内定者懇親会での交通費、18きっぷ利用はあり？交通費精算の疑問を解決！

この記事では、内定者懇親会での交通費に関する疑問を抱えるあなたに向けて、具体的なアドバイスを提供します。特に、18きっぷの利用や交通費の精算方法について、企業との良好な関係を保ちながら、賢く対応するためのヒントをお伝えします。内定後の不安を解消し、スムーズな社会人生活のスタートを切りましょう。

内定者懇親会があります。自宅から会社までの往復交通費をいただけるということなのですが、説明会の時も夜行バスで、最終選考の時も夜行バスで行きました。(地元:大阪→内定先企業:東京) 電車の普通の乗車券、切符を買うときに領収証は貰えるのでしょうか。

この流れ的には、(1)バス往復+(2)バス停から自宅までの運賃+(3)バス停から会社までの運賃という形にするのが妥当でしょうか。

実はもともとこの内定者懇親会の5日後に18きっぷで旅の予定がありまして、18きっぷで会社の近くまで行ったほうが、旅(北陸)とつなげることが出来て、一度大阪に戻るという手間が省けるのではないか？と思ってみたりもしたのですが…

※18きっぷ・・・11,500円÷5回(人・日)=2,300円/回(人・日)

※夜行バス・・・3080円(会員価格)

※自宅からバス停290～380円(JR)

※バス停から会社150～190円(JR山手線)

トータルすると、会社～自宅往復の8300円よりも、18切符二回分4600円のほうが、会社の負担も少ないのではないか？という結論からです。

しかし、領収証をどう出せばいいのかも悩んでしまいます。

＜わたくしが電車で全国を回ることをしているのは、人事の方も知っていますが、入社しているわけでもないし、ましてやプライベートのことなので18きっぷで来るとかいう話は厚かましいですよね＞

大人しく、交通費をいだだけるのなら一度大阪に戻って5日後18きっぷを使うということにしたほうがよろしいでしょうか。

交通費精算の基本：領収証と企業のルール

内定者懇親会への参加、おめでとうございます！交通費の件、確かに悩みますよね。まずは、交通費精算の基本から確認しましょう。

1. 領収証の重要性

電車やバスを利用する際、領収証は非常に重要です。多くの企業では、交通費を精算する際に領収証の提出を求めます。これは、不正な請求を防ぎ、正確な経費管理を行うためです。電車の切符の場合、駅の券売機では領収証が出ないこともありますが、駅員に申し出れば発行してもらえる場合があります。また、モバイルSuicaなどの利用履歴も、領収証の代わりになることがあります。念のため、事前に企業の経理担当者に確認しておくと良いでしょう。

2. 企業の交通費規定

企業には、それぞれ交通費に関する規定があります。この規定は、交通手段、金額の上限、精算方法など、様々な項目を定めています。内定通知や、内定者向けの資料に、交通費に関する記載があるはずです。記載がない場合は、人事担当者に問い合わせて、詳細を確認しましょう。企業の規定を理解しておくことで、安心して交通費の精算ができます。

3. 交通手段の選択

交通手段の選択も重要です。企業によっては、最も経済的なルートでの交通費を支給する場合があります。例えば、新幹線ではなく、在来線や高速バスを利用した場合に、その差額を自己負担しなければならないケースもあります。今回のように、18きっぷを利用する場合、事前に企業に相談し、承認を得ておくことが望ましいでしょう。

18きっぷ利用の可能性：企業への相談と交渉術

18きっぷを利用したいというお気持ち、よく分かります。旅行好きの方にとっては、交通費を節約できるだけでなく、旅の計画も立てやすくなりますよね。しかし、内定者という立場であること、そして企業の交通費規定を考慮すると、慎重な対応が必要です。

1. 事前の相談

最も確実な方法は、事前に企業の人事担当者に相談することです。 18きっぷを利用したい理由、旅の計画、交通費の精算方法について、正直に話しましょう。企業側も、合理的な理由であれば、柔軟に対応してくれる可能性があります。相談する際は、以下の点を明確に伝えると、理解を得やすくなります。

18きっぷを利用することで、交通費を節約できること
旅の計画と、内定者懇親会への参加を両立できること
交通費の精算方法について、企業の指示に従うこと

2. 交渉のポイント

交渉する際は、相手の立場を尊重し、誠実な態度で臨むことが大切です。以下の点に注意しましょう。

感謝の気持ちを伝える: まずは、交通費を支給してくれることへの感謝の気持ちを伝えましょう。
メリットを説明する: 18きっぷを利用することで、企業の交通費負担を減らせる可能性を説明しましょう。
代替案を提示する: もし、18きっぷの利用が認められない場合、代替案を提示する用意をしておきましょう。例えば、通常の交通手段で参加し、18きっぷは別の機会に利用するなど。
柔軟な対応を求める: 企業の規定に沿いつつ、柔軟な対応を求めてみましょう。例えば、18きっぷの利用を認める代わりに、領収証の提出や、交通費の差額を自己負担するなど。

3. 相談のタイミング

相談するタイミングも重要です。内定者懇親会の前に、早めに相談するようにしましょう。企業側も、事前に準備をする時間的余裕ができます。また、相談の際は、メールではなく、電話や対面で話す方が、相手に真剣さが伝わりやすいでしょう。

交通費精算の具体的なステップ：領収証の取得と申請

交通費の精算は、企業の規定に従って行います。領収証の取得、申請書の作成、提出など、いくつかのステップがあります。ここでは、一般的な交通費精算の手順を解説します。

1. 領収証の取得

電車、バス、飛行機など、利用した交通機関の領収証を必ず取得しましょう。領収証には、利用区間、金額、日付などが記載されています。特に、新幹線や特急列車を利用する場合は、必ず領収証を受け取りましょう。電車の切符の場合、駅の券売機では領収証が出ないこともありますが、駅員に申し出れば発行してもらえる場合があります。また、モバイルSuicaなどの利用履歴も、領収証の代わりになることがあります。領収証を紛失しないように、大切に保管しましょう。

2. 申請書の作成

企業所定の交通費申請書に、必要事項を記入します。申請書には、氏名、所属部署、利用区間、金額、日付などを記入します。領収証に記載されている情報を正確に転記しましょう。申請書の書き方については、企業の経理担当者や、先輩社員に確認すると良いでしょう。

3. 申請書の提出

作成した申請書と、領収証を一緒に提出します。提出先は、企業の経理担当者や、人事担当者です。提出期限が定められている場合があるので、期日内に提出するようにしましょう。提出前に、申請内容に誤りがないか、再度確認しましょう。

4. 精算と確認

申請内容が承認されると、交通費が支払われます。支払われた金額と、申請した金額に相違がないか、確認しましょう。もし、不明な点があれば、経理担当者に問い合わせて、説明を受けてください。

内定者懇親会を成功させるための準備

交通費の件だけでなく、内定者懇親会に向けて、様々な準備が必要です。懇親会は、企業への理解を深め、他の内定者との交流を深める絶好の機会です。事前に準備をして、有意義な懇親会にしましょう。

1. 企業の情報を収集

企業のウェブサイトや、IR情報などを確認し、企業の事業内容、ビジョン、企業文化について理解を深めましょう。企業の情報を事前に知っておくことで、懇親会での会話がスムーズになり、企業への関心を示すことができます。

2. 自己紹介の準備

自己紹介は、最初の印象を左右する重要な要素です。自分の強み、経験、入社への意欲などを簡潔に伝えられるように、事前に準備しておきましょう。簡潔で分かりやすい自己紹介を心がけ、自信を持って話せるように練習しましょう。

3. 質問の準備

懇親会では、企業や社員に対して質問する機会があります。事前に質問をいくつか用意しておくと、積極的にコミュニケーションを取ることができます。企業の事業内容、キャリアパス、企業文化など、気になることを質問してみましょう。質問することで、企業への理解を深め、入社後のミスマッチを防ぐことができます。

4. 服装とマナー

懇親会での服装は、企業の雰囲気に合わせて選びましょう。一般的には、オフィスカジュアルが適切です。清潔感のある服装を心がけ、派手な服装や露出の多い服装は避けましょう。マナーも重要です。時間厳守、丁寧な言葉遣い、周囲への配慮など、基本的なマナーを守りましょう。

内定後のキャリアプラン：将来を見据えた準備

内定を得た後、社会人としての第一歩を踏み出す前に、将来のキャリアプランについて考えてみましょう。自分の強みや興味関心、将来の目標などを明確にすることで、入社後のキャリア形成に役立ちます。

1. 自己分析

自分の強み、弱み、興味関心、価値観などを分析しましょう。自己分析を通して、自分自身を深く理解し、どのような仕事が自分に合っているのか、どのようなキャリアを歩みたいのかを考えましょう。自己分析は、キャリアプランを立てる上で、非常に重要なステップです。

2. 業界・企業研究

興味のある業界や企業について、情報収集を行いましょう。企業のウェブサイト、IR情報、ニュース記事などを参考に、企業の事業内容、ビジョン、企業文化などを理解しましょう。業界や企業について深く知ることで、入社後のミスマッチを防ぎ、キャリアプランを具体的にすることができます。

3. スキルアップ

入社前に、必要なスキルを習得しておきましょう。例えば、語学力、ITスキル、コミュニケーション能力など、仕事で役立つスキルを磨きましょう。スキルアップは、キャリア形成において、非常に重要な要素です。積極的に学び、自己成長を続けましょう。

4. メンターシップ

キャリアに関する相談相手を見つけましょう。経験豊富な先輩社員や、キャリアコンサルタントなど、信頼できる人に相談し、アドバイスをもらいましょう。メンターシップは、キャリア形成において、大きな支えとなります。

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まとめ：賢い選択で、内定生活を充実させよう

内定者懇親会での交通費、18きっぷの利用、交通費精算について、様々な情報をお伝えしました。企業の交通費規定を理解し、事前に相談することで、18きっぷを利用できる可能性も十分にあります。領収証の取得、申請書の作成、提出など、交通費精算の手順をしっかり確認し、スムーズな対応を心がけましょう。また、内定者懇親会に向けて、企業の情報を収集し、自己紹介や質問の準備をして、有意義な懇親会にしましょう。将来のキャリアプランを考え、自己分析、業界・企業研究、スキルアップ、メンターシップなどを通して、社会人としての第一歩を踏み出す準備をしましょう。賢い選択と準備で、内定生活を充実させ、素晴らしい社会人生活をスタートさせてください！

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