事務職の転職、職務経歴書のパソコンスキルはどう書く？経験豊富なコンサルタントが徹底解説

この記事では、転職活動中の事務職希望のあなたに向けて、職務経歴書におけるパソコンスキルの効果的な書き方を徹底解説します。特に、7年半の一般事務経験があり、パソコンスキルについて「中程度」と感じているあなたが、どのように自身のスキルをアピールすれば、書類選考を突破し、面接で好印象を与えられるのか。具体的な例文や、避けるべき表現なども交えながら、あなたの転職を成功に導くための戦略をお伝えします。

現在転職活動中で、職務経歴書への記入についての質問です。

以前の職場では7年半、一般事務として、会社の採用しているサーバーシステムへの入力作業等に従事してきました。

電話応対や、お客様との橋渡しや、営業の売り上げ業務のフォローなど営業事務の側面もあります。

志望業務は同じ事務職を希望しています。

ハローワークの担当の方に、項目のひとつ、「活かせる能力」にパソコンスキルについての記入を薦められました。

実際のスキルとしては、タイピングは毎日行っていたので文章入力は早いです。ワード、エクセルは通常に使用できますが、簡単な表計算、図表の挿入程度です。通知を作成したり、マニュアルを作成したり、独自に使用していました。アクセスは使用したことがありません。パワーポイントは大学の授業で作成した程度で、当時は得意でしたがビジネスで使用したことはありません。

自分自身の感覚としては、一般事務の事務員としては中程度、得意な方には大きく劣る、といった印象です。

質問としましては、この程度のパソコンスキルをどのように記入すべきか、また担当の方に「ブラインドタッチという言葉は必ず使用すること」と言われたのですが、それはわざわざ記入すべきことなのでしょうか。

「活かせる能力」としてその他に正確な（入力）事務処理と、営業フォローについてを記入しました。

担当の方から事務職希望なら基本的なパソコンスキルの記入は必須といわれましたので、省くことは考えていません。

ご回答のほどよろしくお願いいたします。

1. 職務経歴書におけるパソコンスキル記入の重要性

事務職の転職において、職務経歴書はあなたの能力を企業に伝える最初のツールです。特にパソコンスキルは、事務職の業務遂行能力を測る上で非常に重要な要素となります。多くの企業では、WordやExcelなどの基本的なOfficeソフトの利用スキルを必須条件としています。そのため、あなたのパソコンスキルを具体的に、そして効果的に伝えることが、書類選考通過の鍵を握ります。

2. 職務経歴書の「活かせる能力」欄の書き方：基本編

「活かせる能力」欄は、あなたのスキルや経験を具体的にアピールできる絶好の機会です。ここでは、パソコンスキルを中心に、どのように記述すれば良いのか、具体的な例文を交えて解説します。

2-1. 基本的なパソコンスキルの書き方

まず、あなたが使用できるソフトとそのレベルを明確に記述しましょう。例えば、以下のように記載できます。

Word：文書作成、書式設定、表作成、図表挿入など、社内文書、マニュアル作成に利用
Excel：データ入力、表計算、グラフ作成、関数（SUM、AVERAGE、IFなど）を用いたデータ分析、請求書作成、顧客データ管理
PowerPoint：プレゼンテーション資料作成（簡単なアニメーション、図表の挿入）
ブラインドタッチ：正確かつ迅速な文字入力（1分間に〇文字程度）

ポイントは、単に「使える」と書くのではなく、具体的な業務での活用例を挙げることです。例えば、「Excelを用いて、毎月の売上データを集計し、分析を行っていました」といったように、具体的な業務内容とスキルを結びつけて記述しましょう。

2-2. 「ブラインドタッチ」は書くべき？

ハローワークの担当者から「ブラインドタッチ」という言葉を使うようにアドバイスされたとのことですが、これは非常に有効なアドバイスです。ブラインドタッチができることは、事務処理の効率を大きく左右する重要なスキルです。具体的に、以下のように記載できます。

「正確かつ迅速な文字入力が可能であり、ブラインドタッチで1分間に〇文字程度の入力ができます。これにより、会議議事録の作成や、顧客データの入力など、多くの事務作業を効率的に行うことができます。」

もし、タイピング速度を測ったことがあれば、その数値を具体的に記載すると、より説得力が増します。

2-3. その他のスキルと経験の追加

パソコンスキルに加えて、あなたの事務経験の中で培った他のスキルも積極的にアピールしましょう。例えば、

正確な事務処理能力：入力ミスをしないための工夫、チェック体制など
コミュニケーション能力：電話応対、お客様対応、社内調整など
営業事務経験：売上管理、請求書作成、顧客対応など

これらのスキルを組み合わせることで、あなたの事務職としての総合的な能力をアピールできます。

3. 職務経歴書の「活かせる能力」欄の書き方：応用編

基本的なスキルの記述に加えて、あなたの個性を際立たせるための工夫も重要です。ここでは、あなたの経験を最大限に活かすための応用的な書き方を紹介します。

3-1. 具体的な業務での活用例を盛り込む

単にスキルを羅列するのではなく、具体的な業務での活用例を盛り込むことで、あなたのスキルがどのように役立つのかを具体的に伝えることができます。例えば、

「Wordを使用して、社内報やマニュアルを作成し、業務効率化に貢献しました。また、Excelで作成した顧客管理シートを基に、営業担当者への情報提供を行い、売上向上に貢献しました。」

このように、具体的な業務内容と、それに対するあなたの貢献を記述することで、採用担当者はあなたの入社後の活躍をイメージしやすくなります。

3-2. 独自に工夫した点や改善点をアピールする

あなたがこれまでの業務で、独自に工夫した点や改善点があれば、積極的にアピールしましょう。例えば、

「Excelの関数を活用して、業務効率を向上させるための独自のツールを作成しました。これにより、データ集計にかかる時間を大幅に短縮し、他の業務に集中できるようになりました。」

このような記述は、あなたの問題解決能力や、主体性をアピールする上で非常に有効です。

3-3. 営業事務経験を活かす

営業事務の経験がある場合は、その経験を積極的にアピールしましょう。営業事務は、事務処理能力に加えて、コミュニケーション能力や、営業担当者をサポートする能力が求められます。例えば、

「営業事務として、売上管理、請求書作成、顧客対応など、幅広い業務に携わってきました。営業担当者との連携を密にし、顧客からの問い合わせに迅速に対応することで、顧客満足度の向上に貢献しました。」

このように、営業事務としての経験を具体的に記述することで、あなたの事務職としての適性をアピールできます。

4. 職務経歴書の例文：あなたの状況に合わせたカスタマイズ

以下に、あなたの状況に合わせた職務経歴書の例文をいくつか提示します。これらの例文を参考に、あなたの経験やスキルに合わせてカスタマイズしてください。

4-1. 例文1：基本的なパソコンスキルをアピール

活かせる能力

Word、Excel、PowerPointを用いた基本的なPCスキルを有しています。Wordでは、社内文書やマニュアルの作成、書式設定、表作成、図表挿入など、文書作成に必要なスキルを習得しています。Excelでは、データ入力、表計算、グラフ作成、関数（SUM、AVERAGE、IFなど）を用いたデータ分析、請求書作成、顧客データ管理など、事務業務に必要なスキルを習得しています。PowerPointでは、プレゼンテーション資料作成（簡単なアニメーション、図表の挿入）が可能です。
正確かつ迅速な文字入力が可能であり、ブラインドタッチで1分間に〇文字程度の入力ができます。これにより、会議議事録の作成や、顧客データの入力など、多くの事務作業を効率的に行うことができます。
7年半の一般事務経験で培った、正確な事務処理能力と、電話応対、お客様対応などのコミュニケーション能力があります。

4-2. 例文2：営業事務経験をアピール

活かせる能力

Word、Excelを用いたPCスキルに加え、営業事務としての経験を活かし、売上管理、請求書作成、顧客対応など、幅広い業務に携わってきました。
Excelでは、売上データの集計、分析を行い、営業担当者への情報提供に貢献しました。
ブラインドタッチによる迅速な文字入力で、顧客からの問い合わせに迅速に対応し、顧客満足度の向上に貢献しました。
電話応対、お客様対応、社内調整など、円滑なコミュニケーション能力があります。

4-3. 例文3：業務改善の経験をアピール

活かせる能力

Word、Excel、PowerPointを用いたPCスキルを有し、業務効率化に貢献しました。Wordを使用して、社内報やマニュアルを作成し、業務効率化に貢献しました。
Excelの関数を活用して、業務効率を向上させるための独自のツールを作成しました。これにより、データ集計にかかる時間を大幅に短縮し、他の業務に集中できるようになりました。
ブラインドタッチによる迅速な文字入力で、会議議事録の作成や、顧客データの入力など、多くの事務作業を効率的に行うことができます。
正確な事務処理能力と、電話応対、お客様対応などのコミュニケーション能力があります。

これらの例文を参考に、あなたの経験やスキルに合わせて、具体的な業務内容や、あなたの貢献を記述してください。

5. 避けるべき表現と注意点

職務経歴書を作成する際には、避けるべき表現や注意点があります。以下に、主な注意点をまとめます。

5-1. スキルの過度な誇張は避ける

自分のスキルを高く見せようと、過度な表現や、事実と異なる内容を記載することは避けましょう。面接で嘘が発覚した場合、採用に不利になる可能性があります。正直に、あなたのスキルレベルを伝えましょう。

5-2. 専門用語の乱用は避ける

専門用語を多用しすぎると、採用担当者に理解してもらえない可能性があります。できるだけ分かりやすい言葉で、あなたのスキルを説明しましょう。

5-3. 抽象的な表現は避ける

「高いコミュニケーション能力があります」「問題解決能力があります」といった抽象的な表現は、あなたの能力を具体的に伝えることができません。具体的な事例を挙げて、あなたの能力を説明しましょう。

5-4. 誤字脱字に注意する

誤字脱字は、あなたの注意力や、丁寧さを疑われる原因になります。職務経歴書を提出する前に、必ず見直しを行いましょう。

6. 面接対策：職務経歴書の内容を深掘りされることを想定

職務経歴書は、面接の際にあなたのスキルや経験について質問されるための材料となります。面接対策として、職務経歴書に記載した内容について、詳しく説明できるように準備しておきましょう。

6-1. 具体的な業務内容を説明できるようにする

職務経歴書に記載した業務内容について、どのような業務を行い、どのような成果を上げたのか、具体的に説明できるように準備しておきましょう。例えば、Excelでのデータ分析について記載した場合、どのようなデータを分析し、どのような結果を得たのか、説明できるように準備しておきましょう。

6-2. スキルに関する質問に答えられるようにする

WordやExcelなどのスキルについて、どのようなことができるのか、具体的に説明できるように準備しておきましょう。例えば、Excelの関数について聞かれた場合、どのような関数を使用し、どのような計算を行ったのか、説明できるように準備しておきましょう。

6-3. 経験から得た学びを語れるようにする

これまでの経験から、どのようなことを学び、どのように成長したのか、説明できるように準備しておきましょう。例えば、営業事務の経験について聞かれた場合、営業担当者との連携からどのようなことを学び、どのように仕事に活かしているのか、説明できるように準備しておきましょう。

面接対策をしっかり行うことで、あなたの転職成功の可能性をさらに高めることができます。

7. まとめ：あなたの強みを最大限にアピールする

今回の記事では、事務職の転職における職務経歴書の書き方について解説しました。あなたのパソコンスキル、事務経験、そして営業事務経験を活かし、あなたの強みを最大限にアピールしましょう。具体的な例文を参考に、あなたの経験やスキルに合わせて、職務経歴書をカスタマイズしてください。そして、面接対策をしっかり行い、あなたの転職を成功に導きましょう。

あなたの転職活動が成功することを心から応援しています。

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