エクセルファイルが大きすぎてメールで送れない！サイズを劇的に小さくする方法を徹底解説

この記事では、巨大なエクセルファイルを効率的に圧縮し、メールで送信できるようにするための具体的な方法を、あなたの状況に合わせて詳しく解説します。特に、仕事でエクセルファイルを頻繁にやり取りする事務職の方や、取引先とのファイル共有に課題を感じているビジネスパーソンに向けて、すぐに役立つ情報をお届けします。

エクセルファイルの圧縮について教えて下さい。エクセルデータのサイズが182561KBもあり、メール送信ができません。ZIPで圧縮をかけても181366KBにしかなりません。更に圧縮できる方法がありましたら教えて下さい。

エクセルファイルのサイズが大きくなる原因とは？

エクセルファイルのサイズが大きくなる原因は多岐にわたります。まずは、その主な原因を理解し、適切な対策を講じることが重要です。

画像の埋め込み: エクセルファイルに画像が多数含まれている場合、ファイルのサイズは大幅に増加します。特に、高解像度の画像や、ファイル内に直接埋め込まれた画像は、サイズを圧迫する大きな要因となります。
不要なデータの蓄積: 過去のデータや、削除されたデータが残っている場合、ファイルサイズが肥大化することがあります。これは、エクセルが内部的にデータを保持し続けるためです。
数式の複雑さ: 多数の数式や、複雑な数式が使用されている場合、計算に必要な情報量が増え、ファイルサイズが大きくなることがあります。
書式設定の過剰: セルの書式設定（色、フォント、罫線など）が過剰に行われている場合、ファイルサイズが増加することがあります。
シート数の多さ: シート数が多いほど、ファイルサイズは大きくなります。各シートにデータや書式設定が含まれているためです。
バージョン情報: 古いバージョンのエクセルファイルは、新しいバージョンに比べてファイルサイズが大きくなる傾向があります。

エクセルファイルを劇的に圧縮するための具体的な方法

エクセルファイルを圧縮する方法はいくつかあります。ここでは、あなたの状況に合わせて、効果的な方法をステップごとに解説します。

1. 画像の最適化と圧縮

エクセルファイルに画像が含まれている場合、これがファイルサイズを大きくする主な原因の一つです。画像の最適化と圧縮を行うことで、ファイルサイズを劇的に小さくすることができます。

画像の圧縮: エクセルには、画像を圧縮する機能が備わっています。画像を選択し、「図の形式」タブから「図の圧縮」を選択し、解像度や圧縮方法を設定します。メール送信に適した解像度を選択し、圧縮率を高めることで、ファイルサイズを大幅に削減できます。
画像のトリミング: 画像の不要な部分をトリミングすることで、ファイルサイズを小さくすることができます。
画像の代替: サイズの大きな画像を、解像度の低い画像や、必要に応じてテキストで代替することも有効です。
画像のファイル形式: 画像のファイル形式も重要です。JPEG形式は、写真などの画像に適しており、ファイルサイズを小さくできます。PNG形式は、イラストやロゴなどの画像に適しており、透明度を保持できますが、ファイルサイズは大きくなる傾向があります。

具体的な手順：

エクセルファイルを開き、圧縮したい画像を選択します。
「図の形式」タブをクリックします。
「図の圧縮」ボタンをクリックします。
「適用対象」で「この図のみ」または「すべての図」を選択します。
「オプション」で、解像度を選択します。「メール（96ppi）」を選択すると、ファイルサイズを小さくできます。
「OK」をクリックして、圧縮を実行します。

2. 不要なデータの削除

エクセルファイルには、不要なデータが残っている場合があります。これらのデータを削除することで、ファイルサイズを小さくすることができます。

不要なシートの削除: 使用していないシートを削除します。
不要な行と列の削除: データが入力されていない行や列を削除します。
データのクリーンアップ: 不要な空白行や空白セルを削除します。
数式の最適化: 不要な数式を削除するか、より効率的な数式に置き換えます。
コメントの削除: 不要なコメントを削除します。

具体的な手順：

エクセルファイルを開き、不要なシートを選択し、右クリックして「削除」を選択します。
不要な行や列を選択し、右クリックして「削除」を選択します。
データのクリーンアップには、「検索と置換」機能を使用します。空白セルを検索し、置換せずに削除します。
数式を最適化するには、不要な数式を削除するか、より効率的な数式に置き換えます。例えば、SUM関数を使用する代わりに、直接数値を入力することもできます。
コメントを削除するには、「校閲」タブから「コメントの削除」を選択します。

3. ファイルの保存形式の変更

エクセルファイルの保存形式を変更することで、ファイルサイズを小さくすることができます。

.xlsx形式での保存: .xlsx形式は、新しいバージョンのエクセルで推奨される形式であり、ファイルサイズを小さくすることができます。
バイナリ形式(.xlsb)での保存: .xlsb形式は、バイナリ形式でデータを保存するため、ファイルサイズをさらに小さくすることができます。ただし、互換性に注意が必要です。

具体的な手順：

エクセルファイルを開き、「ファイル」タブをクリックします。
「名前を付けて保存」を選択します。
「ファイルの種類」で、「Excelブック(.xlsx)」または「Excelバイナリワークブック(.xlsb)」を選択します。
ファイル名を入力し、「保存」をクリックします。

4. オブジェクトの最適化

エクセルファイルにオブジェクト（図形、グラフ、テキストボックスなど）が含まれている場合、これらのオブジェクトを最適化することで、ファイルサイズを小さくすることができます。

オブジェクトの削除: 不要なオブジェクトを削除します。
オブジェクトの圧縮: オブジェクトのプロパティで、圧縮設定を行います。
オブジェクトの代替: サイズの大きなオブジェクトを、より軽量なオブジェクトに置き換えます。

具体的な手順：

エクセルファイルを開き、不要なオブジェクトを選択し、Deleteキーを押して削除します。
オブジェクトを選択し、右クリックして「オブジェクトの書式設定」を選択します。
「塗りつぶし」または「線」タブで、圧縮設定を行います。
サイズの大きなオブジェクトを、より軽量なオブジェクトに置き換えます。例えば、複雑なグラフを、シンプルなグラフに置き換えることができます。

5. マクロの最適化

エクセルファイルにマクロが含まれている場合、マクロを最適化することで、ファイルサイズを小さくすることができます。

マクロの削除: 不要なマクロを削除します。
マクロのコードの最適化: マクロのコードを、より効率的なコードに書き換えます。
マクロのイベントの最適化: 不要なイベントを削除します。

具体的な手順：

エクセルファイルを開き、「開発」タブをクリックします。
「Visual Basic」をクリックして、VBAエディタを開きます。
不要なマクロを削除します。
マクロのコードを、より効率的なコードに書き換えます。例えば、For Eachループを使用する代わりに、配列を使用することができます。
不要なイベントを削除します。

6. 外部参照の確認と修正

エクセルファイルに外部参照が含まれている場合、これらの参照を適切に管理することで、ファイルサイズを小さくすることができます。

外部参照の削除: 不要な外部参照を削除します。
外部参照の更新: 外部参照が正しく更新されていることを確認します。
外部参照の代替: 外部参照を、ファイル内に直接データを入力するように変更します。

具体的な手順：

エクセルファイルを開き、「データ」タブをクリックします。
「接続」グループで、「接続の編集」をクリックします。
不要な外部参照を削除します。
外部参照が正しく更新されていることを確認します。
外部参照を、ファイル内に直接データを入力するように変更します。

7. 圧縮ソフトの活用

ZIP圧縮を試してもファイルサイズが大きく変わらない場合でも、他の圧縮ソフトを使用することで、さらに圧縮できる可能性があります。

7-Zip: 高い圧縮率を誇る無料の圧縮ソフトです。
WinRAR: 多くの機能を持つ有料の圧縮ソフトです。

具体的な手順：

7-ZipまたはWinRARをインストールします。
エクセルファイルを右クリックし、「7-Zip」または「WinRAR」から「圧縮」を選択します。
圧縮オプションを設定し、圧縮を実行します。

メール送信時の注意点

エクセルファイルを圧縮しても、メール送信時にはいくつかの注意点があります。

メールソフトの添付ファイルサイズ制限: メールソフトには、添付ファイルのサイズ制限があります。制限を超えないように、圧縮後のファイルサイズを確認してください。
ファイル形式の互換性: 受信者がファイルを開けるように、互換性のあるファイル形式で保存してください。
セキュリティ: 機密情報が含まれる場合は、パスワード付きで圧縮し、安全に送信してください。
ファイル名の工夫: ファイル名に、ファイルの内容やバージョン情報を含めると、受信者が管理しやすくなります。

それでもファイルサイズが大きい場合

上記の方法を試しても、ファイルサイズが大きすぎる場合は、以下の方法を検討してください。

クラウドストレージの利用: Google Drive、Dropboxなどのクラウドストレージを利用して、ファイルを共有します。
分割送信: ファイルを分割して、複数のメールに分けて送信します。
データの簡素化: データの量を減らすために、不要な情報を削除します。
専門家への相談: 専門家に相談して、ファイルサイズの最適化についてアドバイスをもらいます。

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まとめ

エクセルファイルのサイズが大きくてメールで送れないという問題は、適切な方法で解決できます。画像の最適化、不要なデータの削除、ファイルの保存形式の変更、オブジェクトの最適化、マクロの最適化、外部参照の確認と修正、そして圧縮ソフトの活用など、様々な方法を試すことで、ファイルサイズを劇的に小さくすることができます。この記事で紹介した方法を参考に、あなたのエクセルファイルを効率的に管理し、スムーズな業務遂行にお役立てください。

もし、これらの方法を試しても問題が解決しない場合や、さらに詳しいアドバイスが必要な場合は、専門家への相談も検討してください。あなたの状況に合わせた最適な解決策を見つけることができるでしょう。

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