就業規則の届出義務：人数カウントと手続きの疑問を徹底解説

この記事では、就業規則の監督局への届出に関する疑問について、具体的なケーススタディを交えながら、わかりやすく解説します。家族経営の会社で、役員の人数が届出義務にどう影響するのか、手続きの流れや注意点について、専門的な視点から掘り下げていきます。就業規則の作成から届出までのプロセスをスムーズに進めるためのヒントが満載です。ぜひ最後までお読みください。

私の会社は、家族経営の会社で、会社社長とその家族３名のパートを入れて、計１４名で営業しております。現在、就業規則を作成していますが、社員１０名以上の会社は、それを労働基準監督局に届けなければならないとのことです。先般、家族が全員と、そこにもう１人加えた５名が役員になりました。そうなると、社員が９名となりますので、監督局への届けは必要なくなるという考え方で良いのでしょうか？いずれにしてももちろん就業規則は作成しますが、それを届けるとなると、様々大変な手続きが伴うと思いますので、ご教示頂ければ助かります。宜しくお願い致します。

就業規則の届出義務：人数カウントの基本

就業規則の届出義務は、労働基準法によって定められています。具体的には、常時10人以上の労働者を使用する事業所は、就業規則を作成し、労働基準監督署に届け出なければなりません。この「常時10人以上の労働者」という人数カウントが、今回の相談の核心部分です。この人数には、正社員だけでなく、パートタイマーやアルバイトなど、雇用形態に関わらず、すべての労働者が含まれます。ただし、役員は労働者には含まれません。

今回の相談者の場合、社長とその家族3名のパートを含む14名で営業しているとのことです。その後、家族5名が役員になった場合、労働者の数がどのように変化するかが問題となります。

役員と労働者の区別

役員は、会社法上の役員であり、労働基準法上の労働者とは区別されます。役員は、会社との間で委任契約を結び、会社の経営に関わる意思決定を行います。一方、労働者は、会社との間で雇用契約を結び、会社の指揮命令に従って労働を提供します。

役員の定義は、会社の定款や役員選任決議によって決定されます。一般的に、取締役、監査役などが役員に該当します。今回のケースでは、家族5名が役員になったとのことですので、この5名は労働者数にはカウントされません。

人数カウントの具体的な計算

相談者の会社では、当初14名の従業員がいました。そのうち、社長と家族3名のパートを含んでいたため、労働者数は10名以上という計算になります。その後、家族5名が役員になった場合、労働者数は以下のようになります。

当初の労働者数：14名
役員となった人数：5名
労働者数（役員を除く）：14名 – 5名 = 9名

したがって、役員となった5名を除くと、労働者数は9名となり、10名に満たないため、労働基準監督署への就業規則の届出義務はなくなります。ただし、就業規則を作成する義務自体はなくなるわけではありません。就業規則は、労働条件を明確にし、労使間のトラブルを未然に防ぐために非常に重要なものです。たとえ届出義務がなくても、就業規則を作成し、適切に運用することをお勧めします。

就業規則の作成と変更の手続き

就業規則の作成や変更には、以下の手続きが必要です。

就業規則案の作成：労働時間、賃金、休日、休暇、退職など、労働条件に関する事項を具体的に定めます。
労働者代表との協議：労働者の過半数で組織する労働組合がある場合は、その労働組合と協議し、労働組合がない場合は、労働者の過半数を代表する者と協議します。
就業規則の決定：協議の結果を踏まえ、就業規則を決定します。
労働基準監督署への届出（義務がある場合）：常時10人以上の労働者を使用する事業所は、決定した就業規則を労働基準監督署に届け出ます。
労働者への周知：決定した就業規則を、労働者に周知します（例：事業所内の見やすい場所に掲示、書面での交付など）。

就業規則を変更する場合も、同様の手続きが必要です。変更後の就業規則を労働者に周知することも忘れないようにしましょう。

就業規則作成のポイント

就業規則を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

法令遵守：労働基準法をはじめとする、労働関係法令を遵守した内容にしましょう。
実態に即した内容：会社の現状や実態に即した内容にしましょう。
わかりやすい表現：労働者が理解しやすいように、わかりやすい表現を使いましょう。
専門家への相談：専門家（社会保険労務士など）に相談し、適切なアドバイスを受けましょう。

就業規則は、一度作成したら終わりではありません。法改正や会社の状況の変化に合わせて、定期的に見直しを行いましょう。

就業規則の届出が不要になった場合の注意点

今回のケースのように、就業規則の届出義務がなくなった場合でも、以下の点に注意が必要です。

就業規則の適切な運用：就業規則は、労働条件を明確にし、労使間のトラブルを未然に防ぐために非常に重要なものです。届出義務がなくなった場合でも、就業規則を適切に運用し、労働環境の改善に努めましょう。
労働条件の明確化：労働条件を明確にすることは、労働者の安心感につながります。就業規則だけでなく、労働契約書や賃金規程など、労働条件に関する書類を整備し、労働者に周知しましょう。
労使間のコミュニケーション：労使間のコミュニケーションを密にすることで、トラブルを未然に防ぐことができます。定期的な面談や、意見交換の場を設けるなど、積極的にコミュニケーションを図りましょう。
専門家への相談：労働問題に関する疑問や不安がある場合は、専門家（社会保険労務士など）に相談しましょう。

就業規則に関するよくある質問と回答

就業規則に関するよくある質問とその回答を以下にまとめました。

Q1：就業規則は必ず作成しなければならないのですか？

A：常時10人以上の労働者を使用する事業所は、就業規則を作成し、労働基準監督署に届け出なければなりません。10人未満の場合は、作成義務はありませんが、労使間のトラブルを未然に防ぐために、就業規則を作成し、適切に運用することをお勧めします。

Q2：就業規則はどのように作成すればよいですか？

A：労働基準法をはじめとする、労働関係法令を遵守し、会社の現状や実態に即した内容で作成します。労働者の過半数で組織する労働組合がある場合は、その労働組合と協議し、労働組合がない場合は、労働者の過半数を代表する者と協議します。専門家（社会保険労務士など）に相談することも有効です。

Q3：就業規則を変更する場合、どのような手続きが必要ですか？

A：就業規則の変更も、作成と同様の手続きが必要です。労働者代表との協議を行い、変更後の就業規則を決定し、労働者に周知します。届出義務がある場合は、労働基準監督署への届出も必要です。

Q4：就業規則に記載すべき事項は何ですか？

A：労働時間、賃金、休日、休暇、退職など、労働条件に関する事項を具体的に記載します。その他、服務規律、懲戒に関する事項なども記載することがあります。

Q5：就業規則と労働契約書の関係は？

A：就業規則は、事業所全体に適用されるルールであり、労働契約書は、個々の労働者との間で締結される契約です。労働契約書の内容が、就業規則に違反する場合は、就業規則が優先されます。

まとめ

今回の相談では、家族経営の会社で、役員が労働者数にカウントされるかどうかが焦点でした。役員は労働者には含まれないため、役員が増えたことで労働者数が10人未満になった場合、就業規則の届出義務はなくなります。しかし、就業規則は、労使間のトラブルを未然に防ぎ、労働環境を整備するために非常に重要なものです。届出義務がなくなった場合でも、就業規則を適切に運用し、労働条件を明確にすることが大切です。専門家への相談も活用しながら、より良い労働環境を構築していきましょう。

就業規則に関する疑問や、労働問題でお困りの場合は、専門家である社会保険労務士に相談することをお勧めします。専門家は、法令に基づいた適切なアドバイスを提供し、会社の実情に合わせた就業規則の作成や運用をサポートしてくれます。

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