クロネコヤマトとの円滑な関係構築術：苦手な担当者とのコミュニケーションを円滑にする方法

この記事では、クロネコヤマトのサービス利用に関するお悩みを抱えるあなたのために、円滑なコミュニケーションを図り、気持ちよくサービスを利用するための具体的なアドバイスを提供します。特に、特定の担当者との関係性に悩んでいる方、コミュニケーションに苦手意識を持っている方を対象に、実践的な解決策を提示します。

日頃からクロネコヤマトを利用していますが、1人苦手なお兄さんがいます。増税してから現金払いが面倒になり、電子マネー払いが出来るクロネコメンバーズというワオン付きのカードを作りました。

一緒に届いたガイド本に直営店でチャージするように書いてあったので、いつも利用している店舗で5000円チャージをお願いしたところ、宅急便のチャージは出来るけどメール便は出来ないと断られました。

宅急便を出すまでチャージ出来ないということですかと尋ねたら、そうだと言われました。チャージ機能があるのに出来ないのかと聞いても、出来ないと…。

このカードは、宅急便などの利用時に割引きができるけど、メール便は割引き対象外ということを私は知っていたので、定価のメール便で電子マネーを支払いたいと申し上げたのですがやはり断られました。

ヤマトiPhoneアプリに支払い便利とあったので申し込んだのに使えないということは、作った意味がないですね…残念と伝えましたが、取りあってくれなくて現金払いをしました。

後から、ガイド本みてもメール便のチャージ不可とは書いてないので、お問い合わせ窓口に電話しチャージしたいと申したところ即謝られました。チャージはいつでも出来るとうことで対応したお兄さんが間違っているとのこと。電話対応の方は店舗に注意すると言うので、気まずくなるから言わないでと伝えました。

じつは、対応してくれたお兄さんは以前から少し苦手です。メール便は、1cm82円 2cm164円で測定定規で厚みを測りますが、このお兄さんは対応が雑で、いつも2cm枠に通して「はい、2cmですね」と…。1cmの枠に通してくれず、2cm分の支払いをしてしまいます。私が1cmでしょと申告すればいいんですが言えません。

一度、お客様窓口に厚みで価格がよくわからないので相談したところ、私からクレームが入ったと店舗に伝えたのか気まずい感じです。その後、メール便専用測定定規をくれたので測ってから持ち込みしてますが、最近だけでも3回2cm分支払いをしています。(少しの金額ですが嫌な気分になります。今日は、運が悪いなと。)

支払いで気まずいことがあり、今回のチャージお断りの事があるので、またチャージして欲しいと言いのは更に気まずくなるような気がします。今後も利用するので、普通に接したいのですが、上手く接する自信がありません。

私は、明るく接する性格ではないです。テンションあげたりは苦手です。なにか円滑にチャージできるアドバイスを教えてください。よろしくお願いします。補足回答をくださり感謝しております。このカードはワオンとクロネコの２種類のチャージができるのですが、クロネコのほうにチャージするにはヤマトさんにお願いしないと出来ないようです。ワオンは、コンビニで入金できますが、クロネコのほうに入れないと宅急便割引きできないので困っています。

それと、担当者の変更は怖くてお願いする勇気がありません。家も知られてますし、スタッフさんは数名しかいません。パートらしき女性2名と、あのお兄さんのうち一人しかいないので担当が選べない感じです。別の営業所でのチャージも考えていますが、病気もちで近所以外の外出は大変です。今回の件がストレスで、いつもより内臓が痛いので早く解決したいです。

夕方に、メール便を出しに行く予定です。もし断られたら、その場でガイドブックを提示し、お客様お問い合わせ窓口に電話して頂けないかと・・・がんばって聞いてみます。強気の返答をするあのお兄さん苦手ですが、仕事はがんばってる方なので、もめたくないです。

1. 問題の本質を理解する

今回の問題は、単にクロネコヤマトの特定の担当者との相性が悪いというだけでなく、コミュニケーションに対する不安や、自己主張の苦手意識、そして、サービス利用における不便さなど、複合的な要因が絡み合っています。まずは、これらの問題を一つずつ整理し、具体的な解決策を検討していくことが重要です。

2. 状況を客観的に分析する

まず、現状を客観的に分析してみましょう。具体的には、以下の3つのポイントに焦点を当てます。

担当者との関係性: 苦手意識の原因を具体的に特定します。例えば、対応の雑さ、一方的な物言い、コミュニケーションのミスマッチなど、具体的なエピソードを振り返り、なぜ苦手と感じるのかを明確にします。
サービス利用における問題点: チャージができない、メール便の料金で損をしているなど、具体的な不便さを整理します。
自身の心理状態: 自己主張が苦手、気まずい状況を避けたいなど、自身の性格や心理的な傾向を把握します。

これらの分析を通じて、問題の全体像を把握し、具体的な対策を立てるための土台を築きます。

3. コミュニケーション戦略を立てる

苦手な相手とのコミュニケーションを円滑にするためには、事前の準備と、状況に応じた柔軟な対応が不可欠です。具体的な戦略を立てていきましょう。

3-1. 事前準備：心の準備と情報収集

まずは、心の準備を整えましょう。苦手な相手と接する前に、以下のことを意識します。

ポジティブな側面を探す: 相手の仕事に対する姿勢や、良い点を探し、意識的に見ようとすることで、感情的な距離を縮めることができます。
目標設定: 今回のコミュニケーションで達成したい具体的な目標を設定します。例えば、「スムーズにチャージをしてもらう」「メール便の料金について、きちんと説明する」など、具体的な目標を設定することで、自信を持って対応できます。
情報収集: クロネコヤマトのサービスに関する知識を深めておきましょう。ガイドブックを熟読したり、ウェブサイトで情報を確認したりすることで、自信を持って対応できます。

3-2. コミュニケーションの具体的な方法

具体的なコミュニケーションの方法を、状況別に見ていきましょう。

3-2-1. チャージに関する問題

チャージに関する問題は、ガイドブックやお客様お問い合わせ窓口との連携を通じて解決を目指しましょう。

ガイドブックの提示: チャージを断られた際に、ガイドブックを提示し、チャージが可能であることを伝えます。その際、「ガイドブックには、直営店でチャージできると書いてあります」など、具体的に説明しましょう。
お客様お問い合わせ窓口への電話: ガイドブックを提示しても対応が変わらない場合は、その場で、お客様お問い合わせ窓口に電話して、状況を説明してもらうようにお願いしましょう。電話を代わる必要はありません。相手に、状況を説明してもらうだけで十分です。
冷静な対応: 感情的にならず、冷静に状況を説明することが重要です。落ち着いた口調で、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
代替案の検討: もし、どうしてもその場で解決できない場合は、別の営業所でのチャージや、コンビニでのワオンへのチャージなど、代替案を検討することもできます。

3-2-2. メール便の料金に関する問題

メール便の料金に関する問題は、自己主張の練習として捉え、少しずつ改善していくことを目指しましょう。

1cmの枠に通す: 測定定規で厚みを測る際に、1cmの枠に通してもらうよう、勇気を出して伝えてみましょう。「すみません、1cmの枠で測っていただけますか？」など、柔らかい口調でお願いすることがポイントです。
料金の確認: 2cmの料金を請求された場合は、「1cmだと思うのですが、確認していただけますか？」など、料金を確認するようにお願いしましょう。
記録: メール便の厚さや料金について、記録をつけておくと、後々、状況を説明する際に役立ちます。

3-2-3. その他のコミュニケーションのヒント

笑顔: 笑顔で接することで、相手との距離を縮め、良好な関係を築くことができます。
感謝の言葉: サービスを利用した際には、感謝の言葉を伝えましょう。「いつもありがとうございます」など、簡単な言葉でも、相手に良い印象を与えることができます。
相手の立場を理解する: 相手の立場を理解し、相手の状況を想像することで、より円滑なコミュニケーションを図ることができます。

4. 状況に応じた柔軟な対応

コミュニケーションは、一方通行ではありません。相手の反応を見ながら、柔軟に対応することが重要です。具体的な状況に応じた対応のポイントを見ていきましょう。

相手が協力的でない場合: 相手が非協力的な場合は、無理に話を進めようとせず、一旦、引くことも重要です。後日、別のスタッフに相談したり、お客様お問い合わせ窓口に連絡したりするなど、別の方法を検討しましょう。
相手が理解を示した場合: 相手が理解を示し、協力的な場合は、感謝の気持ちを伝え、スムーズに手続きを進めましょう。
感情的にならない: 相手の言動に、感情的にならないように注意しましょう。冷静さを保ち、落ち着いて対応することが重要です。

5. 継続的な関係構築

円滑な関係を築くためには、一度きりの対応ではなく、継続的な努力が必要です。日々のコミュニケーションを通じて、少しずつ関係性を改善していくことを目指しましょう。

定期的な利用: 継続的にクロネコヤマトのサービスを利用することで、相手との接点を増やし、関係性を深めることができます。
挨拶: 挨拶をすることで、相手に良い印象を与え、親近感を抱かせることができます。
小さな変化に気づく: 相手の服装や髪型など、小さな変化に気づき、褒めることで、相手との距離を縮めることができます。

これらのポイントを意識し、継続的に努力することで、苦手な相手との関係を改善し、気持ちよくサービスを利用できるようになるはずです。

6. 専門家への相談も検討する

この記事で紹介した方法を試しても、状況が改善しない場合は、専門家への相談も検討しましょう。キャリアコンサルタントや、コミュニケーションに関する専門家は、あなたの状況を客観的に分析し、具体的なアドバイスを提供してくれます。また、第三者の視点から、問題解決の糸口を見つけることができるかもしれません。

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7. まとめ

今回の問題は、クロネコヤマトの担当者との関係性だけでなく、コミュニケーションに対する不安や、自己主張の苦手意識など、複合的な要因が絡み合っています。しかし、問題の本質を理解し、客観的に状況を分析し、具体的なコミュニケーション戦略を立てることで、必ず状況は改善します。焦らず、一歩ずつ、できることから始めていきましょう。

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