営業のスケジュール管理、そのやり方は正しい？ベテラン営業マンの主張と、あなたの疑問を徹底解説
営業のスケジュール管理、そのやり方は正しい？ベテラン営業マンの主張と、あなたの疑問を徹底解説
この記事では、営業職のスケジュール管理に関するあなたの疑問に焦点を当て、その本質と、より効果的な方法について解説します。特に、ベテラン営業マンの主張と、あなたがこれまでの経験から抱いている疑問を比較検討し、それぞれのメリットとデメリットを明らかにします。その上で、あなたのキャリアをより良い方向へ導くための具体的なアドバイスを提供します。
私は現在社員が数名の弱小輸入商社でバイトをしています。そこで疑問に思った事があります。営業さんは外回りなので直帰することもしばしばありますが、お客さんからその営業さんあてに電話が入ったり、伝言を頼まれたりしたときに、直帰する場合は連絡をもらわないと、その後の対応が変わってくると思うんです。会社に戻ってくるなら机にメモを置いておくだけですみますが、直帰の場合は携帯に連絡するか、お客さんにその旨を報告しないといけなくなります。なのに、ある営業のおじさん（自称、元大手のバリバリ営業マン）は「なんで上司でもない事務員なんかに連絡するんだ？僕が前の会社にいた時はそんなことしなかった」と言うのです。私は今まで数社の営業部門でアシスタントとして仕事をした経験がありますが、どの会社でも上司にだけ直帰を報告するなんて事はなく、会社の予定表に書き込んでいくか、電話をもらうかしていました。お客さんと一番話す機会の多い事務が営業の動向を把握しておくのが当り前で、むしろ上司が事務に「今日は○○くんは直帰？」と聞かれる位でした。お客さんに「いつ会社に戻ってきます？」と聞かれて「わかりません」なんて会社の恥だと思うんです。そのおじさんの言ってる事って正しいんですか？（バリバリ営業がなんでこんな小さい会社の外回りしてるんだ？とも思います）
1. 営業のスケジュール管理：なぜ重要なのか？
営業職におけるスケジュール管理は、単なる業務効率化以上の意味を持ちます。それは、顧客との信頼関係を構築し、会社のブランドイメージを守り、最終的には売上を最大化するための基盤となります。あなたの疑問は、まさにこの重要なポイントに焦点を当てています。
- 顧客満足度の向上: 顧客からの問い合わせに迅速に対応できる体制は、顧客満足度を格段に向上させます。営業担当者の不在時に、誰が、どのように対応するのかを明確にしておくことは、顧客からの信頼を得るために不可欠です。
- 業務効率の最適化: 営業担当者のスケジュールを可視化することで、重複訪問や移動時間の無駄を削減し、より多くの顧客に時間を割けるようになります。
- 情報共有の円滑化: チーム全体で顧客情報を共有することで、より質の高いサービスを提供し、顧客ニーズに的確に応えることができます。
- 会社のブランドイメージ向上: 顧客からの問い合わせに迅速かつ適切に対応することは、会社のプロフェッショナルなイメージを構築し、競合他社との差別化を図る上で重要な要素となります。
2. ベテラン営業マンの主張を検証する
「元大手のバリバリ営業マン」の主張、つまり「事務員に連絡する必要はない」という考え方は、一見すると自己中心的であり、現代のビジネス環境にはそぐわないように思えます。しかし、彼の主張の背景には、いくつかの要因が考えられます。
- 過去の慣習: 過去の企業文化では、営業担当者の裁量に任せる部分が多く、スケジュール管理が徹底されていないこともありました。
- 自己管理能力への自信: 彼は自身の経験と能力に自信を持っており、自己管理で十分だと考えている可能性があります。
- 情報共有の必要性の認識不足: チーム全体での情報共有の重要性を理解していない可能性があります。
- 顧客との関係性: 顧客との個人的な関係性が強く、直接連絡を取り合っているため、会社を介した情報共有の必要性を感じていない可能性があります。
しかし、これらの要因は、現代のビジネス環境においては、必ずしも有効ではありません。特に、顧客からの問い合わせに対応できない状況は、顧客満足度を低下させ、会社の信頼を損なう可能性があります。
3. あなたの疑問を深掘りする
あなたが抱く疑問は、非常に重要です。それは、顧客対応の質、チームワーク、そして会社のブランドイメージに関わるからです。あなたのこれまでの経験から、営業担当者のスケジュール管理の重要性を理解していることは、非常に価値のあることです。
- 顧客対応の質の低下: 営業担当者の不在時に、顧客からの問い合わせに対応できない場合、顧客満足度は低下し、クレームにつながる可能性があります。
- 情報伝達の遅延: 顧客からの重要な情報が、営業担当者に迅速に伝達されない場合、ビジネスチャンスを逃す可能性があります。
- チームワークの阻害: 営業担当者のスケジュールが共有されていない場合、チーム全体での連携が阻害され、業務効率が低下する可能性があります。
- 会社のブランドイメージの毀損: 顧客からの問い合わせに「わかりません」と答えることは、会社のプロフェッショナルなイメージを損なう可能性があります。
4. 比較検討：ベテラン営業マンの主張 vs. あなたの経験
ここでは、ベテラン営業マンの主張と、あなたの経験に基づいた考え方を比較検討し、それぞれのメリットとデメリットを整理します。
| 項目 | ベテラン営業マンの主張 | あなたの経験 |
|---|---|---|
| メリット |
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| デメリット |
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| 結論 | 自己管理能力が高く、顧客との関係性が強い営業担当者には有効な場合もあるが、現代のビジネス環境には合わない可能性がある。 | 顧客満足度、チームワーク、ブランドイメージを重視する現代のビジネス環境に適している。 |
5. 効果的なスケジュール管理の方法
あなたの経験に基づいた考え方が、現代のビジネス環境に適していることは明らかです。それでは、効果的なスケジュール管理を行うための具体的な方法を見ていきましょう。
- スケジュール共有ツールの導入: Googleカレンダー、Outlook、Salesforceなどのスケジュール共有ツールを導入し、営業担当者のスケジュールを可視化します。
- 直帰時の連絡ルールの明確化: 直帰する際には、必ず事務担当者に連絡し、顧客からの伝言や電話に対応できるようにします。
- 顧客対応マニュアルの作成: 営業担当者の不在時の顧客対応について、具体的なマニュアルを作成し、誰でも対応できるようにします。
- 定期的な情報共有会議の開催: チーム全体で顧客情報や進捗状況を共有する会議を定期的に開催します。
- 顧客対応の優先順位付け: 顧客からの問い合わせや伝言の優先順位を明確にし、迅速に対応できるようにします。
- 営業日報の活用: 営業担当者は、日報でその日の活動内容や顧客からのフィードバックを報告し、チーム全体で共有します。
- モバイルデバイスの活用: スマートフォンやタブレットを活用し、外出先からでもスケジュールを確認したり、顧客からの問い合わせに対応できるようにします。
- CRM（顧客関係管理）システムの導入: 顧客情報を一元管理し、営業活動の効率化を図ります。
- 上司との連携: 上司に、スケジュール管理の重要性を理解してもらい、協力体制を築きます。
6. 弱小輸入商社での具体的な実践例
あなたの会社のような小規模な組織でも、効果的なスケジュール管理は可能です。以下に、具体的な実践例をいくつかご紹介します。
- Googleカレンダーの活用: 営業担当者は、Googleカレンダーに訪問先や移動時間を入力し、事務担当者もアクセスできるようにします。
- 直帰時の連絡方法の徹底: 営業担当者は、直帰する際には、事務担当者に電話またはメールで連絡し、顧客からの伝言や電話に対応できるようにします。
- 顧客対応マニュアルの作成: 事務担当者は、営業担当者の不在時の顧客対応について、対応方法や連絡先をまとめたマニュアルを作成します。
- 週次ミーティングの開催: 毎週、営業担当者と事務担当者が集まり、顧客情報や進捗状況を共有するミーティングを開催します。
- 顧客からの問い合わせ対応: 事務担当者は、顧客からの問い合わせに対し、営業担当者のスケジュールを確認し、適切な対応を行います。
7. 営業のキャリアアップと、自己成長のために
営業職としてのキャリアアップを目指す上で、スケジュール管理能力は非常に重要な要素となります。自己管理能力を高め、チームワークを重視し、顧客満足度を追求することで、あなたは必ず成長できます。
- 自己啓発: 営業スキルに関する書籍を読んだり、セミナーに参加したりして、自己啓発に励みましょう。
- 資格取得: 営業に関する資格を取得することで、専門知識を深め、キャリアアップに繋げることができます。
- 社内での実績アピール: スケジュール管理能力を活かして、顧客満足度向上や売上アップに貢献し、社内での実績をアピールしましょう。
- 上司とのコミュニケーション: 上司に、あなたの成長意欲やキャリアプランを伝え、サポートを得ましょう。
- 転職も視野に: 現在の会社での状況が改善しない場合、より良い環境を求めて転職を検討することも、あなたのキャリアを豊かにする選択肢の一つです。
あなたの経験と疑問は、あなたの成長の糧となります。積極的に学び、実践し、自己成長を追求することで、あなたは必ず理想のキャリアを築くことができるでしょう。
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8. まとめ：あなたの疑問は、未来への羅針盤
この記事では、営業のスケジュール管理に関するあなたの疑問を深掘りし、その重要性、ベテラン営業マンの主張との比較、そして具体的な改善策について解説しました。あなたの疑問は、単なる問題提起ではなく、より良い働き方、顧客との信頼関係構築、そしてキャリアアップへの第一歩となるでしょう。積極的に行動し、自己成長を追求することで、あなたは必ず理想のキャリアを築くことができます。
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