【中小企業の事務員向け】社内での敬語使用、本当に間違ってる？ベテラン社員との認識ギャップを埋めるコミュニケーション術

この記事では、中小企業の事務職として働くあなたが抱える、社内での敬語使用に関する疑問に焦点を当てます。特に、ベテラン社員との間で生じる認識のずれをどのように乗り越え、円滑なコミュニケーションを築くかについて、具体的なアドバイスを提供します。あなたのキャリアアップ、そしてより良い職場環境作りに役立つ情報をお届けします。

社員20名ほどの小さな建設会社（土木）の事務をしています。例えば他の会社からの電話などで、「社長はいらっしゃいますか？」と聞かれた時は、何と答えるべきなのでしょうか。

私は、「おります。」「外出しております。」等と言っているのですが、上司の女性の方（50代）は必ず、「いらっしゃいます。」「まだお見えになっておりません」等と言います。○○社長は・・・○○専務は・・・とも言います。私の考えでは、社長の○○は・・・専務の○○が・・・が正解だと自分では思っているのですが・・

私の母は昔ホテルの交換手をしており、身内の人間には敬語は使わないと何度も言っていたので違和感を感じるのですが、もう何年もたちますが誰も指摘する人はいませんし、それどころかとても優秀な方なので、彼女のする事は間違いないと思われているようです。

よく観察してみると、他の数人（同じく50代）も同じように、○○社長はいらっしゃいます。と言っています。よく知っている同業者、又はグループ企業内ならばわかるのですが、全く別会社でも同じです。

今まで他の会社で働いていた時もやはり上司であれ身内に敬語は使わなかったような気がするのですが。ちなみに中小企業でしか経験がない為、きちんと社員教育など受けた事がありません。

この会社だけかなと思っていたのですが、先日同業の大手企業の営業所の方も、やはり、所長は外出されています。まだ来られていません。などと言っていました。

私が間違っているのでしょうか。間違ってはいないけど、最近はあまり気にしないとか、地方だからなのか。それともこの業界特有のもの？あまり気にしない？もしくはむしろ敬語を使うべきなのか・・・

みなさんの会社ではどうですか？

上司の方たちはそれでいいと思うのですが、私自身は今のままでいいのか疑問に思い、質問させていただきました。宜しくお願いします。

結論：敬語使用はケースバイケース、柔軟な対応を

結論から言うと、社内での敬語使用に「絶対的な正解」はありません。会社の文化、業界の慣習、そして相手との関係性によって、適切な表現は異なります。今回のケースでは、上司の方々の敬語使用は、必ずしも「間違い」とは言えません。むしろ、長年培われてきた会社の慣習や、相手への配慮からくる行動である可能性が高いです。大切なのは、自分の考えを押し付けるのではなく、周囲の状況を理解し、柔軟に対応することです。

1. なぜ敬語を使うのか？企業文化とコミュニケーションの視点

社内での敬語使用には、いくつかの理由が考えられます。

丁寧さの表現：相手への敬意を示すため。特に、社外の人とのコミュニケーションにおいては、会社のイメージを左右するため、丁寧な言葉遣いが求められます。
社内コミュニケーションの円滑化：上司や先輩に対して敬語を使うことで、スムーズなコミュニケーションを促し、人間関係を良好に保つ効果があります。
企業文化の継承：長年培われてきた企業の文化や慣習として、敬語の使用が定着している場合があります。

あなたの会社の上司の方々が敬語を使っているのは、これらの理由が複合的に絡み合っていると考えられます。特に、中小企業では、社長や役員との距離が近く、親密な関係性が築かれていることが多いです。そのような状況下では、敬語を使うことで、相手への敬意を示し、良好な関係性を維持しようとする意図があるのかもしれません。

2. 状況別の適切な対応：電話対応と社内コミュニケーション

状況に応じて、適切な言葉遣いを使い分けることが重要です。

2-1. 電話対応の場合

電話対応では、会社の顔として、丁寧な言葉遣いを心がける必要があります。

社外からの電話：相手が誰であれ、「社長はいらっしゃいますか？」と聞かれた場合は、「はい、おります。」または「〇〇（社長名）は、ただいま席を外しております。」のように答えるのが一般的です。相手に失礼のないよう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
社内への電話：社内の人間に対しては、親しみを込めた言葉遣いでも問題ありません。「〇〇さん、いますか？」のように、フランクな表現でも構いません。ただし、相手や状況によっては、敬語を使った方が良い場合もあります。

2-2. 社内コミュニケーションの場合

社内でのコミュニケーションは、状況に応じて使い分けることが大切です。

上司や先輩：日頃から敬意を払い、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。ただし、必要以上に硬い言葉遣いをする必要はありません。
同僚：親しい間柄であれば、フランクな言葉遣いでも問題ありません。ただし、相手によっては、敬語を使った方が良い場合もあります。
部下：相手の年齢や経験、性格に合わせて、適切な言葉遣いを使い分けましょう。

3. ベテラン社員との認識ギャップを埋めるコミュニケーション術

ベテラン社員との間で、言葉遣いに関する認識のずれが生じることは、よくあることです。そのような状況を乗り越えるためには、以下の3つのステップを意識しましょう。

3-1. 観察と理解：なぜその言葉遣いなのか？

まずは、上司や先輩がなぜそのような言葉遣いをするのか、その背景を理解しようと努めましょう。彼らの経験や価値観、そして会社の文化を理解することで、彼らの行動に対する理解が深まります。例えば、彼らが長年、お客様や取引先との関係を築く中で、丁寧な言葉遣いが重要であると認識しているのかもしれません。あるいは、社内の人間関係を円滑にするために、敬語を使っているのかもしれません。

3-2. 質問と対話：疑問を解消し、認識を共有する

疑問に思ったことは、積極的に質問し、対話を通じて認識を共有しましょう。ただし、相手を批判するような口調ではなく、あくまでも「なぜそうするのか」という理由を知りたいという姿勢で質問することが大切です。例えば、「〇〇社長がいらっしゃいます、とおっしゃっていますが、それは何か理由があるのでしょうか？」のように、相手の意見を尊重しつつ、自分の疑問を伝えることができます。対話を通じて、お互いの考えを理解し合い、より良いコミュニケーションを築くことができます。

3-3. 柔軟な対応：状況に応じた言葉遣いを心がける

自分の考えを押し付けるのではなく、状況に応じて柔軟な対応を心がけましょう。例えば、社外の人との電話対応では、上司の言葉遣いを参考に、丁寧な言葉遣いを心がけることができます。一方、社内でのコミュニケーションでは、相手との関係性に応じて、フランクな言葉遣いと敬語を使い分けることができます。大切なのは、相手への敬意を払い、円滑なコミュニケーションを築くことです。

4. キャリアアップに繋げる：コミュニケーション能力の向上

言葉遣いは、あなたのキャリアアップにも大きく影響します。適切な言葉遣いをマスターすることで、以下のようなメリットがあります。

信頼性の向上：相手に好印象を与え、信頼関係を築きやすくなります。
円滑なコミュニケーション：誤解を防ぎ、スムーズな情報伝達を促します。
リーダーシップの発揮：周囲をまとめ、チームを効果的に動かすことができます。
キャリアの可能性の拡大：昇進や転職の際に、有利に働くことがあります。

言葉遣いは、あなたの人間性や能力を伝える重要なツールです。積極的に学び、実践することで、あなたのキャリアの可能性を大きく広げることができます。

5. 成功事例：言葉遣いを改善した事務員の成長物語

ここでは、言葉遣いを改善し、キャリアアップに成功した事務員の事例を紹介します。

Aさんは、中小企業の事務職として働いていましたが、社内での言葉遣いについて悩んでいました。上司や先輩との間で、言葉遣いに関する認識のずれが生じ、コミュニケーションがスムーズにいかないことがありました。そこで、Aさんは、積極的に周囲の意見を聞き、言葉遣いを改善するための努力を始めました。

まず、Aさんは、上司や先輩がなぜそのような言葉遣いをするのか、その背景を理解しようと努めました。彼らの経験や価値観、そして会社の文化を理解することで、彼らの行動に対する理解が深まりました。次に、Aさんは、疑問に思ったことは積極的に質問し、対話を通じて認識を共有しました。そして、状況に応じて柔軟な対応を心がけました。例えば、社外の人との電話対応では、上司の言葉遣いを参考に、丁寧な言葉遣いを心がけました。一方、社内でのコミュニケーションでは、相手との関係性に応じて、フランクな言葉遣いと敬語を使い分けました。

その結果、Aさんは、周囲からの信頼を得て、コミュニケーション能力を向上させることができました。また、上司や先輩との関係も改善し、より働きやすい環境を築くことができました。さらに、Aさんは、その経験を活かして、社内の新人教育を担当するようになり、リーダーシップを発揮するようになりました。Aさんのように、言葉遣いを改善することで、あなたのキャリアの可能性を大きく広げることができます。

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6. まとめ：あなたの言葉遣い、未来を切り開く

社内での敬語使用は、一概に「正解」があるものではありません。大切なのは、周囲の状況を理解し、柔軟に対応することです。あなたの言葉遣いは、あなたのキャリアを左右する重要な要素です。積極的に学び、実践し、より良い未来を切り開きましょう。

この記事で紹介した内容を参考に、あなたの職場でのコミュニケーションを改善し、キャリアアップを目指してください。あなたの成長を心から応援しています。

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