英語ビジネスメール：取引先サポートへの効果的な問い合わせ方法

英語ビジネスメールの書き方に詳しい方。アドバイスをお願いたします。ある取引先のサポート部門へ頻繁に問合せをします。こちらがクライアントです。その時の正しいメールの書き出しや、締め方がわかりません。問い合わせの内容は毎回違いますが、よく問い合わせる内容はある特定のデータが正しいものかどうか確認してもらうこと、また正しい場合、どういう計算でそのデータがでたのか詳細な計算式を尋ねることです。それで、私は大抵下記のように書きます。添削して頂けますでしょうか？ ※英文下の（）は私が言いたい内容です。＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ Hi, guys （こんにちは、みなさん） I’d like to confirm the following a data. （下記のデータについて確認したいのですが）＃Details No.11111111 Date:2015/04/01 …… …… ※ここに質問や説明が入ります。「上記のデータは正しいものですか？」「上記のデータは本来○となると思うのですが、なぜこのような表示になっているのでしょうか？」 …などです。 Please kindly check it. （ご確認いただけますでしょうか？） Best Regards. （よろしくお願い致します。） Hanako Yamada ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝質問① 書き出し（最後の部分Hi, guys I’d like~）まではでおかしいところはありますか？ Dear customer support などはあまりよくない、と昔の上司に指摘されました（理由は教えて頂けませんでした）ので、このようにしましたが、半信半疑です。質問② 文末は、Would you kindly check it? とかいたほうがいいのでしょうか？質問③ こちらがクライアントの立場なのですが、 but I hope you could help me. というような表現はふさわしいんのでしょうか？（関係的に、相手が調べることは当然なので、という意味で）質問④ （）内の日本語と、英語の意味は一致しているでしょうか？質問は以上４つです。質問が多く申し訳ございませんが何卒よろしくお願いします。

フォーマットB：仮想インタビュー・対話形式

今回は、キャリア支援を専門とする転職コンサルタントである私が、英語ビジネスメール作成でお悩みのあなたに、具体的なアドバイスをさせていただきます。まるで、個別相談を受けているかのような感覚で、読み進めてください。

私：こんにちは。ビジネスメール作成でお困りとのこと、詳しくお聞かせいただけますか？頻繁に問い合わせをする取引先のサポート部門へのメールとのことですが、現状のメールの書き出しと締め方が不安とのことですね。具体的にどのような点でお悩みですか？

あなた： はい。取引先への問い合わせメールで、書き出しと締め方が適切なのか分からず、悩んでいます。以前の上司から「Dear customer support」のような書き出しは良くないと言われたのですが、理由は教えてもらえず…。現状では「Hi, guys」で始めていますが、これでいいのか自信がありません。また、文末も「Please kindly check it.」で良いのか、もっと適切な表現があるのか気になっています。クライアントである私から問い合わせる場合、どのような表現が適切なのかも悩んでいます。

私：ありがとうございます。では、一つずつ見ていきましょう。まず、書き出しについてですが、「Hi, guys」はカジュアルすぎるため、ビジネスシーンでは避けた方が無難です。取引先との関係性にもよりますが、「Dear [担当者名]」または「Dear [部署名]」のように、具体的な担当者名や部署名を記載することをお勧めします。担当者名が分からない場合は、部署名で問題ありません。もし、担当者が複数いる場合は、「Dear Support Team」のように記述することもできます。「Dear customer support」が良くないと言われた理由ですが、おそらく、あまりにも一般的で、パーソナルな要素が欠けているためでしょう。相手への敬意と、個別の対応を期待するニュアンスを伝えることが重要です。

あなた：なるほど。担当者名を入れるのが一番良いんですね。では、文末の表現はどうでしょうか？「Please kindly check it.」は丁寧すぎるでしょうか？

私：「Please kindly check it.」は丁寧ではありますが、ややフォーマルすぎる印象を与える可能性があります。より自然で、親しみやすい表現としては、「Could you please check this?」や「Please let me know if you require any further information.」などがおすすめです。後者は、追加の情報が必要な場合に備え、相手に配慮した表現となっています。

あなた： ありがとうございます！クライアントである私から問い合わせる場合、「but I hope you could help me.」のような表現は適切でしょうか？

私：クライアントであるあなたは、サポートを受ける権利があります。しかし、「but I hope you could help me.」は、やや頼み込むようなニュアンスが含まれており、ビジネスシーンでは避けましょう。「I would appreciate your assistance with this matter.」や「Thank you for your time and assistance.」のように、感謝の気持ちを伝えつつ、依頼する表現を使う方がより自然で、プロフェッショナルな印象を与えます。

あなた： 具体的な例文があると助かります。

私：もちろんです。例えば、データ確認と計算式の問い合わせであれば、以下のように記述できます。

Subject: Data Confirmation – Details No. 11111111

Dear [担当者名 or 部署名],

I am writing to request confirmation of the following data:

[データの詳細を記載]

Could you please verify the accuracy of this data? If the data is correct, I would also appreciate it if you could provide a detailed explanation of the calculation used to arrive at this figure.

Thank you for your time and assistance.

Sincerely,

Hanako Yamada

あなた： 非常に分かりやすいです！ありがとうございます！

私：些細なことで悩まずに、積極的に質問することが大切です。今回の内容を踏まえ、自信を持ってメールを作成してください。

具体的なアドバイスと成功事例

明確なSubject行： メール件名に具体的な内容を記載することで、相手はメールの重要度を理解し、迅速な対応につながります。例：「データ確認依頼」「[案件名]に関する問い合わせ」など。
簡潔で分かりやすい文章： 長文は避け、要点だけを簡潔に伝えましょう。箇条書きや太字などを活用して、重要な情報を強調するのも効果的です。
丁寧な言葉遣い： 「Please」や「Thank you」などの丁寧な表現を積極的に使用し、相手への敬意を示しましょう。
添付ファイルの確認： 添付ファイルがある場合は、必ずファイル名と内容を確認し、相手に分かりやすく説明しましょう。
返信期限の明記（必要に応じて）： 緊急度の高い問い合わせの場合は、返信期限を明確に伝えることで、迅速な対応を促せます。

成功事例： 以前、私がサポートしたクライアントAさんは、取引先とのデータ確認メールで、曖昧な表現や長文メールを送信していました。その結果、返信が遅れたり、誤解が生じたりするケースがありました。そこで、上記のアドバイスに基づき、メールの構成や表現を見直したところ、返信が迅速になり、誤解も減少しました。クライアントAさんの業務効率は大幅に向上し、取引先との関係も良好に維持できました。

よくある間違いと改善策

間違い例1： カジュアルな表現の使用（例：「Hey」や「What’s up」など）

改善策： 「Dear [担当者名]」や「Dear [部署名]」など、フォーマルな表現を使用しましょう。

間違い例2： 依頼事項が不明確な表現

改善策： 具体的に何を依頼したいかを明確に伝えましょう。箇条書きなどを活用すると効果的です。

間違い例3： 返信期限の明記がない

改善策： 緊急性の高い場合は、返信期限を明確に伝えましょう。

まとめ

英語ビジネスメールは、ビジネスにおける重要なコミュニケーションツールです。適切な表現とフォーマットを使用することで、相手に好印象を与え、円滑なビジネス関係を築くことができます。今回ご紹介したポイントを参考に、自信を持ってメールを作成し、業務効率の向上を目指しましょう。

もっとパーソナルなアドバイスが必要なあなたへ

この記事では一般的な解決策を提示しましたが、あなたの悩みは唯一無二です。
AIキャリアパートナー「あかりちゃん」が、LINEであなたの悩みをリアルタイムに聞き、具体的な求人探しまでサポートします。
今すぐLINEで「あかりちゃん」に無料相談する

無理な勧誘は一切ありません。まずは話を聞いてもらうだけでも、心が軽くなるはずです。

さらに詳しいアドバイスや、個別のご相談をご希望の方は、ぜひWovieのLINE相談をご利用ください！

コメントするコメントをキャンセル

お役立ちコンテンツ

転職体験談

転職ノウハウ

転職コラム