未経験から一般事務を目指す！送付状の書き方完全ガイド
未経験から一般事務を目指す！送付状の書き方完全ガイド
この記事では、未経験から一般事務職への転職を目指すあなたが、企業への応募書類でつまずきがちな「送付状」の書き方について、具体的な例文を交えながら徹底解説します。あなたの熱意と能力を効果的に伝え、書類選考を突破するための秘訣を伝授します。
先日電話で応募した会社に、履歴書を送るように言われました。しかし、送付状の文章がうまく書けません…ぜひお力をお貸しください！以下が今の時点で考えた文章です。
履歴書の送付について
拝啓 厳寒の候、貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
私は、インターネット求人サイト○○○にて貴社の求人広告を拝見し、貴社が一般事務員の募集をされていることを知り応募させていただきました。24日にお電話で連絡をしました際には、お忙しい中丁寧な対応をして頂き、感謝しております。
封筒の中には、ご指示通り履歴書を同封させて頂きました。今後面接の機会を頂けたら幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
社会人経験がないので、職務歴のPRなどはできません…シンプルなものを送ろうと考えています。
送付状の重要性：なぜ、たかが送付状で差がつくのか？
「送付状なんて、履歴書をただ送るためだけのものじゃないの？」そう思っている方もいるかもしれません。しかし、送付状は、あなたの第一印象を決定づける重要なツールなのです。特に、未経験から一般事務職を目指すあなたにとって、送付状は、あなたの熱意、丁寧さ、そして基本的なビジネスマナーを示す絶好の機会となります。
企業の人事担当者は、数多くの応募書類に目を通します。その中で、あなたの送付状が他の応募者と比べて「丁寧さ」や「誠実さ」を欠いていた場合、それだけで書類選考の通過が難しくなる可能性も否定できません。逆に、あなたの送付状が、企業の求める人物像に合致し、あなたの「人となり」を効果的に伝えた場合、面接に進める可能性は格段に高まります。
送付状は、あなたの「自己PR」の第一歩であり、企業との最初のコミュニケーションツールです。この最初のステップで、あなたの「想い」をしっかりと伝えることができれば、その後の選考を有利に進めることができるでしょう。
送付状の構成要素：基本の型をマスターする
送付状には、基本的な構成要素があります。これらの要素を理解し、適切に盛り込むことで、あなたの送付状は格段に読みやすくなり、あなたの印象を効果的に高めることができます。
- 日付: 送付状を作成した日付を記載します。履歴書や職務経歴書と統一しましょう。
- 宛名: 企業の正式名称、部署名、担当者名を記載します。担当者名が不明な場合は、「採用ご担当者様」とします。
- 挨拶文: 時候の挨拶から始め、応募の目的を簡潔に伝えます。
- 自己紹介: 氏名、年齢、応募職種などを記載します。
- 応募の動機: なぜその企業で働きたいのか、具体的に説明します。企業の魅力、あなたのスキルや経験との関連性などを盛り込みましょう。
- 職務経歴（未経験者の場合）: 職務経験がない場合は、これまでの経験（アルバイト、ボランティアなど）や、事務職で活かせるスキル（PCスキル、コミュニケーション能力など）をアピールします。
- 結びの言葉: 面接の機会を希望する旨を伝え、今後の連絡を待つ姿勢を示します。
- 署名: 氏名、連絡先（住所、電話番号、メールアドレス）を記載します。
送付状の例文：未経験から一般事務職を目指すあなたへ
以下に、未経験から一般事務職を目指すあなたに向けた送付状の例文を紹介します。この例文を参考に、あなたの状況に合わせてカスタマイズしてください。
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令和6年5月15日
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様
拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
私は、貴社ホームページにて一般事務職の募集を拝見し、貴社の企業理念に感銘を受け、ぜひ応募したいと考え、ご連絡いたしました。
〇〇 〇〇と申します。大学卒業後、〇年間、〇〇業界で〇〇の業務に携わってまいりました。これまでの経験を通じて、正確性、丁寧さ、そして効率的な業務遂行能力を培ってまいりました。また、PCスキル（Word、Excel、PowerPoint）に関しても、基本的な操作から応用まで習得しております。
貴社を志望した理由は、お客様第一の姿勢と、社員の方々の温かい雰囲気に魅力を感じたからです。私は、これまでの経験で培ったコミュニケーション能力を活かし、社内外との円滑な連携をサポートしたいと考えております。また、事務職として、正確な情報処理と効率的な業務遂行を通じて、貴社の発展に貢献したいと考えております。
つきましては、ぜひ一度、貴社にて私の能力をお試しいただきたく、面接の機会を賜りますようお願い申し上げます。
末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
敬具
〇〇 〇〇
〒123-4567 東京都〇〇区〇〇1-2-3
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：〇〇@example.com
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ポイント：
- 応募の動機を具体的に: なぜその企業で働きたいのか、企業のどこに魅力を感じたのかを具体的に説明しましょう。企業のホームページや求人広告を参考に、企業の理念や事業内容を理解した上で、あなたの言葉で表現することが重要です。
- 未経験でもアピールできる点を強調: 職務経験がない場合は、これまでの経験（アルバイト、ボランティアなど）や、事務職で活かせるスキル（PCスキル、コミュニケーション能力など）をアピールしましょう。
- 熱意を伝える: 丁寧な言葉遣いと、前向きな姿勢で、あなたの熱意を伝えましょう。
送付状作成のステップ：効果的な送付状を作成するための具体的な手順
効果的な送付状を作成するためには、以下のステップで進めることをおすすめします。
- 企業の情報を収集する: 企業のホームページ、求人広告などを参考に、企業の理念、事業内容、求める人物像などを理解します。
- 自己分析を行う: あなたの強み、経験、スキル、そして、事務職で活かせる能力を洗い出します。
- 応募の動機を明確にする: なぜその企業で働きたいのか、企業のどこに魅力を感じたのかを具体的に考えます。
- 送付状の構成要素を埋めていく: 上記の例文を参考に、あなたの情報を各要素に当てはめていきます。
- 推敲する: 誤字脱字がないか、文章表現に不自然な点がないか、客観的にチェックします。
- 第三者にチェックしてもらう: 家族、友人、キャリアコンサルタントなどに、あなたの送付状を読んでもらい、客観的な意見をもらうことも有効です。
送付状作成のポイント：差をつけるための秘訣
他の応募者と差をつけるためには、以下のポイントに注意しましょう。
- 丁寧な言葉遣い: 敬語や謙譲語を正しく使い、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 誤字脱字のチェック: 誤字脱字は、あなたの印象を大きく損なう可能性があります。必ず、複数回チェックしましょう。
- 簡潔で分かりやすい文章: 長文ではなく、簡潔で分かりやすい文章を心がけましょう。
- 手書きの送付状: 手書きの送付状は、あなたの誠実さを伝える効果があります。ただし、字の綺麗さも重要です。自信がない場合は、パソコンで作成した方が良いでしょう。
- 個性を出す: テンプレート通りの送付状ではなく、あなたの個性をアピールできるような表現を盛り込みましょう。
- 企業の求める人物像に合わせる: 企業の求める人物像を理解し、あなたの強みと関連付けてアピールしましょう。
送付状のNG例：絶対に避けるべきこと
送付状を作成する上で、絶対に避けるべき点があります。以下に、NG例をいくつか紹介します。
- コピペ: テンプレートをそのままコピーして、企業名や氏名だけを変更した送付状は、あなたの熱意が伝わりません。
- 誤字脱字が多い: 誤字脱字が多い送付状は、あなたの注意力や丁寧さを疑われます。
- 長すぎる文章: 長すぎる文章は、読み手の負担になります。簡潔で分かりやすい文章を心がけましょう。
- 自己中心的: 自分のことばかりをアピールし、企業のことを考慮していない文章は、相手に不快感を与えます。
- ネガティブな表現: 過去の失敗や、ネガティブな表現は避けましょう。
- 嘘や誇張: 嘘や誇張は、面接で発覚する可能性があります。正直に、ありのままの自分を伝えましょう。
送付状作成のQ&A：よくある疑問を解決！
送付状に関するよくある疑問とその回答をまとめました。
Q1: 職務経験がない場合、送付状で何をアピールすれば良いですか？
A1: 職務経験がない場合は、これまでの経験（アルバイト、ボランティアなど）で培ったスキルや、事務職で活かせる能力（PCスキル、コミュニケーション能力、正確性、丁寧さなど）をアピールしましょう。自己PR欄で、あなたの熱意と、事務職への適性を具体的に示すことが重要です。
Q2: 手書きとパソコン、どちらで送付状を作成すべきですか？
A2: 手書きの送付状は、あなたの誠実さを伝える効果があります。ただし、字の綺麗さも重要です。字に自信がない場合は、パソコンで作成した方が良いでしょう。どちらを選ぶかは、あなたの状況や、企業の文化に合わせて判断してください。
Q3: 履歴書と送付状の順番は？
A3: 送付状、履歴書、職務経歴書の順番で重ねて、クリアファイルに入れて送付するのが一般的です。クリアファイルに入れることで、書類が折れ曲がったり、汚れたりするのを防ぎ、あなたの丁寧さをアピールできます。
Q4: 送付状のサイズは？
A4サイズで作成し、三つ折りや四つ折りにはせずに、そのまま封筒に入れて送付しましょう。送付状を折ることで、相手に「雑な印象」を与えてしまう可能性があります。
Q5: 送付状に写真の添付は必要ですか？
A5: 送付状に写真の添付は不要です。履歴書に写真を添付してください。
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まとめ：送付状で未来を切り開く！
この記事では、未経験から一般事務職を目指すあなたに向けて、送付状の書き方について解説しました。送付状は、あなたの第一印象を決定づける重要なツールです。基本の構成要素を理解し、あなたの熱意と能力を効果的に伝えることで、書類選考を突破し、あなたの夢を叶える第一歩を踏み出しましょう。
送付状の作成は、あなたのキャリアを切り開くための第一歩です。この記事で学んだことを活かし、自信を持って応募書類を作成してください。あなたの成功を心から応援しています！
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