電話対応で好印象！ビジネスシーンで使える英語フレーズ徹底解説
電話対応で好印象！ビジネスシーンで使える英語フレーズ徹底解説
この記事では、ビジネスシーンで必須となる電話対応における英語フレーズについて、具体的な例文と共にご紹介します。電話対応は、企業の顔として、相手に良い印象を与えるための重要な要素です。この記事を読むことで、自信を持って英語での電話対応ができるようになり、ビジネスチャンスを広げることができるでしょう。
Could you please ( ) me through to Mr. Ito?
この質問は、相手に「伊藤さんにつないでいただけますか？」と尋ねる際の適切な表現を選ぶ問題です。正解は②の”connect”です。以下、電話対応で役立つその他の表現と共にご紹介します。
電話対応の基本フレーズ
電話対応は、相手に会社の印象を決定づける最初の接点です。丁寧な言葉遣いと正確な情報伝達は、信頼関係を築く上で不可欠です。ここでは、電話対応の基本的なフレーズを、状況別に分けてご紹介します。
電話に出る際のフレーズ
電話に出る際は、まず自分の所属と名前を名乗り、相手に丁寧な印象を与えることが重要です。
- “Hello, this is [あなたの名前] from [会社名].”（もしもし、[会社名]の[あなたの名前]です。）
- “Thank you for calling [会社名]. How may I help you?”（[会社名]です。お電話ありがとうございます。どのようなご用件でしょうか？）
- “Good morning/afternoon, [会社名], [あなたの名前] speaking.”（おはようございます/こんにちは、[会社名]の[あなたの名前]です。）
相手の名前や用件を確認するフレーズ
相手の名前と用件を正確に把握することは、スムーズな対応に繋がります。
- “May I ask who is calling, please?”（恐れ入りますが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか？）
- “Could you please spell your name?”（お名前のスペルを教えていただけますか？）
- “What can I do for you today?”（本日はどのようなご用件でしょうか？）
- “Could you tell me the purpose of your call?”（お電話の目的を教えていただけますか？）
担当者に取り次ぐ際のフレーズ
担当者に取り次ぐ際は、相手を待たせないように、丁寧かつ迅速な対応を心がけましょう。
- “Could you hold the line, please?”（少々お待ちいただけますか？）
- “I’ll put you through to [担当者の名前].”（[担当者の名前]におつなぎします。）
- “Please hold a moment.”（少々お待ちください。）
- “I’m sorry, [担当者の名前] is not available at the moment. Would you like to leave a message?”（申し訳ございません、[担当者の名前]はただいま席を外しております。メッセージを残されますか？）
- “I’ll transfer your call.”（お電話をおつなぎします。）
伝言を残す際のフレーズ
伝言を正確に伝えることは、ビジネスコミュニケーションにおいて非常に重要です。相手に誤解を与えないよう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- “Could you please leave a message?”（メッセージを残されますか？）
- “Could you please tell him/her that [あなたの名前] called?”（[あなたの名前]から電話があったと伝えていただけますか？）
- “Could you please ask him/her to call me back at [電話番号]?”（[電話番号]まで折り返しお電話いただけますようお伝えください。）
- “I’ll make sure he/she gets the message.”（必ず伝言いたします。）
電話を切る際のフレーズ
電話を切る際も、丁寧な言葉遣いで、相手に好印象を与えましょう。
- “Thank you for calling.”（お電話ありがとうございました。）
- “Have a good day.”（良い一日をお過ごしください。）
- “Goodbye.”（さようなら。）
- “Thank you for your time.”（お時間をいただき、ありがとうございました。）
電話対応の応用フレーズ
基本的なフレーズに加えて、状況に応じた応用的なフレーズを使いこなすことで、よりスムーズで洗練された電話対応が可能になります。ここでは、様々な状況に対応できる応用フレーズをご紹介します。
相手が聞き取れなかった場合のフレーズ
相手が聞き取れなかった場合は、落ち着いて、もう一度ゆっくりと伝えることが大切です。
- “I’m sorry, could you please repeat that?”（すみません、もう一度言っていただけますか？）
- “Could you speak a little more slowly, please?”（もう少しゆっくり話していただけますか？）
- “Could you please spell that for me?”（スペルを教えていただけますか？）
- “I’m sorry, I didn’t quite catch that. Could you say it again?”（すみません、よく聞き取れませんでした。もう一度言っていただけますか？）
相手を待たせる場合のフレーズ
相手を待たせる場合は、どのくらい待たせるのかを伝え、待機時間も明確にしましょう。
- “Just a moment, please.”（少々お待ちください。）
- “Thank you for holding.”（お待たせいたしました。）
- “I need to check on that. Could you please hold?”（確認いたしますので、お待ちいただけますか？）
- “It may take a few minutes. Would you mind holding?”（少々お時間がかかるかもしれません。お待ちいただけますか？）
相手に電話をかけ直す場合のフレーズ
電話をかけ直す必要がある場合は、その旨を伝え、相手に迷惑をかけないように配慮しましょう。
- “I’ll call you back later.”（後ほど、かけ直します。）
- “I’ll get back to you as soon as possible.”（できるだけ早く、ご連絡いたします。）
- “Could I have your number so I can call you back?”（折り返しお電話するために、お電話番号を教えていただけますか？）
- “I’ll need to check on that and get back to you.”（確認して、改めてご連絡します。）
相手が間違えて電話をかけてきた場合のフレーズ
相手が間違えて電話をかけてきた場合でも、丁寧に対応することが大切です。
- “I’m sorry, you have the wrong number.”（申し訳ございませんが、電話番号をお間違えです。）
- “I think you have the wrong number.”（番号をお間違えのようです。）
- “I’m sorry, I don’t know that person.”（すみません、その方は存じ上げません。）
電話対応の練習方法
英語での電話対応に慣れるためには、実践的な練習が不可欠です。ここでは、効果的な練習方法をご紹介します。
ロールプレイング
同僚や友人、または語学学校の先生とロールプレイングを行い、様々な状況を想定して練習しましょう。役割を交代することで、両方の立場を理解し、より柔軟な対応ができるようになります。
録音と自己分析
自分の電話対応を録音し、客観的に聞いてみましょう。発音、イントネーション、言葉遣いなどを自己分析し、改善点を見つけ出すことができます。録音を繰り返すことで、自信を持って話せるようになります。
オンライン英会話
オンライン英会話を利用して、ネイティブスピーカーと電話対応の練習をすることも効果的です。専門の講師から、発音や表現のフィードバックを受けることができます。また、様々なビジネスシーンを想定したロールプレイングも可能です。
英語の電話対応マニュアルの活用
会社の電話対応マニュアルや、英語のビジネスメールの例文集などを参考に、電話対応のフレーズを学びましょう。状況に応じた適切な表現を事前に準備しておくことで、自信を持って対応できます。
電話対応における注意点
電話対応では、言葉遣いだけでなく、声のトーンや話し方も重要です。相手に不快感を与えないように、以下の点に注意しましょう。
声のトーンとスピード
明るく、ハキハキとした声で話すことが大切です。早口にならないように、ゆっくりと、はっきりと話しましょう。笑顔で話すことを意識すると、声のトーンも自然と明るくなります。
沈黙を避ける
沈黙は、相手に不安感を与えてしまう可能性があります。相手を待たせる場合は、必ず「少々お待ちください」などの言葉を添えましょう。また、相槌を打つなど、相手の話をきちんと聞いていることを示すことも重要です。
メモを取る
相手の話を正確に理解し、必要な情報を記録するために、メモを取る習慣をつけましょう。相手の名前、会社名、用件、電話番号などをメモしておくと、後で確認する際に役立ちます。
プライバシーへの配慮
電話の内容は、第三者に聞かれないように注意しましょう。個人情報や機密事項を話す際は、周囲に人がいない場所で話すようにしましょう。
電話対応で成功するための心構え
英語での電話対応で成功するためには、自信を持って対応することが重要です。ここでは、自信をつけるための心構えをご紹介します。
完璧主義を捨て、積極的に話す
完璧な英語を話そうとせず、積極的にコミュニケーションを取ることを心がけましょう。間違えることを恐れずに、積極的に話すことで、徐々に自信がついてきます。
相手の言葉を理解しようと努める
相手の言葉が聞き取れなくても、諦めずに、何度も聞き返しましょう。相手の意図を理解しようと努める姿勢が大切です。
積極的に質問する
分からないことがあれば、遠慮せずに質問しましょう。質問することで、誤解を防ぎ、より正確な情報を得ることができます。
経験を活かす
電話対応の経験を重ねることで、自信が深まります。最初は緊張するかもしれませんが、回数を重ねるごとに、スムーズに対応できるようになります。
電話対応の悩みを解決！
この記事で電話対応の基本を学びましたが、実際のビジネスシーンでは、さらに複雑な状況に遭遇することもあります。
そんな時は、AIキャリアパートナー「あかりちゃん」が、あなたの悩みをLINEでリアルタイムに聞き、具体的なアドバイスを提供します。
「あかりちゃん」は、あなたのキャリアに関するあらゆる疑問に答えます。
どんな些細なことでも、お気軽にご相談ください。
電話対応の場面別例文
ここでは、様々な場面を想定した電話対応の例文をご紹介します。これらの例文を参考に、実際のビジネスシーンで役立ててください。
取引先からの電話
取引先からの電話は、会社の信頼を左右する重要な機会です。丁寧な言葉遣いと、正確な情報伝達を心がけましょう。
あなた: Hello, this is [あなたの名前] from [会社名].（もしもし、[会社名]の[あなたの名前]です。）
取引先: Hello, this is [取引先の名前] from [取引先会社名]. I’d like to speak to Mr. [担当者の名前], please.（もしもし、[取引先会社名]の[取引先の名前]です。[担当者の名前]さんをお願いします。）
あなた: Certainly. Could you hold the line, please?（かしこまりました。少々お待ちください。）
（保留後）
あなた: Thank you for holding. I’m sorry, Mr. [担当者の名前] is in a meeting right now. Would you like to leave a message?（お待たせいたしました。申し訳ございません、[担当者の名前]はただいま会議中です。メッセージを残されますか？）
取引先: Yes, please. Could you tell him that [取引先の名前] from [取引先会社名] called and I’ll call him back tomorrow.（はい、お願いします。[取引先会社名]の[取引先の名前]から電話があったことと、明日かけ直すことを伝えてください。）
あなた: Certainly. I’ll make sure he gets the message.（かしこまりました。必ず伝言いたします。）
顧客からの問い合わせ
顧客からの問い合わせには、迅速かつ丁寧に対応することが重要です。顧客満足度を高めるために、親切な対応を心がけましょう。
あなた: Thank you for calling [会社名]. How may I help you?（[会社名]です。お電話ありがとうございます。どのようなご用件でしょうか？）
顧客: I have a question about the product [商品名].（[商品名]について質問があります。）
あなた: Certainly. Could you please tell me your name and the order number?（かしこまりました。お名前と注文番号を教えていただけますか？）
顧客: My name is [顧客の名前] and the order number is [注文番号].（[顧客の名前]です。注文番号は[注文番号]です。）
あなた: Thank you. Please hold a moment while I check the information.（ありがとうございます。少々お待ちください。）
（確認後）
あなた: Thank you for waiting. Regarding your question about [商品名], [回答].（お待たせいたしました。[商品名]に関するご質問ですが、[回答]です。）
顧客: Thank you very much.（ありがとうございます。）
あなた: You’re welcome. Is there anything else I can help you with?（どういたしまして。他に何かご質問はございますか？）
採用に関する問い合わせ
採用に関する問い合わせには、企業のイメージを左右する可能性があります。丁寧な言葉遣いと、正確な情報提供を心がけましょう。
あなた: Good morning, [会社名], [あなたの名前] speaking.（おはようございます、[会社名]の[あなたの名前]です。）
応募者: Good morning. I’m calling regarding the job posting on your website.（おはようございます。ウェブサイトに掲載されている求人についてお電話しました。）
あなた: Thank you for your interest. What can I do for you?（ご興味をお持ちいただきありがとうございます。どのようなご用件でしょうか？）
応募者: I have a few questions about the job description.（求人内容についていくつか質問があります。）
あなた: Certainly. Please go ahead.（かしこまりました。どうぞ。）
（質疑応答）
あなた: Thank you for your questions. If you have any further questions, please feel free to contact us.（ご質問ありがとうございます。他に何かご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。）
応募者: Thank you very much.（ありがとうございます。）
あなた: You’re welcome. Have a good day.（どういたしまして。良い一日をお過ごしください。）
まとめ
英語での電話対応は、ビジネスシーンにおいて非常に重要なスキルです。基本的なフレーズをマスターし、状況に応じた応用フレーズを使いこなすことで、自信を持って対応できるようになります。練習を重ね、声のトーンや話し方にも気を配ることで、相手に好印象を与え、ビジネスチャンスを広げることができるでしょう。この記事で紹介した内容を参考に、ぜひ実践してみてください。
“`