一般事務と営業事務の違いとは？未経験から営業事務を目指すには？
一般事務と営業事務の違いとは？未経験から営業事務を目指すには？
この記事では、派遣社員として営業事務を希望している方が抱える疑問や不安を解消し、未経験から営業事務へのキャリアチェンジを成功させるための具体的な方法を解説します。営業事務と一般事務の違い、スキルアップの道筋、派遣会社との交渉術など、あなたのキャリアを切り開くためのヒントが満載です。
派遣社員として営業事務を希望している者です。
以前営業をしていたこともあり、イメージ的に活気がありそうな営業事務を希望しています。でも事務的な事は今まであまり経験がなくお役に立てるかが不安材料です。(派遣会社よりPCスキルは問題ないと言われています。)
今日一般事務としてのお話を頂きましたが、最初はスキルを積んで営業事務の方向へ行った方がいいのか、やはり状況に甘んじることなく営業事務の仕事を待てばいいのか、悩んでいます。派遣会社は慣れておらず、例えばどうしても営業事務がいいと伝える事はやはりワガママでしょうか。
どうかご助言お願いします。
営業事務への転職を希望するあなたの悩み、よく分かります。以前営業職を経験されたことがあるとのこと、営業事務の活気ある雰囲気に魅力を感じているのではないでしょうか。しかし、事務経験がないことへの不安、一般事務の仕事を紹介されたことによる迷い、そして派遣会社への希望の伝え方…様々な悩みを抱えていることと思います。この記事では、あなたのキャリアプランを一緒に考え、具体的な解決策を提示します。
1. 営業事務と一般事務の違いとは？
まず、営業事務と一般事務の違いを明確にしましょう。それぞれの業務内容を理解することで、あなたが本当に目指すべき道が見えてきます。
1-1. 営業事務の業務内容
営業事務は、営業担当者をサポートする役割を担います。主な業務は以下の通りです。
- 顧客対応: 電話応対、メール対応、来客対応など、顧客とのコミュニケーションを円滑に進めるための業務を行います。
- 書類作成: 契約書、見積書、請求書など、営業活動に必要な書類の作成を行います。
- データ管理: 顧客情報、販売実績などのデータを管理し、営業活動の効率化をサポートします。
- 営業サポート: 営業会議の準備、資料作成、スケジュール管理など、営業担当者の業務を幅広くサポートします。
- その他: 営業イベントの企画・運営、備品管理など、会社や部署によって様々な業務が発生します。
営業事務は、営業担当者と顧客をつなぐ重要な役割を担い、会社の売上に貢献するやりがいのある仕事です。コミュニケーション能力、事務処理能力、マルチタスク能力などが求められます。
1-2. 一般事務の業務内容
一般事務は、会社の様々な部署をサポートする役割を担います。主な業務は以下の通りです。
- 書類作成: 請求書、領収書、契約書など、様々な書類の作成を行います。
- データ入力: 顧客情報、売上データなど、様々な情報をパソコンに入力します。
- 電話応対: 社内外からの電話に対応し、担当者への取り次ぎを行います。
- 来客対応: 来客対応、お茶出しなどを行います。
- 備品管理: 事務用品や消耗品の管理、発注を行います。
- その他: 郵便物の仕分け、ファイリング、経費精算など、会社や部署によって様々な業務が発生します。
一般事務は、会社の円滑な運営を支える重要な役割を担い、様々な部署のサポートを通じて、会社全体の業務効率化に貢献します。正確性、丁寧さ、コミュニケーション能力などが求められます。
1-3. 営業事務と一般事務の比較
営業事務と一般事務の違いを比較すると、以下のようになります。
| 項目 | 営業事務 | 一般事務 |
|---|---|---|
| 主な業務内容 | 営業担当者のサポート、顧客対応、書類作成、データ管理 | 書類作成、データ入力、電話応対、来客対応、備品管理 |
| 関わる人 | 営業担当者、顧客 | 社内の様々な部署、取引先 |
| 求められるスキル | コミュニケーション能力、事務処理能力、マルチタスク能力 | 正確性、丁寧さ、コミュニケーション能力 |
| やりがい | 営業活動をサポートし、会社の売上に貢献できる | 会社の円滑な運営を支え、様々な部署をサポートできる |
どちらの事務職も、会社にとって不可欠な存在です。あなたの興味や適性、将来のキャリアプランに合わせて、どちらの道を選ぶか検討しましょう。
2. 未経験から営業事務を目指すには？
未経験から営業事務を目指すには、いくつかのステップを踏む必要があります。具体的な方法を解説します。
2-1. スキルアップ
営業事務に必要なスキルを習得しましょう。具体的には、以下のスキルが重要です。
- PCスキル: Word、Excel、PowerPointなどの基本的なPCスキルは必須です。特にExcelは、データ集計や分析に頻繁に使用するため、高度なスキルがあると有利です。
- 事務スキル: 請求書作成、データ入力、ファイリングなど、基本的な事務スキルを習得しましょう。
- コミュニケーション能力: 電話応対、メール対応、来客対応など、円滑なコミュニケーション能力は必須です。
- ビジネスマナー: 敬語の使い方、電話応対のマナーなど、基本的なビジネスマナーを身につけましょう。
- 業界知識: 営業事務として働く業界の知識を深めることで、よりスムーズに業務を進めることができます。
スキルアップの方法としては、以下のようなものが挙げられます。
- 資格取得: MOS（Microsoft Office Specialist）、日商PC検定などの資格を取得することで、PCスキルを証明できます。
- オンライン講座: Udemy、Udacityなどのオンライン講座で、Excel、Word、PowerPointなどのスキルを学ぶことができます。
- 通信講座: キャリアスクール、通信教育などで、事務スキルやビジネスマナーを学ぶことができます。
- 実務経験: 一般事務の仕事を通して、事務スキルを磨くことができます。
未経験から営業事務を目指す場合、まずは基本的なPCスキルと事務スキルを習得し、徐々に専門的なスキルを身につけていくのがおすすめです。
2-2. 求人情報の収集と分析
営業事務の求人情報を収集し、どのようなスキルや経験が求められているのかを分析しましょう。求人情報を分析することで、自分がどのようなスキルを身につけるべきか、どのような経験をアピールすべきかが見えてきます。
求人情報の収集には、以下の方法があります。
- 求人サイト: Indeed、求人ボックス、リクナビNEXTなどの求人サイトで、「営業事務」と検索し、求人情報を確認しましょう。
- 転職エージェント: 転職エージェントに登録し、営業事務の求人を紹介してもらいましょう。
- 企業の採用ページ: 興味のある企業の採用ページをチェックし、営業事務の求人を探しましょう。
- 派遣会社の求人: 派遣会社の求人情報を確認し、営業事務の求人を探しましょう。
求人情報を分析する際には、以下の点に注目しましょう。
- 必要なスキル: PCスキル、事務スキル、コミュニケーション能力など、求められるスキルを確認しましょう。
- 経験: どのような経験が求められているのかを確認しましょう。未経験可の求人を探すのも良いでしょう。
- 仕事内容: 具体的な仕事内容を確認し、自分がやりたい仕事かどうかを判断しましょう。
- 給与: 給与や福利厚生などの待遇を確認しましょう。
- 勤務地: 勤務地を確認し、通勤可能な範囲かどうかを判断しましょう。
求人情報を分析することで、自分がどのような準備をすべきか、どのような企業に応募すべきかが見えてきます。
2-3. 履歴書・職務経歴書の作成
履歴書と職務経歴書を作成し、自分のスキルや経験を効果的にアピールしましょう。未経験の場合、これまでの経験をどのように活かせるのか、ポテンシャルをどのようにアピールするかが重要になります。
履歴書を作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 自己PR: 営業経験で培ったコミュニケーション能力や、PCスキル、事務スキルなどをアピールしましょう。
- 志望動機: なぜ営業事務の仕事に興味を持ったのか、具体的にどのような貢献をしたいのかを伝えましょう。
- 資格: 取得している資格を正確に記載しましょう。
職務経歴書を作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 職務内容: これまでの職務内容を具体的に記載し、営業事務で活かせるスキルや経験をアピールしましょう。
- 実績: 営業成績や、業務改善の取り組みなど、具体的な実績を記載しましょう。
- 自己PR: 自分の強みや、営業事務への適性をアピールしましょう。
履歴書と職務経歴書は、あなたの第一印象を決める重要なツールです。丁寧に作成し、企業の採用担当者に好印象を与えましょう。
2-4. 面接対策
面接対策を行い、面接で自分の魅力を最大限にアピールしましょう。未経験の場合、熱意やポテンシャルを伝えることが重要になります。
面接対策として、以下の準備を行いましょう。
- 自己分析: 自分の強み、弱み、経験、スキルなどを整理し、自己PRや志望動機に活かしましょう。
- 企業研究: 応募企業の情報を収集し、企業の事業内容や求める人物像を理解しましょう。
- 想定質問への回答準備: よくある質問（自己紹介、志望動機、自己PR、長所・短所など）に対する回答を準備しましょう。
- 模擬面接: 家族や友人、転職エージェントなどに協力してもらい、模擬面接を行いましょう。
- 身だしなみ: 清潔感のある服装で面接に臨みましょう。
- 言葉遣い: 丁寧な言葉遣いを心がけ、ハキハキと話しましょう。
面接では、熱意と誠意を持って、自分の言葉で話すことが大切です。自信を持って、積極的にアピールしましょう。
2-5. 派遣会社との交渉
派遣会社に、営業事務の仕事を希望していることを伝え、積極的に交渉しましょう。あなたの希望を伝えることは、決してワガママではありません。
派遣会社との交渉のポイントは、以下の通りです。
- 希望を明確に伝える: 営業事務の仕事を希望していること、なぜ営業事務の仕事に興味があるのかを具体的に伝えましょう。
- これまでの経験をアピールする: 営業経験で培ったコミュニケーション能力や、PCスキル、事務スキルなどをアピールしましょう。
- スキルアップへの意欲を示す: スキルアップのために努力していること、今後も積極的にスキルを磨いていくことを伝えましょう。
- 希望条件を伝える: 勤務地、給与、勤務時間などの希望条件を伝えましょう。
- 積極的に相談する: 派遣会社に、仕事に関する疑問や不安を積極的に相談しましょう。
派遣会社は、あなたのキャリアをサポートするパートナーです。積極的にコミュニケーションを取り、あなたの希望を叶えるために協力してもらいましょう。
3. 一般事務から営業事務へのキャリアアップ
もし、最初に一般事務の仕事に就くことになったとしても、そこから営業事務へのキャリアアップを目指すことは可能です。そのための具体的な方法を解説します。
3-1. 一般事務での経験を活かす
一般事務の仕事を通して、様々なスキルを習得し、営業事務で活かせる経験を積みましょう。具体的には、以下のスキルを意識して業務に取り組みましょう。
- PCスキル: Word、Excel、PowerPointなどのPCスキルを磨き、業務効率化に貢献しましょう。
- 事務スキル: 請求書作成、データ入力、ファイリングなど、基本的な事務スキルを習得し、正確性を高めましょう。
- コミュニケーション能力: 社内外とのコミュニケーションを円滑に進め、良好な人間関係を築きましょう。
- 問題解決能力: 業務上の問題点を分析し、改善策を提案することで、問題解決能力を養いましょう。
- マルチタスク能力: 複数の業務を同時進行し、効率的にタスクをこなす能力を磨きましょう。
一般事務の経験は、営業事務の仕事でも必ず役立ちます。積極的に業務に取り組み、スキルアップを目指しましょう。
3-2. 社内異動を検討する
所属している会社に営業事務の部署がある場合は、社内異動を検討してみましょう。社内異動は、未経験から営業事務へのキャリアチェンジを実現する有効な手段です。
社内異動を成功させるためには、以下の点を意識しましょう。
- 上司に相談する: 上司に、営業事務の仕事に興味があること、キャリアアップを目指していることを伝え、相談しましょう。
- 営業事務の部署にアピールする: 営業事務の部署に、自分のスキルや経験をアピールし、異動の希望を伝えましょう。
- 社内公募に応募する: 会社が社内公募を行っている場合は、積極的に応募しましょう。
- 実績をアピールする: 一般事務の仕事で、営業事務に役立つ実績をアピールしましょう。
- 熱意を伝える: 営業事務の仕事に対する熱意を伝え、積極的にアピールしましょう。
社内異動は、あなたのキャリアアップを後押しするチャンスです。積極的に行動し、希望を叶えましょう。
3-3. スキルアップを継続する
一般事務の仕事に就いてからも、スキルアップを継続しましょう。スキルアップは、あなたのキャリアアップを加速させます。
スキルアップの方法としては、以下のようなものが挙げられます。
- 資格取得: MOS、日商PC検定などの資格を取得し、PCスキルを証明しましょう。
- オンライン講座: Udemy、Udacityなどのオンライン講座で、Excel、Word、PowerPointなどのスキルを学びましょう。
- 通信講座: キャリアスクール、通信教育などで、事務スキルやビジネスマナーを学びましょう。
- 書籍: 営業事務に関する書籍を読み、知識を深めましょう。
- セミナー: 営業事務に関するセミナーに参加し、最新の情報を収集しましょう。
スキルアップを継続することで、あなたの能力は向上し、営業事務への道が開かれます。
3-4. 転職も視野に入れる
社内異動が難しい場合や、より早く営業事務の仕事に就きたい場合は、転職も視野に入れましょう。転職は、あなたのキャリアアップを実現するもう一つの選択肢です。
転職活動を行う際には、以下の点を意識しましょう。
- 求人情報の収集: 営業事務の求人情報を収集し、自分の希望に合った求人を探しましょう。
- 履歴書・職務経歴書の作成: 自分のスキルや経験を効果的にアピールできる履歴書と職務経歴書を作成しましょう。
- 面接対策: 面接対策を行い、面接で自分の魅力を最大限にアピールしましょう。
- 転職エージェントの活用: 転職エージェントに登録し、求人紹介や面接対策などのサポートを受けましょう。
- 情報収集: 転職に関する情報を収集し、転職活動を有利に進めましょう。
転職は、あなたのキャリアを大きく変えるチャンスです。積極的に行動し、理想のキャリアを実現しましょう。
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4. 成功事例から学ぶ
実際に未経験から営業事務への転職を成功させた人たちの事例を紹介します。彼らの経験から、成功の秘訣を学びましょう。
4-1. 20代女性Aさんの場合
Aさんは、以前はアパレル販売員として働いていましたが、事務職に興味を持ち、営業事務を目指しました。未経験だったため、まずは一般事務の派遣の仕事に就き、PCスキルや事務スキルを習得しました。その後、積極的にスキルアップに取り組み、MOSの資格を取得しました。また、営業事務の求人情報を収集し、自己PRや志望動機を練り上げ、面接対策を徹底的に行いました。その結果、営業事務の仕事を見つけ、現在活躍しています。
Aさんの成功のポイントは、以下の通りです。
- 明確な目標設定: 営業事務という明確な目標を持ち、それに向かって努力したこと。
- 段階的なステップ: 一般事務の経験を通して、スキルを習得し、着実にステップアップしたこと。
- 積極的な行動: スキルアップ、求人情報の収集、面接対策など、積極的に行動したこと。
4-2. 30代男性Bさんの場合
Bさんは、以前は営業職として働いていましたが、事務職への転換を希望し、営業事務を目指しました。営業経験を活かせる点、PCスキルをアピールし、未経験可の求人に応募しました。面接では、これまでの営業経験で培ったコミュニケーション能力や、問題解決能力をアピールし、熱意を伝えました。その結果、営業事務の仕事を見つけ、現在活躍しています。
Bさんの成功のポイントは、以下の通りです。
- 経験の活かし方: 営業経験を活かせる点をアピールし、自分の強みを明確にしたこと。
- 熱意の伝達: 営業事務の仕事に対する熱意を面接で伝え、採用担当者に好印象を与えたこと。
- 自己分析の徹底: 自分の強みや、営業事務への適性を理解し、効果的にアピールしたこと。
これらの成功事例から、未経験から営業事務への転職を成功させるためには、明確な目標設定、スキルアップ、積極的な行動、自己分析、そして熱意が重要であることが分かります。
5. まとめ
未経験から営業事務を目指すことは、決して不可能ではありません。あなたの熱意と努力次第で、必ず道は開けます。この記事で紹介した方法を参考に、あなたのキャリアプランを実現してください。
最後に、今回の相談者の方へのアドバイスです。
- まずは、営業事務の仕事への希望を派遣会社に伝えてみましょう。 伝えることは、決してワガママではありません。あなたの希望を伝えることで、派遣会社もあなたに合った仕事を探すことができます。
- 一般事務の仕事に就くことになったとしても、落ち込む必要はありません。 一般事務の仕事を通して、スキルを習得し、営業事務への道を開くことができます。
- スキルアップを継続しましょう。 PCスキル、事務スキル、コミュニケーション能力など、営業事務に必要なスキルを磨き続けることで、あなたのキャリアアップを加速させることができます。
- 積極的に行動しましょう。 求人情報の収集、履歴書・職務経歴書の作成、面接対策など、積極的に行動することで、あなたの夢を実現することができます。
あなたのキャリアが成功することを心から応援しています。
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