病院薬剤師必見！アナログ在庫管理術：欠品・過剰在庫を防ぐための実践的ノウハウ
病院薬剤師必見！アナログ在庫管理術：欠品・過剰在庫を防ぐための実践的ノウハウ
病院薬剤師として転職されたあなたが直面している、在庫管理に関する課題。以前の調剤薬局でのシステム化された環境とは異なり、アナログな方法での在庫管理を余儀なくされている状況は、多くの薬剤師にとって頭を悩ませる問題です。この記事では、アナログな方法でも効果的に在庫管理を行い、欠品や過剰在庫を防ぐための具体的なノウハウを、実践的なアドバイスと共にご紹介します。あなたの職場環境に合わせて、すぐに取り入れられるヒントが満載です。
最近病院に転職した薬剤師です。以前、調剤薬局に勤務していた時は在庫はすべてパソコンの発注システムソフトで管理しており、入庫データや出庫データは日々集計をかけて、常にどの薬がどのぐらいの数あるのか把握できていました。薬が少ないと、パソコンの画面上で発注品目として候補があがってきていたので、発注ももれなくできていました。
しかし転職先の病院は規模が比較的小さく、在庫管理のシステムなどは導入されていません。コストの面はかなりシビアな印象が見受けられ、電子カルテも導入されておらず、この先もカルテや在庫管理のIT化は当面なさそうです。薬剤部で一緒に働いている人は、在庫は見た目で判断して発注しているそうなのですが、それだと漏れがあって欠品する可能性や過剰在庫になる場合もでてきそうなので私としては何かルールを作りたいです。
そこで皆様に知恵を貸していただきたいのです。最近は在庫管理にパソコンを使っている薬局さんがほとんどかと思いますが、パソコンを使わずアナログな方法で在庫管理を上手くできないでしょうか？良い方法が思い浮かぶ方、回答をよろしくお願いします。
アナログ在庫管理の重要性
IT化が進む現代において、アナログな在庫管理は時代遅れのように感じるかもしれません。しかし、小規模な病院や、IT化が遅れている環境においては、アナログな方法が有効な場合があります。アナログ管理には、コストがかからない、シンプルな運用が可能、システムトラブルのリスクがないなどのメリットがあります。また、薬剤師が在庫の状況を肌で感じ、薬の種類や使用量を把握することで、より質の高い薬剤管理に繋がる可能性もあります。
アナログ在庫管理の基本：見える化と記録
アナログ在庫管理の成功の鍵は、「見える化」と「記録」です。具体的にどのような方法があるのか、詳しく見ていきましょう。
1. 在庫配置の工夫
まず、薬の種類ごとに適切な配置を心がけましょう。使用頻度の高い薬は取り出しやすい場所に、使用期限の短い薬は手前に配置するなど、工夫することで、在庫の状況を把握しやすくなります。
- ABC分析の活用: 薬の種類を、使用量（金額）に応じてA（重要度大）、B（中）、C（小）の3グループに分類します。Aグループの薬は厳重に管理し、Cグループの薬は余裕を持った在庫管理を行うなど、管理の優先順位をつけることができます。
- 定位置管理: 各医薬品に定位置を決め、在庫量が減ってきた場合にすぐに気づけるようにします。
- 使用期限管理: 使用期限の近い薬は、目立つ場所に配置し、定期的にチェックする習慣をつけましょう。
2. 在庫管理表の作成
在庫管理表は、アナログ在庫管理の要となるツールです。紙媒体でも、エクセルなどの表計算ソフトでも構いません。重要なのは、以下の情報を記録することです。
- 医薬品名: 一般名、商品名、規格など、正確に記載します。
- 規格: 1瓶あたりの量、1包あたりの量など、正確に記載します。
- 現在庫数: 実際に棚にある在庫数を記録します。
- 発注点: 発注すべき在庫数の目安を設定します。
- 発注量: 一度に発注する数量を記録します。
- 使用期限: 使用期限を記録し、期限切れを防ぎます。
- 入庫日: 入庫日を記録し、在庫の回転率を把握します。
- 出庫数: 1日の使用量、または特定の期間の使用量を記録します。
在庫管理表は、定期的に見直しを行い、発注点や発注量を調整することが重要です。使用量の変化や、季節性の需要変動などを考慮し、常に最適な在庫量を保てるようにしましょう。
3. 目視チェックと記録
定期的な目視チェックは、アナログ在庫管理の基本です。週に一度、または月に一度など、定期的に棚卸しを行い、在庫管理表と実際の在庫数に差異がないか確認します。差異がある場合は、原因を究明し、改善策を講じましょう。
- チェックリストの活用: チェックリストを作成し、確認漏れを防ぎます。
- 写真撮影: 在庫の状況を写真で記録しておくと、変化を比較しやすくなります。
- 関係者との情報共有: 薬剤師だけでなく、看護師や医師など、関係者と在庫情報を共有することで、より正確な情報に基づいた管理が可能になります。
アナログ在庫管理の具体的な実践方法
ここでは、具体的な実践方法を、ステップごとに解説します。
ステップ1：現状把握と目標設定
まずは、現在の在庫管理の状況を把握することから始めましょう。どのような方法で在庫管理を行っているのか、問題点はないか、改善したい点は何かなどを洗い出します。その上で、具体的な目標を設定します。例えば、「欠品をゼロにする」「過剰在庫を10%削減する」など、数値目標を設定すると、効果を測定しやすくなります。
ステップ2：在庫管理表の作成
エクセルや紙媒体で、在庫管理表を作成します。先述したように、必要な情報を盛り込み、見やすいように工夫しましょう。最初は、すべての医薬品を対象とするのではなく、使用頻度の高いものや、高価なものなど、重点的に管理したいものから始めるのがおすすめです。
ステップ3：発注点の決定
発注点は、欠品を防ぐために非常に重要な指標です。過去の使用量や、リードタイム（発注から納品までの期間）などを考慮して、適切な発注点を決定します。安全在庫（欠品を防ぐために余分に持っておく在庫）も考慮に入れると、より確実です。
ステップ4：定期的な棚卸しと記録
定期的に棚卸しを行い、在庫管理表と実際の在庫数に差異がないか確認します。差異がある場合は、原因を究明し、記録を修正します。また、使用量の変化に応じて、発注点や発注量を調整します。
ステップ5：改善と継続
在庫管理は、一度行えば終わりではありません。定期的に見直しを行い、改善を繰り返すことで、より効率的な管理体制を構築できます。問題点があれば、原因を分析し、対策を講じましょう。また、新しい医薬品の導入や、使用量の変化など、状況に応じて柔軟に対応することが重要です。
アナログ在庫管理のメリットとデメリット
アナログ在庫管理には、メリットとデメリットがあります。それぞれの特徴を理解し、自社の状況に合わせて、最適な方法を選択しましょう。
メリット
- コストがかからない: システム導入費用や、維持費用がかかりません。
- シンプルな運用: 複雑な操作を覚える必要がなく、誰でも簡単に始められます。
- 柔軟な対応: システムトラブルの影響を受けず、臨機応変に対応できます。
- 在庫状況の把握: 薬剤師が在庫を直接確認することで、薬の種類や使用量を肌で感じ、より質の高い薬剤管理に繋がります。
デメリット
- 人手が必要: 在庫管理表の作成や、棚卸しなど、人手がかかります。
- 記録ミス: 手作業による記録ミスが発生する可能性があります。
- 情報共有の煩雑さ: 複数人で情報を共有する場合、手間がかかることがあります。
- データ分析の限界: 大量のデータを分析し、傾向を把握することが難しい場合があります。
成功事例：アナログ在庫管理で欠品を克服した薬局
ある地方の小規模薬局では、長年アナログな方法で在庫管理を行っていました。しかし、薬剤師の異動や、患者数の増加に伴い、欠品が頻発するようになりました。そこで、在庫管理表の見直し、発注点の最適化、定期的な棚卸しの徹底など、アナログ管理の強化を図りました。その結果、欠品は大幅に減少し、患者満足度も向上しました。この薬局では、アナログ管理のメリットを最大限に活かし、薬剤師の経験と知識を活かした、きめ細やかな在庫管理を実現しています。
専門家からのアドバイス
薬剤師として、アナログな在庫管理を行う上で、専門家は以下の点を推奨しています。
- 記録の徹底: どんなに小さなことでも、記録を怠らないことが重要です。
- 情報共有: 薬剤師だけでなく、他のスタッフとも情報を共有し、連携を密にしましょう。
- 定期的な見直し: 定期的に在庫管理の方法を見直し、改善を繰り返しましょう。
- IT化の検討: 最終的には、IT化も視野に入れ、効率的な在庫管理を目指しましょう。
アナログ在庫管理は、手間がかかることもありますが、薬剤師の経験と知識を活かし、きめ細やかな管理を行うことで、欠品や過剰在庫を防ぎ、患者さんの安全を守ることができます。あなたの職場環境に合わせて、この記事で紹介した方法を参考に、効果的な在庫管理を実現してください。
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よくある質問（FAQ）
アナログ在庫管理に関するよくある質問とその回答をまとめました。
Q1：アナログ在庫管理で、欠品を防ぐための具体的な対策は？
A1：発注点の見直し、安全在庫の設定、定期的な棚卸しの徹底、そして、関係者との情報共有が重要です。過去の使用量や、リードタイムを考慮し、余裕を持った発注を行うようにしましょう。
Q2：アナログ在庫管理で、過剰在庫を防ぐための具体的な対策は？
A2：ABC分析を行い、在庫の優先順位をつけ、使用期限の短い薬は、特に注意して管理しましょう。また、定期的に在庫管理表を見直し、発注量を調整することも重要です。
Q3：アナログ在庫管理で、記録ミスを防ぐための対策は？
A3：ダブルチェックを行う、チェックリストを活用する、記録方法を統一する、などの対策が有効です。また、記録ミスが発生しやすいポイントを把握し、注意を払うことも重要です。
Q4：アナログ在庫管理で、情報共有をスムーズに行うための対策は？
A4：在庫管理表を共有フォルダに保存する、定例のミーティングで在庫状況を報告する、など、情報共有のためのルールを明確にしましょう。また、関係者とのコミュニケーションを密にすることも重要です。
Q5：アナログ在庫管理から、IT化に移行する際の注意点は？
A5：まずは、現在の在庫管理の課題を明確にし、IT化によって何を解決したいのかを明確にしましょう。そして、自社の規模や予算に合ったシステムを選び、導入前に十分なテストを行いましょう。また、従業員への教育も重要です。
まとめ
この記事では、病院薬剤師がアナログな方法で在庫管理を行うための具体的なノウハウを解説しました。アナログ在庫管理は、手間がかかることもありますが、薬剤師の経験と知識を活かし、きめ細やかな管理を行うことで、欠品や過剰在庫を防ぎ、患者さんの安全を守ることができます。この記事で紹介した方法を参考に、あなたの職場環境に合った、効果的な在庫管理を実現してください。
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