営業担当者必見！失礼のない「断りメール」の書き方：例文付きで徹底解説
営業担当者必見！失礼のない「断りメール」の書き方：例文付きで徹底解説
この記事では、営業活動において避けて通れない「断りメール」の書き方について、具体的な例文を交えながら徹底的に解説します。新規開拓で訪問した施設への有料登録を、上司の指示で見送ることになった場合の、先方への丁寧な断りメールの作成方法を具体的に見ていきましょう。相手に失礼なく、かつ今後の関係性を良好に保つためのメール作成のポイントを、例文と共にご紹介します。
営業をしています。今回、先方に断りのメールを送りたいのですがどう送ればよいかアドバイスお願いします。
先日、新規施設に飛び込みで訪問したのですが、営業するには有料登録を行わなければならないことがわかりました。
上司に相談しましたら、頻繁に行きわけではないので登録はしないことになりました。登録用のメール用の頂いたので、担当の方に断りのメールを送りたいのですが、どのように送ればよいでしょうか。
アドバイスお願いします。
断りメール作成の重要性：なぜ丁寧な対応が必要なのか
営業活動において、断りのメールは非常に重要な役割を果たします。それは、単に取引を断るためだけではなく、今後のビジネスチャンスを左右する可能性があるからです。丁寧な断りメールを送ることは、相手に不快感を与えず、良好な関係を維持するために不可欠です。具体的には、以下の3つのメリットがあります。
- 関係性の維持: 丁寧な対応は、相手との信頼関係を損なうことなく、将来的なビジネスチャンスにつなげることができます。
- 企業イメージの向上: 誠実な対応は、あなたの所属する企業のイメージを向上させ、信頼性を高めます。
- 円滑なコミュニケーション: 適切な断り方は、今後のコミュニケーションを円滑にし、互いのビジネスを促進する可能性があります。
これらのメリットを理解した上で、具体的なメール作成のステップを見ていきましょう。
ステップ1：メール作成前の準備
断りメールを作成する前に、いくつかの準備が必要です。これらの準備を怠ると、相手に誤解を与えたり、不快感を与えてしまう可能性があります。以下の3つのポイントを押さえておきましょう。
- 状況の整理: なぜ断るのか、その理由を明確にしましょう。上司の指示、予算の問題、競合他社の存在など、具体的な理由を整理します。
- 相手の立場を理解する: 相手がどのような状況で、あなたにどのような期待をしていたのかを想像しましょう。相手の立場を理解することで、より適切な表現を選ぶことができます。
- 目的の明確化: このメールで何を達成したいのかを明確にしましょう。例えば、「今後の関係を良好に保ちたい」「相手に不快感を与えたくない」など、目的を定めることで、メールの構成や表現が決まります。
これらの準備をすることで、より効果的な断りメールを作成することができます。
ステップ2：メールの構成要素と書き方のポイント
断りメールは、いくつかの要素で構成されています。それぞれの要素を適切に記述することで、相手に失礼なく、かつ意図を正確に伝えることができます。以下に、メールの構成要素と書き方のポイントをまとめました。
1. 件名
件名は、メールを開封してもらうための最初の関門です。簡潔かつ内容が伝わる件名を作成しましょう。具体的には、以下の例を参考にしてください。
- 例1：【〇〇（会社名）】〇〇（サービス名）のご紹介について
- 例2：〇〇（サービス名）に関するお問い合わせへのご回答
- 例3：〇〇（施設名）へのご訪問のお礼と、ご登録見送りのご案内
件名に「お断り」という言葉を入れるかどうかは、状況によって判断しましょう。相手にすぐに内容を伝えたい場合は、件名に含めるのも有効です。
2. 宛名
宛名は、相手への敬意を示すために非常に重要です。会社名、部署名、役職、氏名を正確に記載しましょう。担当者の名前がわからない場合は、「〇〇様」と記載します。
例：
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
3. 挨拶文
挨拶文は、メールの冒頭部分で、相手への感謝や、状況に応じた言葉を述べます。丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
例：
〇〇様
いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
先日は、〇〇（施設名）にご訪問いただき、誠にありがとうございました。
4. 本文（断りの理由と感謝の気持ち）
本文では、断りの理由を具体的に説明し、相手への感謝の気持ちを伝えます。断りの理由は、正直に、かつ丁寧に伝えましょう。相手を非難するような表現や、遠回しな表現は避け、簡潔に説明することが重要です。
例：
この度は、〇〇（サービス名）について、詳細なご説明をいただき、誠にありがとうございました。
ご提案いただきました〇〇（サービス名）につきまして、社内で検討いたしました結果、誠に恐縮ではございますが、今回は見送らせていただくことになりました。
理由は、〇〇（具体的な理由）によるものでございます。
せっかくご提案いただいたにも関わらず、ご期待に沿えず大変申し訳ございません。
しかしながら、今回の〇〇（サービス名）の件を通じて、〇〇（相手の会社名）様の〇〇（サービス名）に対する熱意と、〇〇（サービス名）の魅力について深く理解することができました。貴重なお時間をいただき、心より感謝申し上げます。
5. 結びの言葉
結びの言葉は、今後の関係性を良好に保つために重要です。相手への配慮を示し、今後の発展を願う言葉を添えましょう。
例：
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
6. 署名
署名には、あなたの会社名、部署名、氏名、連絡先を記載します。相手にあなたの情報を伝えることで、信頼性を高めることができます。
例：
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇 〇〇
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇@〇〇.co.jp
ステップ3：具体的な断りメール例文
上記の構成要素を踏まえ、具体的な断りメールの例文をいくつかご紹介します。状況に合わせて、これらの例文を参考にしながら、あなた自身の言葉でメールを作成してください。
例文1：新規施設の有料登録を見送る場合
件名：〇〇（施設名）へのご訪問のお礼と、ご登録見送りのご案内
〇〇様
いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
先日は、〇〇（施設名）にご訪問いただき、誠にありがとうございました。
〇〇様よりご案内いただきました〇〇（施設名）への有料登録につきまして、社内で検討いたしました結果、誠に恐縮ではございますが、今回は見送らせていただくことになりました。
理由は、現状では、〇〇（施設名）への訪問頻度が少ないため、費用対効果を考慮した結果でございます。
せっかくご提案いただいたにも関わらず、ご期待に沿えず大変申し訳ございません。
しかしながら、今回の〇〇（施設名）の件を通じて、〇〇（施設名）様の〇〇（サービス名）に対する熱意と、〇〇（サービス名）の魅力について深く理解することができました。貴重なお時間をいただき、心より感謝申し上げます。
今後、〇〇（施設名）への訪問頻度が増えるような機会がございましたら、改めてご相談させていただきたく存じます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇 〇〇
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇@〇〇.co.jp
例文2：予算の関係で断る場合
件名：〇〇（サービス名）のご提案について
〇〇様
いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
この度は、〇〇（サービス名）について、詳細なご説明をいただき、誠にありがとうございました。
ご提案いただきました〇〇（サービス名）につきまして、社内で検討いたしました結果、誠に恐縮ではございますが、今回は見送らせていただくことになりました。
理由は、誠に恐縮ながら、今期の予算の都合上、〇〇（サービス名）の導入を見送ることになったためでございます。
せっかくご提案いただいたにも関わらず、ご期待に沿えず大変申し訳ございません。
しかしながら、〇〇（サービス名）の機能や、〇〇（サービス名）がもたらす効果について、深く理解することができました。貴重なお時間をいただき、心より感謝申し上げます。
今後、予算に余裕ができ次第、改めてご相談させていただきたく存じます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇 〇〇
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇@〇〇.co.jp
例文3：競合他社の存在で断る場合
件名：〇〇（サービス名）のご提案について
〇〇様
いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
この度は、〇〇（サービス名）について、詳細なご説明をいただき、誠にありがとうございました。
ご提案いただきました〇〇（サービス名）につきまして、社内で検討いたしました結果、誠に恐縮ではございますが、今回は見送らせていただくことになりました。
理由は、現在、〇〇（競合他社名）様の〇〇（類似サービス名）を導入しており、そちらとの兼ね合いから、今回は見送らざるを得ない状況でございます。
せっかくご提案いただいたにも関わらず、ご期待に沿えず大変申し訳ございません。
しかしながら、〇〇（サービス名）の機能や、〇〇（サービス名）がもたらす効果について、深く理解することができました。貴重なお時間をいただき、心より感謝申し上げます。
今後、〇〇（類似サービス名）の更新や、新たなサービスを検討する際には、ぜひ〇〇（会社名）様にご相談させていただきたく存じます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇 〇〇
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇@〇〇.co.jp
ステップ4：メール送信後のフォローアップ
メールを送信した後も、フォローアップを行うことで、相手との関係性をより強固なものにすることができます。具体的には、以下の2つのポイントが重要です。
- 返信への対応: 相手から返信があった場合は、速やかに対応しましょう。感謝の気持ちを伝え、今後の関係について言及することで、好印象を与えることができます。
- 定期的な情報提供: 相手にとって有益な情報を、定期的に提供しましょう。業界の最新情報や、あなたの会社に関する情報を共有することで、相手との接点を維持し、関係性を深めることができます。
これらのフォローアップを行うことで、相手との良好な関係を維持し、将来的なビジネスチャンスにつなげることができます。
断りメール作成の注意点
断りメールを作成する際には、いくつかの注意点があります。これらの注意点を守ることで、相手に不快感を与えることを防ぎ、円滑なコミュニケーションを促進することができます。
- ネガティブな言葉遣いを避ける: 否定的な言葉遣いや、相手を非難するような表現は避けましょう。「できません」「無理です」といった直接的な表現ではなく、「今回は見送らせていただきます」など、婉曲的な表現を用いることが重要です。
- 事実に基づいた理由を伝える: 嘘やごまかしは、後々関係を悪化させる可能性があります。事実に基づいた理由を、正直に伝えましょう。
- 感謝の気持ちを伝える: 相手に時間と労力を割いてもらったことへの感謝の気持ちを、必ず伝えましょう。感謝の言葉は、相手との関係を良好に保つために不可欠です。
- 今後の関係性を考慮する: 今後の関係性を考慮した上で、適切な表現を選びましょう。将来的に取引の可能性がある場合は、その旨を伝えておくことで、関係性を維持することができます。
- 誤字脱字に注意する: 誤字脱字は、相手に不快感を与える可能性があります。メールを送信する前に、必ず見直しを行いましょう。
断りメール作成のQ&A
断りメールの作成に関する、よくある質問とその回答をご紹介します。
Q1：断りの理由を具体的に伝えるべきですか？
A1：はい、断りの理由は、できる限り具体的に伝えるべきです。ただし、相手を非難するような表現や、個人的な事情は避けるようにしましょう。例えば、「予算の都合上」や「社内検討の結果」など、一般的な理由を伝えるのが適切です。
Q2：断りメールに、今後の期待を込めた言葉を入れても良いですか？
A2：はい、今後の関係性を良好に保ちたい場合は、今後の期待を込めた言葉を入れることは有効です。「今後、機会があれば」「またご相談させてください」といった言葉を添えることで、相手に好印象を与えることができます。
Q3：断りメールに、お詫びの言葉は必要ですか？
A3：はい、断りメールには、お詫びの言葉を入れることが望ましいです。相手に時間と労力を割いてもらったことに対するお詫びの気持ちを伝えることで、相手との関係を良好に保つことができます。
Q4：断りメールを送るタイミングはいつが良いですか？
A4：断りの意思が固まったら、できるだけ早くメールを送りましょう。相手に迷惑をかけないためにも、迅速な対応が重要です。遅くとも、検討期間が終わった後、1週間以内には送るようにしましょう。
Q5：断りメールは、電話で伝えても良いですか？
A5：基本的には、メールで伝えるのが適切です。ただし、相手との関係性や、状況によっては、電話で伝えることもあります。電話で伝える場合は、メールと同様に、丁寧な言葉遣いを心がけ、相手に失礼のないように注意しましょう。
これらのQ&Aを参考に、状況に応じた適切な断りメールを作成してください。
もっとパーソナルなアドバイスが必要なあなたへ
この記事では一般的な解決策を提示しましたが、あなたの悩みは唯一無二です。
AIキャリアパートナー「あかりちゃん」が、LINEであなたの悩みをリアルタイムに聞き、具体的な求人探しまでサポートします。
無理な勧誘は一切ありません。まずは話を聞いてもらうだけでも、心が軽くなるはずです。
まとめ：断りメールで良好な関係を築くために
この記事では、営業担当者が作成する断りメールについて、その重要性、構成要素、具体的な例文、注意点、Q&Aを解説しました。断りメールは、単に取引を断るためだけではなく、今後のビジネスチャンスを左右する可能性のある重要なコミュニケーションツールです。丁寧なメール作成を心がけることで、相手に不快感を与えることなく、良好な関係を維持し、企業イメージを向上させることができます。
今回の記事で紹介した、メール作成のステップ、構成要素、例文を参考に、状況に応じた適切な断りメールを作成してください。そして、メール送信後のフォローアップも忘れずに行いましょう。これらの努力が、あなたの営業活動を成功に導き、ビジネスの発展に貢献することでしょう。
“`
最近のコラム
>> ゴールド免許なのに…交通違反で切符を切られた時の心の整理と、キャリアへの影響を考える