家族経営の会社で働くあなたへ：理不尽な状況を乗り越え、キャリアを守るための戦略

この記事では、家族経営の会社で事務職として働くあなたが直面している、理不尽な状況を改善するための具体的な戦略を提案します。営業担当者の問題行動、不当な責任転嫁、そして閉鎖的な企業文化といった課題に対し、どのように対応し、自身のキャリアを守り、より良い職場環境を築いていくか、一緒に考えていきましょう。

二年前から従業員30名弱の会社で事務として働いています。

親族経営の会社で、昨年、社長のいとこが営業職として入社しました。

しかし、営業なのに、営業に出すと仕事をせずに遊んでしまうという懸念があるそうで、発注書の作成や手配等、私が今までやってきた事務仕事の半分を彼の仕事として任されています。

彼が事務をするようになり、納期遅れや、納期回答がないことへのクレームが急増しました。

彼や他の社員は電話を取ることはなく、下っ端の私が常に電話を取っている状態で、当然、クレームは私が受けます。

最初の頃は私がクレーム対応をし、納期回答や納期が遅れる場合には事前にお客様に連絡をするように、何度も伝えていましたが、一向に改善されずで。。。

彼に確認したところ、「忙しくて納期を確認する暇はない」「本当の納期を行ったら、注文に結びつかないから、クレームになった時に謝ればいい」とのこと。

だからといって、クレーム処理を彼はする気が一切ないそうです。

それどころか、短納期に対しては、「こんなのはできるはずはない」と顧客の指定納期を勝手に変えて手配に回し、トラブルを増やしたり、もう滅茶苦茶です。

社長にクレームが多くなっていることと、彼の態度のことを伝えましたが、身内に甘く、改善をする気はさらさらないようです。

他の社員も「いとこだからね」と諦めている様子で。

今日もお客様から納期遅れのクレームを受けました。

後工程の関係で納期厳守だったのに、商品はまだ会社にあるという悲惨な状況でした。

そして、社長が直接届けに行くことになったのですが、社長は私を怒鳴りました。

いとこの手配だというのは明らかで、いとこの担当の顧客なのにです。

私の会社は男尊女卑の傾向があり、女性には顧客管理を任せたくないということから、手配書や注文書、顧客情報はいとこが管理しています。

ですので、いとこがどのような手配をしているか、ほぼわからなく、クレームになって初めて知る状況です。

社長には「なんでこうなるまで放っておいたんだ」と言われても、どうしようもできないし、今後もどうしたらいいかわからないのです。

最近の私の仕事はクレーム処理が中心です。

改善できないむなしさ、今後もクレームを受けていくと行くのかと思うと、やる気を失いそうです。

どういう改善方法があるか、アドバイスをお願いします。

1. 現状分析：問題の本質を見抜く

まず、あなたが置かれている状況を客観的に分析しましょう。問題は単に営業担当者の無責任な行動だけではありません。以下の要素が複雑に絡み合っています。

組織構造の問題: 家族経営特有の、身内びいきや、非効率な意思決定プロセス。
コミュニケーション不足: 情報共有の欠如、責任の所在の不明確さ。
業務分担の不適切さ: あなたへの過度な負担、営業担当者の能力不足。
企業文化: 男尊女卑の傾向、改善を阻む硬直的な姿勢。

これらの問題を理解することで、効果的な解決策を立てるための土台ができます。現状を把握し、何が問題の本質なのかを明確にすることが、第一歩です。

2. 具体的な改善策：段階的なアプローチ

状況を改善するためには、段階的なアプローチが必要です。一度に全てを変えることは難しいので、小さなステップから始めましょう。

2-1. 情報収集と記録

まずは、問題の可視化を目指しましょう。具体的には、以下の情報を記録します。

クレームの内容と頻度: いつ、どのようなクレームが発生し、誰が対応したのかを記録します。
納期遅延の原因: 営業担当者の手配ミス、顧客とのコミュニケーション不足など、具体的な原因を記録します。
業務プロセスの問題点: 手配書や顧客情報の管理方法、情報共有の仕組みなど、問題点を具体的に記録します。

これらの記録は、問題の深刻さを客観的に示すための証拠となります。記録を基に、社長や上司に状況を説明し、改善を求める際に役立ちます。

2-2. 顧客とのコミュニケーション改善

顧客からのクレームを減らすために、以下の対策を講じましょう。

顧客への状況説明: 納期が遅れる可能性がある場合は、事前に顧客に連絡し、状況を説明します。
納期管理の徹底: 納期回答の正確性を高め、顧客との信頼関係を築きます。
顧客対応の標準化: クレーム対応の手順を明確にし、誰が対応しても同じ品質のサービスを提供できるようにします。

顧客との良好な関係を維持することは、企業の信頼性を高め、長期的なビジネスの成功につながります。

2-3. 社内コミュニケーションの強化

社内のコミュニケーション不足を解消するために、以下の施策を検討しましょう。

定例会議の開催: 営業、事務、製造など、関係部署が集まる定例会議を開催し、情報共有の場を設けます。
情報共有ツールの導入: 業務に関する情報を共有するためのツール（例：チャット、グループウェア）を導入します。
責任分担の明確化: 各担当者の役割と責任を明確にし、誰が何を担当するのかを明確にします。

コミュニケーションの改善は、問題解決の第一歩です。情報共有がスムーズになれば、誤解や手違いを防ぎ、効率的な業務遂行が可能になります。

2-4. 上司への働きかけ

社長や上司に、問題の深刻さを理解してもらうために、以下の方法を試しましょう。

記録に基づいた報告: 記録した情報をもとに、客観的に問題点を報告します。感情的な表現は避け、事実に基づいた説明を心がけましょう。
具体的な提案: 問題解決のための具体的な提案を行います。例えば、「営業担当者の業務内容を見直し、適切な評価制度を導入する」「情報共有のためのツールを導入する」など。
第三者の意見: 必要に応じて、社外の専門家（例：コンサルタント）の意見を参考に、客観的な視点から問題点を分析し、改善策を提案します。

上司に理解と協力を得ることは、問題解決の鍵となります。粘り強く、建設的な対話を通じて、改善の道を探りましょう。

2-5. 自身のキャリアプランの検討

現状の状況が改善されない場合、自身のキャリアプランを真剣に考える必要があります。以下の選択肢を検討しましょう。

社内での異動: 他の部署への異動を希望し、より働きやすい環境を探します。
転職: 自身のスキルや経験を活かせる、より良い職場を探します。
副業: 本業とは別に、自身のスキルを活かせる副業を始め、収入を増やしたり、キャリアの幅を広げます。

自身のキャリアプランを明確にすることで、将来への不安を軽減し、前向きな気持ちで仕事に取り組むことができます。

3. 成功事例：他社のケーススタディ

他の企業がどのように問題を解決し、成功を収めたのか、具体的な事例を見てみましょう。

3-1. 事例1：情報共有システムの導入

ある中小企業では、情報共有の不足が原因で、納期遅延や顧客からのクレームが多発していました。そこで、クラウド型の情報共有システムを導入し、全社員がリアルタイムで情報を共有できるようにしました。その結果、情報伝達のスピードが向上し、業務効率が大幅に改善、顧客満足度も向上しました。

3-2. 事例2：評価制度の見直し

別の企業では、営業担当者のモチベーションが低く、業績が伸び悩んでいました。そこで、成果だけでなく、プロセスやチームワークも評価する新しい評価制度を導入しました。その結果、社員のモチベーションが向上し、チーム全体のパフォーマンスが向上しました。

これらの事例から、問題解決のためには、企業の規模や状況に合わせて、柔軟な対応が必要であることがわかります。自社の状況に合った対策を講じることが重要です。

4. 専門家からのアドバイス

キャリアコンサルタントや組織コンサルタントなどの専門家は、あなたの状況を客観的に分析し、具体的なアドバイスを提供してくれます。専門家の意見を聞くことで、新たな視点を得て、より効果的な解決策を見つけることができます。

専門家への相談を検討しましょう。

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5. まとめ：未来への一歩を踏み出すために

家族経営の会社で働くことは、特有の難しさがあります。しかし、問題の本質を見抜き、段階的な改善策を講じることで、状況を改善し、自身のキャリアを守ることができます。

今回の記事で提案した戦略を参考に、あなた自身の状況に合わせて、具体的な行動計画を立てましょう。そして、未来への一歩を踏み出し、より良い職場環境と、充実したキャリアを築いてください。

あなたの努力が、必ず実を結ぶことを願っています。

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