営業電話の”最初の一言”で結果が変わる！未経験から始める法人営業の電話術
営業電話の”最初の一言”で結果が変わる！未経験から始める法人営業の電話術
この記事では、不況下で会社の方針転換により、初めて法人向けの営業電話をかけることになった方に向けて、成功する電話営業のコツを徹底解説します。特に、電話営業未経験で、どのような話し方をすれば相手に失礼なく、かつ効果的にアポイントや資料送付の許可を得られるのか、具体的なスクリプト例や注意点、成功事例を交えながら、あなたの不安を解消し、自信を持って営業電話に臨めるようサポートします。
営業の「電話の仕方」について教えて下さい。
この不況で、会社の方針転換があり、対業者向けに営業の電話を掛ける事になりました。
個人の方ではなく、同業の問屋さん・お店の方へ「当方で扱っている商品の卸値についてＦＡＸまたはメールを送らせていただきたいのですが、よろしいでしょうか？」といった感じの事を、お話しさせていただきたいのですが、私は一度も営業という仕事をした事がなく、また、あまりそういう電話に出た事もありません。
そこでご質問なのですが
①出来るだけ不快にならない、切り出し方（単刀直入が良いでしょうか？）
②必ずお伝えする最低限の事（当方の会社名・私の名前の他で）
③「御忙しい所恐れ入ります」から始めて良いものですか？
基本的に、電話で商品内容をお伝えするのではなく、メールまたはＦＡＸで一覧を送らせていただく許可を欲しいのです。
（同業の方相手なので、商品内容をお伝えするのは双方にとって無駄な事だと思います。）
うちの会社へは、許可無くＦＡＸやメールがバンバン届きますが、本当はいけない事のようなので、法律に則って許可を貰ってからの方が良いのかな？と思っています。
ただ、全くのど素人なので、何と言って電話をすれば良いのかが、うまくまとまりません。
何かしらアドバイスいただけると本当に助かります。どうぞよろしくお願い致します。
電話営業の基本：成功への第一歩
電話営業は、対面営業とは異なるスキルが求められます。相手の表情が見えないため、声のトーンや言葉遣い、話すスピードなど、細部にまで注意を払う必要があります。特に、初めて電話営業に挑戦する方は、多くの不安を抱えていることでしょう。しかし、正しい準備と心構えがあれば、必ず成果を出すことができます。
1. 事前準備の重要性
電話をかける前に、以下の準備を徹底しましょう。
- ターゲット企業の情報収集: 相手企業の事業内容、競合、規模などを事前に調べておくことで、会話の際に適切な話題を提供し、相手との共通点を見つけやすくなります。企業のウェブサイトや業界の情報誌などを活用しましょう。
- 目的の明確化: 電話をかける目的を明確にしておきましょう。今回は「卸値の資料送付の許可を得る」ことが目的です。目的が明確であれば、話が逸れることを防ぎ、スムーズに会話を進めることができます。
- スクリプトの作成と練習: スクリプトを作成し、何度も練習することで、自信を持って話すことができます。スクリプトは、単にセリフを書き出すだけでなく、相手の反応に応じた返しも想定しておくことが重要です。
- ツールの準備: 電話に必要なもの（電話機、メモ帳、筆記用具など）を事前に準備しておきましょう。また、資料送付のためのメールアドレスやFAX番号もすぐに確認できるようにしておきましょう。
2. 心構え：成功を引き寄せるマインドセット
電話営業で成功するためには、積極的な姿勢と、相手への思いやりが不可欠です。
- 自信を持つ: 自信を持って話すことが、相手に安心感を与え、信頼関係を築く第一歩です。事前に十分な準備をすることで、自信を持って電話に臨むことができます。
- 相手の立場を理解する: 相手の状況を想像し、相手にとってメリットのある提案を心がけましょう。一方的な押し付けではなく、相手のニーズに応える姿勢が重要です。
- 断られても落ち込まない: 電話営業では、断られることも少なくありません。しかし、断られたからといって落ち込む必要はありません。反省点を活かし、次回の電話に活かしましょう。
- 丁寧な言葉遣い: 丁寧な言葉遣いは、相手に好印象を与え、信頼関係を築くために不可欠です。「ですます調」を基本とし、敬語を正しく使いましょう。
電話のかけ方の具体例：成功するスクリプトと話し方のコツ
電話営業の成功は、最初の数秒で決まると言っても過言ではありません。相手に「話を聞いてみたい」と思わせるような、効果的な切り出し方をマスターしましょう。
1. 最初の挨拶と自己紹介
電話に出た相手に、まずあなたの会社名と名前を名乗りましょう。簡潔かつ明瞭に伝えることが重要です。
例：
「〇〇株式会社の〇〇と申します。」
「お忙しいところ恐れ入ります。」
「〇〇様（相手の名前が分かれば）いらっしゃいますでしょうか？」
2. 用件の切り出し方：相手に不快感を与えないために
今回の目的は、卸値の資料送付の許可を得ることです。単刀直入に用件を伝えつつ、相手に不快感を与えないように注意しましょう。
例：
「〇〇様、突然のご連絡失礼いたします。〇〇株式会社の〇〇と申します。弊社で取り扱っている商品の卸値について、FAXまたはメールで資料をお送りさせていただきたいのですが、ご都合よろしいでしょうか？」
ポイント：
- 簡潔に: 最初に要件を伝え、相手に何を求めているのかを明確にしましょう。
- 相手への配慮: 「お忙しいところ恐れ入ります」などの言葉を添え、相手への配慮を示すことが重要です。
- メリットの提示: 資料を送付することで、相手にどのようなメリットがあるのかを簡潔に伝えましょう。
3. 具体的なスクリプト例：状況に合わせた対応
以下に、様々な状況に対応できるスクリプト例を提示します。これらのスクリプトを参考に、あなた自身の言葉で話せるように練習しましょう。
ケース1：相手が不在の場合
「〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？ 〇〇株式会社の〇〇と申します。〇〇様がいらっしゃいましたら、改めてお電話させていただきます。」
ケース2：相手が忙しい場合
「〇〇様、お忙しいところ恐れ入ります。〇〇株式会社の〇〇と申します。〇〇様のご都合の良い時間帯に、改めてお電話させていただいてもよろしいでしょうか？」
ケース3：相手が興味を示した場合
「ありがとうございます。それでは、〇〇様のFAX番号またはメールアドレスを教えていただけますでしょうか？ すぐに資料をお送りさせていただきます。」
ケース4：相手が断った場合
「承知いたしました。貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。」
4. 話し方のコツ：声のトーンとスピード
相手に好印象を与えるためには、声のトーンや話すスピードにも注意が必要です。
- 明るくハキハキと: 明るい声で話すことで、相手に元気な印象を与え、会話を円滑に進めることができます。
- ゆっくりと: 相手に聞き取りやすいように、ゆっくりと話しましょう。早口で話すと、相手に焦りの印象を与えてしまいます。
- 抑揚をつける: 声に抑揚をつけることで、相手の注意を引きつけ、飽きさせないようにすることができます。
- 笑顔で: 電話では相手の表情は見えませんが、笑顔で話すことで、声のトーンが明るくなり、相手に好印象を与えることができます。
必須事項と避けるべきこと：法的リスクとマナー
電話営業を行う上で、必ず伝えなければならないこと、そして、絶対に避けるべきことがあります。これらを守ることで、法的リスクを回避し、相手との良好な関係を築くことができます。
1. 必須事項
- 会社名と氏名: 最初に、あなたの会社名と氏名を名乗りましょう。これは、相手に安心感を与えるために不可欠です。
- 連絡先: 資料を送付する際に、あなたの会社と連絡先を明記しましょう。相手が質問や相談をしたい場合に、スムーズに対応できるようにするためです。
- 個人情報の取り扱い: 相手から個人情報を取得する場合は、個人情報の取り扱いについて説明し、同意を得る必要があります。
2. 避けるべきこと
- 一方的な押し売り: 相手のニーズを無視して、一方的に商品の説明をすることは避けましょう。相手の立場を理解し、相手にとってメリットのある提案をすることが重要です。
- 高圧的な態度: 高圧的な態度や、上から目線の話し方は、相手に不快感を与え、信頼関係を損なう可能性があります。常に謙虚な姿勢で接しましょう。
- 嘘や誇張した表現: 商品の効果や性能について、嘘や誇張した表現をすることは、法的に問題となるだけでなく、相手からの信頼を失うことにもつながります。
- 長すぎる電話: 相手の時間を奪わないように、簡潔に用件を伝え、長々と話すことは避けましょう。
成功事例から学ぶ：電話営業のヒント
実際に電話営業で成功した事例を参考に、あなたの営業活動に活かしましょう。成功事例には、効果的なスクリプト、話し方のコツ、そして、相手との信頼関係を築くためのヒントが詰まっています。
1. 事例1：新規顧客獲得に成功したAさんの場合
Aさんは、初めての電話営業で、アパレルショップ向けの商品の卸売りの許可を得ることに挑戦しました。Aさんは、事前にターゲット企業の情報を徹底的に調べ、各ショップのニーズに合わせたスクリプトを作成しました。
Aさんの成功ポイント：
- ターゲット企業のニーズを理解: 各ショップのウェブサイトやSNSをチェックし、どのような商品を求めているのか、どのような層をターゲットにしているのかを事前に把握しました。
- パーソナライズされたスクリプト: 各ショップの状況に合わせて、スクリプトをカスタマイズしました。「〇〇ショップ様では、このような商品を扱われているようですが、弊社の〇〇という商品は、貴店の顧客層に非常にマッチすると思います。ぜひ、卸値の資料をご覧ください。」
- 親切な対応: 相手の質問に丁寧に答え、商品の詳細やメリットを分かりやすく説明しました。
その結果、Aさんは、多くのショップから資料送付の許可を得ることができ、その後の商談にもつながりました。
2. 事例2：既存顧客との関係を強化したBさんの場合
Bさんは、既存顧客に対して、新商品の案内やキャンペーンの告知をするために、電話営業を行いました。Bさんは、顧客との良好な関係を築くために、以下の点を意識しました。
Bさんの成功ポイント：
- 顧客との関係性: 普段から顧客とのコミュニケーションを密にし、信頼関係を築いていました。
- 顧客の状況を把握: 顧客のこれまでの購入履歴や、最近の動向を把握し、顧客に合わせた提案をしました。
- 感謝の気持ち: 顧客に感謝の気持ちを伝え、今後も良い関係を続けたいという気持ちを伝えました。
その結果、Bさんは、顧客からの信頼をさらに深め、売上アップにも貢献しました。
これらの事例から、電話営業で成功するためには、事前の準備、相手のニーズの理解、そして、相手との良好な関係を築くことが重要であることがわかります。
電話営業の”その後”：資料送付から商談、そして契約へ
電話で資料送付の許可を得た後、どのように行動すれば、商談、そして契約へと繋げることができるのでしょうか？
1. 資料送付後のフォローアップ
資料を送付した後は、必ずフォローアップを行いましょう。フォローアップは、相手との関係を深め、商談につなげるための重要なステップです。
- メールまたは電話で: 資料を送付した数日後に、メールまたは電話でフォローアップを行いましょう。
- 感謝の気持ちを伝える: 資料をご覧いただいたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。
- 質問への対応: 相手からの質問に丁寧に答え、疑問を解消しましょう。
- 商談の提案: 商品の詳細説明や、具体的な提案をするために、商談の機会を提案しましょう。
2. 商談の準備と実施
商談の準備をしっかりと行い、相手に最高の提案をしましょう。
- 商品の知識: 商品の詳細な知識を習得し、相手の質問に的確に答えられるようにしましょう。
- 競合の情報: 競合の商品やサービスについて調べ、自社商品の優位性を説明できるようにしましょう。
- 提案書の作成: 相手のニーズに合わせた提案書を作成し、商品のメリットを分かりやすく伝えましょう。
- 商談の実施: 商談では、相手の話をよく聞き、相手のニーズに合わせた提案を行いましょう。
3. 契約へのステップ
商談がまとまったら、契約に向けてスムーズに進めましょう。
- 契約内容の確認: 契約内容を丁寧に説明し、相手に納得してもらいましょう。
- 契約書の作成: 正確な契約書を作成し、署名・捺印を行いましょう。
- アフターフォロー: 契約後も、顧客との関係を良好に保ち、継続的な取引につなげましょう。
電話営業は、資料送付の許可を得ることから始まり、商談、契約へとつながります。それぞれのステップで、丁寧な対応と、相手のニーズに合わせた提案を心がけることが重要です。
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まとめ：電話営業で成功するためのロードマップ
電話営業は、一朝一夕にマスターできるものではありません。しかし、正しい方法で努力を重ねれば、必ず成果を出すことができます。以下に、電話営業で成功するためのロードマップをまとめます。
- 準備: ターゲット企業の情報収集、目的の明確化、スクリプトの作成、ツールの準備など、徹底的な事前準備を行いましょう。
- 心構え: 自信を持ち、相手の立場を理解し、断られても落ち込まない、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 実践: 効果的な切り出し方をマスターし、状況に合わせたスクリプトを活用しましょう。声のトーンやスピードにも注意し、相手に好印象を与えましょう。
- 必須事項と避けるべきこと: 会社名と氏名、連絡先を伝え、一方的な押し売りや高圧的な態度は避けましょう。
- 成功事例から学ぶ: 成功事例を参考に、あなたの営業活動に活かしましょう。
- フォローアップ: 資料送付後のフォローアップを行い、商談につなげましょう。
- 商談と契約: 商談の準備をしっかりと行い、相手に最高の提案をしましょう。
このロードマップに沿って、一つ一つステップを踏んでいくことで、電話営業のスキルを向上させ、目標を達成することができます。頑張ってください！