「ワードで送るのは非常識」は本当？ビジネスメールのファイル形式、常識と非常識の境界線を徹底解説

ビジネスシーンにおけるメールでのファイル送付方法について、疑問を感じている方もいるのではないでしょうか。特に、社外とのやり取りにおいて、ファイル形式に関する認識の違いから、思わぬトラブルに発展することもあります。

ビジネスにおいてメール送付のデータはPDF形式のファイルが一般的なのでしょうか？

取引先の会社から、うちの会社で使っている資料を見せてほしいと言われたので、ワード文書をメールで送りました。

その際、うちの会社の営業担当にもCCでメールを送ったのですが、「自社の資料をワードで送るのは非常識、PDFで送るのが普通。ビジネス上の一般常識だ」と注意されました（若干バカにした口調でした）

社内で作成した文書を別の会社に送るときは、PDF変換するのが一般的なのでしょうか？

社会人経験はそれなりにあると思いますが、今までそのような習慣がなかったので、それが当然のように言われて戸惑っています。

改ざんされて困るようなもの、画像原稿データなどならわかりますが、送ったものは

●画像や表などの記載は一切ない文字のみのワード文書

●契約書などの機密書類ではない（個人情報もなし）

●念のためパスワードを付けている

●その取引先の仕事をうちの会社でどのように対応しているかをマニュアル化したものなので、改ざんされてどうなる、という類のものではない（第3者が見ても役にたたない）

PDFにする理由は、もし取引先がうちで引き受けている仕事を別の会社に乗換えた際、その資料を流用して利用するかもしれないから、というのが１番のようなのですが、元々その取引先の指示をまとめたもので、うちの会社独自のやり方があるわけではありませんし、PDFでもその内容がわかってしまえばあまり意味がないことかと思ってしまいます

（量が多いわけではないので、そのまま文字を打ち込めばすむ内容）

ちなみにいつもその取引先は外資系大手で、いつも先方から送られてくるデータはワードやエクセルにパスワードがついたものです（内容的には今回こちらから送ったものより遥かに重要）

だから何も考えずに同じように送ってしまったということもあります。

言い返すのは面倒なので、注意をしてきた営業担当にはそのことは言っていませんが…(^^;)

PDFが全く0とは言いませんし、安全性が高いというのもわかりますが、他の会社とやりとりするときも基本的にはワード・エクセルが多いと感じていたので、「PDFが常識」と言い切られてしまうと違和感があり、質問させて頂きました。

私のまわりが実は少数派で本来文書のデータと送付と言えばPDFが主流ということなら、知らないでいるのは恥ずかしいので、ご回答頂ければ幸いです。

宜しくお願いします。

今回の相談は、ビジネスメールにおけるファイル形式に関する疑問です。特に、Word文書をPDFに変換せずに送付した際に、上司から「非常識」と指摘されたという状況ですね。ビジネスシーンでは、ファイル形式の選択が、相手への印象や情報セキュリティに影響を与えることがあります。この記事では、ビジネスメールにおけるファイル形式の使い分けについて、具体的な事例を交えながら解説していきます。

1. なぜPDFが「常識」と言われるのか？PDFのメリットとデメリット

まず、なぜPDF形式が「ビジネスの場で一般的」と認識されているのか、その理由とPDFのメリット・デメリットを整理しましょう。

1-1. PDFのメリット

互換性の高さ: PDFは、異なるOSやデバイス、ソフトウェア環境でも同じように表示されるため、相手の環境に左右されずに情報を正確に伝えることができます。Word文書の場合、相手の環境によってはレイアウトが崩れたり、文字化けが発生したりする可能性があります。
セキュリティの高さ: PDFは、パスワード設定や編集制限などのセキュリティ機能を付加することができます。これにより、機密情報の漏洩や改ざんのリスクを低減できます。
印刷時の再現性: PDFは、印刷時のレイアウトが崩れにくく、意図した通りの印刷結果を得やすいため、印刷物を前提とした資料に適しています。
ファイルサイズの圧縮: Word文書と比較して、PDFはファイルサイズを小さくできる場合があります。これにより、メールの添付ファイルとして送信する際の容量制限をクリアしやすくなります。

1-2. PDFのデメリット

編集の難しさ: PDFは、基本的に編集を想定していません。修正が必要な場合は、元のWord文書などを修正し、再度PDFに変換する必要があります。
情報伝達の効率性: PDFは、Word文書のように直接的な編集ができないため、情報伝達の効率性が低下する可能性があります。例えば、相手に修正箇所を指示する場合、Word文書であれば直接修正指示を書き込めますが、PDFでは注釈やコメント機能を使う必要があります。
ファイル形式によっては、編集ソフトが必要: PDFを編集するためには、専用のソフトが必要になる場合があります。

2. Word文書を送るのが「非常識」と言われるケースとは？

では、Word文書をメールで送ることが「非常識」と捉えられるのは、どのようなケースでしょうか？

2-1. レイアウトの崩れや文字化けのリスクが高い場合

Word文書は、作成環境と閲覧環境が異なる場合、レイアウトが崩れたり、文字化けが発生したりする可能性があります。特に、複雑なレイアウトや特殊なフォントを使用している場合は、PDF形式で送付するのが望ましいでしょう。

2-2. 機密性の高い情報を含む場合

契約書や個人情報を含む資料など、機密性の高い情報を扱う場合は、PDF形式でパスワードを設定したり、編集を制限したりすることで、情報漏洩のリスクを低減できます。Word文書でもパスワード設定は可能ですが、PDFの方がセキュリティ面で信頼性が高いとされています。

2-3. 印刷を前提とした資料の場合

プレゼンテーション資料や報告書など、印刷を前提とした資料の場合は、PDF形式で送付することで、印刷時のレイアウト崩れを防ぎ、意図した通りの印刷結果を得ることができます。

2-4. 相手からの要望がある場合

取引先から「PDF形式で送ってください」と明確に指示されている場合は、その指示に従うのがビジネスマナーです。相手の要望を無視してWord文書を送付すると、相手に不快感を与えたり、コミュニケーションに支障をきたしたりする可能性があります。

3. Word文書を送っても問題ないケースとは？

一方で、Word文書を送っても問題ないケースも存在します。今回の相談者のケースのように、状況によっては、Word文書で送付することが合理的である場合もあります。

3-1. 修正や編集が必要な場合

相手と共同で資料を作成する場合や、相手に修正を依頼する場合は、Word文書で送付する方が、スムーズなコミュニケーションを図ることができます。Word文書であれば、直接修正指示を書き込んだり、変更履歴を追跡したりすることができます。

3-2. 相手の環境を考慮した場合

相手がWord文書を編集する環境にない場合や、PDF編集ソフトを持っていない場合は、Word文書で送付する方が、相手にとって使いやすい場合があります。ただし、その場合は、レイアウト崩れや文字化けのリスクを考慮し、事前に相手に確認を取るなどの配慮が必要です。

3-3. 情報の重要度が低い場合

今回のご相談のように、マニュアルや参考資料など、情報の重要度が低い場合は、Word文書で送付しても問題ない場合があります。ただし、相手に誤解を与えないように、ファイル名や件名で内容を明確に伝えるなどの工夫が必要です。

3-4. 相手がWord文書を希望する場合

相手から「Word形式で送ってください」と明確に指示されている場合は、その指示に従うのがビジネスマナーです。相手の要望を無視してPDF形式で送付すると、相手に不快感を与えたり、コミュニケーションに支障をきたしたりする可能性があります。

4. ケーススタディ：状況に応じたファイル形式の使い分け

具体的な事例を通して、ファイル形式の使い分けを考えてみましょう。

4-1. プレゼンテーション資料

状況: 顧客向けのプレゼンテーション資料を作成し、メールで送付する場合。
ファイル形式: PDF形式が推奨されます。レイアウト崩れを防ぎ、印刷時の再現性を高めるためです。
補足: プレゼンテーション資料は、多くの人が閲覧することを想定しているため、互換性の高いPDF形式が適しています。

4-2. 契約書

状況: 取引先と契約を締結し、契約書をメールで送付する場合。
ファイル形式: PDF形式で、パスワードを設定するのが一般的です。機密情報を保護し、改ざんを防ぐためです。
補足: 契約書は、法的効力を持つ重要な書類であるため、セキュリティ対策が重要です。

4-3. 修正依頼が必要な報告書

状況: 上司に提出する報告書を修正してもらう必要があり、メールで送付する場合。
ファイル形式: Word形式が推奨されます。上司が直接修正指示を書き込んだり、変更履歴を追跡したりできるため、スムーズなコミュニケーションを図ることができます。
補足: 修正が必要な場合は、Word形式で送付し、修正後にPDF形式で最終版を提出するのが一般的です。

4-4. 社内マニュアル

状況: 社員向けの社内マニュアルを作成し、メールで送付する場合。
ファイル形式: Word形式またはPDF形式のどちらでも構いません。マニュアルの内容や、社員のITスキル、閲覧環境などを考慮して、適切な形式を選択します。
補足: マニュアルは、社員が繰り返し参照することを想定しているため、見やすさや検索のしやすさも考慮する必要があります。

5. 状況に応じたファイル形式の選択：まとめ

ファイル形式の選択は、状況によって異なります。以下の点を考慮して、最適なファイル形式を選択しましょう。

情報の重要度: 機密性の高い情報は、PDF形式でパスワードを設定するなど、セキュリティ対策を強化しましょう。
相手の環境: 相手がWord文書を編集する環境にない場合は、PDF形式で送付するか、事前に確認を取りましょう。
目的: 修正や編集が必要な場合は、Word形式で送付し、印刷を前提とする場合は、PDF形式で送付しましょう。
相手の要望: 相手からファイル形式の指定がある場合は、それに従いましょう。

今回の相談者のように、Word文書を送付したことが「非常識」と指摘された場合でも、必ずしも自分が間違っているとは限りません。状況を冷静に分析し、相手の意図を理解した上で、適切な対応をすることが重要です。

また、上司の指摘に対しては、感情的にならずに、なぜそう考えたのか、具体的な理由を尋ねてみましょう。その上で、自分の考えを伝え、今後の改善策を話し合うことで、より良いコミュニケーションを築くことができます。

ビジネスシーンでは、常に相手の立場に立って考え、最適なコミュニケーション方法を選択することが求められます。ファイル形式の選択も、その一環として捉え、状況に応じて柔軟に対応することが重要です。

もっとパーソナルなアドバイスが必要なあなたへ

この記事では一般的な解決策を提示しましたが、あなたの悩みは唯一無二です。
AIキャリアパートナー「あかりちゃん」が、LINEであなたの悩みをリアルタイムに聞き、具体的な求人探しまでサポートします。

今すぐLINEで「あかりちゃん」に無料相談する

無理な勧誘は一切ありません。まずは話を聞いてもらうだけでも、心が軽くなるはずです。

6. 今後のために：ファイル形式に関する知識を深める

今回の件を教訓に、ファイル形式に関する知識を深めておくことも重要です。以下のような方法で、知識をアップデートしましょう。

社内での情報共有: 周囲の同僚や上司に、ファイル形式に関する認識を確認し、社内での共通認識を深めましょう。
ビジネスメールのマナーに関する書籍や記事を読む: ビジネスメールのマナーに関する書籍や記事を参考に、ファイル形式だけでなく、件名や本文の書き方など、メール全般の知識を習得しましょう。
オンラインセミナーや研修に参加する: ビジネススキルに関するオンラインセミナーや研修に参加し、ファイル形式やメールに関する知識を体系的に学びましょう。
ITスキルを向上させる: PDF編集ソフトの使い方や、Word文書の高度な機能など、ITスキルを向上させることで、より効率的に業務を進めることができます。

7. まとめ：柔軟な対応と継続的な学習が重要

ビジネスメールにおけるファイル形式は、状況に応じて使い分けることが重要です。「PDFが常識」という固定観念にとらわれず、相手の状況や目的に合わせて、柔軟に対応しましょう。今回の相談者のように、上司から指摘を受けた場合は、なぜそう考えたのか、具体的な理由を尋ね、自分の考えを伝えることで、より良いコミュニケーションを築くことができます。また、ファイル形式に関する知識を深め、継続的に学習することで、ビジネススキルを向上させ、キャリアアップにつなげることができます。

“`

コメントするコメントをキャンセル

お役立ちコンテンツ

転職体験談

転職ノウハウ

転職コラム