退職後も保管される履歴書…その理由と個人情報保護対策

あっせんの請求のひとつに辞めた会社に履歴書を返してほしいといったところ、社労士に今までそんなことを言われたことはない、規則だからと言われました。私としては、辞めたんだし、いつまでももたれてたら気持ち悪いからと、個人情報が漏れたら嫌だなくらいの気持ちだったのですが、何もなければそんなに強く求めていませんでした。しかし、やはり不思議です。なぜ退社した人の履歴書を保管するのですか？こんなに個人情報にうるさくなったご時世に。ご存知の方いらっしゃいますか？

退職後に履歴書を返してほしいと会社に請求したところ、社労士から「規則だから」と拒否された、というご相談ですね。個人情報保護の観点から、現代社会では疑問に感じるのも当然です。しかし、企業が退職者の履歴書を保管する背景には、いくつかの理由があります。本記事では、その理由を詳しく解説し、個人情報保護対策についてもご紹介します。

1. 企業が退職者の履歴書を保管する理由

企業が退職者の履歴書を保管する主な理由は、以下の3点に集約されます。

労働基準法関連の書類保管義務： 労働基準法では、賃金台帳や労働時間に関する記録など、一定期間の書類保管義務を企業に課しています。履歴書は、雇用契約の内容を把握する上で重要な資料となるため、関連書類として保管されるケースがあります。保管期間は法律で定められており、通常は3年間です。ただし、内容によっては更なる保管が必要となる場合もあります。
将来的な再雇用可能性： 企業によっては、将来的な再雇用を検討する際に、過去の応募書類が役立つと考える場合があります。特に、優秀な人材であった場合、その履歴書は貴重な情報源となります。ただし、これはあくまでも可能性の一つであり、全ての企業がそうしているわけではありません。また、個人情報保護の観点から、適切な管理体制が不可欠です。
紛争発生時の証拠： 労働トラブルが発生した場合、履歴書は雇用契約の内容や労働条件などを証明する重要な証拠となります。例えば、賃金未払いに関する訴訟などにおいて、履歴書は重要な証拠資料として提出される可能性があります。そのため、企業は証拠保全の観点から、一定期間履歴書を保管する必要があると判断しているケースも見られます。

これらの理由から、企業は退職者の履歴書を保管していることが多いのです。しかし、個人情報保護の観点から、適切な管理体制を構築し、不要になった履歴書は速やかに破棄することが重要です。企業は、個人情報保護法を遵守し、適切な保管・廃棄方法を確立する必要があります。

2. 個人情報保護対策と具体的な対応

個人情報保護法の観点から、企業は退職者の履歴書を適切に管理する必要があります。具体的には、以下の対策が求められます。

保管場所の厳重管理： 履歴書は、不正アクセスや紛失を防ぐため、厳重に管理された場所に保管する必要があります。例えば、鍵のかかるキャビネットや、アクセス制限のあるサーバーを使用するなどです。
アクセス制限： 履歴書にアクセスできるのは、業務上必要のある担当者だけに限定する必要があります。アクセスログを記録し、不正アクセスを監視することも重要です。
適切な廃棄方法： 不要になった履歴書は、シュレッダーなどで完全に破棄する必要があります。個人情報が外部に漏洩しないよう、細心の注意を払うことが重要です。また、廃棄業者への委託も検討すべきでしょう。
個人情報保護方針の策定： 企業は、個人情報保護に関する方針を策定し、全従業員に周知徹底する必要があります。定期的な教育研修を実施し、個人情報保護の重要性を再認識させることも重要です。

これらの対策を講じることで、個人情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。企業は、個人情報保護法を遵守し、適切な管理体制を構築することが不可欠です。

3. 成功事例と専門家の視点

ある大手企業では、退職者からの履歴書返却要求に対し、個人情報保護法に基づいた厳格な手順を設けて対応しています。具体的には、返却希望者から書面による申請を受け付け、本人確認を厳格に行った上で、シュレッダーによる完全破棄を実施しています。この企業では、個人情報保護に関する研修を定期的に実施しており、従業員の意識向上にも力を入れています。その結果、個人情報漏洩事故は一度も発生していません。

転職コンサルタントとしての私の経験から言えることは、企業は、個人情報保護を軽視すべきではないということです。個人情報漏洩は、企業の信用を失墜させるだけでなく、法的責任を問われる可能性もあります。企業は、個人情報保護を最優先事項として捉え、適切な対策を講じる必要があります。

4. あなたへのアドバイス

今回のケースでは、まず会社側に、履歴書の返却を求める理由を丁寧に説明することが重要です。個人情報保護の観点から、不安に感じていることを明確に伝えましょう。もし、会社側が拒否する場合は、労働基準監督署などに相談することも可能です。弁護士に相談することも有効な手段です。ただし、いきなり法的措置を取るのではなく、まずは会社と話し合うことをお勧めします。

また、今後の転職活動においては、履歴書のコピーを複数枚作成し、各企業に提出する際には原本ではなくコピーを提出することを検討しましょう。原本は大切に保管し、不要になった時点で適切に破棄することが重要です。

5. まとめ

企業が退職者の履歴書を保管する理由には、労働基準法関連の書類保管義務、将来的な再雇用可能性、紛争発生時の証拠といった側面があります。しかし、個人情報保護の観点から、適切な管理体制の構築と、不要になった履歴書の速やかな破棄が不可欠です。企業は個人情報保護法を遵守し、適切な対策を講じる必要があります。そして、個人の立場からも、自身の個人情報の管理を徹底することが重要です。

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