「なぜなぜ分析」の書き方で困っていませんか？不具合報告書と原因究明のステップを徹底解説

この記事では、得意先への不具合対応で「不具合報告書」と「なぜなぜ分析」の提出を求められ、その書き方に困っているあなたに向けて、具体的なステップと成功の秘訣を解説します。特に、最初の「確認しなかった」という原因からどのように深掘りし、根本原因を特定していくのかを、実践的なアドバイスを交えながら説明します。この記事を読めば、あなたも自信を持って不具合報告書を作成し、再発防止に繋げることができるでしょう。

得意先に不具合をだしてしまい、得意先から「不具合報告書」と「なぜなぜ解析(分析)」の提出を促がされました。そこで「なぜなぜ解析(分析)」は書いたことがなく困っています。どうゆう風に書けばいいのでしょうか？得意先からは、出だし(最初）は「確認しなかった」からで書いてきてください。と・・・。ますます分かりません。みなさんの知恵をおかしください。

1. なぜなぜ分析（5 Why分析）とは？基本を理解する

「なぜなぜ分析」は、問題の根本原因を特定するための効果的な手法です。問題に対して「なぜ？」を繰り返し問いかけることで、表面的な原因ではなく、真の原因にたどり着くことを目指します。この手法は、トヨタ自動車が開発したもので、製造業だけでなく、あらゆる業種で活用されています。

目的: 問題の根本原因を特定し、再発防止策を講じる。
方法: 問題に対して「なぜ？」を5回程度繰り返す。
特徴: 誰でも簡単に実施でき、問題の本質を見抜くことができる。

2. 不具合報告書の構成要素と作成のポイント

不具合報告書は、問題の状況を正確に伝え、再発防止策を明確にするための重要なドキュメントです。以下の構成要素を参考に、分かりやすく、具体的に記述しましょう。

発生状況の記述:

いつ、どこで、何が起きたのかを具体的に記述します。
日付、場所、対象物、具体的な現象などを詳細に記載します。
例: 2024年5月10日、〇〇工場にて、〇〇製品の〇〇工程で、製品に傷が発生した。

不具合の内容:

不具合の内容を具体的に記述します。
写真や図を用いて、視覚的に分かりやすく説明することも有効です。
例: 製品表面に長さ5mmの傷が複数箇所に確認された。

原因分析（なぜなぜ分析）:

「なぜなぜ分析」の結果を記述します。
各「なぜ？」に対する回答と、その根拠を明確に示します。
後ほど詳しく解説します。

是正処置:

問題の再発を防ぐための具体的な対策を記述します。
いつ、誰が、どのように対策を実施するのかを明確にします。
例: 〇〇工程の作業手順を見直し、〇〇チェック項目を追加する。実施者は〇〇、実施期限は〇〇。

再発防止策:

是正処置の効果を検証し、更なる対策を講じるための計画を記述します。
定期的な点検や、関係者への教育などを含みます。
例: 毎月〇日に〇〇工程の点検を実施し、問題がないか確認する。

3. 「なぜなぜ分析」の具体的な書き方：ステップバイステップガイド

得意先から「確認しなかった」から始めてほしいという指示があったとしても、焦る必要はありません。この指示を起点として、問題の本質に迫る「なぜなぜ分析」を進めていきましょう。以下のステップに沿って、具体的な書き方を解説します。

ステップ1: 問題の明確化

まず、問題となっている事象を具体的に記述します。この段階では、客観的な事実を正確に把握することが重要です。

例: 製品の〇〇部分に傷が発生した。

ステップ2: 最初の「なぜ？」

問題に対して最初の「なぜ？」を問いかけます。得意先の指示通り、「確認しなかった」という点を起点に考えてみましょう。

なぜ傷が発生したのか？ → 確認しなかったから。

ステップ3: 2回目の「なぜ？」

最初の回答に対して、さらに「なぜ？」を問いかけます。ここでは、「なぜ確認しなかったのか？」を考えます。

なぜ確認しなかったのか？ → 確認する手順を理解していなかったから。

ステップ4: 3回目の「なぜ？」

2回目の回答に対して、さらに「なぜ？」を問いかけます。「なぜ確認する手順を理解していなかったのか？」を考えます。

なぜ確認する手順を理解していなかったのか？ → 作業マニュアルが分かりにくかったから。

ステップ5: 4回目の「なぜ？」

3回目の回答に対して、さらに「なぜ？」を問いかけます。「なぜ作業マニュアルが分かりにくかったのか？」を考えます。

なぜ作業マニュアルが分かりにくかったのか？ → マニュアルの改訂が適切に行われていなかったから。

ステップ6: 5回目の「なぜ？」

4回目の回答に対して、さらに「なぜ？」を問いかけます。「なぜマニュアルの改訂が適切に行われていなかったのか？」を考えます。

なぜマニュアルの改訂が適切に行われていなかったのか？ → 担当者が変更された際に、引き継ぎが不十分だったから。

ステップ7: 根本原因の特定

5回の「なぜ？」を繰り返すことで、根本原因を特定します。今回の例では、「担当者の引き継ぎが不十分だったこと」が根本原因であると特定できます。

ステップ8: 対策の立案

特定された根本原因に対して、具体的な対策を立案します。今回の例では、以下のような対策が考えられます。

担当者の変更時に、必ず作業マニュアルの確認と更新を行う。
作業マニュアルの改訂履歴を明確にする。
定期的に作業手順の理解度を確認する研修を実施する。

4. 成功事例から学ぶ：効果的な「なぜなぜ分析」のポイント

「なぜなぜ分析」を効果的に行うためには、以下のポイントを意識することが重要です。成功事例を参考に、あなたの分析に活かしましょう。

客観的な事実に基づいた分析: 感情的な判断を避け、事実に基づいて分析を行うことが重要です。
チームでの実施: 複数人で議論することで、多角的な視点から問題を見つけやすくなります。
専門家の意見を取り入れる: 必要に応じて、専門家や経験豊富な人に意見を求め、分析の精度を高めます。
記録の徹底: 分析の過程を記録し、後から見返せるようにすることで、改善点を見つけやすくなります。
継続的な改善: 一度分析して終わりではなく、定期的に見直しを行い、改善を続けることが重要です。

成功事例1: ある製造業の企業では、製品の不良率が高いという問題がありました。「なぜなぜ分析」を行った結果、根本原因は「作業員の教育不足」にあることが判明しました。そこで、教育プログラムを改善し、定期的な研修を実施した結果、不良率が大幅に改善されました。

成功事例2: あるサービス業の企業では、顧客からのクレームが多いという問題がありました。「なぜなぜ分析」を行った結果、根本原因は「顧客対応マニュアルの不備」にあることが判明しました。そこで、マニュアルを改善し、顧客対応のロールプレイングを実施した結果、クレーム件数が減少しました。

5. 不具合報告書作成の注意点とよくある誤り

不具合報告書を作成する際には、以下の点に注意しましょう。また、よくある誤りを理解し、同じ過ちを繰り返さないようにしましょう。

主観的な意見の排除: 事実に基づかない主観的な意見は、分析の精度を低下させる可能性があります。
表面的な原因の追求: 表面的な原因に留まらず、根本原因を追求することが重要です。
対策の具体性: 対策は具体的で、実行可能なものでなければなりません。
責任のなすりつけ: 誰かの責任を追及するのではなく、問題解決に焦点を当てましょう。
誤りの例:
- 「確認しなかったから」で終わってしまう。
- 対策が「注意する」だけになっている。
- 原因が特定できないまま、報告書を提出してしまう。

6. テンプレートを活用した不具合報告書の作成

不具合報告書の作成に慣れていない場合は、テンプレートを活用すると便利です。テンプレートには、必要な項目が網羅されており、効率的に報告書を作成することができます。インターネット上には、様々な種類の不具合報告書のテンプレートが公開されていますので、あなたの状況に合わせて最適なものを選びましょう。

テンプレートの活用例:

Microsoft Word: Wordのテンプレートを活用し、自社のフォーマットに合わせてカスタマイズする。
Excel: Excelの表計算機能を活用し、データの入力や分析を効率的に行う。
オンラインツール: Googleドキュメントやその他のオンラインツールで、共同編集を行い、チームでの情報共有をスムーズにする。

テンプレートのカスタマイズ:

自社の状況に合わせて、項目の追加や削除を行う。
自社のロゴや書式を適用し、統一感のある報告書を作成する。
分析結果を分かりやすく可視化するために、グラフや図表を追加する。

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7. 再発防止策の具体例：効果的な対策を考える

不具合報告書で最も重要なのは、再発防止策です。単なる対策ではなく、効果的な対策を立案することが求められます。以下の具体例を参考に、あなたの状況に合わせた対策を検討しましょう。

作業手順の見直し:

作業手順書を分かりやすく改訂し、誤解を招く表現を修正する。
作業手順の写真を掲載し、視覚的に分かりやすくする。
作業手順のチェックリストを作成し、確認漏れを防ぐ。

教育・研修の実施:

作業手順に関する研修を実施し、作業員の理解度を高める。
定期的にスキルアップ研修を実施し、知識や技術の向上を図る。
新入社員向けのOJT制度を導入し、早期に戦力化する。

設備の改善:

設備の老朽化が進んでいる場合は、更新を検討する。
設備のメンテナンスを定期的に行い、故障のリスクを低減する。
作業員の安全性を考慮した設備を導入する。

管理体制の強化:

作業の進捗状況を定期的に確認し、問題が発生した場合は迅速に対応する。
品質管理体制を強化し、不良品の発生を未然に防ぐ。
関係部署との連携を密にし、情報共有を徹底する。

8. まとめ：不具合報告書作成と「なぜなぜ分析」でキャリアアップ

この記事では、得意先への不具合対応で求められる「不具合報告書」と「なぜなぜ分析」の書き方について、具体的なステップと成功の秘訣を解説しました。問題の根本原因を特定し、再発防止策を講じることで、あなたのキャリアアップにも繋がります。今回のケースでは、「確認しなかった」という点から出発し、5回の「なぜ？」を繰り返すことで、根本原因を特定し、効果的な対策を立案することができました。このプロセスを通じて、問題解決能力、分析力、そしてコミュニケーション能力を向上させることができます。

不具合報告書の作成は、単なる義務ではなく、あなたの成長の機会です。この記事で学んだ知識を活かし、積極的に問題解決に取り組み、キャリアアップを目指しましょう。

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