営業電話の断り方：ビジネスマナーと円滑なコミュニケーション術

この記事では、営業電話への対応に悩むあなたのために、ビジネスマナーを踏まえた上で、相手に失礼なく、かつスムーズに断るための具体的な方法を解説します。特に、伝言での断り方や、相手が会社の代表者である場合の対応など、状況に応じた適切なコミュニケーション術を身につけることができます。

会社にかかってくる営業の電話で、上司の確認が必要なものがあったとします。

「私ではわかりかねますので、確認し、折り返します」とお伝えし、電話を切りました。

上司に確認したところ、そのようなことであれば必要ないから断るように、とのことでしたので

再度電話をしたところ、さっきかけてきた担当者の方は不在でした。

このような場合、今電話に出た別の方に“伝言”というかたちで断るのはやはり失礼にあたりますか。

担当者の方の名前は聞いていますので、

「先程○○の件で御社の△△様から電話をいただいたのですが、

社内確認したところ、お断りするよう申し付かりましたので、おそれいりますがその旨お伝えください」

という内容で断ったらそこまで角は立たないか・・・と思っているのですが、

やはり営業電話であっても、こちらから折り返す場合であれば、やりとりをした本人に伝えるべきでしょうか。

また、営業と言っていますが、この場合、かけてきた相手が一応その会社の代表者だったケースではどうでしょうか・・・。

小さい企業の場合、代表の人が自ら営業をしていることも多々あります。

商品やサービスの案内などではなく、「御社に紹介したい取引先があります」という内容の場合。

またその方がいる時間にわざわざかけても断ることに変わりはないので、

だったら伝言で断ってもいいのかと思ったのですが、

ビジネスマナー的にこのあたりどうなのかよくわからず質問させていただきました。

何かご意見をいただければ幸いです。

結論：状況に応じた柔軟な対応を

営業電話の断り方について、状況に応じて柔軟に対応することが重要です。基本的には、相手に失礼のないように、丁寧な言葉遣いを心がけ、相手の立場を尊重した対応をすることが大切です。伝言で断る場合でも、相手に不快感を与えないように、具体的な理由を伝えるなど、工夫次第で円滑なコミュニケーションを図ることができます。

1. 伝言での断り方：ビジネスマナーの基本

電話の相手が不在の場合、伝言で断ることは、状況によってはやむを得ない選択肢です。しかし、伝言で断る際には、いくつかの注意点があります。まず、電話に出た相手に、断る理由を具体的に伝えることが重要です。単に「お断りするよう言われました」と伝えるだけでは、相手に不快感を与えてしまう可能性があります。「社内で検討した結果、今回は見送らせていただくことになりました」など、具体的な理由を伝えることで、相手も納得しやすくなります。

また、伝言を依頼する際には、相手に失礼のないように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。「恐れ入りますが、〇〇様にお伝えいただけますでしょうか」など、相手への配慮を示すことで、相手も気持ちよく伝言を引き受けてくれるはずです。さらに、伝言を伝える相手の名前と、電話をかけてきた相手の名前を正確に伝えることも重要です。名前を間違えると、相手に失礼になるだけでなく、誤解を生む可能性もあります。

伝言で断る際の具体的な例文としては、以下のようなものが挙げられます。

「〇〇様、いつもお世話になっております。先ほど、△△様からお電話をいただきました件ですが、社内で検討した結果、今回は見送らせていただくことになりました。大変恐縮ですが、その旨、△△様にお伝えいただけますでしょうか。」
「〇〇様、お忙しいところ恐れ入ります。先ほど、△△様からお電話をいただきました件ですが、上司に相談したところ、今回は見送ることになりました。誠に申し訳ございませんが、その旨、△△様にお伝えいただけますでしょうか。」

これらの例文を参考に、状況に合わせて言葉遣いを調整し、相手に失礼のないように伝言を依頼しましょう。

2. 相手が会社の代表者の場合

相手が会社の代表者である場合、対応は少し異なります。代表者は、会社を代表して様々な業務を行っているため、一般の担当者よりも、より丁寧な対応が求められます。代表者に対して断る際には、より丁寧な言葉遣いを心がけ、相手の立場を尊重する姿勢を示すことが重要です。

まず、電話に出た相手に、代表者の方のお名前を確認し、正確に伝えるようにしましょう。名前を間違えると、相手に失礼になるだけでなく、誤解を生む可能性があります。次に、断る理由を具体的に説明し、相手に納得してもらえるように努めましょう。「今回は、貴社の状況を考慮し、見送らせていただくことになりました」など、相手の状況を理解していることを示す言葉を加えることで、相手も納得しやすくなります。

また、代表者に対しては、電話を切る際にも、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。「本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました」など、感謝の気持ちを伝えることで、相手に好印象を与えることができます。

代表者に対して断る際の具体的な例文としては、以下のようなものが挙げられます。

「〇〇様、いつもお世話になっております。先ほど、代表の△△様からお電話をいただきました件ですが、社内で検討した結果、今回は見送らせていただくことになりました。大変恐縮ですが、その旨、代表の△△様にお伝えいただけますでしょうか。本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。」
「〇〇様、お忙しいところ恐れ入ります。先ほど、代表の△△様からお電話をいただきました件ですが、上司に相談した結果、今回は見送ることになりました。誠に申し訳ございませんが、その旨、代表の△△様にお伝えいただけますでしょうか。本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。」

これらの例文を参考に、状況に合わせて言葉遣いを調整し、相手に失礼のないように対応しましょう。

3. 提案内容が取引先紹介の場合

「御社に紹介したい取引先があります」という内容の場合、断る際には、相手の提案内容を丁寧に聞き、感謝の気持ちを伝えることが重要です。相手は、あなたの会社のために、良い取引先を紹介しようと、善意で電話をかけてきている可能性が高いからです。

まず、相手の提案内容を詳しく聞き、どのような取引先を紹介したいのか、具体的に確認しましょう。その上で、自社の状況やニーズと照らし合わせ、検討の余地があるかどうかを判断します。もし、自社のニーズに合わない場合は、丁寧に断る必要があります。

断る際には、「貴重な情報をご提供いただき、誠にありがとうございます」など、感謝の気持ちを伝えることから始めましょう。その上で、「今回は、弊社の状況と合わないため、見送らせていただきます」など、断る理由を明確に伝えましょう。また、「もし、今後、貴社にご紹介できるような案件があれば、ぜひご連絡させていただきます」など、今後の関係性を良好に保つような言葉を添えることも有効です。

取引先紹介の提案を断る際の具体的な例文としては、以下のようなものが挙げられます。

「〇〇様、いつもお世話になっております。この度は、貴重な情報をご提供いただき、誠にありがとうございます。ご紹介いただいた取引先について、詳しくお話をお伺いしましたが、今回は、弊社の状況と合わないため、見送らせていただきます。大変恐縮ですが、ご理解いただけますと幸いです。もし、今後、貴社にご紹介できるような案件があれば、ぜひご連絡させていただきます。」
「〇〇様、お忙しいところ恐れ入ります。この度は、弊社のことを考え、取引先をご紹介いただき、誠にありがとうございます。ご紹介いただいた企業様について、詳細を拝見しましたが、今回は、弊社のニーズと合致しないため、見送らせていただきます。誠に申し訳ございません。今後とも、何かとご相談させていただくこともあるかと存じますが、どうぞよろしくお願いいたします。」

これらの例文を参考に、状況に合わせて言葉遣いを調整し、相手に失礼のないように対応しましょう。

4. 状況に応じた柔軟な対応

営業電話の断り方には、決まった正解はありません。状況に応じて、柔軟に対応することが重要です。例えば、相手が何度も電話をかけてくる場合や、しつこく勧誘してくる場合は、毅然とした態度で断る必要があります。一方、相手が誠実で、あなたの会社に貢献したいという気持ちが伝わってくる場合は、丁寧な言葉遣いを心がけ、相手の立場を尊重する姿勢を示すことが重要です。

また、断る際には、相手に不快感を与えないように、言葉遣いや態度に注意しましょう。例えば、早口で話したり、冷たい口調で話したりすると、相手に不快感を与えてしまう可能性があります。落ち着いたトーンで、丁寧な言葉遣いを心がけ、相手に不快感を与えないように努めましょう。

さらに、断る理由を明確に伝えることも重要です。単に「必要ありません」と伝えるだけでは、相手に納得してもらえない可能性があります。「社内で検討した結果、今回は見送らせていただくことになりました」など、具体的な理由を伝えることで、相手も納得しやすくなります。

状況に応じた柔軟な対応をするためには、日頃からビジネスマナーを意識し、様々なケースを想定して、対応のシミュレーションをしておくことが有効です。また、上司や同僚に相談し、アドバイスをもらうことも、対応力を高める上で役立ちます。

5. 電話対応の基本マナー

営業電話への対応に限らず、電話対応には基本的なマナーがあります。これらのマナーを身につけておくことで、相手に好印象を与え、円滑なコミュニケーションを図ることができます。

明るい声でハキハキと話す：電話の声は、相手に与える印象を大きく左右します。明るくハキハキとした声で話すことで、相手に好印象を与え、コミュニケーションを円滑に進めることができます。
相手の名前を正確に聞き取る：相手の名前を間違えると、失礼にあたります。相手の名前を正確に聞き取り、確認するようにしましょう。
会社の名前と自分の名前を名乗る：電話に出たら、まず会社の名前と自分の名前を名乗りましょう。これにより、相手は安心して話を進めることができます。
相手の話を最後まで聞く：相手の話を最後まで聞くことは、基本的なマナーです。相手の話を遮ったり、早口で話したりすることは避けましょう。
メモを取る：電話の内容をメモすることで、聞き漏らしを防ぎ、正確な情報を伝えることができます。
丁寧な言葉遣いを心がける：丁寧な言葉遣いは、相手への敬意を示すだけでなく、円滑なコミュニケーションを築く上で重要です。
電話を切る前に、用件を確認する：電話を切る前に、用件がすべて済んでいるか確認しましょう。
電話を切る際は、相手が切るのを待つ：電話を切る際は、相手が先に切るのを待ちましょう。

これらの基本マナーを意識することで、電話対応の質を向上させ、ビジネスシーンでの信頼関係を築くことができます。

6. 状況別の対応例

ここでは、様々な状況に応じた具体的な対応例を紹介します。これらの例を参考に、ご自身の状況に合わせて、適切な対応をしてください。

例1：相手が何度も電話をかけてくる場合

相手が何度も電話をかけてくる場合は、毅然とした態度で断る必要があります。しかし、相手に不快感を与えないように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

対応例：

「〇〇様、いつもお世話になっております。何度もご連絡いただき、誠にありがとうございます。しかしながら、現在のところ、貴社のご提案には、対応することが難しい状況です。大変恐縮ですが、今後はご連絡をお控えいただけますようお願いいたします。」

例2：相手がしつこく勧誘してくる場合

相手がしつこく勧誘してくる場合は、はっきりと断る必要があります。相手の言葉に惑わされず、自分の意思を明確に伝えましょう。

対応例：

「〇〇様、お話はよく理解いたしました。しかしながら、今回は、貴社のご提案を受け入れることはできません。誠に申し訳ございませんが、ご理解いただけますと幸いです。」

例3：相手が誠実な場合

相手が誠実で、あなたの会社に貢献したいという気持ちが伝わってくる場合は、丁寧な言葉遣いを心がけ、相手の立場を尊重する姿勢を示しましょう。

対応例：

「〇〇様、この度は、弊社のことをご検討いただき、誠にありがとうございます。大変恐縮ですが、今回は、弊社の状況と合わないため、見送らせていただきます。しかし、〇〇様のご提案は、非常に魅力的であり、今後の参考にさせていただきます。また、何かご相談させていただくこともあるかもしれません。その際は、どうぞよろしくお願いいたします。」

7. 断り方のポイントまとめ

営業電話の断り方について、以下のポイントをまとめます。

丁寧な言葉遣いを心がける：相手に失礼のないように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
断る理由を明確に伝える：単に「必要ありません」と伝えるのではなく、具体的な理由を伝えましょう。
相手の立場を尊重する：相手の立場を尊重し、感謝の気持ちを伝えましょう。
状況に応じて柔軟に対応する：状況に応じて、対応を変えましょう。
基本マナーを守る：電話対応の基本マナーを守りましょう。

これらのポイントを意識することで、営業電話への対応力を高め、ビジネスシーンでの円滑なコミュニケーションを図ることができます。

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8. まとめ：自信を持って対応するために

営業電話の断り方について、様々な角度から解説しました。ビジネスマナーを理解し、状況に応じた適切な対応をすることで、相手に失礼なく、スムーズに断ることができます。今回の記事で紹介した内容を参考に、自信を持って営業電話に対応できるようになりましょう。

電話対応は、ビジネスシーンにおいて非常に重要なスキルです。日頃から、丁寧な言葉遣いや、相手への配慮を心がけ、円滑なコミュニケーションを図るように努めましょう。また、様々なケースを想定し、対応のシミュレーションをしておくことで、いざという時に、落ち着いて対応することができます。

もし、今回の記事を読んでも、まだ不安が残る場合は、上司や同僚に相談したり、ロールプレイングをしたりして、実践的なスキルを磨くことをおすすめします。また、電話対応に関する研修を受講することも、スキルアップに繋がります。

自信を持って営業電話に対応できるようになることで、あなたのキャリアアップにも繋がるはずです。ぜひ、今回の記事を参考に、電話対応スキルを向上させ、ビジネスシーンでの活躍を目指してください。

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