「私、召使い？！」営業事務が抱える理不尽な悩みと、働き方改革への道

この記事では、営業事務として働くあなたが直面している、仕事中の割り込み、不当な扱い、そして長時間労働といった悩みに焦点を当て、その解決策を探ります。多くの事務職の女性が感じているであろう「まるで召使いのような扱い」という感情。その根本原因を理解し、どのように改善していけばよいのか、具体的なステップと成功事例を交えて解説していきます。

仕事中に割り込みが多い会社って仕事が進まない。男性はどう思ってるのでしょうか。仕事中に平気で別の仕事を振ってくる人たちに困っています。営業事務なのですが、今の会社の人達は自分が集中してるときは「後にして」とムッとするのに、私など営業事務の女性にはどんどん割りこんできます。メールしてくれればいいのに、口頭で重要な事を伝えてくるので、こちらが手を止めていちいちメモしないといけないので困っています。

特に私の部門は営業なので外出してる人が多く、事務職は電話対応だけでも1日潰れるくらい忙しいのに、書類作業が沢山溜まっていくのに、処理中に男性社員は「これをこうして、ああして」だのメールやメモで済む事を口頭で済ませます。

メールしてそれを話してくるし… 前任の事務員さんは事務経験がなく、会社とはそうゆうものだと思っていたらしく文句を言わなかった為、彼らにとっては非常に便利な人だったようで… 退職する際も随分惜しまれていました。

幸か不幸か私は様々な会社で事務経験があるせいか、それが仇になり今の会社の合理的でない文化に疲れてしまいます。請求書作ってる間もどんどん次から次へと話しかけて依頼が舞い込み、その上電話が鳴り続け、1日に３つ請求書つくるのが精一杯の日があります。月末に請求書に集中するのに、邪魔が入ってばかりで個室が欲しいくらいです。

メールしてくれませんか？と言ったらむっとする男性の多いこと…. 上司はずっと1つの会社で営業一筋で生きてきた仕事人間タイプで、休憩もろくに取らないタイプで、怒鳴る系。「営業はとにかく営業、事務はそれのヘルプ」だから何でもやってあげて当然。という考え方で他人の言い分なんか聞く耳もたないタイプです。

外出後帰社して男性営業はそれなりに忙しいので残業してますが、結局は事務の女の子だけが毎日終電になってしまい、彼らは22時前、早い人では18時には帰れています。私などは22時前に帰れたことはありません。それでいて残業減らしてくれないと困るよ！！と上司に怒鳴られます。何か納得がいきません。

やはり派遣の事務なんて、若くて何も知らないコの方が言いなりなって使いやすいとはこのことか、としみじみ思います。

会社の業種、文化にもよるでしょうが、男性社員さん達ってどう思ってるのでしょう、女性事務なんて召使みたいなものですか？

1. なぜ、営業事務は「召使い」のように扱われるのか？原因を徹底分析

あなたが抱える悩みは、多くの営業事務が共感するものです。なぜ、このような状況が生まれるのでしょうか？原因を具体的に分析し、問題解決の糸口を見つけましょう。

1-1. 役割と責任の曖昧さ

多くの企業では、営業事務の役割が明確に定義されていません。営業担当者の「アシスタント」という位置づけが一般的で、業務範囲が広範に及びがちです。その結果、本来の業務以外にも、雑務や個人的な頼まれごとが増え、業務過多につながることがあります。

1-2. コミュニケーション不足と非効率な指示方法

口頭での指示や、メールではなく直接話しかけるといったコミュニケーション方法は、情報伝達の効率を著しく低下させます。特に、営業担当者は外出が多く、事務職が電話対応に追われている状況では、集中を妨げる大きな要因となります。記録に残らない口頭での指示は、後々のトラブルの原因にもなりかねません。

1-3. 組織文化と上司の価値観

上司が「営業は最優先、事務はサポート」という価値観を持っている場合、事務職の負担は増大します。休憩を取らない、長時間労働を当然とするような働き方は、部下の労働環境にも悪影響を与えます。このような組織文化は、事務職のモチベーションを低下させ、不満を募らせる原因となります。

1-4. 経験とスキルの不当評価

事務経験が豊富なことは、本来は大きな強みです。しかし、前任者が事務経験がなく、会社のやり方に従順だった場合、あなたの経験やスキルは正当に評価されず、「言われたことをこなすだけの存在」と見なされる可能性があります。

2. 状況を改善するための具体的なステップ

現状を変えるためには、具体的な行動が必要です。ここでは、あなたが実践できるステップを提案します。

2-1. 自分の「テリトリー」を明確にする

まず、あなたの業務範囲と責任を明確に定義しましょう。日々の業務内容をリストアップし、どの業務が本来の役割で、どの業務が過剰な負担になっているのかを可視化します。上司や同僚に、あなたの業務範囲を説明し、理解を求めるための材料となります。

2-2. コミュニケーション方法の改善を提案する

口頭での指示を減らし、メールやチャットツールを活用することを提案しましょう。具体的な提案としては、

指示は原則メールで：重要な指示は、必ずメールで送るように依頼します。これにより、情報の記録が残り、誤解を防ぐことができます。
タスク管理ツールの導入：タスク管理ツールを導入し、進捗状況を共有することで、業務の可視化と効率化を図ります。
定例ミーティングの実施：週に一度、チームで集まり、業務の進捗状況や課題を共有する時間を設けます。

これらの提案は、あなたの業務効率を向上させるだけでなく、チーム全体の生産性向上にもつながります。

2-3. 上司との建設的な対話

上司とのコミュニケーションは、状況改善の鍵となります。感情的にならず、論理的に現状の問題点と改善策を説明しましょう。例えば、「業務の効率化のために、メールでの指示をお願いしたい」「残業時間の削減のため、業務分担を見直したい」など、具体的な提案を交えながら、建設的な対話を目指しましょう。

2-4. タイムマネジメントとタスク管理の徹底

日々の業務を効率的にこなすために、タイムマネジメントとタスク管理を徹底しましょう。

タスクの優先順位付け：重要度と緊急度に応じてタスクの優先順位をつけ、計画的に業務を進めます。
時間のブロック：集中して作業できる時間を確保するために、時間のブロックを設定します。
休憩の確保：定期的に休憩を取り、心身のリフレッシュを図ります。

2-5. 労働時間の見直しと交渉

長時間労働が常態化している場合は、上司に労働時間の見直しを提案しましょう。

業務量の適正化：業務量を客観的に評価し、過剰な業務がある場合は、上司に相談し、業務分担や人員増強を検討してもらいます。
残業時間の削減：残業時間の削減目標を設定し、その達成に向けた具体的な計画を立てます。
有給休暇の取得：積極的に有給休暇を取得し、心身のリフレッシュを図ります。

3. 成功事例から学ぶ、働き方改革のヒント

実際に、営業事務として働きながら、状況を改善し、働き方改革を成功させた人たちの事例を紹介します。これらの事例から、具体的なヒントを得て、あなたの状況改善に役立てましょう。

3-1. 事例1：コミュニケーション方法の改善で、業務効率を劇的に向上させたAさんの場合

Aさんは、口頭での指示が多く、業務が中断されることに悩んでいました。そこで、上司にメールでの指示を徹底するよう提案し、社内コミュニケーションツールを導入しました。その結果、情報の可視化が進み、業務効率が大幅に向上。残業時間も減少し、プライベートな時間も確保できるようになりました。

3-2. 事例2：上司との対話で、労働環境を改善したBさんの場合

Bさんは、上司の価値観と組織文化に苦しんでいました。そこで、上司と定期的に面談を行い、業務内容や労働時間について話し合いました。その結果、上司の理解を得て、業務分担の見直しや、労働時間の短縮に成功。働きやすい環境を自ら作り出すことができました。

3-3. 事例3：スキルの可視化で、正当な評価を得たCさんの場合

Cさんは、これまでの事務経験が正当に評価されていないことに不満を感じていました。そこで、自分のスキルや実績を可視化するために、業務マニュアルを作成し、社内で共有しました。その結果、自分の貢献が認められ、昇給やキャリアアップにつながりました。

4. 働き方を変えるための、さらなるステップ

上記で紹介したステップを実行しても、状況が改善しない場合もあります。そのような場合は、さらに踏み込んだ対策を検討する必要があります。

4-1. 部署異動や転職の検討

今の会社での状況改善が難しい場合は、部署異動や転職を検討することも選択肢の一つです。

部署異動：社内に、あなたのスキルを活かせる部署がないか検討します。
転職：より働きやすい環境を求めて、転職活動を始めます。

4-2. 副業やキャリアコンサルタントの活用

本業と並行して、副業を始めることで、収入アップやスキルアップを図ることができます。また、キャリアコンサルタントに相談することで、客観的なアドバイスや、転職活動のサポートを受けることができます。

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4-3. 法的手段の検討

もし、不当な扱いが酷く、改善が見られない場合は、弁護士に相談し、法的手段を検討することもできます。

ハラスメント：上司や同僚からのハラスメント行為があった場合、証拠を収集し、会社に訴えることができます。
未払い残業代：不当な残業代未払いがある場合は、弁護士に相談し、請求することができます。

5. まとめ：自分らしい働き方を見つけるために

営業事務として働くあなたが、現状を変え、自分らしい働き方を見つけるためには、

問題の本質を理解し、原因を分析すること
具体的なステップを踏み、行動すること
成功事例から学び、ヒントを得ること
必要に応じて、さらなる対策を講じること

が重要です。あなたの努力が、必ず実を結ぶことを信じています。積極的に行動し、より良い未来を切り開きましょう。

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