「約束してません」は新手の営業？受付が遭遇した奇妙な出来事と、その裏にある心理と対策
「約束してません」は新手の営業？受付が遭遇した奇妙な出来事と、その裏にある心理と対策
この記事では、企業の受付担当者が直面した、ちょっと変わった訪問者に関する疑問を掘り下げます。新手の営業手法なのか、それとも単なる勘違いなのか？ この不可解な状況を分析し、同様のケースに遭遇した場合の対応策を具体的に解説します。さらに、このような状況が、あなたのキャリアや人間関係にどのような影響を与える可能性があるのか、心理的な側面にも触れながら、具体的なアドバイスを提供します。
企業で受付をしている者です。
先日、とある会社の方が『１３時に○さんと約束で参りました』と来ました。
○さんに『お約束の×会社の方がいらっしゃいました』と言うと、『僕、約束してないですよ』との事でした。
お客様に確認すると『お電話で約束したのですが・・』と言われ、再度○さんに確認。
すると『確かに営業の電話は来たけど約束なんてしてない。断って』と言われたので、お断りしました。
それから２ヶ月ほどして、またその会社の人が来ました。
前回の事が印象的だったので覚えていました。
また『約束で○さん宛てに来ました』と言われ、今度は約束取ったんだなと思い電話をすると、またもや『約束なんてしてない』って事でした。
さすがに変だなーと思い、『お約束されてないようですが・・』と言うと『え？約束しましたけど？』と真顔で言われました。
結局お帰り頂きましたが・・。
これは新手の営業スタイルなんでしょうか？
それともちょっと変わった人？
その会社はそこそこ有名で名も知れた所でした。見かけも普通のサラリーマンです。補足アポ無しで来る人はたくさんいますが、アポ無しなのに『約束してます』って堂々と来る人はいなかったので・・。
奇妙な訪問者の謎：受付担当者が遭遇した不可解な出来事
企業の受付は、会社の顔とも言える重要なポジションです。来客対応、電話応対、郵便物の受け取りなど、多岐にわたる業務をこなし、会社の円滑な運営を支えています。しかし、受付担当者は時に、奇妙な状況に遭遇することもあります。今回の相談者のように、約束をしていないにも関わらず「約束がある」と主張する訪問者が現れるケースは、まさにその一例です。
このような状況に遭遇した場合、まず冷静さを保つことが重要です。感情的にならず、事実関係を正確に把握しようと努めましょう。今回のケースでは、
- 訪問者が「約束がある」と主張していること
- 訪問を受けた社員が「約束をしていない」と回答していること
- 訪問者の主張と社員の回答に食い違いがあること
これらの要素を整理し、状況を客観的に分析することが、適切な対応につながります。
考えられる原因：新手の営業手法？それとも別の理由？
今回のケースでは、いくつかの原因が考えられます。
1. 新手の営業手法の可能性
残念ながら、企業によっては、強引な営業手法を用いるケースも存在します。アポイントメントを取ることなく訪問し、あたかも約束があるかのように装うことで、担当者との面会を強引に迫るというものです。この場合、受付担当者は、企業のルールに従い、毅然とした態度で対応する必要があります。
2. 訪問者の勘違い
訪問者が、何らかの勘違いをしている可能性も否定できません。例えば、過去の電話でのやり取りを誤って記憶していたり、別の担当者との約束を混同している場合などが考えられます。この場合、丁寧な言葉遣いを心がけながら、事実確認を行うことが重要です。
3. 訪問者の個人的な問題
まれに、訪問者に個人的な問題があるケースも考えられます。例えば、認知能力の低下や、精神的な問題を抱えている場合などです。このような場合、受付担当者だけで対応することは難しいため、上司や関係部署に相談し、適切な対応を検討する必要があります。
具体的な対応策：受付担当者ができること
このような状況に遭遇した場合、受付担当者は、以下の手順で対応することが推奨されます。
1. 事実確認
まずは、事実関係を正確に把握することが重要です。訪問者に、具体的な約束の内容（日時、相手、目的など）を確認し、社内の担当者に確認を取りましょう。この際、感情的にならず、冷静かつ客観的に対応することが大切です。
2. 社内への報告と相談
状況が不明確な場合や、対応に迷う場合は、上司や関係部署に速やかに報告し、相談しましょう。会社のルールや方針に従い、適切な対応を検討する必要があります。
3. 訪問者への対応
訪問者に対しては、丁寧な言葉遣いを心がけ、相手の立場を尊重した対応を心がけましょう。約束がない場合は、その旨を丁寧に伝え、訪問をお断りする必要があります。ただし、相手を不必要に刺激するような言動は避け、冷静に対応しましょう。
4. 記録の作成
同様のケースが再発する可能性も考慮し、対応内容を記録しておくことが重要です。記録は、今後の対応や、会社としての対策を検討する際の貴重な情報源となります。
キャリアへの影響：受付担当者の成長の機会
今回のケースは、受付担当者にとって、自身のキャリアを考える上でも、貴重な経験となる可能性があります。
このような状況への対応を通じて、
- コミュニケーション能力
- 問題解決能力
- 状況判断能力
といった、様々なスキルを向上させることができます。
これらのスキルは、受付業務だけでなく、将来のキャリアにおいても、必ず役立つでしょう。
人間関係への影響：円滑なコミュニケーションを築くために
今回のケースは、社内の人間関係にも影響を与える可能性があります。
社員との連携を密にし、正確な情報共有を行うことで、誤解やトラブルを未然に防ぐことができます。
また、今回のケースを通じて、
- 社内のコミュニケーションの重要性
- 相手の立場を理解することの大切さ
を学ぶことができるでしょう。
専門家のアドバイス：類似ケースへの対応と予防策
今回のケースのような状況は、企業活動において、完全に避けることは難しいかもしれません。しかし、事前の対策や、適切な対応策を講じることで、被害を最小限に抑えることができます。以下に、専門家のアドバイスをまとめます。
1. 事前の対策
- 受付マニュアルの整備: 受付業務に関するマニュアルを整備し、今回のケースのような状況への対応方法を明記しておくことが重要です。
- 社員への周知徹底: 社員に対して、アポイントメントの重要性や、不審な訪問者への対応について、定期的に周知徹底を行う必要があります。
- セキュリティ対策の強化: 会社のセキュリティ対策を強化し、不審な訪問者の侵入を防ぐための対策を講じることも重要です。
2. 類似ケースへの対応
- 冷静な対応: 類似のケースが発生した場合、冷静さを保ち、事実関係を正確に把握することが重要です。
- 記録の作成: 対応内容を記録し、今後の対策に役立てましょう。
- 社内連携の強化: 社内での情報共有を密にし、連携を強化することで、問題の早期発見と解決に繋がります。
3. 予防策
- アポイントメント管理の徹底: アポイントメントは、正確に記録し、管理することが重要です。
- 社員教育の実施: 社員に対して、コンプライアンスに関する教育を実施し、不適切な営業行為への対応について理解を深めることが重要です。
- 相談体制の構築: 問題が発生した場合に、気軽に相談できる体制を構築しておくことが重要です。
これらの対策を講じることで、企業は、今回のケースのような問題の発生を抑制し、より円滑な企業運営を実現することができます。
もっとパーソナルなアドバイスが必要なあなたへ
この記事では一般的な解決策を提示しましたが、あなたの悩みは唯一無二です。
AIキャリアパートナー「あかりちゃん」が、LINEであなたの悩みをリアルタイムに聞き、具体的な求人探しまでサポートします。
無理な勧誘は一切ありません。まずは話を聞いてもらうだけでも、心が軽くなるはずです。
まとめ：受付担当者として、自信を持って対応するために
今回のケースは、受付担当者にとって、非常に困惑する状況であったことでしょう。しかし、冷静に状況を分析し、適切な対応策を講じることで、問題解決へと繋げることができます。今回の記事で解説した内容を参考に、自信を持って対応してください。
受付業務は、会社の顔として、非常に重要な役割を担っています。今回の経験を活かし、さらなるスキルアップを目指し、キャリアを切り開いていきましょう。
“`
最近のコラム
>> ゴールド免許なのに…交通違反で切符を切られた時の心の整理と、キャリアへの影響を考える