電話営業、社長への直電は非常識？庶務が抱える疑問を徹底解説

この記事では、企業で庶務を担当されているあなたが抱える、電話営業に関する疑問に焦点を当てます。特に、突然の電話で社長への取り次ぎを要求する営業マンの意図や、その行為に対するあなたの不快感について、深く掘り下げていきます。なぜ彼らは社長を指名するのか、そして、それが会社のイメージに与える影響について、具体的な事例を交えながら解説します。この記事を読むことで、あなたは電話営業の裏側を理解し、より効果的な対応策を身につけることができるでしょう。

突然の電話による飛び込み営業で、社長を出せ、という営業マンのセンスが理解できません。

勤務時間中、電話での飛び込み営業はしょっちゅうありますが、時折、担当者ではなく社長に電話を取り次げ、という営業マンがいます。

勿論鄭重にお断りしておりますが、電話を受ける僕たちの感覚では、突然の飛び込みの電話で社長を出せというのは、余りに不躾に感じられ、その人のセンスが理解できません。

自分たちの勤務している会社を馬鹿にされたみたいにも感じます。

どういう感覚でそういうことが言えるのでしょうか。

ちなみに上席もそういう電話は不快と感じるようです。

第一印象が大事な飛び込み営業、不快感を与えてしまったら損な気もするのですが…。補足ありがとうございます。

ちなみに非上場ですが、２部上場企業程度の規模はある会社です。

飛び込む前にどれくらいの規模か、調べて電話してきそうなものですが…。

なぜ電話営業は社長を指名するのか？

電話営業において、なぜ営業マンは社長を指名するのでしょうか。その背後には、いくつかの戦略と心理が働いています。

1. 意思決定者の特定

多くの企業において、最終的な意思決定者は社長であることが一般的です。営業マンは、時間と労力を無駄にしないために、最初から決定権を持つ人物にアプローチしようとします。社長に直接話すことができれば、話がスムーズに進み、契約に繋がりやすいと考えるのです。

2. 権威へのアピール

社長に電話を取り次ぐことは、営業マンにとって、ある種の「成功」を意味します。社長と話すことができれば、その会社の重要人物とつながることができたという印象を与え、自社の製品やサービスに対する信頼感を高めようとします。

3. 効率的な時間管理

営業マンは、限られた時間の中で最大限の効果を上げる必要があります。社長に直接話すことで、担当者とのやり取りを省き、短時間で意思決定に繋げようとします。これは、営業効率を上げるための戦略の一つです。

4. ターゲット企業の規模

特に、規模の大きな企業や、成長が見込まれる企業に対しては、社長へのアプローチが有効だと考えられます。社長は、会社の将来を左右する重要な決定を下すため、営業マンは、自社の製品やサービスが、そのビジョンに合致するかどうかを直接確認したいと考えます。

庶務担当者が感じる不快感とその理由

電話営業で社長を指名されることは、庶務担当者にとって不快感を与えることがあります。その理由は多岐にわたります。

1. 礼儀作法の欠如

突然の電話で社長を要求することは、相手に対する敬意を欠いた行為と見なされることがあります。特に、初めて電話をかける相手に対して、このような要求をすることは、失礼な印象を与えがちです。

2. 業務の妨げ

電話対応は、庶務担当者の重要な業務の一つですが、社長への取り次ぎを要求されることで、本来の業務が中断されることがあります。これは、業務効率を低下させる要因となります。

3. 会社のイメージへの影響

不躾な電話営業は、会社のイメージを損なう可能性があります。特に、会社の顔である社長に直接電話をかけることは、企業のブランドイメージに悪影響を与える可能性があります。

4. 営業マンの知識不足

会社の規模や事業内容を十分に理解せずに、社長を指名する営業マンに対して、不信感を抱くことがあります。これは、営業マンの準備不足や、顧客に対する配慮の欠如から生じるものです。

電話営業への効果的な対応策

電話営業への対応は、会社のイメージを守りつつ、業務効率を維持するために重要です。以下に、具体的な対応策を紹介します。

1. 丁寧な対応

電話を受けた際は、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。相手に不快感を与えないように、落ち着いて対応することが重要です。

2. 状況の確認

相手の会社名、氏名、要件を丁寧に確認しましょう。相手がどのような目的で電話をかけてきたのかを把握することで、適切な対応が可能になります。

3. 担当者の確認

社長ではなく、担当者に用件がある場合は、その担当者に取り次ぐようにしましょう。担当者が不在の場合は、伝言を承るか、折り返し連絡するように伝えましょう。

4. 社長への取り次ぎの判断

明らかに不必要な電話や、不躾な電話に対しては、社長に取り次ぐ必要はありません。会社の状況や、相手の要件を考慮し、社長に取り次ぐかどうかを判断しましょう。

5. 記録の作成

電話の内容や、対応の記録を作成しておきましょう。これにより、今後の対応がスムーズになり、トラブルを未然に防ぐことができます。

6. 社内での情報共有

電話営業に関する情報を、社内で共有しましょう。これにより、全社員が同じ認識を持ち、統一した対応をすることができます。

事例から学ぶ、電話営業の裏側

実際の事例を通じて、電話営業の裏側を見ていきましょう。

事例1：中小企業のケース

ある中小企業では、突然の電話で社長を要求する営業マンが多く、困っていました。そこで、庶務担当者は、電話を受けた際に、まず相手の会社名と要件を確認し、担当者に連絡を取るようにしました。その結果、不必要な電話が減り、業務効率が向上しました。

事例2：大企業のケース

ある大企業では、社長への取り次ぎを要求する電話が頻繁にありました。そこで、企業は、電話対応のガイドラインを作成し、全社員に周知しました。その結果、社員は、適切な対応ができるようになり、会社のイメージを守ることができました。

事例3：営業マンの視点

ある営業マンは、電話営業で社長に直接話すことに固執していました。しかし、顧客の状況を十分に理解せず、一方的な提案を繰り返したため、多くの顧客から不信感を買ってしまいました。そこで、彼は、顧客のニーズを理解し、丁寧な対応を心がけるようにしました。その結果、顧客との信頼関係が築け、成約率が向上しました。

電話営業に対するあなたの心の持ち方

電話営業に対応する上で、あなたの心の持ち方も重要です。以下に、いくつかのポイントを紹介します。

1. 感情的にならない

電話営業に対して、感情的になることは避けましょう。冷静さを保ち、客観的に状況を判断することが重要です。

2. プロ意識を持つ

電話対応は、会社の顔としての役割を担っています。プロ意識を持ち、丁寧な対応を心がけましょう。

3. 困ったときは相談する

電話対応で困ったことがあれば、上司や同僚に相談しましょう。一人で抱え込まず、周囲の協力を得ることが重要です。

4. ポジティブな姿勢

電話営業を、新たな出会いのチャンスと捉え、積極的に対応しましょう。前向きな姿勢は、良い結果を生み出す力となります。

まとめ：電話営業へのスマートな対応で、会社のイメージを守りましょう

電話営業は、企業にとって避けて通れないものです。しかし、不躾な電話営業に対して、どのように対応するかは、会社のイメージを左右する重要な要素となります。この記事では、電話営業の裏側を理解し、効果的な対応策を身につけるためのヒントを紹介しました。丁寧な対応、状況の確認、担当者への取り次ぎ、そして、社内での情報共有を通じて、電話営業にスマートに対応し、会社のイメージを守りましょう。また、あなたの心の持ち方も重要です。プロ意識を持ち、ポジティブな姿勢で対応することで、より良い結果を導き出すことができるでしょう。

電話営業への対応は、あなたのスキルアップにも繋がります。積極的に学び、実践することで、より自信を持って対応できるようになるでしょう。

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付録：電話営業対応チェックリスト

電話営業への対応をスムーズにするためのチェックリストです。以下の項目を確認し、実践してみましょう。

電話を受ける際の準備
- 電話機の近くに、会社名、部署名、氏名を書いたメモを置いていますか？
- 電話対応の基本的なマニュアルを理解していますか？
電話対応の手順
- 電話に出る前に、深呼吸をして落ち着いていますか？
- 明るくハキハキとした声で、会社名と自分の名前を名乗っていますか？
- 相手の会社名と氏名、要件を確認していますか？
- 担当者に用件がある場合は、担当者に繋いでいますか？
- 社長に用件がある場合は、慎重に判断し、取り次いでいますか？
- 伝言を承る場合は、正確に記録し、担当者に伝えていますか？
- 電話を切る前に、相手に感謝の言葉を伝えていますか？
トラブル発生時の対応
- 不快な電話を受けた場合は、感情的にならず、冷静に対応していますか？
- 困った場合は、上司や同僚に相談していますか？
- 電話の内容を記録し、今後の対応に役立てていますか？
社内での連携
- 電話対応に関する情報を、社内で共有していますか？
- 電話対応に関する研修に参加していますか？

このチェックリストを活用し、電話営業への対応スキルを向上させましょう。

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