就活の電話、折り返しはいつ？失礼のない対応と内定獲得への道

就職活動中の皆さん、企業からの電話、いつ折り返せばいいのか、お詫びの言葉はどうすればいいのか、悩んでしまいますよね。特に、体調を崩して電話に出られなかった場合、不安は大きいでしょう。この記事では、そんなあなたの悩みを解決するために、就活における電話対応のマナー、具体的なお詫びの言葉、そして内定獲得に繋げるためのポイントを、経験豊富なキャリアコンサルタントの視点から徹底解説します。

就職活動中の大学生です。

今日の13時頃、企業からの不在着信がありました。

(10日ほど前にその企業の選考を受けていたので、合否の連絡だと思います)

しかし、私は熱があり学校を休んで1日中寝ていたので着信にも気付かず、気付いたのは18時頃でした。

●この場合、翌日に折り返し連絡をしても問題ないでしょうか。

さすがにこの時間帯だと、今日折り返すのは失礼なのでは…と思ったのですが、日をまたいでしまう方が失礼にあたりますか？

●また、折り返し電話をするにあたって「折り返すのが遅くなってしまい申し訳ありません」というようなお詫びの言葉を述べたいのですが、どうもしっくりくる言葉が思いつきません。どのように言うのがベストでしょうか。

留守電は入っていませんでした。

経験者、もしくは詳しい方がいらっしゃいましたら、よろしくお願いします。

電話の折り返しは、いつがベスト？

企業からの電話に出られなかった場合、まず気になるのは「いつ折り返すのが適切か」ということですよね。結論から言うと、原則として、できるだけ早く折り返すのがマナーです。しかし、時間帯によっては、相手に迷惑をかけてしまう可能性もあります。以下に、具体的なケースと対応策をまとめました。

1. 当日中に折り返す場合

企業からの着信に気づいたのが、就業時間内であれば、すぐに折り返すのが基本です。ただし、相手の状況を考慮し、電話をかける時間帯に注意しましょう。例えば、始業直後や終業間際は、相手が忙しい可能性があります。避けた方が無難です。

例：10時～11時、14時～16時など、相手が落ち着いて対応できる時間帯を選ぶ

2. 当日中に折り返せない場合

もし、着信に気づいたのが就業時間外だった場合、翌日の始業開始直後ではなく、午前中の早い時間帯に折り返すのが適切です。例えば、9時～10時の間に電話をかけると良いでしょう。ただし、企業の就業時間によっては、始業開始直後に電話をかけても問題ありません。

例：翌日の9時～10時、または企業の就業時間に合わせる

3. 翌日以降に折り返す場合

万が一、翌日以降に折り返しが必要になった場合は、できるだけ早く電話をかけましょう。遅れてしまった理由を正直に伝え、誠意をもって対応することが大切です。

例：体調不良で連絡が遅れた場合は、その旨を正直に伝える

お詫びの言葉、どう伝える？

電話を折り返す際、お詫びの言葉は非常に重要です。しかし、どのような言葉を選べば良いのか、悩んでしまう人も多いでしょう。ここでは、状況に応じた具体的なお詫びの言葉と、その伝え方のポイントを解説します。

1. 基本的なお詫びの言葉

まずは、基本的なお詫びの言葉を覚えておきましょう。丁寧な言葉遣いを心がけ、誠意を伝えることが大切です。

「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇（自分の名前）と申します。」
「先ほどは、電話に出ることができず、大変申し訳ございませんでした。」
「〇〇様（担当者の名前）はいらっしゃいますでしょうか。」

2. 遅れてしまった理由を伝える

電話に出られなかった理由を伝える場合は、正直に、かつ簡潔に伝えましょう。嘘をついたり、言い訳がましい表現は避けましょう。

例1：「体調を崩しておりまして、先ほどまで寝込んでおりました。ご連絡が遅くなり、大変申し訳ございません。」
例2：「外出しており、電話に出ることができませんでした。ご連絡が遅くなり、大変申し訳ございません。」
例3：「〇〇（理由）のため、電話に出ることができませんでした。ご連絡が遅くなり、大変申し訳ございません。」

3. 状況に応じた表現

状況に応じて、お詫びの言葉をアレンジしましょう。例えば、留守番電話が入っていなかった場合は、「留守番電話に気づかず」という表現を加えることもできます。

例：「留守番電話に気づかず、ご連絡が遅くなり、大変申し訳ございません。」

4. 丁寧な言葉遣いを心がける

お詫びの言葉だけでなく、言葉遣い全体に気を配りましょう。丁寧な言葉遣いは、相手に好印象を与え、あなたの誠意を伝える上で非常に重要です。

敬語：「です」「ます」などの丁寧語を使いましょう。
謙譲語：「申し上げる」「いただく」などの謙譲語を使い、相手への敬意を示しましょう。
クッション言葉：「恐れ入りますが」「申し訳ございませんが」などのクッション言葉を使い、相手への配慮を示しましょう。

電話をかける前の準備

電話をかける前に、いくつかの準備をしておくことで、スムーズな対応が可能になり、相手に良い印象を与えることができます。ここでは、電話をかける前に準備しておきたいことについて解説します。

1. 企業情報を確認する

電話をかける前に、企業の基本情報を確認しておきましょう。企業の名前、担当者の名前、部署名などを確認しておくことで、スムーズな会話を始めることができます。また、企業のホームページや採用情報などを確認し、企業への理解を深めておくことも重要です。

企業の名前：正確に伝えられるように、事前に確認しておきましょう。
担当者の名前：名前を間違えないように、メモしておきましょう。
部署名：部署名を伝えることで、相手にスムーズに繋いでもらえます。

2. 自分の情報を整理する

電話をかける前に、自分の情報を整理しておきましょう。自己紹介、話したい内容、質問事項などを事前に整理しておくことで、落ち着いて対応することができます。

自己紹介：自分の名前、大学名、学部などを簡潔に伝えられるように準備しておきましょう。
話したい内容：電話で伝えたい内容を事前に整理しておきましょう。
質問事項：質問したい内容を事前にまとめておきましょう。

3. 筆記用具を用意する

電話をかける前に、メモ帳とペンを用意しておきましょう。電話中に相手の話を聞きながら、重要な情報をメモすることができます。メモを取ることで、聞き逃しを防ぎ、正確な情報を把握することができます。

メモ帳：企業の担当者名、話の内容、日時などをメモするのに役立ちます。
ペン：メモを取る際に使用します。

4. 静かな場所を選ぶ

電話をかける場所は、静かな場所を選びましょう。周囲の音が聞こえない場所を選ぶことで、相手の声が聞き取りやすくなり、スムーズな会話ができます。また、電波の良い場所を選ぶことも重要です。

静かな場所：雑音が入らない場所を選びましょう。
電波の良い場所：電波が安定している場所を選びましょう。

電話対応の具体的な流れ

電話をかける際の具体的な流れを理解しておくことで、自信を持って対応することができます。ここでは、電話対応の流れをステップごとに解説します。

1. 相手に繋がる

電話をかけ、相手に繋がるまでの流れを理解しておきましょう。スムーズな対応は、良い印象を与えるために重要です。

電話をかける：企業の代表電話番号に電話をかけます。
担当者につないでもらう：「〇〇部の〇〇様をお願いします」など、担当者の名前を伝えて、取り次いでもらいましょう。
担当者が出てきたら：「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇（自分の名前）と申します」と自己紹介をしましょう。

2. 状況を説明し、お詫びを伝える

電話に出られなかった状況を説明し、お詫びの言葉を伝えましょう。誠実な対応は、相手に好印象を与えます。

状況の説明：「先日は、〇〇（理由）のため、電話に出ることができませんでした。」など、状況を簡潔に説明しましょう。
お詫びの言葉：「ご連絡が遅くなり、大変申し訳ございません。」など、お詫びの言葉を伝えましょう。

3. 用件を伝える

電話をかけた目的を伝えましょう。簡潔かつ明確に伝えることが重要です。

用件を伝える：「〇〇について、お伺いしたいことがあり、お電話いたしました。」など、用件を明確に伝えましょう。

4. 質問をする

質問がある場合は、積極的に質問しましょう。事前に質問事項をまとめておくと、スムーズに質問できます。

質問をする：「〇〇について、詳しく教えていただけますでしょうか。」など、質問をしましょう。

5. 感謝を伝える

電話が終わる前に、感謝の気持ちを伝えましょう。丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

感謝を伝える：「本日はお忙しい中、ありがとうございました。」など、感謝の気持ちを伝えましょう。
電話を切る：相手が電話を切るのを待ってから、電話を切りましょう。

電話対応で好印象を与えるポイント

電話対応で好印象を与えるためには、いくつかのポイントがあります。これらのポイントを意識することで、相手に良い印象を与え、その後の選考を有利に進めることができます。

1. 明るくハキハキとした声で話す

電話では、あなたの表情が見えません。そのため、声のトーンが非常に重要になります。明るくハキハキとした声で話すことで、相手に良い印象を与えることができます。

笑顔を意識する：笑顔で話すことで、声のトーンも明るくなります。
ハキハキと話す：言葉をはっきりと発音し、相手に伝わりやすいように話しましょう。

2. 丁寧な言葉遣いを心がける

丁寧な言葉遣いは、相手への敬意を示す上で非常に重要です。正しい敬語を使い、失礼のないように心がけましょう。

敬語を使う：「です」「ます」などの丁寧語を使いましょう。
謙譲語を使う：「申し上げる」「いただく」などの謙譲語を使いましょう。
クッション言葉を使う：「恐れ入りますが」「申し訳ございませんが」などのクッション言葉を使いましょう。

3. 相手の話をしっかりと聞く

相手の話をしっかりと聞くことは、コミュニケーションの基本です。相手の話を遮らず、最後まで聞き、理解しようと努めましょう。

相槌を打つ：「はい」「なるほど」など、適度に相槌を打ち、相手に話を聞いていることを伝えましょう。
メモを取る：重要な情報をメモし、聞き逃しを防ぎましょう。
質問をする：わからないことがあれば、積極的に質問しましょう。

4. 簡潔に話す

話が長すぎると、相手に負担を与えてしまう可能性があります。要点を絞り、簡潔に話すように心がけましょう。

結論から話す：まず結論を述べ、次に理由を説明するようにしましょう。
要点をまとめる：話したい内容を事前に整理し、要点をまとめて話しましょう。

5. 落ち着いて対応する

緊張すると、声が震えたり、早口になったりすることがあります。落ち着いて対応し、冷静さを保つように心がけましょう。

深呼吸をする：深呼吸をして、落ち着きましょう。
ゆっくり話す：普段よりもゆっくりと話すように心がけましょう。

内定獲得に繋げるために

電話対応は、内定獲得に繋がる重要な要素の一つです。ここでは、電話対応を通じて、内定獲得に繋げるためのポイントを解説します。

1. 積極的な姿勢を示す

電話対応では、あなたの積極的な姿勢をアピールするチャンスです。積極的に質問したり、熱意を伝えることで、相手に好印象を与えることができます。

質問をする：企業の事業内容や、仕事内容について積極的に質問しましょう。
熱意を伝える：「貴社で働くことに強い興味を持っています」など、熱意を伝えましょう。

2. 企業研究を徹底する

企業研究を徹底することで、企業の理解を深め、的確な質問をすることができます。企業研究は、内定獲得のために非常に重要です。

企業のホームページを見る：企業の事業内容、ビジョン、企業文化などを確認しましょう。
会社説明会に参加する：会社説明会に参加し、企業の情報を収集しましょう。
OB・OG訪問をする：OB・OG訪問を通じて、企業のリアルな情報を収集しましょう。

3. 丁寧な言葉遣いを徹底する

丁寧な言葉遣いは、相手への敬意を示す上で非常に重要です。面接だけでなく、電話対応でも丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

敬語を使う：「です」「ます」などの丁寧語を使いましょう。
謙譲語を使う：「申し上げる」「いただく」などの謙譲語を使いましょう。
クッション言葉を使う：「恐れ入りますが」「申し訳ございませんが」などのクッション言葉を使いましょう。

4. 誠実な対応を心がける

誠実な対応は、相手に信頼感を与える上で非常に重要です。嘘をついたり、ごまかしたりせず、正直に対応しましょう。

正直に話す：わからないことは、正直に「わかりません」と伝えましょう。
約束を守る：約束したことは、必ず守りましょう。

5. 感謝の気持ちを伝える

電話が終わる際には、感謝の気持ちを伝えましょう。感謝の気持ちを伝えることで、相手に良い印象を与えることができます。

感謝を伝える：「本日はお忙しい中、ありがとうございました。」など、感謝の気持ちを伝えましょう。

就職活動は、多くの学生にとって初めての経験であり、様々な不安や疑問がつきものです。電話対応もその一つですが、この記事で解説したポイントを参考に、自信を持って対応してください。あなたの就職活動が成功することを心から応援しています。

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