メーカー営業からのメール、このまま続けても良い？好印象を与えるメール術を徹底解説

この記事では、気になるメーカー営業の方とのメールのやり取りについて、どのようにコミュニケーションを取れば、相手に不快感を与えずに良好な関係を築けるのか、具体的な方法を解説します。メールの頻度、内容、そして相手への気遣いなど、好印象を与えるためのポイントを詳しく見ていきましょう。

このままメールを続けても良いのでしょうか？先日、とあるメーカー営業さんから名刺を頂きました。

先日、とあるメーカー営業さんから名刺を頂きました。私の派遣先のショップに来ている営業さんで、仕事上直接関わりはないのですが何度かお会いして挨拶している程度の関係です。

その日、試供品を持ってきていて仕事中「後でお渡ししますね～」と言ってくれ、帰りに紙袋で頂きました。中を見ると一緒に名刺が入っていて、「お疲れ様です。良かったら使って下さい」と簡単なメッセージが。とても嬉しかったので、名刺に載っていた携帯にお礼のメールを送りました。（社用携帯にごめんなさい、一言お礼だけ言いたくてといった内容です）

すぐに返信があり、個人携帯なので大丈夫ですという事でした。メール中、体を気遣う言葉をかけていただき、何通か交換しました。向こうから途切れたのですが、朝「今日も頑張りましょうね」とメールが入りました。

このままメールを続けても良いのでしょうか？彼はすごーく礼儀正しく丁寧な方です。私が送るからやめられなくて困ってるのでは…と心配です。私としては続けていきたいなーと思うのですけど、うっとおしく思われるのはイヤですし、その辺のさじ加減が良くわからなくて…どうかお知恵を貸して下さい。宜しくお願い致します。

メールを続けることへの不安、その根本原因とは？

相談者様がメールを続けることに不安を感じているのは、相手への配慮と、自身の気持ちの間で揺れ動いているからです。相手に迷惑をかけたくないという気持ちと、良好な関係を築きたいという気持ちが交錯し、そのバランスに悩んでいる状態と言えるでしょう。特に、相手が営業職ということもあり、ビジネスライクな関係性の中で、どこまで踏み込んで良いのか、その距離感に迷いが生じるのは当然のことです。

この不安を解消するためには、まず相手の立場を理解し、相手に不快感を与えないためのメール術を身につけることが重要です。その上で、自身の気持ちを伝えつつ、良好な関係を築くための具体的な方法を検討していきましょう。

好印象を与えるメール術：基本編

相手に好印象を与えるためには、基本的なメールのマナーを守ることが不可欠です。以下に、メール作成の際に心がけたいポイントをまとめました。

件名：件名は、内容がすぐに分かるように具体的に記載しましょう。「〇〇の件」「〇〇について」など、簡潔で分かりやすい件名が理想的です。
宛名：相手の名前を正しく記載し、敬称を忘れずに。「〇〇様」と、相手への敬意を示すことが大切です。
挨拶：冒頭には、季節の挨拶や、相手への気遣いの言葉を添えましょう。例えば、「〇〇様、いつもお世話になっております。」「〇〇の候、いかがお過ごしでしょうか。」など、相手との関係性や状況に合わせて適切な言葉を選びましょう。
本文：本文は、要点を絞って簡潔にまとめましょう。長文は避け、読みやすいように段落を分け、句読点を適切に使用することも重要です。
署名：署名には、自分の氏名、所属部署、連絡先などを記載しましょう。相手に連絡を取りやすくするための配慮です。
返信：返信は、できるだけ早く行いましょう。遅くとも24時間以内には返信するのがマナーです。
誤字脱字：誤字脱字がないか、送信前に必ず確認しましょう。

好印象を与えるメール術：応用編

基本のマナーを踏まえた上で、さらに相手に好印象を与えるための応用テクニックを紹介します。

相手への気遣い：相手の状況を考慮した言葉遣いを心がけましょう。例えば、相手が忙しい時期には、「お忙しいところ恐れ入りますが」といった一言を添えるなど、相手への配慮を示すことが大切です。
感謝の気持ち：相手からのアクションに対しては、感謝の気持ちを明確に伝えましょう。「ありがとうございます」「感謝いたします」といった言葉を使い、相手への感謝の気持ちを表現しましょう。
共感：相手の言葉に共感する姿勢を示しましょう。例えば、相手が困っていることについて話している場合は、「それは大変ですね」など、相手の気持ちに寄り添う言葉を添えることで、親近感を高めることができます。
質問：相手とのコミュニケーションを深めるために、適切な質問をしましょう。ただし、プライベートな内容に踏み込みすぎないように注意が必要です。仕事に関連する内容や、相手の趣味など、相手が答えやすい質問を選ぶことがポイントです。
褒める：相手の良い点を見つけて褒めることも、好印象を与える効果的な方法です。ただし、お世辞にならないように、具体的に褒めることが大切です。例えば、「〇〇さんのプレゼンテーションは、とても分かりやすかったです」など、具体的な事例を挙げて褒めることで、相手に真剣さが伝わります。

メールの頻度と内容：さじ加減のコツ

メールの頻度と内容は、相手との関係性や状況に合わせて調整することが重要です。相手に不快感を与えないためには、以下の点に注意しましょう。

頻度：最初のうちは、週に1～2回程度の頻度でメールを送るのが良いでしょう。相手の反応を見ながら、徐々に頻度を調整していくことが大切です。相手から返信が途絶えた場合は、しばらく様子を見るのも良いでしょう。
内容：メールの内容は、相手が興味を持ちそうな話題を選びましょう。仕事に関する情報交換や、共通の趣味の話など、相手との距離を縮めるような内容がおすすめです。ただし、プライベートな内容に踏み込みすぎないように注意しましょう。
相手の状況：相手の状況を考慮して、メールを送る時間帯や内容を調整しましょう。例えば、相手が忙しい時間帯には、長文のメールを送ることは避け、簡潔な内容にまとめるなど、相手への配慮を示すことが大切です。
返信の有無：相手からの返信の有無を参考に、メールの頻度や内容を調整しましょう。相手からの返信が早い場合は、もう少し頻繁にメールを送っても良いかもしれません。逆に、返信が遅い場合は、少し間隔を空けてメールを送るなど、相手のペースに合わせることが重要です。

具体的なメールの例文

以下に、具体的なメールの例文をいくつか紹介します。これらの例文を参考に、自身の状況に合わせてメールを作成してみましょう。

例文1：お礼のメール

件名：先日はありがとうございました

〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇です。

先日は、試供品をいただき、誠にありがとうございました。早速使わせていただきました。とても使い心地が良く、大変気に入りました。

〇〇様のおかげで、良い商品に出会うことができました。心より感謝申し上げます。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

署名

例文2：近況報告のメール

件名：〇〇の件

〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇です。

〇〇の件ですが、その後いかがでしょうか？何かお困りのことがございましたら、お気軽にご相談ください。

また、最近〇〇というイベントに参加しました。〇〇様もご興味があれば、ぜひ参加してみてください。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

署名

例文3：相手を気遣うメール

件名：お疲れ様です

〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇です。

最近、〇〇様は大変お忙しいと伺いました。お身体を壊されないよう、ご自愛ください。

何かお困りのことがございましたら、お気軽にご相談ください。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

署名

メールを続ける上での注意点

メールを続ける際には、以下の点に注意しましょう。

相手の立場を尊重する：相手が忙しい場合は、長文のメールや、返信を強要するような内容は避けましょう。相手の状況を考慮し、相手が返信しやすいように、簡潔で分かりやすい内容を心がけましょう。
プライベートな話題は避ける：相手との関係性が深まるまでは、プライベートな話題は避けましょう。仕事に関する話題や、共通の趣味の話など、相手が安心して話せる話題を選ぶことが大切です。
言葉遣いに注意する：丁寧な言葉遣いを心がけ、誤解を招くような表現は避けましょう。絵文字や顔文字の使用も、相手との関係性に合わせて調整しましょう。
相手の反応を観察する：相手からの返信の頻度や内容、言葉遣いなどを観察し、相手がどのように感じているのかを把握しましょう。相手の反応に合わせて、メールの頻度や内容を調整することが重要です。
無理強いしない：相手に返信を強要したり、会うことを無理強いしたりすることは避けましょう。相手との関係性は、時間をかけて築いていくものです。焦らず、相手のペースに合わせて、良好な関係を築いていきましょう。

もし相手からの返信が途絶えたら？

もし相手からの返信が途絶えた場合は、焦らずに様子を見ましょう。相手が忙しいのかもしれませんし、何か事情があるのかもしれません。数週間ほど様子を見て、それでも返信がない場合は、もう一度メールを送るのも良いでしょう。その際は、短く、相手を気遣うような内容にしましょう。

例えば、「〇〇様、お元気でお過ごしでしょうか？最近、お忙しいかと思いますが、無理なさらないでくださいね。」といったように、相手への気遣いを示す言葉を添えることで、相手に不快感を与えることなく、関係性を維持することができます。

まとめ：良好な関係を築くための第一歩

メーカー営業の方とのメールのやり取りは、ビジネスチャンスを広げるだけでなく、人間関係を豊かにする可能性も秘めています。相手に好印象を与えるメール術を身につけ、相手への気遣いを忘れずに、良好な関係を築いていきましょう。焦らず、相手のペースに合わせて、少しずつ関係性を深めていくことが大切です。

今回のケースでは、相談者様は相手の方との関係を良好にしたいという気持ちをお持ちです。相手に不快感を与えないように、適切な距離感を保ちながら、メールでのコミュニケーションを継続していくことが、関係性を発展させるための第一歩となるでしょう。

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