「了解しました」「折り返し」はもう古い？ 営業マンが使うべき”デキる”ビジネス用語と、好印象を与える話し方
「了解しました」「折り返し」はもう古い？ 営業マンが使うべき”デキる”ビジネス用語と、好印象を与える話し方
最近、会社の営業マンが使う言葉で気になることがあります。
最近、会社の営業マンがよく使う言葉が気になってます。
「了解しました」
「じゃあ（電話）折り返してください」
上記２点はビジネス用語として正しいのでしょうか？
あなたは、日々のビジネスシーンで、同僚や上司、あるいは取引先の営業担当者が使う言葉遣いについて、少し違和感を覚えたことはありませんか？ 特に、「了解しました」や「折り返し」といった表現は、耳にする機会が多い一方で、本当に適切なビジネス用語なのか、疑問に思う方もいるかもしれません。言葉遣いは、相手に与える印象を大きく左右し、ビジネスの成否にも影響を与える重要な要素です。この記事では、営業職をはじめとするビジネスパーソンが、より洗練された印象を与え、円滑なコミュニケーションを築くために、言葉遣いの重要性、具体的な改善策、そして好印象を与える話し方のポイントを、比較検討形式で詳しく解説します。
1. 「了解しました」と「折り返し」：現状の課題と、より洗練された表現へのシフト
「了解しました」と「折り返し」という表現は、ビジネスシーンで頻繁に使用されますが、場合によっては、相手に失礼な印象を与えたり、コミュニケーションを円滑に進める妨げになる可能性があります。それぞれの表現が抱える課題を具体的に見ていきましょう。
1-1. 「了解しました」の課題と代替表現
「了解しました」は、相手の指示や提案に対して「理解しました」という意味を伝える際に使用されます。しかし、この表現は、やや事務的で、相手への敬意が不足していると受け取られる可能性があります。特に、目上の人や取引先に対して使用する場合は、注意が必要です。
- 課題: 事務的で、相手への敬意が伝わりにくい。
- 代替表現:
- 「かしこまりました」：丁寧で、相手への敬意を示すことができます。
- 「承知いたしました」：よりフォーマルな印象を与え、ビジネスシーンに適しています。
- 「承知しました」：上記2つよりはカジュアルですが、相手に失礼な印象を与えることはありません。
- 「～させていただきます」：相手の依頼に対して、積極的に行動する意思を示すことができます。（例：「〇〇の件、承知いたしました。すぐに準備させていただきます」）
これらの代替表現を使用することで、相手に好印象を与え、より円滑なコミュニケーションを築くことができます。
1-2. 「折り返し」の課題と代替表現
「折り返し」は、相手からの電話や連絡に対して、後で改めて連絡することを伝える際に使用されます。しかし、この表現は、具体的な行動や期日を示さないため、相手に不安感を与えたり、連絡漏れの原因になる可能性があります。
- 課題: 具体性に欠け、相手に不安感を与える可能性がある。
- 代替表現:
- 「改めてご連絡いたします」：丁寧で、相手に安心感を与えることができます。
- 「〇時頃に改めてご連絡いたします」：具体的な時間を伝えることで、相手に安心感を与え、連絡漏れを防ぐことができます。
- 「〇日までにご連絡いたします」：期日を伝えることで、相手に安心感を与え、連絡の遅延を防ぐことができます。
- 「〇〇様からお電話があった旨、〇〇に伝えます」：伝言を頼む際に、相手に確実に伝わるようにすることができます。
代替表現を使用する際には、具体的な行動や期日を伝えることで、相手との信頼関係を深め、よりスムーズなコミュニケーションを実現することができます。
2. 好印象を与える話し方のポイント：言葉遣いだけではない、ビジネスコミュニケーションの要諦
言葉遣いだけでなく、話し方全体を意識することで、相手に好印象を与え、より円滑なコミュニケーションを築くことができます。ここでは、好印象を与える話し方のポイントを、具体的に解説します。
2-1. 丁寧な言葉遣いと敬意表現
相手への敬意を示すことは、ビジネスコミュニケーションにおいて非常に重要です。丁寧な言葉遣いを心がけ、相手の立場や状況に応じた適切な敬語を使用しましょう。
- 例:
- 「〇〇様、いつもお世話になっております。」（挨拶）
- 「恐れ入りますが、〇〇をお願いできますでしょうか。」（依頼）
- 「誠に申し訳ございませんが、〇〇の件は…」（謝罪）
丁寧な言葉遣いは、相手に好印象を与え、信頼関係を築くための第一歩です。
2-2. 明確な表現と簡潔な説明
相手に誤解を与えないように、明確な表現を心がけましょう。また、長々と話すのではなく、簡潔に要点を伝えることが重要です。
- ポイント:
- 結論を先に伝える
- 専門用語を避ける
- 具体例を交えて説明する
明確で簡潔な説明は、相手の理解を深め、スムーズなコミュニケーションを促進します。
2-3. 相手の目を見て話す、表情と身振り手振りの活用
非言語コミュニケーションも、話し方において重要な要素です。相手の目を見て話すことで、真剣さや誠実さを伝えることができます。また、表情や身振り手振りを適切に活用することで、より豊かな表現が可能になります。
- ポイント:
- 相手の目を見て話す
- 笑顔を心がける
- 身振り手振りを活用する（ただし、過度なジェスチャーは避ける）
非言語コミュニケーションを意識することで、相手との距離を縮め、より効果的なコミュニケーションを実現できます。
2-4. 傾聴の姿勢を示す
相手の話をしっかりと聞き、理解しようとする姿勢を示すことは、良好な人間関係を築く上で不可欠です。相槌を打ったり、質問をしたりすることで、相手への関心を示しましょう。
- ポイント:
- 相槌を打つ
- 質問をする
- 相手の言葉を繰り返す（オウム返し）
傾聴の姿勢を示すことで、相手に「話を聞いてくれている」という安心感を与え、信頼関係を深めることができます。
3. 状況に応じた言葉遣いの使い分け：ケーススタディと実践的なアドバイス
ビジネスシーンでは、様々な状況に遭遇します。それぞれの状況に応じて、適切な言葉遣いを使い分けることが重要です。ここでは、具体的なケーススタディを通して、実践的なアドバイスを提供します。
3-1. 電話応対：第一印象を左右する、丁寧な言葉遣い
電話応対は、相手との最初の接点となることが多く、第一印象を大きく左右します。丁寧な言葉遣いを心がけ、相手に好印象を与えましょう。
- ケーススタディ:
- 電話がかかってきた際：「はい、〇〇会社の〇〇です。」
- 相手の名前が聞き取れない場合：「恐れ入りますが、お名前をもう一度お願いできますでしょうか。」
- 担当者が不在の場合：「〇〇はただいま席を外しております。後ほど、こちらから折り返しお電話させていただきます。」
- 実践的なアドバイス:
- 明るくハキハキとした声で話す
- 相手の名前を復唱する
- 用件を簡潔に伝える
電話応対での丁寧な言葉遣いは、会社のイメージアップにもつながります。
3-2. メール：誤解を防ぎ、正確に伝えるための表現
メールは、記録として残るため、正確な表現を心がける必要があります。誤解を招くことのないよう、丁寧な言葉遣いを意識しましょう。
- ケーススタディ:
- 件名：「〇〇に関するご相談」など、内容がわかるようにする
- 本文：「いつもお世話になっております。〇〇会社の〇〇です。」（挨拶）
- 依頼：「恐れ入りますが、〇〇についてご教示いただけますでしょうか。」
- 返信：「〇〇様、ご返信ありがとうございます。〇〇について…」
- 実践的なアドバイス:
- 誤字脱字がないか確認する
- 件名と本文の内容を一致させる
- 簡潔で分かりやすい文章を心がける
メールでの丁寧な言葉遣いは、相手との信頼関係を築き、円滑なコミュニケーションを促進します。
3-3. 対面での会話：相手に合わせた柔軟な対応
対面での会話では、相手の表情や反応を見ながら、言葉遣いを使い分けることが重要です。相手に合わせた柔軟な対応を心がけましょう。
- ケーススタディ:
- 初対面の場合：「はじめまして。〇〇と申します。」
- 目上の人：「〇〇様、本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございます。」
- 親しい間柄：「〇〇さん、今日はよろしくお願いします。」
- 実践的なアドバイス:
- 相手の目を見て話す
- 笑顔を心がける
- 相手の言葉遣いに合わせる
対面での会話では、相手との距離感を測りながら、適切な言葉遣いを使い分けることが大切です。
4. 成功事例から学ぶ：言葉遣い改善がもたらす効果
言葉遣いの改善は、ビジネスの成功に大きく貢献します。ここでは、具体的な成功事例を通して、言葉遣い改善がもたらす効果を検証します。
4-1. 顧客満足度の向上
丁寧な言葉遣いを心がけることで、顧客満足度が向上し、リピーターの獲得につながります。顧客は、自分のことを大切にしてくれる企業を信頼し、継続的な取引を望む傾向があります。
- 事例:
- ある企業では、顧客対応の際に、丁寧な言葉遣いを徹底した結果、顧客からのクレームが減少し、顧客満足度が大幅に向上しました。
- 効果:
- 顧客ロイヤリティの向上
- 口コミによる新規顧客の獲得
顧客満足度の向上は、企業の成長にとって不可欠な要素です。
4-2. 信頼関係の構築
正しい言葉遣いは、相手との信頼関係を築く上で非常に重要です。相手に敬意を示し、誠実な態度で接することで、長期的な関係を築くことができます。
- 事例:
- ある営業担当者は、顧客とのコミュニケーションにおいて、丁寧な言葉遣いを徹底し、相手の立場に立った提案を行った結果、顧客からの信頼を得て、大型案件の受注に成功しました。
- 効果:
- 長期的な取引関係の構築
- ビジネスチャンスの拡大
信頼関係の構築は、ビジネスの成功を左右する重要な要素です。
4-3. チームワークの強化
社内でのコミュニケーションにおいても、言葉遣いは重要です。丁寧な言葉遣いを心がけることで、チームワークが強化され、円滑な情報共有や協力体制が築かれます。
- 事例:
- ある企業では、社内でのコミュニケーションにおいて、敬語の使用を推奨した結果、部署間の連携がスムーズになり、業務効率が向上しました。
- 効果:
- 業務効率の向上
- 従業員エンゲージメントの向上
チームワークの強化は、企業の生産性向上に貢献します。
5. まとめ：言葉遣いを磨き、ビジネスパーソンとしての成長を加速させる
この記事では、ビジネスシーンにおける言葉遣いの重要性、具体的な改善策、そして好印象を与える話し方のポイントを解説しました。言葉遣いを磨くことは、単にマナーを守るだけでなく、相手への敬意を示し、信頼関係を築き、ビジネスを成功させるための重要な要素です。この記事で得た知識を活かし、日々のコミュニケーションを改善することで、ビジネスパーソンとしての成長を加速させましょう。
最後に、今回の内容をまとめます。
- 「了解しました」や「折り返し」といった表現は、状況によっては、相手に失礼な印象を与えたり、コミュニケーションを円滑に進める妨げになる可能性があります。
- 「了解しました」の代替表現としては、「かしこまりました」「承知いたしました」「承知しました」「～させていただきます」などがあります。
- 「折り返し」の代替表現としては、「改めてご連絡いたします」「〇時頃に改めてご連絡いたします」「〇日までにご連絡いたします」「〇〇様からお電話があった旨、〇〇に伝えます」などがあります。
- 好印象を与える話し方のポイントとして、丁寧な言葉遣いと敬意表現、明確な表現と簡潔な説明、相手の目を見て話す、表情と身振り手振りの活用、傾聴の姿勢を示すことが挙げられます。
- 状況に応じた言葉遣いの使い分けとして、電話応対、メール、対面での会話における具体的なケーススタディと実践的なアドバイスを紹介しました。
- 言葉遣いの改善は、顧客満足度の向上、信頼関係の構築、チームワークの強化といった効果をもたらします。
言葉遣いを意識し、実践することで、あなたのビジネススキルは必ず向上します。ぜひ、今日から意識して言葉遣いを改善し、ビジネスパーソンとしての成長を加速させてください。
もっとパーソナルなアドバイスが必要なあなたへ
この記事では一般的な解決策を提示しましたが、あなたの悩みは唯一無二です。
AIキャリアパートナー「あかりちゃん」が、LINEであなたの悩みをリアルタイムに聞き、具体的な求人探しまでサポートします。
無理な勧誘は一切ありません。まずは話を聞いてもらうだけでも、心が軽くなるはずです。
“`