「なんでですか？」を封印！12年目の営業事務が教える、困った営業マンのトリセツ

この記事では、長年営業事務として活躍されているあなたが、新たに配属された困った営業マンとのコミュニケーションに苦戦している状況を打開するための具体的な方法を解説します。営業マンの特性を理解し、効果的なコミュニケーションを図ることで、円滑な業務遂行を目指しましょう。

とある会社で12年営業事務をしています。数年前に途中入社した年上の男性が今年から、営業に異動になったのですが、何かお願いすると

「なんでですか？」

「それって必要ですか？」

「前の会社ではこんな事言われませんでしたよ？」

「時間の無駄じゃないですか？」

等と毎日聞かれます。営業事務の仕事はルーチンワークなので今までずっと同じようにやってきたのに、いきなりこんな事を言われて困惑しています。

この営業マンの取り扱い方法を教えてください。営業マンの上司は、外回りが多く社内にほとんど居ない上に、質問しても「じゃあそうしたら？」等と、事無かれ主義の方で困ってしまっています。

営業マンは、40歳独身一人暮らし男です。30過ぎまでバンド活動などをやってた方らしいです。補足説明しようにも、「他の営業の方がやってくれているので・・・」としか答えが無くて・・・

しかも、その方売り上げが非常に悪く他の営業マンの10分の１以下で、自分の給料すら出ない人なんです。外回りも全くせず、いつもパソコンに向かって自分が作ったデータと睨めっこしていて、社長も呆れ果てているいる人です。

長年同じ会社で営業事務として活躍されているあなたにとって、新しい営業マンとのコミュニケーションは大きな課題となっていることでしょう。特に、これまでのやり方に疑問を呈されたり、非協力的な態度を取られたりすると、困惑するのは当然です。しかし、ご安心ください。この記事では、そのような状況を打開し、円滑なコミュニケーションを築くための具体的な方法を、ステップごとに解説していきます。

1. 営業マンの現状を理解する

まずは、問題となっている営業マンの現状を客観的に理解することから始めましょう。彼は40歳で、これまでの職務経験や価値観、そして現在の仕事への取り組み方など、様々な背景を持っています。これらの要素を考慮することで、彼の言動の背後にある理由を推測し、より効果的な対応策を立てることができます。

1-1. 彼のバックグラウンドを考察する

彼は30代までバンド活動をしていたという経歴があります。これは、彼が従来のビジネスマンとは異なる価値観や働き方を持っている可能性を示唆しています。例えば、自由な発想や創造性を重視する一方で、組織的な行動やルーティンワークには苦手意識を持っているかもしれません。また、音楽活動を通じて培われた人間関係やコミュニケーションスキルを、営業活動に活かせていない可能性も考えられます。

1-2. 営業成績が低い理由を探る

彼の営業成績が低い原因を分析することも重要です。彼は外回りをせず、パソコンに向かってデータ分析ばかりしているとのことですが、これは、

営業スキル不足
顧客とのコミュニケーション不足
データ分析能力の偏り
モチベーションの低下

など、様々な要因が考えられます。彼の行動を注意深く観察し、上司や同僚からのフィードバックを参考にしながら、原因を特定しましょう。

1-3. 彼の性格や価値観を推測する

彼の言動から、彼の性格や価値観を推測することもできます。「なんでですか？」「それって必要ですか？」といった質問は、

現状への疑問
新しいことへの抵抗感
効率性へのこだわり

などを表していると考えられます。彼の質問に対して、感情的にならず、論理的に説明することで、彼の理解を深めることができます。

2. 効果的なコミュニケーション戦略を立てる

次に、彼とのコミュニケーションを円滑に進めるための戦略を立てましょう。一方的な指示や命令ではなく、彼の立場や価値観を尊重した上で、協力関係を築くことが重要です。

2-1. 彼の質問に丁寧に答える

彼は、あなたの指示に対して「なんでですか？」と質問することが多いようです。これは、彼が現状を理解したいという欲求の表れかもしれません。彼の質問に対しては、以下の点を意識して丁寧に答えましょう。

目的を明確にする: なぜその業務が必要なのか、その目的を具体的に説明しましょう。
メリットを提示する: その業務を行うことによって、どのようなメリットがあるのかを説明しましょう。例えば、「業務効率が向上する」「顧客満足度が上がる」など、具体的なメリットを提示することで、彼の納得感を高めることができます。
根拠を示す: 過去のデータや事例を参考に、その業務の有効性を示す根拠を提示しましょう。
彼の意見を尊重する: 彼の意見を聞き、必要に応じて業務内容を調整することも検討しましょう。

2-2. 彼の経験やスキルを活かす

彼は、バンド活動を通じて培ったコミュニケーションスキルや、データ分析能力を持っている可能性があります。彼の経験やスキルを活かせるような業務を提案することで、彼のモチベーションを高め、協力関係を築くことができます。

顧客とのコミュニケーション: 顧客との関係構築や、ニーズのヒアリングなど、彼のコミュニケーションスキルを活かせる場面を提案しましょう。
データ分析: 営業データの分析や、顧客セグメンテーションなど、彼のデータ分析能力を活かせる場面を提案しましょう。
新しいアイデアの提案: 彼の自由な発想を活かし、新しい営業戦略やプロモーションを提案する機会を与えましょう。

2-3. 彼の成長をサポートする

彼の営業成績が低い原因を分析し、必要なサポートを提供しましょう。上司が不在の場合でも、あなたが積極的にサポートすることで、彼の成長を促すことができます。

情報提供: 営業に関する情報や、顧客に関する情報を積極的に提供しましょう。
アドバイス: 彼の営業活動について、客観的なアドバイスをしましょう。
フィードバック: 彼の行動や成果に対して、具体的なフィードバックを与えましょう。
成功事例の共有: 他の営業マンの成功事例を共有し、彼のモチベーションを高めましょう。

3. 状況に応じた具体的な対応策

具体的な状況に応じて、以下のような対応策を試してみましょう。

3-1. 業務依頼時の対応

彼に業務を依頼する際は、以下の点を意識しましょう。

依頼内容を明確にする: 依頼する業務の内容、目的、納期などを具体的に伝えましょう。
依頼理由を説明する: なぜその業務が必要なのか、その理由を説明しましょう。
メリットを提示する: その業務を行うことによって、どのようなメリットがあるのかを説明しましょう。
彼の意見を聞く: 彼の意見を聞き、必要に応じて業務内容を調整しましょう。

例えば、「〇〇の資料作成をお願いします。これは、顧客への提案に必要で、〇〇というメリットがあります。納期は〇日です。何かご意見はありますか？」といったように、具体的に伝えることで、彼の理解と協力を得やすくなります。

3-2. 質問への対応

彼から質問された場合は、以下の点を意識して対応しましょう。

落ち着いて対応する: 彼の質問に対して、感情的にならず、落ち着いて対応しましょう。
質問の意図を理解する: 彼の質問の背後にある意図を理解するように努めましょう。
論理的に説明する: 彼の質問に対して、論理的に説明しましょう。
具体例を示す: 必要に応じて、具体例を示しながら説明しましょう。
代替案を提示する: 彼の質問に対して、代替案を提示することも検討しましょう。

例えば、「なぜこの方法でなければならないのですか？」と質問された場合は、「この方法は、過去のデータから最も効果的であることが証明されています。また、〇〇というメリットがあります。もし、別の方法を試したい場合は、事前に相談してください。」といったように、具体的に答えることで、彼の納得感を高めることができます。

3-3. 彼のモチベーションを高める

彼のモチベーションを高めるために、以下の点を意識しましょう。

感謝の気持ちを伝える: 彼の協力に対して、感謝の気持ちを伝えましょう。
成果を認める: 彼の成果を認め、褒めることで、彼のモチベーションを高めましょう。
成長をサポートする: 彼の成長をサポートし、彼の自己肯定感を高めましょう。
目標を共有する: 彼の目標を共有し、一緒に達成を目指すことで、彼のモチベーションを高めましょう。

例えば、「〇〇の資料作成、ありがとうございました。おかげで、顧客への提案がスムーズに進みました。これからも、一緒に頑張りましょう。」といったように、感謝の気持ちを伝えることで、彼のモチベーションを高めることができます。

4. 上司との連携

営業マンの上司は外回りが多く、社内にほとんどいないとのことですが、上司との連携も重要です。上司に状況を伝え、協力を得ることで、より効果的な対応策を講じることができます。

4-1. 上司への報告と相談

彼の言動や、あなたとのコミュニケーションの状況を、上司に報告し、相談しましょう。上司は、彼の性格や能力をよく知っているかもしれませんし、彼に対する指導方針を持っているかもしれません。上司の意見を聞き、協力体制を築くことで、より効果的な対応策を講じることができます。

定期的な報告: 定期的に、彼の状況を上司に報告しましょう。
具体的な相談: 具体的な問題について、上司に相談しましょう。
協力体制の構築: 上司と協力し、彼をサポートする体制を構築しましょう。

4-2. 上司からのサポートを得る

上司に、彼に対する指導や、営業活動に関するアドバイスを依頼しましょう。上司からのサポートを得ることで、彼の成長を促し、営業成績の向上に繋げることができます。

指導の依頼: 彼に対する指導を、上司に依頼しましょう。
アドバイスの依頼: 営業活動に関するアドバイスを、上司に依頼しましょう。
評価の依頼: 彼の営業成績や、行動に対する評価を、上司に依頼しましょう。

5. 長期的な視点での関係構築

これらの対応策は、すぐに効果が現れるとは限りません。長期的な視点を持って、彼との関係を構築していくことが重要です。

5-1. 忍耐強く接する

彼の言動に対して、焦らず、忍耐強く接しましょう。彼の性格や価値観を理解し、尊重しながら、コミュニケーションを重ねていくことが重要です。

5-2. 継続的なコミュニケーション

定期的にコミュニケーションを取り、彼の状況を把握しましょう。彼の悩みや困りごとを聞き、サポートすることで、信頼関係を築くことができます。

5-3. 成功体験を共有する

彼の小さな成功を認め、褒めることで、彼のモチベーションを高めましょう。成功体験を共有することで、彼の自己肯定感を高め、自信をつけさせることができます。

これらのステップを踏むことで、あなたは困った営業マンとのコミュニケーションを改善し、円滑な業務遂行を実現できるはずです。焦らず、長期的な視点を持って、彼との関係を築いていきましょう。そして、もしあなたが、自身のキャリアや仕事について、さらに深く悩み、専門家のアドバイスが必要だと感じたら、ぜひwovieのキャリア相談をご利用ください。

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まとめ

この記事では、困った営業マンとのコミュニケーションを円滑にするための方法を解説しました。彼の現状を理解し、効果的なコミュニケーション戦略を立て、状況に応じた具体的な対応策を講じることで、円滑な業務遂行を目指しましょう。また、上司との連携や、長期的な視点での関係構築も重要です。あなたの努力が、彼との良好な関係を築き、ひいてはあなたのキャリアアップに繋がることを願っています。

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