説明会欠席！インフルエンザ…企業への連絡、どうすればいい？

この記事では、就職活動中のあなたが、説明会を欠席せざるを得なくなった際の企業への適切な連絡方法について、具体的なケーススタディを通して解説します。インフルエンザなどの体調不良で説明会を欠席する場合、どのように企業に連絡し、その後の選考に影響を与えないようにするのか、具体的なステップと注意点、そして役立つ情報を提供します。

本日13時からの説明会に予約しております。今朝起きたら熱があり、念のため病院に行ってから行こうとしたら、インフルエンザの可能性があるということでした。当日なので就活サイトからのキャンセルも出来なかったので、就活サイトに書いてある人事部へ電話しましたが、9時半から営業開始という留守番電話が流れるだけで繋がりません。こういう場合どうしたらいいのでしょうか。補足です。

就活サイトを調べたら、メールアドレスは書いてありませんでした。

説明会は選考に必須ではなく、予約メールに風邪やインフルエンザ等の症状がある人は参加を控えるように、と書かれています。

開催場所が本社ではなく店舗なのですが、電話するのは本社で合ってますか？店舗が今日全館貸切で説明会なのでそちらに人事の方がみんな行ってて留守電なのかもしれません…

留守番電話には残さない方がいいですか？

1. まずは落ち着いて状況を整理しましょう

就職活動中の説明会欠席は、誰にとっても不安なものです。特に、インフルエンザの可能性があり、企業への連絡がうまくいかない状況は焦りを生むでしょう。しかし、まずは落ち着いて、現状を整理することが重要です。以下のステップで、冷静に対応しましょう。

体調の確認: 病院での診断結果を待ち、自身の体調を正確に把握しましょう。
情報収集: 企業からの連絡手段（電話番号、メールアドレスなど）を再確認し、説明会の詳細（開催場所、担当者など）を整理しましょう。
優先順位の決定: 体調管理を最優先とし、企業への連絡は、体調が落ち着いてから、または可能な範囲で行うようにしましょう。

2. 企業への連絡方法：電話、メール、そして誠実な対応

企業への連絡は、あなたの印象を左右する重要なポイントです。丁寧かつ誠実な対応を心がけましょう。連絡手段としては、電話とメールが考えられますが、状況に応じて適切な方法を選択しましょう。

2-1. 電話での連絡

電話での連絡は、直接的に状況を伝えられるため、相手に誠意が伝わりやすい方法です。しかし、繋がらない場合は、以下の点に注意して対応しましょう。

連絡先の確認: 説明会の案内に記載されている電話番号が正しいか、再度確認しましょう。本社と店舗で連絡先が異なる場合もあるため、注意が必要です。
営業時間: 企業の営業時間を考慮し、営業時間内に電話をかけましょう。
留守番電話への対応: 留守番電話にメッセージを残す際は、以下の点を意識しましょう。
- 簡潔に要件を伝える: 氏名、説明会への予約、欠席の理由（インフルエンザの可能性）、連絡が取れなかったこと、今後の対応について簡潔に伝えましょう。
- 丁寧な言葉遣い: 丁寧な言葉遣いを心がけ、誠意を伝えましょう。
- 連絡先の伝達: 連絡先（電話番号、メールアドレス）を伝え、折り返しの連絡を依頼しましょう。

2-2. メールでの連絡

メールでの連絡は、記録が残り、落ち着いて文章を構成できるメリットがあります。メールアドレスが不明な場合は、企業の採用ホームページや就職活動サイトで確認しましょう。メールを作成する際は、以下の点に注意しましょう。

件名: 「〇〇大学〇〇（氏名）です。〇月〇日説明会欠席のご連絡」のように、件名で要件を明確にしましょう。
宛名: 採用担当者様の名前がわかる場合は、氏名と役職を記載しましょう。
本文:
- 挨拶: 丁寧な挨拶から始めましょう。
- 自己紹介: 氏名、大学名、説明会への予約を伝えましょう。
- 欠席の理由: インフルエンザの可能性があるため、説明会を欠席することをお伝えしましょう。
- お詫び: 欠席することへのお詫びの言葉を述べましょう。
- 今後の対応: 欠席後の対応（個別での説明会参加の可否、選考への影響など）について、問い合わせる旨を伝えましょう。
- 連絡先: 連絡先（電話番号、メールアドレス）を記載しましょう。
- 結び: 丁寧な結びの言葉で締めくくりましょう。
例文:
件名：〇〇大学〇〇（氏名）です。〇月〇日説明会欠席のご連絡

〇〇株式会社
採用ご担当者様

いつもお世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。

本日は、〇月〇日に予定されておりました説明会についてご連絡いたします。
誠に恐縮ですが、本日朝から体調が悪く、病院を受診した結果、インフルエンザの可能性があるとの診断を受けました。
つきましては、誠に申し訳ございませんが、本日の説明会への参加を辞退させていただきます。

ご多忙のところ、ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。
今後の選考への影響や、個別での説明会参加の可否について、ご教示いただけますと幸いです。

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご返信をお待ちしております。

〇〇大学〇〇
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇@〇〇.jp

敬具

3. 企業への連絡が遅れた場合

万が一、企業への連絡が遅れてしまった場合でも、諦めずに誠実に対応することが重要です。以下の点に注意しましょう。

謝罪: 連絡が遅れたことについて、まずはお詫びの言葉を述べましょう。
理由の説明: なぜ連絡が遅れたのか、正直に説明しましょう。（例：体調不良で連絡できなかった、など）
今後の対応: 今後の選考への影響や、個別での対応について、問い合わせましょう。

4. 説明会欠席が選考に与える影響

説明会への欠席が、必ずしも選考に不利に働くとは限りません。しかし、企業によっては、説明会への参加を重視する場合もあります。以下の点を考慮し、適切な対応を心がけましょう。

選考への影響: 説明会が選考に必須でない場合でも、参加することで得られる情報や、企業への理解を深める機会を逃すことになります。
個別対応の可能性: 企業によっては、欠席者に対して、個別での説明会や、選考への配慮をしてくれる場合があります。
事前の情報収集: 説明会に参加できなかった場合でも、企業のウェブサイトや、就職活動サイトで情報を収集し、企業への理解を深めましょう。

5. 説明会欠席後のフォローアップ

説明会を欠席した後も、積極的にフォローアップを行いましょう。以下のステップで、企業との関係を良好に保ち、選考を有利に進めるための努力をしましょう。

情報収集: 企業のウェブサイトや、就職活動サイトで、説明会の内容や、選考に関する情報を収集しましょう。
企業への問い合わせ: 説明会で得られなかった情報や、選考に関する疑問点について、企業に問い合わせましょう。
感謝の気持ちを伝える: 企業からの対応に対して、感謝の気持ちを伝えましょう。（例：メールでの返信に対するお礼、など）

6. ケーススタディ：Aさんの場合

Aさんは、就職活動中の大学生です。ある企業の会社説明会に参加する予定でしたが、インフルエンザにかかってしまい、欠席することになりました。Aさんは、企業への連絡方法や、その後の対応について悩み、キャリアコンサルタントに相談しました。

Aさんの状況:

説明会は選考に必須ではない。
予約メールには、体調不良の場合は参加を控えるように記載されている。
企業への連絡手段（電話、メールアドレス）が不明。

キャリアコンサルタントからのアドバイス:

まずは体調を優先: 病院での治療に専念し、体調を回復させることを最優先にしましょう。
情報収集: 企業のウェブサイトや、就職活動サイトで、連絡先（電話番号、メールアドレス）を探しましょう。
電話での連絡: 営業時間内に電話をかけ、説明会を欠席すること、インフルエンザの可能性があること、今後の対応について、丁寧に伝えましょう。留守番電話の場合は、メッセージを残しましょう。
メールでの連絡: メールアドレスが判明した場合は、欠席のお詫び、インフルエンザの可能性、今後の対応について、丁寧に伝えましょう。
フォローアップ: 説明会後、企業のウェブサイトや、就職活動サイトで情報を収集し、企業への理解を深めましょう。

Aさんの行動と結果:

Aさんは、キャリアコンサルタントのアドバイスに従い、企業に電話で連絡を取りました。
電話がつながらなかったため、留守番電話にメッセージを残しました。
企業のウェブサイトで、説明会の内容を確認し、企業への理解を深めました。
後日、企業から連絡があり、個別での面談の機会を設けてもらえました。

教訓:

説明会を欠席した場合でも、諦めずに、誠実に対応することで、企業からの理解を得られ、選考を有利に進めることができます。

7. 就職活動を成功させるための心構え

就職活動は、精神的にも体力的にも負担のかかるものです。しかし、諦めずに、前向きな姿勢で取り組むことが、成功への鍵となります。以下の点を意識し、就職活動を乗り切りましょう。

自己分析: 自分の強みや弱みを理解し、自己PRや志望動機に活かしましょう。
企業研究: 興味のある企業について、徹底的に調べ、企業への理解を深めましょう。
情報収集: 就職活動に関する情報を積極的に収集し、最新の情報を把握しましょう。
面接対策: 面接での受け答えを練習し、自信を持って臨めるようにしましょう。
体調管理: 体調を崩さないように、規則正しい生活を心がけましょう。
周囲との連携: 家族や友人、キャリアセンターなど、周囲の人々と連携し、支え合いながら就職活動を進めましょう。

就職活動は、あなたの将来を左右する重要なイベントです。しかし、恐れることなく、積極的に行動し、自分らしいキャリアを築いていきましょう。

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8. まとめ：説明会欠席時の適切な対応で、内定への道を切り開く

この記事では、説明会を欠席せざるを得なくなった際の企業への適切な連絡方法について解説しました。インフルエンザなどの体調不良で説明会を欠席する場合、まずは落ち着いて状況を整理し、企業への連絡手段（電話、メール）を確保しましょう。電話が繋がらない場合は、留守番電話にメッセージを残し、メールアドレスが判明している場合は、丁寧なメールを送りましょう。説明会欠席が選考に与える影響を理解し、欠席後のフォローアップをしっかりと行うことで、内定への道を切り開くことができます。就職活動は、あなたの将来を左右する重要なイベントです。この記事で得た知識を活かし、自信を持って就職活動に臨んでください。

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