訪問営業の「トイレ問題」…経費で落とせる？新人さんの主張は正しい？コンサルタントが徹底解説！
訪問営業の「トイレ問題」…経費で落とせる？新人さんの主張は正しい？コンサルタントが徹底解説！
今回の記事では、訪問系の仕事における「トイレ問題」に焦点を当て、経費計上の可否について詳しく解説します。新入社員の方の主張と、ベテラン社員の方の考え方の違いから、企業としての対応や、個々の働き方における工夫まで、具体的なアドバイスを提供します。
訪問系の仕事をしております。空き時間が出来たら事務所に戻ってきますが、今は忙しく連続で訪問し回って、そのまま直帰する事もあります。業務中のガソリン代は支給されますが、食事や水分などはもちろん自己負担です。
先月入った新人さんが今日会社にクレームを言ってきました。訪問の移動中の悩みはトイレで、事務所に戻ってこれない時は、コンビニやドラストなどの店舗のトイレを借りることが多いです。タダで借りるのは申し訳ないので、私や同僚もお弁当や飲み物など何か買うことが多いですが、新人さんはそのレシートを大量に経費として提出してきました。「業務中の必要な出費」だと言い、コーヒーやお茶1本から、パンや弁当など購入してました。しかも頻回にトイレに行くからと、訪問終わるごとにコンビニに行って何か買っています。
コレは自己負担だと説明しても、「トイレ借りなければ買う事は無い、水筒や弁当持参するから。致し方なくトイレ後に買う物だから経費となる」と。自分が飲み食いしてる物だから認められない、今後も買うなら事務所で使える文房具や電池などにしてくれとも提案しましたが、全く納得してくれません。これは経費になるのでしょうか？
経費計上の基本：何が認められる？
経費計上とは、事業を行う上で必要となった費用を、会社の経費として計上することです。経費として認められるためには、その支出が「業務遂行上、必要不可欠」であることが重要です。具体的には、以下のようなものが該当します。
- 交通費：公共交通機関の運賃、ガソリン代など、業務に必要な移動にかかる費用。
- 通信費：電話代、インターネット利用料など、業務に必要な連絡手段にかかる費用。
- 接待交際費：取引先との会食、贈答品など、業務に必要な関係構築にかかる費用。
- 消耗品費：文房具、事務用品、コピー用紙など、業務に必要な消耗品にかかる費用。
今回のケースでは、ガソリン代は支給されているものの、食事代や飲み物代は自己負担となっています。この点が、新人の方との認識のズレを生んでいる可能性があります。
「トイレ問題」と経費：どこまで認められる？
今回の相談内容である「トイレ問題」は、一見すると経費として認められにくいように思えます。しかし、状況によっては、一部の費用が認められる可能性もゼロではありません。
1. 認められる可能性のある費用
例えば、訪問先でどうしてもトイレを借りなければならず、その際に何かを購入せざるを得ない状況であれば、その購入費用の一部は、間接的に業務に必要な費用とみなされる可能性があります。しかし、その判断は非常にデリケートであり、会社の規定や上司の判断によって左右されます。
2. 認められない可能性の高い費用
今回のケースのように、頻繁にトイレを利用するために、毎回コンビニで何かを購入している場合は、全額を経費として認めることは難しいでしょう。これは、個人的な飲食費用と業務との関連性が薄いと判断される可能性があるからです。
新人さんの主張：なぜ納得できないのか？
新人さんが「トイレを利用するために購入したものは経費である」と主張する背景には、いくつかの要因が考えられます。
- 正当性への意識： 新人さんは、業務遂行上、トイレを利用せざるを得ない状況であり、そのために費用が発生しているため、経費として認められるべきだと考えている可能性があります。
- 先輩との認識のズレ：先輩社員が自己負担で食事や飲み物を購入している様子を見て、自分も同様に経費として申請できると誤解している可能性があります。
- 情報不足：会社の経費に関するルールや、経費計上の判断基準について、十分な説明を受けていない可能性があります。
新人さんの主張を理解するためには、単に「自己負担」と伝えるだけでなく、なぜ自己負担なのか、会社の考え方や経費のルールについて、丁寧に説明する必要があります。
会社としての対応：明確なルール作りが重要
今回のケースのような問題を未然に防ぎ、社員が安心して業務に取り組めるようにするためには、会社として明確なルールを定めることが重要です。具体的には、以下の点を検討しましょう。
1. トイレ休憩に関するルール
訪問先でのトイレ休憩について、どの程度の頻度で、どのような場所で利用できるのか、具体的なルールを定める必要があります。例えば、「訪問と訪問の間は、必ず休憩を取る」「事務所に一度戻って休憩を取る」など、具体的な指示を出すことも有効です。
2. 経費計上のルール
経費計上の対象となる費用、対象とならない費用について、明確な基準を設ける必要があります。例えば、「業務上、どうしても必要な場合は、1日の上限金額を設定して、領収書を添付すれば経費として認める」といったルールを設けることができます。
3. 従業員への周知徹底
定めたルールは、全従業員に周知徹底する必要があります。新人研修や、定期的な社内報などで、経費に関する情報を発信し、社員の理解を深めることが重要です。
個人の工夫：快適な働き方のために
会社としてのルールだけでなく、個人でも工夫できることがあります。快適に業務を進めるために、以下の点を試してみましょう。
1. 水分・食事の準備
水筒や弁当を持参することで、コンビニでの余計な出費を抑えることができます。また、健康的な食生活を心がけることで、体調管理にもつながります。
2. トイレの場所の事前確認
訪問前に、訪問先の周辺にあるトイレの場所を調べておくことで、急なトイレの欲求にも対応できます。コンビニだけでなく、公共施設や商業施設など、さまざまな選択肢を検討しましょう。
3. 休憩時間の確保
こまめな休憩を取り、トイレに行く時間を確保しましょう。長時間の連続訪問を避け、適度な休憩を挟むことで、心身ともにリフレッシュできます。
4. 上司・同僚との相談
困ったことがあれば、一人で抱え込まずに、上司や同僚に相談しましょう。経験豊富な先輩から、具体的なアドバイスをもらえることもあります。
先輩社員としての対応：新人さんとの建設的な対話
今回のケースでは、先輩社員が新人さんとどのようにコミュニケーションを取るかが、問題解決の鍵となります。以下の点を意識して、建設的な対話を進めましょう。
1. 相手の気持ちを理解する
新人さんの主張を頭ごなしに否定するのではなく、なぜそう考えているのか、その背景にある気持ちを理解しようと努めましょう。
2. 丁寧に説明する
会社のルールや、経費計上の考え方について、丁寧に説明しましょう。新人さんが理解できるように、具体例を交えながら説明することが重要です。
3. 解決策を提案する
自己負担を求めるだけでなく、新人さんが納得できるような解決策を提案しましょう。例えば、「水筒や弁当を持参することを推奨する」「トイレ休憩のタイミングを調整する」など、具体的な提案をすることで、新人さんの不満を解消することができます。
4. 会社の制度を伝える
会社が提供している福利厚生や、経費に関する制度について、説明しましょう。例えば、社員食堂や、健康診断、インフルエンザ予防接種などの制度があれば、積極的に活用を促しましょう。
新人さんの主張に耳を傾け、会社のルールと個人の事情を考慮した上で、建設的な対話を通じて、お互いが納得できる解決策を見つけ出すことが重要です。
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まとめ：円滑なコミュニケーションが大切
今回のケースでは、経費計上の問題だけでなく、新人さんと先輩社員とのコミュニケーション不足も、問題の根底にあると考えられます。会社のルールを整備し、社員一人ひとりが快適に業務に取り組める環境を整えることが重要です。
今回の記事で解説した内容を参考に、ご自身の状況に合わせて、柔軟に対応してみてください。そして、困ったことがあれば、一人で悩まずに、上司や同僚、専門家にご相談ください。