。
- 残業代の請求：未払い残業代がある場合は、会社に請求しましょう。
- 労働時間の改善要求：会社に対して、労働時間の改善を要求しましょう。例えば、「残業時間の削減」「定時退社」などを要求します。
- 労働組合への相談：もし会社に労働組合がある場合は、労働組合に相談しましょう。労働組合は、あなたの権利を守るために、会社と交渉してくれます。
2-4. 給与の見直し：正当な評価を求める
あなたの給与が、あなたの業務内容に見合っていないと感じる場合は、給与の見直しを要求しましょう。
- 業務内容の整理：あなたの現在の業務内容を詳細に整理し、それに見合った給与水準を調査しましょう。
- 交渉：会社に対して、給与の見直しを交渉しましょう。あなたの業務内容、実績、そして市場の給与水準などを根拠として、交渉を行います。
- 専門家への相談：給与交渉がうまくいかない場合は、弁護士や社会保険労務士などの専門家に相談しましょう。
3. 専門家からのアドバイス：労働問題への対応
労働問題に詳しい専門家は、あなたの状況を客観的に評価し、適切なアドバイスをしてくれます。また、法的手段が必要な場合は、強力なサポートをしてくれます。
- 弁護士：未払い残業代の請求や、不当解雇など、法的手段が必要な場合に相談しましょう。
- 社会保険労務士：労働問題に関する相談や、就業規則の作成など、労務管理に関する専門家です。
- 労働基準監督署：労働基準法違反の疑いがある場合に、相談や申告をすることができます。
専門家への相談は、あなたの権利を守るために非常に有効な手段です。一人で悩まず、専門家の力を借りましょう。
4. 転職も視野に：キャリアプランの再考
もし、現在の会社での状況が改善しない場合、転職も選択肢の一つとして検討しましょう。転職は、あなたのキャリアを大きく変えるチャンスでもあります。
- 自己分析：あなたの強み、弱み、そしてキャリアプランを明確にしましょう。
- 情報収集：転職市場の動向や、あなたの希望に合った求人情報を収集しましょう。
- 応募書類の作成：あなたの経験やスキルをアピールできる、魅力的な応募書類を作成しましょう。
- 面接対策：面接で、あなたの能力や意欲を十分に伝えられるように、面接対策を行いましょう。
転職エージェントは、あなたの転職活動をサポートしてくれます。あなたの希望に合った求人を紹介してくれたり、応募書類の添削や面接対策をしてくれたりします。
もっとパーソナルなアドバイスが必要なあなたへ
この記事では一般的な解決策を提示しましたが、あなたの悩みは唯一無二です。
AIキャリアパートナー「あかりちゃん」が、LINEであなたの悩みをリアルタイムに聞き、具体的な求人探しまでサポートします。
無理な勧誘は一切ありません。まずは話を聞いてもらうだけでも、心が軽くなるはずです。
5. メンタルヘルスケア：ストレスとの向き合い方
理不尽な状況に直面すると、心身ともにストレスが溜まります。ストレスを放置すると、心身の健康を害する可能性があります。そこで、メンタルヘルスケアも重要です。
- ストレスの原因を特定する：何がストレスの原因となっているのかを明確にしましょう。
- ストレス解消法を見つける：自分に合ったストレス解消法を見つけましょう。例えば、運動、趣味、休息などです。
- 専門家への相談：もしストレスが深刻な場合は、専門家（精神科医やカウンセラーなど）に相談しましょう。
心身の健康を保つことは、問題を解決するためにも、あなたの人生を豊かにするためにも、非常に重要です。
6. まとめ：あなたの未来を切り開くために
今回の記事では、商社の営業事務として働くあなたが直面する、理不尽な状況への具体的な対処法を解説しました。問題の整理、具体的な解決策、専門家への相談、そして転職という選択肢まで、多角的に検討しました。
あなたが置かれている状況は、決して楽なものではありません。しかし、諦めずに、一つ一つ問題を解決していくことで、必ずより良い未来を切り開くことができます。今回の記事が、あなたのキャリアをより良いものにするための一助となれば幸いです。あなたの努力が報われることを心から応援しています。