電話の音声ガイダンス「呼び出し中」は何？ビジネスで使える？徹底解説

電話の音声ガイダンス「呼び出し中」は何？ビジネスで使える？徹底解説

今回は、仕事中にふと疑問に思ったこと、取引先の電話で耳にした音声ガイダンスについて、掘り下げて解説します。電話の音声ガイダンス「呼び出し中」がどのようなサービスなのか、ビジネスシーンでどのように活用できるのか、具体的な情報をお届けします。

この疑問、ビジネスシーンでよくあるシチュエーションですよね。電話をかけた際に聞こえる音声ガイダンスは、単なる着信音とは異なり、相手への印象を左右することもあります。今回は、この音声ガイダンスの正体と、ビジネスでの活用方法について詳しく見ていきましょう。

1. 音声ガイダンス「呼び出し中」の正体：どこが提供しているサービス？

まず、この音声ガイダンスがどのようなサービスなのか、どこが提供しているのかを解説します。

1-1. 音声ガイダンスの種類

「大変お世話になっております。ただいま呼び出しております」という音声ガイダンスは、主に以下の2つのサービスで提供されています。

• 留守番電話サービス：多くの携帯電話会社が提供しており、着信に応答できない場合に、相手に伝言を残してもらうためのサービスです。
• キャリア独自のサービス：一部のキャリアでは、着信前に特別なメッセージを流すサービスを提供しています。

この音声ガイダンスは、相手に「丁寧な印象」を与え、ビジネスマナーとしても好印象を与えることができます。

1-2. サービス提供会社

主なサービス提供会社としては、以下のキャリアが挙げられます。

• NTTドコモ：ドコモでは、留守番電話サービスや、オプションサービスとして、着信前にメッセージを流すサービスを提供しています。
• au：auも同様に、留守番電話サービスや、着信設定サービスを提供しています。
• SoftBank：SoftBankも、留守番電話サービスや、オプションサービスを提供しています。

これらのキャリアのサービスを利用することで、ビジネスシーンでよりプロフェッショナルな印象を与えることができます。

2. 音声ガイダンス「呼び出し中」のメリットとデメリット

次に、音声ガイダンスを利用する際のメリットとデメリットについて見ていきましょう。

2-1. メリット

• 丁寧な印象：「大変お世話になっております」というメッセージは、相手に丁寧な印象を与え、ビジネスマナーとしても好印象です。
• 情報伝達：留守番電話サービスと連携することで、不在時の伝言を確実に受け取ることができます。
• ブランドイメージ向上：企業や個人のブランドイメージを高めることができます。

2-2. デメリット

• 設定の手間：サービスの契約や設定に手間がかかる場合があります。
• 料金：サービスによっては、月額料金や通話料が発生する場合があります。
• 相手への負担：相手がガイダンスを聞く時間が発生するため、状況によっては相手に負担を与える可能性があります。

これらのメリットとデメリットを理解した上で、自身のビジネスに最適なサービスを選択することが重要です。

3. ビジネスシーンでの活用方法

音声ガイダンスは、ビジネスシーンでどのように活用できるのでしょうか？

3-1. 留守番電話サービスとの連携

留守番電話サービスと連携することで、不在時の電話対応をスムーズに行うことができます。例えば、

• 外出時の対応：外出中に電話に出られない場合でも、伝言を残してもらうことができます。
• 会議中の対応：会議中に電話に出られない場合でも、伝言を残してもらうことができます。

これにより、重要な連絡を見逃すリスクを減らし、ビジネスチャンスを逃さないようにすることができます。

3-2. 顧客対応の向上

音声ガイダンスは、顧客対応の質を向上させるためにも活用できます。例えば、

• 営業時間外の対応：営業時間外に電話がかかってきた場合でも、ガイダンスで営業時間や連絡先を案内することができます。
• 特別なメッセージ：特別なキャンペーンやイベント情報をガイダンスで流すことで、顧客への情報提供を強化できます。

顧客満足度を高め、リピーターの獲得にも繋がります。

3-3. チームでの活用

チームで音声ガイダンスを活用することで、業務効率を向上させることができます。例えば、

• 担当者不在時の対応：担当者が不在の場合でも、ガイダンスで他の担当者への連絡を促すことができます。
• 情報共有：チーム全体で共有したい情報をガイダンスで流すことで、情報伝達をスムーズに行うことができます。

チーム全体の連携を強化し、より効率的な業務遂行を可能にします。

4. 音声ガイダンスの設定方法

音声ガイダンスの設定方法について解説します。キャリアによって設定方法が異なるため、それぞれのキャリアの手順を確認しましょう。

4-1. NTTドコモの場合

ドコモの留守番電話サービスの設定方法は以下の通りです。

1. サービス契約：まず、留守番電話サービスを契約します。
2. 設定アプリの利用：ドコモの「留守番電話アプリ」を利用して、ガイダンスメッセージを設定します。
3. ガイダンスメッセージの録音：ガイダンスメッセージを録音します。「大変お世話になっております」などの丁寧なメッセージを録音しましょう。
4. 設定の確認：設定が完了したら、テストコールを行い、ガイダンスが正しく再生されるか確認します。

4-2. auの場合

auの留守番電話サービスの設定方法は以下の通りです。

1. サービス契約：留守番電話サービスを契約します。
2. 設定アプリの利用：auの「留守番電話アプリ」または、電話アプリから設定を行います。
3. ガイダンスメッセージの録音：ガイダンスメッセージを録音します。
4. 設定の確認：設定が完了したら、テストコールを行い、ガイダンスが正しく再生されるか確認します。

4-3. SoftBankの場合

SoftBankの留守番電話サービスの設定方法は以下の通りです。

1. サービス契約：留守番電話サービスを契約します。
2. 設定アプリの利用：SoftBankの「留守番電話アプリ」または、電話アプリから設定を行います。
3. ガイダンスメッセージの録音：ガイダンスメッセージを録音します。
4. 設定の確認：設定が完了したら、テストコールを行い、ガイダンスが正しく再生されるか確認します。

各キャリアの設定方法を参考に、ご自身の携帯電話で設定を行ってみましょう。設定方法がわからない場合は、各キャリアのサポートセンターにお問い合わせください。

5. ビジネスシーンで好印象を与えるガイダンスメッセージの作成方法

ビジネスシーンで好印象を与えるガイダンスメッセージを作成するためのポイントを解説します。

5-1. 丁寧な言葉遣い

ガイダンスメッセージでは、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。例えば、

• 「大変お世話になっております」：相手への敬意を示す言葉です。
• 「ただいま、電話に出ることができません」：状況を丁寧に説明します。
• 「後ほど、改めてご連絡させていただきます」：今後の対応を明確にします。

これらの言葉遣いを用いることで、相手に好印象を与え、信頼関係を築くことができます。

5-2. 簡潔なメッセージ

メッセージは簡潔にまとめましょう。長すぎるメッセージは、相手に負担を与えてしまう可能性があります。例えば、

• 用件を明確に伝える：相手に伝えたい内容を簡潔にまとめます。
• 必要な情報のみを伝える：不要な情報は省き、必要な情報のみを伝えます。

簡潔なメッセージは、相手の時間を尊重し、効率的なコミュニケーションを可能にします。

5-3. 連絡先の案内

連絡先を明確に案内しましょう。相手がすぐに連絡を取れるように、以下の情報を伝えます。

• 電話番号：折り返し連絡を希望する相手のために、電話番号を伝えます。
• メールアドレス：メールでの連絡を希望する相手のために、メールアドレスを伝えます。
• 営業時間：営業時間外に電話がかかってきた場合に、営業時間を伝えます。

連絡先を明確にすることで、相手とのスムーズなコミュニケーションを促進します。

6. 音声ガイダンスに関するよくある質問（FAQ）

音声ガイダンスに関するよくある質問とその回答をまとめました。

6-1. Q: 音声ガイダンスは無料ですか？

A: 音声ガイダンス自体は、留守番電話サービスなどのオプションサービスに含まれている場合が多く、月額料金がかかる場合があります。また、通話料が発生する場合もあります。各キャリアの料金プランを確認しましょう。

6-2. Q: 自分の声でガイダンスを設定できますか？

A: はい、ほとんどのキャリアで、自分の声でガイダンスを設定できます。ガイダンスメッセージを録音する機能を利用して、オリジナルのメッセージを作成しましょう。

6-3. Q: 音声ガイダンスをオフにすることはできますか？

A: はい、音声ガイダンスをオフにすることは可能です。設定画面から、ガイダンスの再生を停止することができます。ただし、留守番電話サービス自体を解約しない限り、メッセージの録音は可能です。

6-4. Q: 複数のガイダンスメッセージを設定できますか？

A: キャリアやサービスによっては、複数のガイダンスメッセージを設定できる場合があります。例えば、営業時間外、休日、長期休暇など、状況に応じてメッセージを切り替えることができます。

7. まとめ：音声ガイダンスをビジネスに活かそう

今回は、電話の音声ガイダンス「呼び出し中」について、その正体、メリット・デメリット、ビジネスでの活用方法、設定方法、好印象を与えるメッセージの作成方法、よくある質問について解説しました。

音声ガイダンスは、ビジネスシーンにおいて、顧客対応の向上、ブランドイメージの向上、業務効率化に役立つツールです。今回ご紹介した情報を参考に、ご自身のビジネスに最適な音声ガイダンスを設定し、効果的に活用してください。

ビジネスシーンでの電話対応は、企業の顔としての役割も担います。音声ガイダンスを効果的に活用し、顧客満足度を高め、ビジネスの成功に繋げましょう。

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