「聞き方」一つで信頼を勝ち取る！ビジネスメール敬語マスター術：例文とポイント解説

この記事では、ビジネスシーンで必須となる敬語の使い方、特にメールでのコミュニケーションに焦点を当て、お客様との信頼関係を築くための具体的な方法を解説します。あなたは、お客様へのメールで適切な敬語を使えていますか？「伺っております」と「聞いております」の違いを理解し、自信を持ってメールを送れるようになりましょう。この記事を読めば、あなたのビジネスメールスキルが格段に向上し、お客様からの信頼も深まるはずです。

こんにちは。

以下の様な場合、お客様にはどのような敬語を用いてメールを送ればよいでしょうか。

【登場人物】

・お客様

・営業（自身の会社の営業担当）

・自身（処理担当者）

【状況】

・営業がお客様から要望事項をヒアリングしている

・登場人物にある三者は以前から遣り取りをしており、お互い面識を持っている

【自身が送りたいメール】

・お客様が営業に話した要望事項に関して、自身がお客様に確認をとる

例文「弊社の営業担当から○○と『聞いていますが』、・・・」

上記例文の『聞いていますが』の部分に、どんな敬語を使えばよいかわかりません。

「伺っておりますが」？「聞いていますが」？

「伺っております」だと、自社の営業担当を敬っているようにも感じます。

どんな敬語を使うのが適切か、教えていただけないでしょうか？

1. なぜビジネスメールでの敬語が重要なのか？

ビジネスの世界では、メールは重要なコミュニケーションツールです。特に、お客様とのやり取りにおいては、言葉遣いが企業の印象を大きく左右します。丁寧な言葉遣いは、相手への敬意を示すだけでなく、信頼関係を築くための基盤となります。

信頼構築: 適切な敬語の使用は、相手に「この人は誠実で、きちんと対応してくれる」という印象を与え、信頼関係を築きやすくします。
誤解防止: 敬語は、相手に正確な情報を伝えるための重要なツールです。丁寧な言葉遣いは、誤解や行き違いを防ぎ、スムーズなコミュニケーションを促進します。
企業イメージ向上: 企業の顔として、社員一人ひとりの言葉遣いは、企業のイメージを形成します。洗練された敬語は、企業の品格を高め、顧客からの評価を向上させます。

2. 状況別！ビジネスメール敬語の使い分け

敬語にはさまざまな種類があり、状況に応じて使い分けることが重要です。ここでは、よくあるビジネスシーンを想定し、適切な敬語の使い分けを解説します。

2.1. お客様への確認メール

今回の質問にあるように、お客様に確認メールを送る際は、相手への配慮と正確な情報伝達が求められます。以下に、具体的な例文とポイントを提示します。

例文1：

件名：【〇〇株式会社様】〇〇に関するご確認

〇〇株式会社

〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社wovieの〇〇です。

この度は、〇〇について、ご要望いただき誠にありがとうございます。

弊社の営業担当〇〇より、〇〇について「〇〇」と承っております。

念のため、〇〇様のご認識と相違がないか、ご確認させていただけますでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社wovie

〇〇部〇〇

〇〇

ポイント：

「承っております」：相手の情報を「受け取っている」という謙譲語で、相手への敬意を示します。
「念のため、〇〇様のご認識と相違がないか、ご確認させていただけますでしょうか」：相手に確認を求める際の丁寧な表現です。
「お忙しいところ恐れ入りますが」：相手への配慮を示すクッション言葉です。

例文2：

件名：【〇〇案件】お打ち合わせ内容の確認

〇〇様

いつも大変お世話になっております。

株式会社wovieの〇〇です。

先日は、〇〇についてのお打ち合わせ、誠にありがとうございました。

お打ち合わせの内容について、私の方でまとめさせていただきましたので、ご確認をお願いいたします。

〇〇様より、〇〇について「〇〇」とおっしゃっておりました。

もし内容に相違がございましたら、お手数ですが、〇月〇日までにご連絡いただけますと幸いです。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社wovie

〇〇部〇〇

〇〇

ポイント：

「おっしゃっておりました」：相手の発言内容を伝える際に、相手への敬意を示す丁寧な表現です。
「お打ち合わせの内容について、私の方でまとめさせていただきましたので、ご確認をお願いいたします」：相手に確認を促す丁寧な表現です。

2.2. 社内への連絡メール

社内への連絡メールでも、状況に応じて適切な敬語を使用することで、スムーズなコミュニケーションを促すことができます。ただし、社内では、お客様へのメールほど丁寧な敬語は必要ありません。

例文：

件名：〇〇案件に関する進捗報告

〇〇様

お疲れ様です。

〇〇部の〇〇です。

〇〇案件の進捗についてご報告いたします。

お客様からは、〇〇について「〇〇」とお伺いしております。

つきましては、〇〇について、〇〇の対応を進めてまいります。

何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

〇〇部〇〇

〇〇

ポイント：

「お伺いしております」：社内の上司や同僚に対して、お客様から聞いた情報を伝える際に使用します。
「何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください」：相手への気遣いを示す表現です。

2.3. 目上の人へのメール

上司や取引先の担当者など、目上の人に対しては、より丁寧な言葉遣いを心がける必要があります。尊敬語と謙譲語を適切に使い分け、相手への敬意を示しましょう。

例文：

件名：〇〇プロジェクトに関するご報告

〇〇様

いつも大変お世話になっております。

株式会社wovieの〇〇です。

〇〇プロジェクトの進捗状況についてご報告いたします。

〇〇様からご指示いただきました〇〇につきましては、現在〇〇の状況でございます。

詳細につきましては、添付ファイルをご確認ください。

何かご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。

今後とも、ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

株式会社wovie

〇〇部〇〇

〇〇

ポイント：

「ご指示いただきました」：相手の指示に対する敬意を示す表現です。
「詳細につきましては、添付ファイルをご確認ください」：相手に情報を提供する際の丁寧な表現です。
「お気軽にお申し付けください」：相手への気遣いを示す表現です。

3. 敬語の基本：尊敬語、謙譲語、丁寧語の違い

敬語を使いこなすためには、尊敬語、謙譲語、丁寧語の違いを理解することが重要です。それぞれの役割を正しく理解し、状況に応じて使い分けましょう。

尊敬語: 相手を高めるために使用する敬語です。相手の行動や状態を敬う際に使用します。「おっしゃる」「いらっしゃる」「ご覧になる」などが例です。
謙譲語: 自分を低めることで、相手への敬意を示す敬語です。自分の行動や状態をへりくだって表現します。「申し上げる」「伺う」「参る」などが例です。
丁寧語: 語尾に「です」「ます」を付け、相手に丁寧な印象を与える敬語です。誰に対しても使用できます。「食べます」「見ます」「いたします」などが例です。

4. 間違いやすい敬語表現と正しい使い方

ビジネスシーンでよく使われる敬語ですが、間違った使い方をしているケースも少なくありません。ここでは、間違いやすい敬語表現とその正しい使い方を解説します。

二重敬語: 1つの言葉に2つ以上の敬語を重ねてしまう表現です。例：「ご覧になられます」→ 正しくは「ご覧になります」
謙譲語の誤用: 自分の行動をへりくだる際に、相手を不快にさせてしまう表現です。例：「私がさせていただきます」→ 正しくは「私がいたします」
尊敬語と謙譲語の混同: 相手と自分のどちらを敬うべきか混乱し、誤った表現をしてしまうケースです。例：「先生がおっしゃられました」→ 正しくは「先生がおっしゃいました」

5. 状況に応じたメールの書き方のコツ

敬語だけでなく、メールの構成や表現方法も、相手に好印象を与えるために重要です。以下に、状況に応じたメールの書き方のコツを紹介します。

件名: 簡潔で分かりやすい件名をつけることで、相手にメールの内容をスムーズに理解してもらい、見落としを防ぎます。
宛名: 会社名、部署名、役職、氏名を正確に記載し、失礼のないようにします。
挨拶: 時候の挨拶や、相手への感謝の言葉を添えることで、丁寧な印象を与えます。
本文: 簡潔で分かりやすい文章を心がけ、要点を絞って伝えます。
署名: 会社名、部署名、氏名、連絡先を記載し、相手に連絡を取りやすくします。

6. 例文から学ぶ！ビジネスメールの表現力アップ

ここでは、さまざまなビジネスシーンを想定したメールの例文を紹介し、表現力アップのポイントを解説します。これらの例文を参考に、あなたのビジネスメールスキルを向上させましょう。

6.1. 問い合わせへの返信

お客様からの問い合わせに迅速かつ丁寧に対応することは、顧客満足度を高めるために重要です。以下の例文を参考に、誠実な対応を心がけましょう。

例文：

件名：〇〇に関するお問い合わせへの回答

〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社wovieの〇〇です。

この度は、〇〇に関するお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。

お問い合わせいただきました〇〇につきまして、以下の通りご回答いたします。

〇〇

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社wovie

〇〇部〇〇

〇〇

6.2. 提案メール

提案メールは、相手に自社のサービスや製品をアピールする重要な機会です。相手のニーズを理解し、魅力的な提案を行いましょう。

例文：

件名：〇〇に関するご提案

〇〇様

いつも大変お世話になっております。

株式会社wovieの〇〇です。

この度は、〇〇について、弊社にご相談いただき、誠にありがとうございます。

〇〇様のご要望を踏まえ、〇〇について、以下の通りご提案させていただきます。

〇〇

詳細につきましては、添付資料をご確認ください。

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

株式会社wovie

〇〇部〇〇

〇〇

6.3. お礼メール

お礼メールは、相手との良好な関係を維持するために重要です。感謝の気持ちを伝え、今後の関係につなげましょう。

例文：

件名：〇〇に関するお礼

〇〇様

いつも大変お世話になっております。

株式会社wovieの〇〇です。

先日は、〇〇について、ご協力いただき、誠にありがとうございました。

おかげさまで、〇〇を無事に完了することができました。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社wovie

〇〇部〇〇

〇〇

7. 敬語マスターへの道：さらなるスキルアップのために

敬語は、一度学んだら終わりではありません。常に学び続け、実践を通じてスキルを磨くことが重要です。以下に、さらなるスキルアップのためのヒントを紹介します。

書籍や参考書を活用する: 敬語に関する書籍や参考書は、数多く出版されています。これらの教材を活用し、知識を深めましょう。
ロールプレイングを行う: 実際のビジネスシーンを想定したロールプレイングを行うことで、実践的なスキルを身につけることができます。
フィードバックを求める: 周囲の人に、あなたの言葉遣いについてフィードバックを求め、改善点を見つけましょう。
オンライン講座を受講する: オンラインで敬語に関する講座を受講することで、専門的な知識を効率的に学ぶことができます。

これらの方法を実践することで、あなたの敬語スキルは飛躍的に向上し、ビジネスシーンでのコミュニケーション能力も高まるでしょう。

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8. まとめ：敬語をマスターして、ビジネスコミュニケーションを制する！

この記事では、ビジネスメールにおける敬語の重要性、具体的な使い分け、例文、スキルアップの方法について解説しました。適切な敬語を使用することで、お客様との信頼関係を築き、スムーズなコミュニケーションを実現できます。今回の内容を参考に、あなたのビジネスメールスキルを向上させ、ビジネスシーンで活躍してください。

敬語は、単なる言葉遣いではなく、相手への敬意を示す大切な手段です。正しい敬語を使いこなし、ビジネスの世界で成功を掴みましょう。

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