「踏まえて」は失礼？ビジネスシーンでの言葉遣いと円滑なコミュニケーション術

この記事では、ビジネスシーンでの言葉遣いに関するあなたの疑問にお答えします。「〜を踏まえて」という表現が、相手に失礼に感じられることがあるというあなたの感覚は、非常に重要です。言葉はコミュニケーションの基盤であり、誤った言葉遣いは、相手に不快感を与えたり、誤解を生む可能性があります。この記事では、具体的な事例を挙げながら、なぜ「〜を踏まえて」という表現が気になるのかを深掘りし、より適切な言い換え表現や、相手に好印象を与えるコミュニケーション術を解説します。言葉遣いを改善することで、あなたのキャリアアップにも繋がるでしょう。

お客様に対して「・・・を踏まえて・・・して下さい」と言うのが癖の社員がいるのですが、「踏まえて」が、何か耳に障るというか、失礼な気がします。敬語として間違っていないのでしょうか？

補足：例えば、「営業時間は、１９時までですので、それを踏まえてお越し下さい。」とか、「ご連絡を頂かないとお待たせしますので、その辺を踏まえてお願いします。」とか、そういった言い回しです。気にし出したら、妙に耳に付いてしまって・・・・

「踏まえて」という表現が気になる理由：心理的背景を探る

「〜を踏まえて」という表現が、なぜ一部の人に違和感を与えるのでしょうか？その背景には、いくつかの心理的な要因が考えられます。

命令口調に聞こえる可能性： 「〜を踏まえて」という表現は、相手に対して「前提条件を理解した上で、行動してください」というニュアンスを含みます。場合によっては、相手に命令しているかのような印象を与え、上から目線だと感じさせてしまうことがあります。特に、目上の人や顧客に対して使う場合は、注意が必要です。
相手への配慮の欠如： コミュニケーションにおいて、相手への配慮は非常に重要です。「〜を踏まえて」という表現は、相手の状況や気持ちを考慮せずに、一方的に情報を伝えているように受け取られる可能性があります。相手がすでに理解していることに対して、改めて「踏まえて」と伝えることで、相手を不快にさせてしまうこともあります。
言葉の響き： 日本語には、言葉の響きによって印象が変わるという特徴があります。「踏まえて」という言葉は、少し硬い印象を与えることがあります。柔らかい表現や、相手に寄り添うような表現と比較すると、冷たい印象を与えてしまう可能性があります。

これらの心理的背景を踏まえると、「〜を踏まえて」という表現が、相手に与える印象は、状況や相手との関係性によって大きく変わることがわかります。ビジネスシーンでは、相手に不快感を与えないように、言葉遣いに細心の注意を払う必要があります。

「踏まえて」の言い換え表現：状況別具体例

「〜を踏まえて」という表現は、状況に応じて様々な言い換えが可能です。以下に、具体的な例を挙げ、それぞれの表現がどのような場合に適切かを解説します。

1. 営業時間の案内など、事実を伝える場合

営業時間の案内など、事実を伝える場合は、相手に誤解を与えないように、簡潔で分かりやすい表現を心がけましょう。

例1：「営業時間は19時までです。お越しになる際は、ご注意ください。」
例2：「19時閉店となります。お時間に余裕をもってお越しください。」
ポイント： 簡潔な表現で、相手に分かりやすく伝えることが重要です。「ご注意ください」や「お時間に余裕をもってお越しください」のように、相手への配慮を示す言葉を加えることで、より丁寧な印象を与えることができます。

2. 連絡が必要な場合

連絡が必要な場合は、相手に連絡を促すだけでなく、連絡がない場合に生じる可能性のある問題点も伝えることで、相手の理解を深めることができます。

例1：「ご連絡がない場合、お待ちいただく可能性がございます。お手数ですが、事前にご連絡をお願いいたします。」
例2：「ご連絡をいただければ、スムーズにご案内できます。ぜひ、ご連絡ください。」
ポイント： 相手に連絡を促すだけでなく、連絡がない場合に生じる問題点を具体的に伝えることで、相手の行動を促すことができます。「お手数ですが」や「ぜひ」などの言葉を加えることで、より丁寧な印象を与えることができます。

3. 依頼やお願いをする場合

依頼やお願いをする場合は、相手への感謝の気持ちを伝え、相手の協力を得るように心がけましょう。

例1：「〇〇について、ご理解いただいた上で、ご対応いただけますと幸いです。」
例2：「〇〇について、ご協力をお願いいたします。何かご不明な点がございましたら、お気軽にお尋ねください。」
ポイント： 相手への感謝の気持ちを伝えることで、相手に好印象を与えることができます。「〜いただけますと幸いです」や「ご協力をお願いいたします」のように、丁寧な表現を用いることで、相手に失礼な印象を与えずに、依頼やお願いをすることができます。

より丁寧なコミュニケーションのための5つの秘訣

言葉遣いを改善するだけでなく、コミュニケーション全体を見直すことで、より円滑な人間関係を築き、ビジネスを成功に導くことができます。以下に、より丁寧なコミュニケーションのための5つの秘訣を紹介します。

1. 相手の立場に立って考える

コミュニケーションの基本は、相手の立場に立って考えることです。相手がどのような状況で、どのような気持ちでいるのかを想像し、相手に合わせた言葉遣いや表現を選ぶように心がけましょう。相手の立場に立つことで、相手に不快感を与えたり、誤解を生むことを防ぐことができます。

2. 相手への敬意を示す

相手への敬意を示すことは、良好な人間関係を築く上で非常に重要です。丁寧な言葉遣いを心がけるだけでなく、相手の意見を尊重し、感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。相手への敬意を示すことで、相手との信頼関係を深め、円滑なコミュニケーションを促進することができます。

3. 積極的に傾聴する

コミュニケーションは、一方通行ではありません。相手の話をしっかりと聞き、相手の気持ちを理解しようとすることが重要です。相手の話を遮らずに最後まで聞き、相槌を打ったり、質問をしたりすることで、相手に「話を聞いてくれている」という安心感を与えることができます。積極的に傾聴することで、相手との信頼関係を深め、より深いコミュニケーションをすることができます。

4. 適切な言葉遣いを心がける

言葉遣いは、相手に与える印象を大きく左右します。状況や相手との関係性に応じて、適切な言葉遣いを選ぶように心がけましょう。丁寧語や謙譲語を正しく使い、相手に不快感を与えないように注意しましょう。言葉遣いを改善することで、あなたの印象が向上し、ビジネスの成功にも繋がるでしょう。

5. 非言語コミュニケーションにも注意する

コミュニケーションは、言葉だけではありません。表情、身振り、姿勢などの非言語的な要素も、相手に大きな影響を与えます。笑顔で話す、相手の目を見て話す、身振り手振りを交えて話すなど、非言語的なコミュニケーションにも気を配ることで、相手との距離を縮め、より親密な関係を築くことができます。

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ビジネスシーンで役立つ！言葉遣いトレーニング

言葉遣いは、トレーニングによって改善することができます。以下に、ビジネスシーンで役立つ言葉遣いトレーニングの具体的な方法を紹介します。

1. ロールプレイング

ロールプレイングは、様々な状況を想定し、言葉遣いを練習する効果的な方法です。同僚や友人、家族などと協力して、顧客対応、上司への報告、同僚との会話など、様々なシーンを想定してロールプレイングを行いましょう。ロールプレイングを通して、自分の言葉遣いの癖に気づき、改善点を見つけることができます。また、様々な状況に対応できる、柔軟なコミュニケーション能力を身につけることができます。

2. 録音・録画

自分の話し方を録音・録画して、客観的にチェックすることも有効です。自分の話し方を客観的に聞くことで、自分の言葉遣いの癖や、改善点に気づくことができます。録音・録画したものを聞いて、早口になっていないか、声が小さくなっていないか、不必要な言葉を使っていないかなどを確認しましょう。録音・録画したものを参考に、言葉遣いを改善していくことで、より洗練されたコミュニケーション能力を身につけることができます。

3. 模範的な話し方の学習

ビジネスシーンで模範的な話し方を参考にすることも、言葉遣いを改善する上で役立ちます。テレビやラジオのニュースキャスター、アナウンサー、プレゼンテーションの上手な人など、模範的な話し方をする人を参考にしましょう。彼らの話し方を観察し、どのような言葉遣いや表現を使っているのか、どのように話しているのかを学びましょう。模範的な話し方を参考にすることで、あなたの言葉遣いの幅を広げ、より効果的なコミュニケーション能力を身につけることができます。

4. フィードバックの活用

同僚や上司、友人などから、自分の言葉遣いについてフィードバックをもらうことも重要です。客観的な意見を聞くことで、自分では気づかなかった改善点を発見することができます。フィードバックをもらう際には、自分の言葉遣いの良い点と悪い点を具体的に教えてもらい、改善点については、どのように改善すれば良いのかアドバイスをもらいましょう。フィードバックを積極的に活用することで、あなたの言葉遣いを効果的に改善し、コミュニケーション能力を向上させることができます。

5. 継続的な学習

言葉遣いは、一度学んだら終わりではありません。常に新しい言葉や表現を学び、自分の言葉遣いを磨き続けることが重要です。ビジネス書や自己啓発書を読んだり、セミナーに参加したり、様々な情報を収集し、自分の言葉遣いをアップデートしていきましょう。継続的な学習を通して、あなたの言葉遣いはさらに洗練され、ビジネスシーンでのあなたの活躍を後押ししてくれるでしょう。

まとめ：言葉遣いを磨き、円滑なコミュニケーションを

「〜を踏まえて」という表現は、使い方によっては相手に失礼な印象を与えてしまう可能性があります。この記事では、その理由を心理的背景から解説し、より適切な言い換え表現や、相手に好印象を与えるコミュニケーション術を紹介しました。言葉遣いを改善し、丁寧なコミュニケーションを心がけることで、あなたの人間関係はより円滑になり、ビジネスでの成功にも繋がるでしょう。今回ご紹介した内容を参考に、ぜひあなたの言葉遣いを磨き、より豊かなコミュニケーションを築いてください。

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