Windows7でプリンタ定義を複数表示させる方法：セキュリティ要件をクリアする業務効率化の秘訣

この記事では、Windows7環境下で、セキュリティ上の理由から右クリックが制限されている状況でも、複数のプリンタ定義を効率的に表示させる方法について解説します。特に、プリンタのトレイごとに異なる帳票を印刷する必要がある業務において、この問題は大きな課題となります。この記事を読むことで、あなたはWindows Vista以前のように、すべてのプリンタ定義を一覧表示させ、業務効率を格段に向上させるための具体的な解決策を見つけることができるでしょう。

業務で使うWindows7の端末にプリンタドライバをインストールしていますが、どうも同じポートのプリンタ定義は一つのアイコンで表示され、右クリックしないと、別の定義が表示されないようです。

しかし、セキュリティ対策の為に右クリックを抑止するという要件があり、何とかWindows Vista以前と同様、全ての定義を表示させたいのですが、何か良い方法はないでしょうか？

同じポートで違うプリンタ定義を作るのは、プリンタの各トレイから特定の帳票を印字する可能性がある為、自動給紙や手差し、と言った定義を作っています。

以上、よろしくお願いします。

問題の本質：Windows7におけるプリンタ定義の表示とセキュリティ制限

Windows7では、プリンタドライバのインストール後、同じポートを使用するプリンタ定義は、デフォルトでは一つのアイコンとして表示されます。これは、プリンタ管理を簡素化するための仕様変更ですが、業務上、異なるトレイ設定や給紙方法を使い分ける必要のあるユーザーにとっては、大きな障壁となります。さらに、セキュリティポリシーによって右クリックが制限されている場合、個々のプリンタ定義にアクセスすることすら困難になるため、業務効率は著しく低下します。

この問題は、特に以下のような状況で深刻化します。

帳票の種類による使い分け：異なる用紙サイズや印刷設定が必要な帳票を、プリンタのトレイごとに使い分ける場合。
部署ごとのプリンタ設定：部署ごとに異なる印刷設定（例：モノクロ印刷、両面印刷など）を適用する必要がある場合。
セキュリティ要件：右クリックが制限されているため、プリンタ定義の切り替えが困難な場合。

これらの課題を解決するためには、Windows7の標準機能に加えて、レジストリの編集やサードパーティ製ツールの活用など、いくつかの方法を検討する必要があります。

解決策1：レジストリの編集によるプリンタ定義の表示変更

Windowsのレジストリを編集することで、プリンタ定義の表示方法をカスタマイズすることができます。この方法は、Windowsのシステム設定を変更するため、慎重な操作が必要です。レジストリのバックアップを作成してから作業に取り掛かることを強く推奨します。

レジストリエディタの起動：Windowsキー + Rキーを押し、「regedit」と入力してレジストリエディタを起動します。
レジストリキーの移動：以下のレジストリキーに移動します。
HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftWindows NTCurrentVersionDevices
プリンタ定義の確認：このキーの下に、インストールされているプリンタの情報が格納されています。各プリンタ定義に対応するエントリを確認します。
表示設定の変更：特定のプリンタ定義の表示方法を変更するために、関連する値を編集します。例えば、プリンタアイコンの表示に関する設定を変更することができます。
再起動：レジストリの変更を反映させるためには、Windowsを再起動する必要があります。

注意点：レジストリの編集は、システムに深刻な影響を与える可能性があります。誤った変更は、システムの不安定化や起動不能につながることもあります。レジストリの編集を行う際は、必ずバックアップを作成し、慎重に作業を進めてください。もし、レジストリの編集に不安がある場合は、専門家への相談を検討してください。

解決策2：プリンタポートの追加と管理

Windows7では、プリンタポートを複数追加し、それぞれに異なるプリンタ定義を割り当てることで、目的のプリンタを個別に表示させることが可能です。この方法は、セキュリティ制限を回避しつつ、複数のプリンタ定義を容易に切り替えるための有効な手段となります。

プリンタポートの追加：
- 「デバイスとプリンター」を開き、「プリンターの追加」を選択します。
- 「ローカルプリンターを追加します」を選択します。
- 「新しいポートの作成」を選択し、ポートの種類として「Local Port」を選択します。
- 新しいポート名を入力します（例：\localhostprinter1）。
プリンタドライバのインストール：
- 追加したポートに、必要なプリンタドライバをインストールします。
- プリンタのプロパティで、各ポートに異なる設定（トレイ設定、給紙方法など）を適用します。
プリンタ定義の確認：
- 「デバイスとプリンター」で、追加したポートに対応するプリンタ定義が個別に表示されることを確認します。

この方法により、異なる印刷設定を持つ複数のプリンタ定義を簡単に切り替えることができ、業務効率を大幅に向上させることが期待できます。ただし、プリンタドライバの互換性や、ネットワーク環境によっては、設定に手間がかかる場合があります。詳細な手順については、プリンタメーカーのマニュアルを参照するか、専門家にご相談ください。

解決策3：サードパーティ製プリンタ管理ツールの活用

Windows7には標準で備わっていない高度なプリンタ管理機能を、サードパーティ製のツールで補完することができます。これらのツールは、プリンタ定義の表示や切り替えを容易にするだけでなく、印刷ジョブの管理や、プリンタの状態監視など、様々な機能を提供します。

代表的なプリンタ管理ツール

Print Management Console：Microsoftが提供するプリンタ管理ツール。印刷キューの監視、プリンタドライバの管理、印刷ポリシーの設定など、高度なプリンタ管理機能を提供します。
PaperCut MF：印刷コストの管理、印刷制限の設定、印刷レポートの作成など、印刷環境を包括的に管理するためのツールです。
フリーソフト：様々なフリーソフトも存在します。ご自身の環境に合わせて最適なツールを選択してください。

ツールの選定ポイント

機能：必要な機能（プリンタ定義の表示、印刷ジョブ管理、印刷コスト管理など）が搭載されているか。
互換性：Windows7環境で動作し、プリンタドライバとの互換性があるか。
使いやすさ：直感的に操作できるインターフェースであるか。
サポート：サポート体制が整っているか（マニュアル、FAQ、サポート窓口など）。

サードパーティ製ツールを導入する際は、必ず無料トライアル版などで試用し、自社の環境に適合するかどうかを確認してください。また、ツールの導入に伴うセキュリティリスクについても、事前に評価しておく必要があります。

解決策4：グループポリシーによるプリンタ設定のカスタマイズ

Windows7のグループポリシーを使用することで、プリンタの設定を集中管理し、ユーザーの操作性を向上させることができます。特に、大規模な組織においては、プリンタ設定の一元管理は、管理者の負担を軽減し、セキュリティポリシーを遵守するために不可欠です。

グループポリシーエディタの起動：Windowsキー + Rキーを押し、「gpedit.msc」と入力してグループポリシーエディタを起動します。
プリンタ設定の変更：
- 「ユーザーの構成」または「コンピューターの構成」→「管理用テンプレート」→「プリンター」を選択します。
- プリンタに関する様々な設定項目が表示されます。例えば、「プリンタの追加を制限する」や「既定のプリンタを設定する」などの設定を変更できます。
ポリシーの適用：グループポリシーの変更を適用するには、Windowsを再起動するか、コマンドプロンプトで「gpupdate /force」を実行します。

グループポリシーを使用することで、プリンタの追加や削除を制限したり、特定のプリンタをデフォルトに設定したりすることができます。これにより、ユーザーが誤ってプリンタ設定を変更することを防ぎ、セキュリティポリシーを遵守することができます。ただし、グループポリシーの設定は、システム全体に影響を与える可能性があるため、慎重に設定する必要があります。設定変更を行う前に、必ずバックアップを作成し、テスト環境で動作確認を行ってください。

セキュリティ要件と業務効率の両立：ベストプラクティス

Windows7環境下で、セキュリティ要件を満たしつつ、業務効率を最大化するためには、以下のベストプラクティスを実践することが重要です。

セキュリティポリシーの明確化：右クリックの制限など、具体的なセキュリティポリシーを明確に定義し、文書化します。
プリンタ管理の標準化：プリンタの追加、削除、設定変更に関する手順を標準化し、マニュアルを作成します。
適切なツールの選択：レジストリ編集、プリンタポートの追加、サードパーティ製ツール、グループポリシーなど、自社の環境に最適な方法を選択します。
定期的な見直し：プリンタの設定やセキュリティポリシーは、定期的に見直し、必要に応じて更新します。
従業員への教育：プリンタの適切な使用方法や、セキュリティに関する注意点について、従業員への教育を実施します。

これらのベストプラクティスを実践することで、セキュリティと業務効率の両立を実現し、より安全で生産性の高い印刷環境を構築することができます。

成功事例：セキュリティと効率を両立した企業の取り組み

ある企業では、Windows7環境下で、セキュリティ強化のため、右クリックを制限するポリシーを導入しました。しかし、複数のプリンタ定義を使い分ける必要のある部署からは、業務効率の低下を訴える声が上がりました。そこで、以下の対策を実施しました。

プリンタポートの追加：各プリンタのトレイ設定や給紙方法に合わせて、複数のプリンタポートを追加し、それぞれのポートに異なるプリンタ定義を割り当てました。
グループポリシーの設定：グループポリシーを使用して、ユーザーがプリンタ設定を誤って変更することを制限し、セキュリティを確保しました。
従業員への教育：プリンタの適切な使用方法や、セキュリティに関する注意点について、従業員への教育を実施しました。

これらの対策により、セキュリティ要件を満たしつつ、業務効率を大幅に改善することができました。従業員は、必要なプリンタ定義を簡単に選択できるようになり、印刷業務にかかる時間を短縮することができました。また、管理者は、プリンタ設定の一元管理により、管理コストを削減することができました。

専門家からのアドバイス：長期的な視点でのプリンタ環境構築

プリンタ環境の構築は、単なる技術的な問題ではなく、組織全体の業務効率やセキュリティに深く関わる重要な課題です。専門家は、長期的な視点でのプリンタ環境構築を推奨しています。

現状分析：現在のプリンタ環境の課題や問題点を詳細に分析し、改善点を見つけ出す。
目標設定：どのようなプリンタ環境を構築したいのか、明確な目標を設定する（例：業務効率の向上、セキュリティの強化、コスト削減など）。
計画立案：目標を達成するための具体的な計画を立案する（例：プリンタの機種選定、プリンタ管理ツールの導入、セキュリティポリシーの見直しなど）。
実行と評価：計画を実行し、定期的に評価を行い、必要に応じて改善策を講じる。

専門家のアドバイスを受けることで、自社の状況に最適なプリンタ環境を構築し、長期的な視点で業務効率とセキュリティを両立させることが可能になります。プリンタ環境の構築に関する悩みや疑問は、専門家に相談し、最適な解決策を見つけ出すことをお勧めします。

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まとめ：Windows7のプリンタ定義問題解決への道

Windows7環境下でのプリンタ定義の複数表示に関する問題は、セキュリティ要件と業務効率のバランスを考慮しながら、様々な解決策を組み合わせることで解決可能です。レジストリの編集、プリンタポートの追加、サードパーティ製ツールの活用、グループポリシーの設定など、自社の環境に最適な方法を選択し、実践することが重要です。また、専門家のアドバイスや、成功事例を参考にしながら、長期的な視点でプリンタ環境を構築することで、より安全で効率的な業務環境を実現することができます。

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