Excel集計の効率化！1,000件以上のファイルもラクラク集計する3つの方法

この記事では、Excel集計作業の効率化を目指すあなたに向けて、具体的な解決策を提示します。特に、1,000件以上のファイルからデータを集計する必要がある場合でも、スムーズに作業を進めるための方法を、わかりやすく解説します。Excelの基本操作から応用テクニックまで、あなたの業務効率を格段に向上させるための情報が満載です。

Excelの集計方法について質問です。予め用意されている集計用ワークシートに、後から作成されるワークシートの数字を取り込んで日々積算していくような集計の仕方はできるでしょうか？

具体的には、本社から分析用の集計シートファイルが期首に配布され、支社では社員が営業成績を記した集計表を日々作成します。集計担当者は、社員から毎月集計表ファイルを受け取り、それを元に本社の集計シートファイルに数値を入力します。各社員の営業成績を集約した集計シートファイルは、半期ごとに本社にメールで送信します。

そこで、各社員が作成する集計表の数値を、予め本社が用意した集計表にセル参照する演算式を作ることはできないかと考えています。各社員が作成する集計表が予め用意されているのであれば方法はわかるのですが、どれだけの数の集計表が最終的に作られるかわかりませんし、各担当がその都度複製する方法は、諸事情により変えることができません。

Excelで『元からあるファイルに、後から新規作成される（定型的な）ファイルのセルを参照できるような仕組みを作る』ことは可能でしょうか。

例として、

A.xls（2012/4/1に作成され、同日に本社から添付送信されてきたもの）
B.xls（担当が2012/7/31に新規作成）
担当がB.xlsを作成すると同時に、B.xlsの中にある特定のセルに入力した数値をA.xlsが読み込みに行き、A.xlsの集計結果にB.その数値が追加（加算）される
C.xls（担当が2012/8/31に新規作成）
以下同

というようなシステムです。技術的に無理であれば、B.xls以下、各担当が作成するファイルをそのまま予め用意しておいた特定のシートにペーストしていくことで、A.xlsの集計結果に加算されていくような集計システム（Excelファイル）なら、作成は可能でしょうか。

また、各担当が作成する集計表は例年、年間で1,000枚以上作られるので、集計シートの参照元ファイルは1,000件以上となります。参照元が多くなるため、処理の重さについても気になるところですので、その点についてもアドバイスをいただければありがたいです。

仕事の都合上、これ以上具体的なことは書けませんが、よろしくお願いします。

Excelでの大量のデータ集計は、多くのビジネスパーソンが直面する課題です。特に、1,000件以上のファイルからデータを集計する必要がある場合、手作業での集計は時間も手間もかかり、ミスも発生しやすくなります。しかし、Excelには、このような課題を解決するための様々な機能が備わっています。この記事では、Excelの基本操作から応用テクニックまで、あなたの業務効率を格段に向上させるための具体的な方法を3つご紹介します。

方法1：セル参照を活用した集計

最初の方法は、Excelのセル参照機能を活用して、複数のファイルからデータを集計する方法です。この方法は、集計対象のファイル数が比較的少ない場合や、ファイル構造が統一されている場合に有効です。

手順：

集計用ファイルの準備： まず、集計結果を表示するためのExcelファイル（例：”集計.xlsx”）を作成します。このファイルには、集計したい項目の見出しを設定します。
セル参照の設定： 集計したいデータが入力されている各ファイル（例：”ファイル1.xlsx”、”ファイル2.xlsx”など）を開きます。集計.xlsxの集計結果を表示したいセルに、数式を入力します。
- 数式の例：='[ファイル1.xlsx]Sheet1'!A1
- この数式は、ファイル1.xlsxのSheet1のA1セルの値を参照します。
数式のコピー： 他のファイルを参照する数式を、必要に応じて集計.xlsxの他のセルにコピーします。
ファイルパスの修正： ファイルの場所が変わる場合は、数式内のファイルパスを正しく修正してください。

メリット：

シンプルで分かりやすい。
ファイル構造が統一されていれば、比較的簡単に設定できる。

デメリット：

参照するファイル数が増えると、数式の入力と管理が煩雑になる。
ファイル名やシート名が変わると、数式の修正が必要になる。
ファイル数が多いと、計算に時間がかかる場合がある。

方法2：Power Query（Get & Transform）を活用した集計

Power Queryは、Excelに標準搭載されている強力なデータ集計ツールです。複数のファイルからデータを効率的に集計し、データの整形やクレンジングも行うことができます。特に、集計対象のファイル数が多く、ファイル構造が異なる場合でも、Power Queryを活用することで、集計作業を大幅に効率化できます。

手順：

Power Queryの起動： Excelの「データ」タブから「データの取得と変換」グループにある「データの取得」を選択し、「ファイルから」→「フォルダーから」を選択します。
フォルダーの選択： 集計対象のファイルが格納されているフォルダーを選択し、「OK」をクリックします。
データの変換： Power Queryエディターが開きます。ここで、データの整形やクレンジングを行います。例えば、不要な列の削除、データの型の変更、ヘッダー行の設定などを行います。
データの結合： 複数のファイルを結合します。「ホーム」タブの「結合」グループにある「ファイルの結合」を選択します。
データの読み込み： データの整形が完了したら、「ホーム」タブの「閉じて読み込む」を選択し、集計結果をExcelシートに読み込みます。

メリット：

複数のファイルからデータを効率的に集計できる。
データの整形やクレンジングが容易。
ファイル構造が異なる場合でも、柔軟に対応できる。
集計作業の自動化が可能。

デメリット：

Power Queryの操作に慣れる必要がある。
ファイル構造が大きく異なる場合は、データの整形に手間がかかる場合がある。

方法3：VBA（Visual Basic for Applications）を活用した集計

VBAは、Excelの機能を拡張するためのプログラミング言語です。VBAを使用することで、複雑な集計処理を自動化し、高度なカスタマイズを行うことができます。特に、集計対象のファイル数が非常に多い場合や、集計処理に特別な要件がある場合に有効です。

手順：

VBAエディターの起動： Excelの「開発」タブから「Visual Basic」を選択します。開発タブが表示されていない場合は、「ファイル」→「オプション」→「リボンのユーザー設定」で「開発」にチェックを入れてください。
モジュールの挿入： VBAエディターで、「挿入」→「標準モジュール」を選択します。

VBAコードの記述： モジュールに、集計処理を行うVBAコードを記述します。

例：

Sub 集計()
Dim folderPath As String
Dim fileName As String
Dim wb As Workbook
Dim ws As Worksheet
Dim targetSheet As Worksheet
Dim lastRow As Long
Dim i As Long

' 集計対象のファイルが格納されているフォルダーのパスを指定
folderPath = "C:集計対象フォルダー"

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