Excelで営業進捗管理！関数とマクロを駆使して効率化！

この記事では、営業職の方が抱える「Excelでの営業進捗管理」に関する悩みを解決します。具体的には、上司から依頼された営業進捗リストの作成において、使いやすさとデータ管理の両立を目指す方法を解説します。関数の活用方法から、より高度な管理を実現するためのマクロの導入まで、具体的なステップと実践的なアドバイスを提供します。この記事を読むことで、あなたはExcelスキルを向上させ、日々の業務効率を格段にアップさせることができるでしょう。

私は営業なのですが、上司より営業進捗のリストを作成するように頼まれました。以前のフォーマットを参考に図のようなリストを作成しました。

進捗欄には見込み的な内容も含めA～Cと決と×をリストから選ぶように設定しましたが、上司より進捗で決と×（決定とダメになったもの）は表から外したいとのことを言われました。

削除すればいいのでは？と申し出ましたが、削除で列全体でもし間違えて削除した場合データがおかしくなるのでもう少し使いやすいのを考えろと言われました・・・・。

そこで、まとめ（添付図）のシートと個人ごとのシートにして関数で”×”と”決”以外をまとめの表にひっぱるようにしようと思っています。

ですが、どの関数で引っ張ってくるのがベストなのかがわかりません・・・。また、この考え方自体が無理なのかもわかっていません。

マクロの方がいいのかも、こういった管理表を作成した経験がないのでわからないのです。

そこで、上記方法で可能ならその関数を、上記方法以外でよい管理方法があるならばぜひ教えていただきたいと思っています。なお、進捗はA～ｃと×と決で決める事は上司からの頼まれているのでこの部分のみ変更はできません・・。

なお同じような内容で知恵袋に出ていないかさがしましたが、欲しい答えはありませんでした。

1. 問題の本質を理解する：なぜ営業進捗管理が重要なのか

営業活動における進捗管理は、単なる事務作業ではありません。それは、売上目標達成のための重要な戦略的ツールです。効果的な進捗管理は、以下のメリットをもたらします。

現状把握： 営業チーム全体の活動状況を可視化し、ボトルネックを発見できます。
戦略立案： 成功事例を分析し、効果的な営業戦略を策定できます。
効率化： 営業プロセスを最適化し、無駄な作業を削減できます。
モチベーション向上： 目標達成に向けた進捗を共有し、チーム全体のモチベーションを高めます。

今回の相談者のように、Excelでの進捗管理に課題を感じている方は少なくありません。しかし、適切な方法を学ぶことで、これらの課題を克服し、より効果的な営業活動を実現できます。

2. 現状の課題を分析：なぜ「決」と「×」を削除したいのか

相談者が抱える問題は、単に「Excelの操作方法がわからない」というだけではありません。上司が「決」と「×」を削除したいと指示した背景には、以下のような意図が考えられます。

情報の整理： 営業進捗を「見込みあり」と「結果」に分類することで、より重要な情報に焦点を当てたい。
分析の効率化： 成功要因や失敗要因を分析しやすくするため、不要な情報を排除したい。
報告の簡素化： 上司への報告資料を見やすくし、意思決定を迅速化したい。

これらの意図を理解した上で、最適な解決策を検討することが重要です。単に「関数を教えてほしい」という要求に応えるだけでなく、根本的な課題を解決できるような提案を心がけましょう。

3. 関数の活用：基本編

まずは、Excelの基本的な関数を活用して、問題解決を図る方法を解説します。相談者の要望である「”×”と”決”以外をまとめの表にひっぱる」という部分に焦点を当てて、具体的な手順を説明します。

3-1. データの準備

まず、営業進捗管理表を作成し、以下の項目を設定します。

顧客名： 顧客の名前
担当者： 営業担当者の名前
進捗： A、B、C、×、決のいずれか
その他： 契約金額、商談日など、必要に応じて追加

この表を「データシート」とします。次に、まとめ用のシートを作成し、必要な項目を配置します。

3-2. FILTER関数の活用

FILTER関数は、特定の条件に合致するデータを抽出するのに非常に便利です。今回は、進捗が「A」「B」「C」のいずれかのデータを抽出するために使用します。

まとめシートの最初のセル（例：A1）に、以下の数式を入力します。

    =FILTER(データシート!A:D, (データシート!C:C="A") + (データシート!C:C="B") + (データシート!C:C="C"))

この数式は、データシートのA列からD列までのデータを対象とし、進捗列（C列）が「A」「B」「C」のいずれかに該当する行を抽出します。
数式を入力後、Enterキーを押すと、条件に合致するデータが表示されます。

この方法で、上司の指示通り、「決」と「×」を除いたデータだけを抽出することができます。FILTER関数は非常に柔軟性が高く、他の条件を追加することも可能です。

3-3. その他の関数の活用

さらに、他の関数を組み合わせることで、より高度な進捗管理を実現できます。

COUNTIFS関数： 特定の条件に合致するデータの数をカウントします。例えば、「進捗がAの顧客の数」をカウントできます。
SUMIFS関数： 特定の条件に合致するデータの合計値を計算します。例えば、「進捗がAの顧客の契約金額の合計」を計算できます。
INDEX関数とMATCH関数： データの検索と抽出をより柔軟に行います。

これらの関数を組み合わせることで、営業進捗の分析を深め、より効果的な戦略を立てることができます。

4. マクロの活用：応用編

Excelの基本的な関数だけでは実現できないような、高度な機能が必要な場合は、マクロ（VBA）の活用を検討しましょう。マクロを使用することで、以下のようなことができます。

データの自動処理： 定期的なデータの集計や、フォーマットの自動変換など。
ユーザーインターフェースの作成： ボタンやメニューを作成し、操作性を向上させる。
他のアプリケーションとの連携： データベースや他のExcelファイルとのデータ連携。

ただし、マクロの作成にはプログラミングの知識が必要となります。もし、プログラミングに慣れていない場合は、専門家への依頼も検討しましょう。

4-1. マクロの作成手順

開発タブの表示： Excelの「ファイル」→「オプション」→「リボンのユーザー設定」で、「開発」タブにチェックを入れて表示させます。
Visual Basic Editorの起動： 「開発」タブの「Visual Basic」をクリックして、Visual Basic Editor（VBE）を起動します。
モジュールの挿入： VBEの「挿入」→「標準モジュール」を選択し、モジュールを作成します。
コードの記述： モジュール内に、VBAコードを記述します。
マクロの実行： 作成したマクロを実行します。

4-2. 具体的なマクロの例

以下は、進捗状況に応じてセルの色を変えるマクロの例です。

    Sub 色分け()
        Dim ws As Worksheet
        Dim lastRow As Long
        Dim i As Long

        Set ws = ThisWorkbook.Sheets("データシート") ' データシートの名前を指定
        lastRow = ws.Cells(Rows.Count, 3).End(xlUp).Row ' データの最終行を取得

        For i = 2 To lastRow ' 2行目から最終行までループ
            Select Case ws.Cells(i, 3).Value ' 進捗の値をチェック
                Case "A"
                    ws.Cells(i, 3).Interior.Color = RGB(198, 239, 206) ' 薄い緑色
                Case "B"
                    ws.Cells(i, 3).Interior.Color = RGB(255, 235, 156) ' 薄い黄色
                Case "C"
                    ws.Cells(i, 3).Interior.Color = RGB(255, 199, 206) ' 薄い赤色
                Case "×"
                    ws.Cells(i, 3).Interior.Color = RGB(255, 0, 0) ' 赤色
                Case "決"
                    ws.Cells(i, 3).Interior.Color = RGB(0, 176, 80) ' 緑色
            End Select
        Next i
    End Sub

このマクロを実行すると、進捗状況に応じてセルの背景色が自動的に変わります。これにより、進捗状況が一目でわかるようになり、分析が容易になります。

5. 営業進捗管理表の作成：実践的なステップ

ここからは、実際に営業進捗管理表を作成するための具体的なステップを解説します。Excelの基本的な操作から、高度なテクニックまで、幅広くカバーします。

5-1. 目的の明確化

まず、営業進捗管理表を作成する目的を明確にしましょう。何を知りたいのか、どのような情報を可視化したいのかを具体的にすることで、必要な項目や機能を決定することができます。

例えば、以下のような目的が考えられます。

営業活動の可視化： 誰が、いつ、どのような活動をしているのかを把握する。
進捗状況の把握： 各案件の進捗状況をリアルタイムで把握する。
目標達成状況の確認： 目標に対する進捗状況を把握し、課題を特定する。
分析： 成功要因や失敗要因を分析し、改善策を検討する。

5-2. 必要な項目の決定

目的が明確になったら、必要な項目を決定します。以下の項目は、一般的な営業進捗管理表に含めるべき基本項目です。

顧客名： 顧客の名前
担当者： 営業担当者の名前
案件名： 案件の名称
進捗状況： A、B、C、×、決など
活動内容： 商談、提案、見積もり提出など
商談日： 商談を行った日付
契約予定日： 契約締結予定日
契約金額： 契約金額
備考： その他特記事項

これらの項目に加えて、自社の営業活動に合わせて、必要な項目を追加しましょう。

5-3. Excelでの表の作成

Excelを開き、上記の項目を列見出しとして入力します。次に、各行に顧客情報や進捗状況を入力していきます。

ポイント：

データの入力規則： 進捗状況などの項目には、データの入力規則を設定し、入力ミスを防ぎましょう。
書式設定： 見やすいように、フォントや背景色、罫線などを設定しましょう。
数式の活用： 合計金額や進捗率などを自動計算する数式を設定しましょう。

5-4. 関数の活用

前述のFILTER関数やCOUNTIFS関数などを活用して、データの集計や分析を行いましょう。例えば、以下のようなことができます。

進捗状況別の件数： COUNTIFS関数で、各進捗状況の件数を集計する。
担当者別の売上： SUMIFS関数で、担当者別の売上金額を集計する。
進捗率： 目標に対する進捗率を計算する。

5-5. マクロの活用

必要に応じて、マクロを作成し、業務効率化を図りましょう。例えば、以下のようなことができます。

データの自動集計： 定期的にデータを集計し、レポートを作成する。
データの自動更新： 他のシステムからデータをインポートし、自動的に更新する。
グラフの作成： データの可視化を容易にするために、グラフを作成する。

5-6. レポートの作成

作成した営業進捗管理表をもとに、レポートを作成します。レポートは、上司や関係者への報告、または、自己分析に活用できます。

レポートに含めるべき項目：

進捗状況の概要： 全体的な進捗状況をまとめたサマリー
主要な案件： 特に重要な案件の進捗状況
課題と対策： 課題と、それに対する対策
今後の予定： 今後の活動計画

6. 成功事例から学ぶ：効果的な営業進捗管理のヒント

他の企業の成功事例を参考にすることで、自社の営業進捗管理を改善するためのヒントを得ることができます。以下に、いくつかの成功事例を紹介します。

6-1. 事例1：SaaS企業A社の事例

SaaS企業A社は、SalesforceなどのCRM（顧客関係管理）システムを導入し、営業進捗管理を徹底しています。CRMシステムを活用することで、顧客情報、商談履歴、進捗状況などを一元管理し、営業活動の可視化を実現しました。また、データに基づいた営業戦略を策定し、売上向上に繋げました。

ポイント：

CRMシステムの導入：顧客情報を一元管理し、営業活動の可視化を実現。
データ分析：データに基づいた営業戦略を策定し、売上向上に貢献。
チームワークの強化：情報共有を促進し、チーム全体のパフォーマンスを向上。

6-2. 事例2：製造業B社の事例

製造業B社は、Excelを活用して営業進捗管理を行っています。Excelの機能を最大限に活用し、データの入力規則、数式、グラフなどを駆使して、見やすく、使いやすい管理表を作成しました。また、定期的に進捗会議を開催し、情報共有と課題解決を図っています。

ポイント：

Excelの活用：Excelの機能を最大限に活用し、使いやすい管理表を作成。
定期的な進捗会議：情報共有と課題解決を図り、チーム全体の意識改革を促進。
PDCAサイクルの実践：計画（Plan）、実行（Do）、評価（Check）、改善（Act）を繰り返し、継続的な改善を実現。

6-3. 事例3：人材紹介会社C社の事例

人材紹介会社C社は、営業担当者ごとに目標を設定し、進捗状況を可視化しています。各担当者は、自身の目標に対する進捗状況を定期的に確認し、課題を特定し、改善策を検討しています。また、成功事例を共有し、チーム全体のスキルアップを図っています。

ポイント：

目標設定：営業担当者ごとに目標を設定し、モチベーション向上。
進捗状況の可視化：自身の進捗状況を定期的に確認し、自己管理能力を向上。
成功事例の共有：チーム全体のスキルアップを促進し、組織全体のパフォーマンスを向上。

7. 営業進捗管理を成功させるためのポイント

営業進捗管理を成功させるためには、以下のポイントを押さえることが重要です。

目的の明確化： 何のために進捗管理を行うのか、目的を明確にする。
適切なツールの選択： 自社の状況に合ったツールを選択する（Excel、CRM、SFAなど）。
項目の定義： 必要な項目を定義し、データの入力規則を設定する。
データの入力： 正確かつ迅速にデータを入力する。
分析： データを分析し、課題を特定し、改善策を検討する。
情報共有： チーム全体で情報を共有し、連携を強化する。
継続的な改善： 定期的に見直しを行い、改善を続ける。

これらのポイントを意識することで、営業進捗管理の効果を最大化し、売上向上に繋げることができます。

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8. まとめ：Excelスキルを活かして、営業進捗管理を効率化しよう

この記事では、Excelを活用した営業進捗管理の具体的な方法を解説しました。関数の活用から、マクロの導入、そして実践的なステップまで、幅広く網羅しました。これらの知識とスキルを習得することで、あなたはExcelスキルを向上させ、日々の業務効率を格段にアップさせることができます。

営業進捗管理は、単なる事務作業ではなく、売上目標達成のための重要な戦略的ツールです。この記事で学んだ知識を活かし、効果的な進捗管理を実現し、営業活動の成功に繋げてください。

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